چرا درخواست مشارکت دانش بسیار مهم است؟
یکی از اصول دیوید اسنودن این است که «اشتراک دانش با اجبار پیش نمی‌رود بلکه اشتراک دانش فقط می‌تواند داوطلبانه باشد!» بااین‌حال، انتظار منفعلانه برای مشارکت‌های داوطلبانه، راه اشتباهی برای گسترش دانش است.
دانش را نمی‌توان با اجبار به اشتراک گذاشت، فقط می‌توان آن را داوطلبانه کرد و اغلب تا زمانی که کسی به آن نیازی نداشته باشد، داوطلب نمی‌شود. این موضوع یکی از پیامدهای ناشناخته بودن دانش است.
از طرفی اغلب کارکنان تا زمانی که سؤالی از آن‌ها پرسیده نشود، یا فرصتی برای بحث در مورد آن نداشته باشند، متوجه نمی‌شوند که چیزی را یاد گرفته‌اند.
گاهی اوقات سازمان‌هایی را می‌یابید که سیستمی را راه‌اندازی کرده‌اند که بر اساس آن کارکنان باید دانش جدید را خودشان شناسایی کرده و سپس آن را به مخزن دانش اضافه کنند. این سیستم به‌طور مؤثر می‌گوید «اگر چیزی را یاد گرفته‌اید، لطفاً آن را در اینجا به اشتراک بگذارید.»
بسیاری از کارکنان طرفدار این‌گونه سیستم‌های داوطلبانه نیستند و آن‌ها را حتی برای جمع‌آوری نوآوری‌ها هم پیشنهاد نمی‌کنند. ما فکر می‌کنیم که شما فقط بخش کوچکی از دانش خود را به‌این‌ترتیب به دست می‌آورید، زیرا مردم اغلب نمی‌دانند چیزی یاد گرفته‌اند و اگر آگاه باشند، اغلب یادگیری‌های خود را بی‌اهمیت می‌دانند. همچنین، دانشی که کارکنان به‌تنهایی ثبت و ضبط کنند اغلب سطحی است، زیرا عمق گفتگو و پرسش برای رسیدن به درس اصلی وجود نداشته است.
ما برای وادار کردن کارکنان به اشتراک‌گذاری دانش بحث نمی‌کنیم، اما پیشنهاد می‌کنیم منتظر نباشید تا کارکنان به‌صورت داوطلبانه به شما مراجعه کنند. درعوض با طرح سوالاتی به افراد فرصت بدهید که نسبت به آنچه می‌دانند آگاه شوند و محیطی امن و دلگرم‌کننده برای اشتراک‌گذاری آن‌ها فراهم کنید. این‌یک سیستم متفاوت است که در آن از مردم پرسیده می‌شود که چه دانشی برای ارائه دارند.
سه رویکرد اصلی برای انجام این کار وجود دارد:
واکنش، برنامه‌ریزی و نقطه نیاز
رویکرد واکنشی مستلزم این است که یک نفر موفقیت‌ها و شکست‌های خاصی را که می‌توان از آن‌ها درس گرفت شناسایی کند.
ممکن است خرابی‌های به بار آمده بسیار قابل‌توجه باشند؛ مانند حوادث HSE یا شکست‌های سنگینی که پروژه با آن ها روبرو شده است. بسیاری از سازمان‌ها فرآیندهای اجباری برای بررسی این شکست‌ها دارند.
و اما راه تشخیص موفقیت‌ها: اینجاست که می‌توانید خود را فعال‌تر نشان دهید.
می‌توانید از معیارهای سازمان خود بهره گرفته و بهترین واحدهای سازمان را برای بررسی موفقیت‌ها انتخاب کنید. می‌توانید با دانش کارخانه تولیدی شروع کنید که تابه‌حال اتفاق ناگواری در آن رخ نداده است. می‌توانید بهترین تیم فروش را برای این منظور انتخاب کرده و رازهای موفقیت آن‌ها را شناسایی کنید. می‌توانید موفقیت‌ها و شکست را به‌صورت همزمان مدنظر قرار دهید. چندی پیش یک مطالعه بسیار جالب برای سازمانی انجام شد که میزان مشارکت کارکنان را با استفاده از نظرسنجی گالوپ اندازه‌گیری می‌کرد. ما ده تیم فروش برتر، ده تیم با امتیاز پایین و ده تیمی که نسبت به سال گذشته بیشترین پیشرفت را نشان داده بودند انتخاب، با رهبر و یکی از اعضای تیم مصاحبه کردیم و از آن‌ها خواستیم رازهای موفقیت‌شان را با ما به اشتراک بگذارند.
