از سیر تا پیاز تکنیک انجمن خبرگی

انجمن خبرگی چیست؟

تکنیک «انجمن خبرگی» یا Communities of Practice به‌عنوان یکی از رویکردهای موثر در مدیریت دانش در سازمان‌ها شناخته می‌شود. این تکنیک از مفهوم ایجاد انجمن‌ها یا گروه‌های کاری با هدف به اشتراک‌گذاری تجربیات، دانش، و مهارت‌ها برای حل مشکلات مشترک و ارتقاء دانش افراد سازمانی استفاده می‌کند.

اعضای انجمن‌های خبرگی گروهی از افراد هستند که به‌طور غیررسمی با تخصص مشترک و اشتیاق به مشارکت به یکدیگر متصل شده‌اند.  برای مثال مهندسانی که در حفاری در آب‌های عمیق مشغول هستند، مشاورانی که در بازاریابی استراتژیک تخصص دارند. اعضای انجمن خبرگی ممکن است گرد هم جمع شوند (مثلا برای ناهار پنجشنبه­ها) و یا از طریق شبکه های الکترونیکی با هم در ارتباط باشند

یک انجمن خبرگی ممکن است در یک هفته مشخص دستور کار داشته باشد یا نداشته باشد، و حتی اگر داشته باشد، ممکن است دستور کار را از نزدیک دنبال نکند. با این حال، ناگزیر، افراد در انجمن­های خبرگی تجربیات و دانش خود را به روش‌های آزادانه و خلاقانه به اشتراک می‌گذارند که رویکردهای جدیدی را برای مشکلات ایجاد می‌کند.

پیشینه انجمن ­های خبرگی

انجمن­ های خبرگی از زمان های بسیار دور رایج بودند. برای مثال، در یونان باستان، مشارکت‌هایی متشکل از فلزکاران، سفال‌گران، سنگ‌تراشان و سایر صنعت‌گران که هم هدف اجتماعی داشتند (اعضا خدایان یکسانی را پرستش می‌کردند و تعطیلات را با هم جشن می‌گرفتند) و هم کارکرد تجاری (اعضا کارآموزانی را آموزش می‌دادند و نوآوری‌ها را گسترش می‌دادند) وجود داشت. در قرون وسطی، اصناف نقش های مشابهی را برای صنعتگران در سراسر اروپا ایفا می کردند.

اما در دوران معاصر این مفهوم اولین بار توسط انسان‌شناسی به نام ژان لاو و نظریه پرداز آموزشی اتین ونگر در کتاب یادگیری موقعیتی در سال 1991 ارائه شد. سپس ونگر به طور قابل‌توجهی این مفهوم را در کتاب خود با نام انجمن‌های خبرگی در سال 1998 گسترش داد.

اهداف شکل‌گیری انجمن خبرگی

انجمن­ های خبرگی به اندازه موقعیت هایی که باعث ایجاد آن ها می شوند متنوع هستند. افراد در شرکت ها به دلایل مختلف انجمن­ ها را تشکیل می دهند. به عنوان مثال، هنگامی که یک شرکت به یک ساختار مبتنی بر تیم سازمان‌دهی مجدد می‌شود، کارمندان با تخصص عملکردی ممکن است انجمن­ های خبرگی را به عنوان راهی برای حفظ ارتباط با همتایان خود ایجاد کنند.

یک انجمن خبرگی می تواند تنها در یک واحد باشد و یا در سراسر مرزهای سازمان گسترش یافته باشد. یک انجمن حتی می تواند با اعضایی از شرکت های مختلف رشد کند. برای مثال، مدیران عاملی که میزگرد تجاری را تشکیل می دهند، به طور منظم برای بحث در مورد روابط بین تجارت و سیاست عمومی و از جمله موارد دیگر، یکدیگر را ملاقات می کنند. یک انجمن می‌تواند از ده‌ها یا حتی صدها نفر تشکیل شده باشد، اما معمولاً دارای هسته‌ای از شرکت‌کنندگان است که اشتیاق آنها به موضوع، به انجمن انرژی می‌دهد و رهبری فکری و اجتماعی را ارائه می‌کنند. انجمن­های بزرگ اغلب بر اساس منطقه جغرافیایی یا موضوعی به منظور تشویق مردم به مشارکت فعال تقسیم می شوند.

