یک نرم‌افزار مدیریت دانش جامع می‌تواند سطوح مختلف کسب‌وکار شما را ارتقا دهد. در تعریف مدیریت دانش باید گفت مدیریت دانش سیستمی است که به شما کمک می‌کند اطلاعات کارکنان سازمان را جمع‌آوری کرده، ذخیره و سازماندهی کنید و آن‌ها را به اشتراک بگذارید. این اطلاعات داده‌های منابع انسانی (HR) را نیز دربرمی‌گیرد. تأثیر جمع‌آوری اطلاعات کارمندان و چرخه حیات آن‌ها در سازمان، برای به حداکثر رساندن بهره‌وری و بهبود تعامل میان آن‌ها شگفت‌انگیز است. علاوه‌براین استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش در تنظیم برنامه‌های کاری پربازده و بهینه بسیار مؤثر عمل می‌کند.
چرا مدیریت دانش برای زمان‌بندی حیاتی است؟
محبوبیت برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر رو به افزایش است. درواقع، به گفته مکینزی «وقتی گزینه شرایط کاری انعطاف‌پذیر پیش روی کارکنان قرار می‌گیرد 87 درصد از کارکنان آن را انتخاب می‌کنند.»
اما ایجاد برنامه‌های انعطاف‌پذیر بسیار پیچیده‌تر از چیزی است که تصور میشود. اگر اطلاعاتی که درمورد کارکنان خود دارید، نادرست باشند کار دشوار میشود. یک پلتفرم مدیریت دانش به شما کمک می‌کند تا داده‌هایی را که برای ایجاد برنامه‌های کارآمد انعطاف‌پذیر نیاز دارید به دست بیاورید.
به‌عنوان‌مثال، رفت‌وآمدهای طولانی می‌تواند کارمندان را تحت‌فشار بگذارد. مسیر رفت‌وآمد دشوار می‌تواند فوق‌العاده استرس‌زا و اضطراب‌آور باشد و به رفتارهای ناسالمی مانند خوردن فست‌فود برای صبحانه در ترافیک و یک اعصاب به‌هم‌ریخته منتهی شود. با کمک مدیریت دانش می‌توانید مدت‌زمان رفت‌وآمد هر کارمند را با مدیریت دانش مستند کنید و سپس، با کمک این اطلاعات تعیین کنید که کدام کارمندان بهتر است دورکاری کنند یا کدام‌یک می‌تواند کمی دیرتر در محل کار حاضر شوند تا از رفت‌وآمدهای طولانی و پراسترس جلوگیری کنید.
یا، فرض کنید تعدادی از کارمندان شما در صبح بیشترین بازدهی را دارند درحالی‌که برخی دیگر در شب بهتر کار می‌کنند. با جمع‌آوری این اطلاعات با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توانید برنامه‌های کاری را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که هر دو دسته کارمندان را در خود جای دهند. با دسترسی به مرتبط‌ترین اطلاعات کارمندان، می‌توانید تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و با برنامه‌های کاری که بر اساس این اطلاعات تنظیم کرده‌اید به بهره‌وری بهینه دست پیدا کنید.
چگونگی استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش در تنظیم برنامه‌های کاری
برای طراحی برنامه‌های کاری برای حداکثر بهره‌وری با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش خود باید از داده‌های موجود به‌درستی استفاده کنید. برای این منظور در ابتدا باید داده‌های دقیقی را درمورد کارکنانتان جمع‌آوری کنید. مسئله‌ای که به شما کمک می‌کند تا نسبت به نیازها، نقاط قوت و ترجیحات منحصربه‌فرد هریک از آن‌ها به درکی عمیق‌تر دست پیدا کنید. می‌توانید با جمع‌آوری داده‌های زیر شروع کنید:
کارمندان چه زمانی بهترین کار خود را ارائه می‌دهند
کارمندان برنامه‌های انعطاف‌پذیر را دوست دارند زیرا می‌توانند آن‌ها را متناسب با ترجیحات و سبک زندگی خود تنظیم کنند. به‌جای مجبور کردن کارکنان به اجرای برنامه‌ای که بهترین عملکرد آن‌ها را به همراه ندارد، برنامه‌ای را طراحی کنید که از این مزیت برخوردار باشد. به‌عنوان‌مثال، فرض کنید یکی از کارمندان شما کم‌خوابی دارد و کمبود خواب خود را با خوابیدن‌های گاه و بیگاه در طول روز جبران می‌کند. اینکه از کارکنان بخواهید ساعت 7 صبح با بهترین عملکرد خود به سر کار بیایند، واقع‌بینانه نیست. در این صورت آن‌ها دچار مه مغزی خواهند شد که تمرکز و توانایی عملکرد آن‌ها را مختل می‌کند.
اگر از آن‌ها بپرسید که چه زمانی بهترین عملکرد را دارند و ساعات کاری موردعلاقه آن‌ها چه زمانی است، متوجه می‌شوید که این گروه از کارکنان، کار در شب را به کار کردن در روز ترجیح می‌دهند و قادر به ارائه بهترین کار خود در این ساعت‌ها هستند. با داشتن این اطلاعات، می‌توانید برنامه‌ای طراحی کنید که به آن‌ها کمک می‌کند از مه مغزی جلوگیری کنند و کاری با کیفیت بالا ارائه بدهند.