سازمان دیگری که با آن کار کردیم، از مشاوران و مدیران فنی بین‌المللی برای شناسایی فرصت‌های یادگیری و انتقال دانش استفاده می‌کند. آن‌ها به سراسر جهان سفر می‌کنند، فعالیت‌ها را در مراکز مختلف بررسی کرده و اقدامات خوبی را که باید از آن‌ها الگو گرفت و همچنین فرصت‌هایی را برای یادگیری از اشتباهات شناسایی می‌کنند. سپس از تیم محلی می‌پرسند که چگونه به موفقیت دست یافته‌اند و چه دانشی را می‌توانند با دیگران به اشتراک بگذارند.
یک رویکرد جایگزین رایج در سازمان‌های پروژه‌محور، برنامه‌ریزی مرورهای یادگیری و تبادل دانش در چارچوب فعالیت است. هریک از این بررسی‌ها شامل درخواست از تیم برای به اشتراک گذاشتن داوطلبانه چیزهایی است که آموخته‌اند. این بررسی‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- پس از بررسی‌های اقدام ،به‌صورت روزانه و در طول یادگیری با شدت بالا، یا بعد از هر کار مهم
- یادگیری از همتایان در اوایل هر مرحله پروژه یا در حین راه‌اندازی پروژه کمک می‌کند
- مرورهای گذشته (یا نوعی دیگر از بررسی پست پروژه) در پایان هر مرحله پروژه، یا در هر دروازه بررسی پروژه
- یک جلسه انتقال دانش در پایان یک پروژه، برای بحث در مورد دانش جدید با پروژه‌های دیگر
- یک جلسه محدودیت فنی در مرحله برنامه‌ریزی دقیق، برای به دست آوردن دانش از افراد باتجربه دقیق
- مروری بر گذشته (یا هر شکل دیگری از بررسی) در پایان یک فرآیند پیشنهاد، زمانی که سازمانب این نتیجه رسیده است که آیا پیشنهاد موفقیت‌آمیز بوده است یا ناموفق.
روش برنامه‌ریزی‌شده مزایای زیادی دارد. اولاً، موفقیت و شکست اجزای هر پروژه است و اگر هر پروژه بررسی شود، ممکن است درس‌هایی شناسایی شود که می‌تواند از اشتباهات بزرگ بعدی جلوگیری کند. ثانیاً، اگر شناسایی دروس برنامه‌ریزی‌شده باشد، به یک انتظار واضح تبدیل می‌شود و سازمان می‌تواند نظارت کند که آیا انتظارات برآورده شده است یا خیر. این انتظار در بسیاری از سازمان‌ها رایج است، به نظر می‌رسد میزان سختگیری که با آن انتظارات برآورده می‌شود متفاوت است. درنهایت، با برنامه‌ریزی و تسهیل گفتگوی یادگیری، می‌توانید دانشی را که هیچ‌کس تا زمانی که شروع به بحث در مورد آن نکرده نسبت به آن آگاهی ندارد کشف کنید.
رویکرد نهایی رویکرد «نقطه نیاز» است. اینجاست که کسی متوجه می‌شود که به دانش نیاز دارد و از جامعه عمل مربوطه کمک می‌خواهد. این راه یک راه بسیار مؤثر برای انتقال دانش است. می‌توان این رویکرد را یک رویکرد «در زمان مناسب» دانست تا «در صورت امکان». مطالعه مک کینزی که در اینجا به آن اشاره شده است ادعا کرد که درخواست‌های کمک مستقیم بین همکاران 75 تا 90 درصد از کل کمک‌های ردوبدل شده در سازمان‌ها را شامل می‌شوند. بنابراین به کارکنانی که دانش خود را به‌صورت داوطلبانه ارائه می‌کنند اکتفا نکنید، درعوض فرآیندهای برنامه‌ریزی‌شده‌ای را تنظیم کنید که زمینه‌ای برای داوطلب شدن فراهم می‌کنند. از داوطلبان بخواهید این راهی است که دانش به اشتراک گذاشته می‌شود.
منبع:
http://www.nickmilton.com/2022/03/why-asking-for-knowledge-contributions.html