جان بخشیدن به یک انجمن خبرگی می‌تواند اولین گام مهم در پی‌ریزی شالوده جمع‌آوری دانش یک سازمان و هدایت آن برای رشد کارکنان و تحقق تعالی سازمان باشد. بااین‌حال، چالش واقعی این است که این انجمن خبرگی را به سمت موفقیت سوق دهیم و اطمینان حاصل کنیم که آن‌ها با تغییرات سازمان سازگار می‌شوند و در یک دوره زمانی از بین نمی‌روند.

انواع رویکردهای راهبری انجمن ­های خبرگی

انجمن­ های خبرگی خود را از طریق انواع فعالیت ها توسعه می دهند. جدول زیر چند نمونه معمولی را ارائه می دهد:

انجمن­های خبرگی در همه سازمان ها به این نام خوانده نمی شوند. آنها با نام های مختلفی مانند شبکه های یادگیری، گروه های موضوعی یا باشگاه های فناوری شناخته می شوند. در واقع، انجمن­ های خبرگی در همه جا هستند. آنها تجربه ای آشنا هستند، آنقدر آشنا که شاید اغلب از توجه ما دور می شود. با این حال، وقتی نامی به آن داده می شود و مورد توجه قرار می گیرد، به چشم اندازی تبدیل می شود که می تواند به ما در درک بهتر دنیای خود کمک کند. به طور خاص، به ما اجازه می دهد تا ساختارهای رسمی بدیهی تری مانند سازمان ها و کلاس های درس را ببینیم و ساختارهایی را که توسط مشارکت در عمل و یادگیری غیررسمی ناشی از آن تعریف شده است، درک کنیم.

اهمیت انجمن­ های خبرگی در مدیریت دانش

امروزه مدیریت دانش  به یکی از اجزای حیاتی بسیاری از سازمان ها تبدیل شده است. همانطور که چشم انداز کسب و کار به تکامل خود ادامه می دهد، اطمینان از اینکه دانش به طور موثر در سازمان به اشتراک گذاشته می شود تا مزیت رقابتی حفظ شود، ضروری است. یکی از راه‌های رسیدن به این هدف، از طریق انجمن­های خبرگی است،  انجمن­های خبرگی در مدیریت دانش بسیار مهم هستند زیرا به تسهیل انتقال دانش در یک سازمان کمک می کنند. آنها بستری را برای افراد فراهم می کنند تا تجربیات، بهترین شیوه ها و درس های آموخته شده خود را به اشتراک بگذارند که می تواند به بهبود کارایی و اثربخشی سازمان کمک کند. انجمن­ها همچنین به افراد امکان می دهد از یکدیگر یاد بگیرند، که می تواند به توسعه مهارت های جدید و بهبود عملکرد شغلی کمک کند.

انجمن­های خبرگی علاوه بر تسهیل انتقال دانش، به ایجاد فرهنگ همکاری در سازمان نیز کمک می کنند. با گرد هم آوردن افراد، انجمن­های خبرگی به شکستن سیلوها و تشویق همکاری متقابل کمک می کنند. آنها همچنین به ایجاد روابط بین افراد کمک می کنند، که می تواند منجر به افزایش مشارکت و حفظ کارکنان شود. CoP ها به دلایل مختلفی می توانند ارزشمند باشند. آن‌ها می توانند:

• از سبک های مختلف یادگیری استفاده کنند: افراد به روش های مختلف یاد می گیرند. انجمن­هااز مکانیسم های مختلفی برای به دست آوردن و به اشتراک گذاری دانش ضمنی (غیر مستند و غیر رسمی) و صریح استفاده می کنند.
• دانش جمعی را جمع آوری کنند: انجمن­ها به استفاده از “عقل جمعی” کمک می کند. هر کسی چیزی برای آموزش دارد و چیزی برای یادگیری. انجمن­ها فضایی از اعتماد را برای افراد ایجاد می کنند تا بتوانند آنها را به اشتراک بگذارند، از طریق چالش ها به یکدیگر کمک کنند و در حوزه کاری خود به روز بمانند.
• ایجاد شبکه‌های ارزشمند انجمن خبرگی: می‌تواند شبکه‌ای از افراد مختلف را پیرامون علاقه‌های مشابه گرد هم بیاورد و ارتباطات حرفه‌ای مادام‌العمر را فراهم کند که در نهایت می‌تواند عملکرد توسعه نوآورانه را تحریک کند.
• به اشتراک‌گذاری دانش: یکی از اصلی‌ترین دلایل برای ایجاد انجمن‌های خبرگی، به اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات بین اعضا واحدهای مختلف سازمان است. این به افراد امکان می‌دهد تا از دانش و تجربیات یکدیگر بهره‌برداری کنند و از تکرار کارها و اشتباهات پیشگیری شود.
• یادگیری مستمر: ایجاد انجمن‌های خبرگی باعث تشویق یادگیری مستمر در سازمان می‌شود. اعضا با مشارکت در فرآیندهای مشترک و حل مسائل پیچیده، دانش جدید را به دست می‌آورند و تجربیاتشان را به‌روز می‌کنند.
• تسهیل تبادل تجربیات: انجمن‌های خبرگی به اعضا اجازه می‌دهند تا تجربیات خود را در مواجهه با مسائل و چالش‌های مشترک به اشتراک بگذارند. این تجربیات می‌تواند به‌سرعت حل مشکلات و بهبود عملکرد کمک کند.
• بهبود شبکه‌سازی: ایجاد انجمن‌های خبرگی باعث تقویت ارتباطات بین اعضا و افراد مختلف سازمان می‌شود. این ارتباطات می‌توانند به رشد شبکه‌های ارتباطی و تشکیل ارتباطات مفید بین اعضا کمک کنند.
• تعهد و انگیزه بالا: اعضای انجمن‌های خبرگی با شرکت در فرآیندهای مشارکتی و تصمیم‌گیری‌های مرتبط بادانش، احساس تعهد و انگیزه بیشتری به نسبت به سازمان خواهند داشت. این تعهد و انگیزه می‌تواند به‌بهبود عملکرد افراد و تیم‌ها کمک کند.

مراحل اجرایی انجمن خبرگی

چگونگی اجرای تکنیک انجمن خبرگی در یک سازمان می‌تواند به شکل زیر تشریح شود:

1. تعیین اهداف: ابتدا باید هدف و اهداف اصلی ایجاد انجمن‌های خبرگی در سازمان مشخص شود. این اهداف می‌توانند به اشتراک‌گذاری دانش، حل مسائل مشترک، افزایش توانمندی‌ها، و ترویج نوآوری مرتبط با حوزه‌های مختلف سازمان مرتبط باشند.
2. تشکیل تیم مدیریتی: یک تیم مدیریتی باید برای نظارت و مدیریت عملیات انجمن‌های خبرگی تشکیل شود. این تیم می‌تواند از اعضای متخصص و باتجربه در زمینه مدیریت دانش تشکیل شود.
3. انتخاب اعضا: هسته اولیه اعضای انجمن‌های خبرگی باید بر اساس تخصص و تجربه‌شان انتخاب شوند. انتخاب اعضای مناسب برای هر انجمن بسیار مهم است تا تجربیات و دانش خود را به‌بهترین شکل به اشتراک بگذارند:
4. تعیین ساختار: ساختار انجمن‌های خبرگی باید مشخص شود. این ساختار شامل تعیین رهبری، اعضا، اهداف، و وظایف انجمن است. همچنین باید معلوم شود چگونه اطلاعات و دانش به اشتراک گذاشته می‌شود.
5. تشکیل جلسات: انجمن‌های خبرگی باید با دوره‌های منظم جلسات برگزار کنند. این جلسات می‌توانند جلسات حضوری یا مجازی باشند. در این جلسات اعضا به تبادل دانش و تجربیات خود بپردازند و به موضوعات مشترکی که در زمینه تخصصی آن‌ها وجود دارد، بپردازند.
6. اندازه‌گیری و ارزیابی: موفقیت انجمن‌های خبرگی باید با استفاده از شاخص‌های عملکرد مشخص شود. بازخوردهای مداوم از اعضا نیز می‌تواند به‌بهبود فرآیند پیاده‌سازی کمک کند.
7. ترویج و معرفی: برای موفقیت انجمن‌های خبرگی، باید آن‌ها را به‌منظور ترویج و جذب اعضای جدید به دیگر کارکنان سازمان معرفی کرد. اطلاع‌رسانی مناسب در این مورد حائز اهمیت است.
8. پشتیبانی مدیریتی: سازمان باید از طریق تیم مدیریتی معین پشتیبانی و نظارت مداوم بر انجمن‌های خبرگی را انجام دهد و مشکلاتی که ممکن است به وجود بیایند را حل کند.با اجرای مراحل فوق و با توجه به نیازهای سازمان، انجمن‌های خبرگی می‌توانند به‌بهبود مدیریت دانش و افزایش کارایی و نوآوری در سازمان کمک کنند.