بنابراین، از هریک از کارکنان ساعات کاری دلخواه و زمانی را که فکر می‌کنند می‌توانند بهترین عملکرد خود را داشته باشند جویا شوید و آن را در پلتفرم مدیریت دانش خود ثبت کنید.
تعهدات خانوادگی و مسئولیت‌های بیرونی
باوجوداینکه ثابت شده است تعادل بین کار و زندگی به تعامل، اشتیاق و فداکاری شغلی منجر میشود، بسیاری از کارفرمایان از این موضوع غفلت می‌کنند. روی دیگر تضمین زندگی کامل کارکنان در خارج از محل کار بهره‌وری بهینه است. طراحی یک برنامه زمانی که این نیاز را برآورده کند، امری ضروری است. شما می‌توانید این کار را با جمع‌آوری اطلاعات درمورد تعهدات خانوادگی کارمند خود و مسئولیت‌های بیرونی او انجام دهید. برای جمع‌آوری این اطلاعات موارد زیر از هریک از کارکنان جویا شوید و آن‌ها را در طراحی برنامه کاری خود لحاظ کنید:
- متأهل یا مجرد بودن کارمندان
- مشغولیت به تحصیل یا داشتن شغل دوم
- داشتن عضوی بیمار یا معلول در خانواده
- علایق بیرونی هریک از آن‌ها
- موضوعاتی مانند بارداری و یا فرزند داشتن
شما می‌توانید این اطلاعات را به روش‌های مختلفی جمع‌آوری کنید، اما اگر به دنبال آسان‌ترین راه هستید می‌توانید این اطلاعات را با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش به دست بیاورید.
وظایف کاری
هرچقدر که برنامه‌ریزی منعطف‌تری انجام دهید، ممکن است پس از در نظر گرفتن موقعیت کارکنان، مسئولیت‌های همراه و نیازهای شرکت امکان‌پذیر نباشد. اطلاعات مربوط به نقش و مسئولیت هریک از کارکنان را با کمک نرم‌افزار مدیریت دانش خود جمع‌آوری و به طور مداوم به‌روزرسانی کنید. همچنین، در مورد نیازهای سازمانی کارکنان و آنچه که از یک کارمند انتظار دارید نیز لیستی تهیه کنید. هرچه اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کنید، می‌توانید در تنظیم برنامه کاری خود بهینه‌تر عمل کنید.
چگونه اطلاعات را با هم ترکیب کنیم
چگونه می‌توانید از داده‌های بالا برای طراحی بهترین برنامه کاری برای کارمندان خود بهره ببرید؟ ابتدا همه دانسته‌های خود در مورد کارمندان را مرور کنید. سپس برنامه خود را بر اساس ترکیبی از ساعات مناسب تمامی کارکنان تنظیم کنید. پس‌ازآن، ساعت‌های کاری مناسبی را که به آن‌ها دست پیداکرده‌اید به نرم‌افزار زمان‌بندی خود متصل کنید. مطمئن شوید که تمام ساعاتی که باید تحت پوشش قرار بگیرند را پوشش داده‌اید. وظایف و مسئولیت‌هایی که باید در آن هفته انجام شود را نیز در نظر بگیرید..
برای اطمینان از اینکه همه‌چیز خوب پیش می‌رود و جلوگیری از خطاهای احتمالی، از فرد دیگری نیز بخواهید که برنامه را کنترل کند. حتی می‌توانید آن را به‌صورت امتحانی انجام دهید تا بازخورد آن‌ها را دریافت کنید. سپس، زمانی که خیالتان از بابت آن آسوده است، برنامه را نهایی کنید.
از طرف دیگر مطمئن شوید که همه کارکنان متوجه قوانین اصلی برنامه‌ها شده‌اند. به‌عنوان‌مثال، آیا در روزهای خاصی انتظار می‌رود که کارکنان در محل کار حضور داشته باشند؟ آیا باید در ساعات خاصی در دسترس باشند؟ چگونه ساعت خود را ثبت کنند؟ چه برنامه‌ای برای اطمینان از انجام وظایفشان با بالاترین کیفیت وجود دارد؟ درنهایت، اگر نمی‌توانید برنامه موردنظر یک فرد مشخص را رعایت کنید، با او صحبت کنید و ضمن توضیح دلیل خود، سعی کنید راه‌حل‌های دیگری پیش پای او قرار دهید.
نتیجه
برنامه‌های کاری تأثیر غیرقابل‌انکاری بر عملکرد کارکنان سازمان دارند. یک نرم‌افزار مدیریت دانش می‌تواند در طراحی برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر و متناسب با هر کارمند و نقاط قوت آن‌ها به شما کمک کند. با جمع‌آوری داده‌های بالا شما قادر به برنامه‌ریزی برنامه‌های کاری خواهید بود که از حداکثر بهره‌وری برخوردارند.
منبع:
https://www.kminstitute.org/blog/knowledge-management-designing-work-schedules-optimal-productivity