شاخص‌های ارزیابی انجمن خبرگی

مشارکت: نظارت دقیق بر سطح مشارکت فعال و مشارکت در انجمن خبرگی بسیار مهم است. این را می‌توان با بررسی معیارهای مختلف ازجمله تعداد اعضای انجمن خبرگی، فراوانی تعاملات، مشارکت در بحث‌ها و حضور در رویدادها یا جلسات به دست‌آورد. با زیر نظر گرفتن دقیق این شاخص‌ها، می‌توانیم بینش‌های ارزشمندی در مورد سلامت و سرزندگی کلی انجمن خود به دست آوریم.

اشتراک دانش: میزان اشتراک دانش و تخصص در انجمن خبرگی را ارزیابی کنید. به دنبال شاخص‌هایی مانند تعداد منابع به اشتراک گذاشته‌شده، بحث در مورد بهترین شیوه‌ها و کیفیت کلی و ارتباط محتوای به اشتراک گذاشته‌شده باشید.

همکاری و حل مشکل: ارزیابی ظرفیت انجمن خبرگی برای همکاری و حل مؤثر مشکلات به‌صورت جمعی، این را می‌توان با نظارت بر کمیت و اثربخشی پروژه‌های مشترک، ابتکارات مشترک یا نتایج موفقیت‌آمیز ناشی از تلاش‌های جمعی سنجید.

یادگیری و توسعه: تأثیر عمیق انجمن خبرگی تمرین (CoP) بر یادگیری فردی و رشد حرفه‌ای اعضای آن را ارزیابی کنید. این را می‌توان با استفاده از نظرسنجی‌ها، خودارزیابی‌ها یا مصاحبه‌ها برای جمع‌آوری بازخورد ارزشمند در مورد دانش کسب‌شده، مهارت‌های تکمیل‌شده و توسعه شخصی تجربه‌شده توسط اعضای انجمن خبرگی انجام داد.

نوآوری و سازگاری: ظرفیت انجمن خبرگی برای پرورش نوآوری، تولید ایده‌های تازه و سازگاری مؤثر با تغییرات یا چالش‌ها را ارزیابی کنید. به دنبال نمونه‌هایی از رویکردهای جدید، راه‌حل‌های مبتکرانه، یا اقتباس‌های پیروزمندانه‌ای باشید که درنتیجه تلاش‌های جمعی در انجمن پدیدار شده‌اند.

اثرات شبکه: رشد و تنوع انجمن خبرگی را باکمی کردن تعداد ارتباطات ایجادشده، مشارکت‌های ایجادشده یا همکاری‌هایی که به‌عنوان یک نتیجه مستقیم از انجمن خبرگی آغازشده است، ارزیابی کنید. علاوه بر این، تأثیر و جایگاه جامعه را در چشم‌انداز حرفه‌ای یا سازمانی گسترده‌تر ارزیابی کنید.

رضایت اعضا: به‌طور پیوسته از اعضای انجمن بازخورد جمع‌آوری کنید تا سطح رضایت و ارزش درک شده حاصل از انجمن‌های خبرگی را ارزیابی کنید. از نظرسنجی‌ها، مصاحبه‌ها یا نظرسنجی‌ها برای ارزیابی انجمن خبرگی تجربیات کلی و اثربخشی فعالیت‌های انجمن استفاده کنید و پیشنهادهایی را برای بهبود مستمر جمع‌آوری کنید.

مهم است که در نظر داشته باشید که رویکرد اندازه‌گیری باید در راستای اهداف و مقاصد خاص انجمن‌های خبرگی باشد. علاوه بر این، ایجاد یک اندازه‌گیری پایه در مراحل اولیه بسیار سودمند است، زیرا این امر امکان ردیابی پیشرفت را در طول زمان و شناسایی مناطقی که نیاز به بهبود دارند را ممکن می‌سازد.

چالش‌های به‌کارگیری تکنیک انجمن خبرگی

در حالی که CoP ها می توانند در مدیریت دانش موثر باشند، چالش هایی نیز وجود دارد که سازمان ها ممکن است با آن مواجه شوند. به عنوان مثال، حفظ CoP ها در طول زمان می تواند دشوار باشد، زیرا ممکن است اعضا علاقه خود را از دست بدهند یا بیش از حد مشغول مسئولیت های دیگر شوند. برای غلبه بر این امر، اطمینان از اینکه CoPها دارای اهداف روشن، چارچوبی ساختاریافته و رهبری قوی هستند، ضروری است.

چالش دیگر این است که اطمینان حاصل شود که CoPها برای همه اعضای سازمان فراگیر و در دسترس هستند. این را می توان با ارائه آموزش و پشتیبانی به اعضا، ایجاد اعضای متنوع و اطمینان از همسویی CoP ها با اهداف و مقاصد سازمان برطرف کرد.

با فراهم کردن بستری برای افراد برای به اشتراک گذاشتن تخصص و تجربیات خود، CoP ها می توانند به سازمان ها کمک کنند تا در یک محیط تجاری که به سرعت در حال تغییر است، رقابتی باقی بمانند. برای به حداکثر رساندن مزایای CoP ها، پرداختن به چالش ها و اجرای بهترین شیوه هایی نبودن یک گروه اصلی: بیشتر انجمن‌های خبرگی شکست‌خورده فاقد یک ترکیب ثابت متشکل از اعضای اصلی هستند؛ اعضایی که در انجمن حضور موثری داشته باشند. ازجمله این فعالیت‌هایی که می‌توان برای این گروه در نظر گرفت شرکت منظم در جلسات، ورود به ایده‌های جدید و حمایت از ارائه راهکارها برای حل مشکلات است. برخی از مهم‌ترین دلایل شکست انجمن های خبرگی عبارتند از:

• سطح پایین تعامل بین اعضا: انجمن‌های شکست‌خورده در بیشتر مواقع فاقد تعامل یک‌به‌یک در میان اعضا بوده‌اند. این تعاملات شامل: تعامل رودررو، تلفن، ایمیل و سایر موارد ارتباطی هستند.
• پذیرش صلاحیت سایر اعضا: اعضای این‌گونه انجمن‌ها، به شایستگی‌های خود اعتماد دارند و درنتیجه نسبت به به‌کارگیری روش سایر اعضا در فعالیت‌های روزانه و یا ترکیب روش خود مقاومت می‌کنند.
• عدم تطبیق با انجمن: اعضای انجمن دلیل محکمی برای شرکت در انجمن و استفاده از آن برای انجام وظایف روزانه خود پیدا نمی‌کنند.
• ناملموس بودن اقدامات: زمانی که اعضا تعامل مثبتی نداشته و باهم درگیر باشند، عملکرد انجمن چندان به چشم نمی‌آید و کاربردهای آن ناملموس خواهد ماند. همچنین این مشکل زمانی اتفاق می‌افتد که انجمن از ابزارهای نامناسبی همچون اسناد نادقیق، پشتیبانی نادرست و غیره برای نشان دادن اقدامات خود استفاده ‌کند.که از پایداری و فراگیر بودن آنها حمایت می کند، مهم است

نمونه‌های موفق پیاده‌سازی تکنیک انجمن خبرگی

انجمن خبرگی محور اصلی یک استراتژی مدیریت دانش موفق را تشکیل می‌دهند. موفق‌ترین برنامه‌های مدیریت دانش تقریباً همیشه توسط انجمن‌های اثربخش و قدرتمندی پشتیبانی می‌شوند. اهمیت این تشکل‌ها به دلیل حضور استعدادهای متنوع در آن‌ها است. بعضی از انجمن‌های خبرگی متمرکز بر دانش آشکار هستند، در حالی که بیش‌تر آن‌ها برای حل مشکلات فنی، توسعه نوآوری و یا ارتقای همکاری در سراسر نقاط سازمان طراحی شده‌اند.

هر سازمانی دلایل خاصی برای پیاده‌سازی انجمن‌های خبرگی دارد، اما بیش‌تر آن‌ها با انطباق کامل میان انجمن‌های خبرگی و نیازهای اساسی کسب و کار به موفقیت دست پیدا می‌کنند. سازمان‌های موفق اطمینان پیدا می‌کنند که این انجمن‌ها هم برای اعضا و هم برای سازمان ارزش می‌آفرینند.

شرکتIBM: یکی از اولین شرکت‌هایی بود که تکنیک “انجمن خبرگی” را در سازمان خود پیاده‌سازی کرد. این شرکت به ایجاد انجمن‌های خبرگی برای کارکنان خودپرداخت و آن‌ها را به تبادل دانش و تجربیات اشتغالی تشویق کرد. انجمن‌های خبرگی در IBMبه دانش افراد دسترسی فراوانی فراهم کردند و افراد به‌راحتی می‌توانستند با همکاران خود در سراسر سازمان ارتباط برقرار کنند. این انجمن‌ها به‌بهبود عملکرد تیم‌ها و تولید نوآوری‌های موفق در IBMکمک کردند.

مایکروسافت: مایکروسافت نیز از انجمن‌های خبرگی به‌عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش در سازمان استفاده کرده است. این انجمن‌ها به تبادل دانش و تجربیات بین تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمان کمک کرده‌اند. مایکروسافت به‌وسیله این انجمن‌ها توانسته است نوآوری‌های متعددی را در زمینه نرم‌افزار و فناوری اطلاعات ایجاد کند.

شرکت3M  : این شرکت که رهبر بازار چسب دنیاست، به‌عنوان یک شرکت پیشتاز در فعالیت‌های مدیریت دانش و ایجاد انجمن‌های خبرگی شناخته می‌شود. این انجمن‌ها به‌بهبود عملکرد تیم‌ها در زمینه تحقیق و توسعه و تولید محصولات نوآورانه کمک کرده‌اند. 3Mبه کمک این انجمن‌ها موفق به ایجاد محصولات مختلفی شده است که در بازار عرضه شده و موفقیت‌آمیز بوده‌اند.

دانشگاه هاروارد: دانشگاه هاروارد از انجمن‌های خبرگی به‌عنوان یک ابزار موثر در تبادل دانش بین اعضای هیئت علمی خود استفاده کرده است. این انجمن‌ها به اعضا این دانشگاه امکان می‌دهند تا در زمینه تحقیقات و آموزش با همکاران خود هماهنگ شوند و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. این نوع تعاملات به پیشرفت تحقیقات علمی و آموزش در دانشگاه هاروارد کمک کرده است.

شرکتShell : شرکت شل در صنعت نفت از انجمن‌های خبرگی به‌عنوان یکی از ابزارهای اصلی مدیریت دانش خود استفاده کرده و از طریق آن‌ها به‌بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری پرداخته است. این انجمن‌ها به اشتراک‌گذاری دانش تخصصی در زمینه‌های مختلف از جمله اکتشاف و تولید نفت، انتقال و توزیع، و تکنولوژی‌های پیشرفته کمک کرده‌اند. Shell به کمک این انجمن‌ها توانسته است به رقبا پیشی بگیرد و به موفقیت در صنعت نفت دست یابد.

شرکت مشاوره مک‌کینزیMcKinsey & Company:مک‌کینزی از تکنیک COPبه‌عنوان یکی از روش‌های اصلی مشارکت و تبادل دانش در سازمان استفاده می‌کند.

سازمان ملل متحد :سازمان ملل متحد از انجمن‌های خبرگی  COPبرای تبادل دانش و تجربیات بین کارمندان و اعضای خود استفاده می‌کند.

شرکت کونوکو فیلیپس: اگرچه گروه‌‌های تخصصی بیش از 20 سال به‌صورت غیررسمی در این شرکت وجود داشت، اولین انجمن‌های رسمی انتقال دانش با نام شبکه‌های تعالی Network of Excellence (NoE) ، در سال 2004 پدیدار شد. از سال 2015، بیش از 140 شبکه فعال در کل سازمان وجود داشت. این جلسات NoE  که مبتنی برموضوع و عملکرد هستند، با هدف خلق و کسب دانش حیاتی مورد نیاز، دسترس‌پذیر کردن آن در مقیاسی وسیع و تسهیل همکاری در سازمان برگزار می‌شوند. هر NoE  یک پورتال دارد که شامل یک کتابخانه دانش، یک صفحه بحث و گفتگو خبره یاب است. NoE  ها همچنین قابل استفاده برای ایجاد و سازمان‌دهی محتوا برای OneWiki (دایرۀالمعارف آنلاین سازمان که اطلاعات و دانش سرتاسر سازمان را در خود جای داده است) هستند. علاوه بر کارکنان شرکت، پیمانکاران همکار با کونوکوفیلیپس نیز به بخش‌های زیادی از این پورتال دسترسی دارند. تیم انتقال دانشی که جلسات NoE  در ConocoPhillips را پشتیبانی می‌کند از 9 عامل کلیدی موفقیت برای انجمن خبرگی‌های اثربخش برخوردار است:

• آن‌ها توسط رهبر ارشد و مدیران اجرایی پشتیبانی و حمایت می‌شوند.
• درک واضح و مشخصی از یک مشکل کسب و کار موجود دارند.
• بازبینی‌های سالانه برای سنجش اثربخشی جلسات انجمن خبرگی خود انجام می‌دهند.
• ازنظر مقیاس جهانی هستند.
• رهبر، “مالک” NoE است.
• تیم اصلی NoE مشارکت بالایی در سازمان دارد.
• اشتراک‌گذاری دانش با شبکه‌های مشابه در سازمان اتفاق می‌افتد.
• چالش‌های کسب و کار در جلسات انجمن موردبررسی قرار می‌گیرند.
• کارشناسان و خبرگان مربوط به موضوع اصلی رسماً شناسایی می‌شوند.

لاکهید مارتین(Lockheed Martin): لاکهید مارتین شرکت هوافضا، تجهیزات نظامی و امنیت اطلاعات آمریکایی است که در سال ۱۹۹۵ از به هم پیوستنِ شرکت‌های لاکهید کورپوریشن و مارتین مریتا، در شهر بتزدا، مریلند تشکیل شد. این شرکت یکی از بزرگ‌ترین پیمانکاران صنایع جنگ‌افزاری جهان محسوب می‌شود و در سال مالی ۲۰۰۹ بالغ‌بر ۷۴٪ از درآمدهای این شرکت، از محل فروش تجهیزات نظامی، حاصل شده است. سالانه بیش از ۷٫۱٪ از کل بودجه وزارت دفاع ایالات متحده آمریکا صرف خریداری تجهیزات از لاکهید مارتین می‌شود. هم‌اکنون شمار کارکنان این شرکت بیش از ۱۰۰ هزار نفر است و بخشی از سهام آن، در بازار بورس نیویورک معامله می‌شود.

تمرکز اصلی انجمن‌های خبرگی در این شرکت انتقال دانش و مهارت در تمامی برنامه‌ها و پروژه‌ها است. اعضای انجمن به یکدیگر در یادگیری از طریق رویدادهای اشتراک‌گذاری دانش مجازی، ویکی‌ها، بلاگ‌ها و صفحات بحث و گفتگو کمک می‌کنند. یکی از این واحدهای کسب وکار در لاکهید مارتین، Space Systems Company (SSC) است که اولین انجمن خبرگی رسمی خود در سال 2006 برگزار کرد. این واحد با مدیران، سرپرستان و کارشناسان کسب وکار برای مشخص کردن اینکه چطور انجمن‌های خبرگی استراتژی کسب وکار را پشتیبانی می‌کنند، همکاری کرده است و از سال 2013، بیش از 20 انجمن خبرگی در این واحد ایجاد شده است. ابزارها و کارکردهای پیشرفته انجمن‌های خبرگی در این شرکت شامل موارد زیر است:

• بلاگ‌ها ویکی‌هایی که اعضا می‌توانند برای اشتراک‌گذاری دانش استفاده کنند.
• وبینارها و رویدادهای یادگیری که ضبط شده و در سیستم ذخیره شده و همیشه در دسترس کارکنان قرار می‌گیرند؛
• صفحات بحث و گفتگوی آنلاین که به هر عضو انجمن امکان ارسال یک پیام را به کل انجمن می‌دهد؛
• یک مجموعه پورتال شیرپونت که به اعضای انجمن امکان بررسی اسناد و منابع سایر انجمن‌ها را می‌دهد؛
• یک ابزار به نام FacilitatePro که انجمن‌ها می‌توانند برای میزبانی جلسات طوفان فکری آسان و به اشتراک‌گذاری ایده و رسیدن به اتفاق نظر در زمان مورد نیاز استفاده کند.

تعداد بسیاری از مدیران و رهبران این شرکت خواستار حضور در جلسات انجمن خبرگی به منظور دستیابی به ایده‌ها و اقدامات جدید هستند. به علاوه، مدیران و سرپرستان در حال برقراری ارتباط با اعضای انجمن‌ها هستند تا دریابند که چطور انجمن‌های خبرگی توانایی پشتیبانی استراتژی‌های تاکتیکی خاص آن‌ها را دارند. همچنین این شرکت به دنبال برقراری ارتباط بیشتر بین انجمن‌های خبرگی، از طریق پیوستن کارکنان فعال در یک حوزه کسب و کار به انجمن‌های مرتبط در سایر حوزه‌ها برای مشارکت و تبادل نظر است.

نالکو(Nalco): شرکت شیمیایی نالکو برنامه مدیریت دانش خود را در سال 1998 با هدف تسهیل انتقال و اشتراک‌گذاری دانش از طریق توسعه یک سیستم مدیریت دانش آغاز کرد. بیشتر محیط دانشی نالکو در مایکروسافت شیرپونت ایجاد شده است. انجمن‌های خبرگی نالکو یک محیط مجازی برای کارکنان برای پرسیدن سؤال، تبادل ایده‌ها و مشارکت آن‌ها فراهم کرده است. هر عضو انجمن یک پروفایل شبیه به فیس‌بوک دارد که با توجه به آن می‌تواند آپدیت‌های مرتبط و تعاملات با سایر همکاران را مشاهده کند. انجمن‌های خبرگی در این شرکت عمدتاً ساختار یافته هستند. در هر انجمن خبرگی یک اسپانسر اجرایی و یک نقشه دانش دارد که بر اساس آن افرادی را برای حضور در جلسات دعوت می‌کنند.

جمع‌بندی

علی‌رغم تغییرات زیاد در روند‌های جدید فناوری، هسته اصلی مدیریت دانش کماکان ارتباط بین کارکنان است و در طی 25 سال اخیر تکنیک انجمن‌های خبرگی یکی از کارامدترین روش‌‌های برای بهبود تعاملات دانشی میان کارکنان بوده است. انجمن‌های خبرگی کارکنان را برای به اشتراک گذاشتن دانش پیرامون یک رشته، چالش مشترک یا سایر موضوعات مرتبط با یکدیگر جمع می‌کند. انجمن‌های خبرگی مکانی برای نوآوری، شبکه‌سازی، یادگیری و حل مشکلات فراهم می‌کنند؛ اما آنچه انجمن خبرگی را مؤثر می‌سازد فناوری نیست، اگرچه می‌تواند به شما کمک کند تا مشارکت اعضا و کیفیت تبادل دانش را بهتر کنید.

انجمن خبرگی باعث می‌شود تا مدت‌زمان مرحله سازگاری و اجتماعی سازی کارمندان تازه استخدام‌شده کاهش یابد؛ زیرا انجمن‌های خبرگی به‌عنوان راهنمای آن‌ها در درک نقش و شغل خود و اهمیت آن عمل می‌کنند. علاوه بر آن، کارمندان تازه استخدام‌شده می‌توانند از طریق مشارکت در انجمن‌های خبرگی، احساس تعلق به سازمان پیدا کنند.

پروژه‌هایی که در آن‌ها برای تعامل و همفکری، از انجمن‌های خبرگی استفاده می‌شود، کاراتر و بهره‌ور‌تر هستند؛ زیرا کارمندان به‌نوعی حس مشارکت در اجرای برنامه‌ها رادارند. این رویکرد نقطه مقابل پروژه‌هایی است که در آن‌ها مدیران فقط “دستور” صادر می‌کنند. در این رویکرد کارکنان احساس نمی‌کنند که فقط باید کورکورانه برخی برنامه‌ها را که منافع و مشارکت شخصی آن‌ها در نظر گرفته نشده است، اجرا کنند.