مدیریت دانش در شرکت نفت و گاز اِنی
شرکت انی (Eni) یک شرکت چندملیتی نفت و گاز ایتالیایی و دفتر مرکزی آن در شهر رم است. این شرکت یکی از ده شرکت نفتی بزرگ در جهان محسوب شده و در 66 کشور با سرمایه بازار 36 میلیارد دلار، فعالیت دارد. تعداد کارکنان انی در ایتالیا بیش از 31000 نفر و در خارج از ایتالیا بیش از 9600 نفر است. این شرکت برای آموزش کارکنان اهمیت ویژهای قائل است و تاکنون بیش از 1040 میلیون ساعت برای آموزش، وقت صرف کرده است. انی علاوه بر نفت و گاز درزمینههای دیگری همچون انرژی هستهای، معدن، مواد شیمیایی و پلاستیک، ماشینآلات پالایش، استخراج و توزیع و همچنین صنعت نساجی فعالیت دارد. انی در سال 2020 رتبه 113 را ازنظر درآمد و رتبه 24 را در بخش انرژی فورچون کسب کرد. این شرکت متعهد شده است که تا سال 2050 کربن را از تمامی محصولات و فرآیندهای خود حذف کند.
مدیریت دانش در صنعت نفت و گاز
شرکتهای بینالمللی نفت و گاز در یک محیط رقابتی فعالیت میکنند که در آن دانش باید برای ایجاد و خلق ارزش به کار گرفته شود. درنتیجه مدیریت دانش در صنعت نفت و گاز به دلایلی ازجمله پیچیدگی کسبوکار، گستره وسیع فعالیتها، فشار مسئولیت زیستمحیطی و اجتماعی، طبیعت سرمایهبر توسعه، اهمیت فزایندهای پیداکرده است. پروژههای این صنعت، نیاز به استانداردسازی و کارایی بالای فرآیندی و کسب مزیت رقابتی از فناوریهای نوآورانه و توسعه دانش جدید دارند.
پیادهسازی مدیریت دانش در شرکت نفت و گاز اِنی
اولین تلاشهای رسمی برای پیادهسازی مدیریت دانش در شرکت انی به سال 2000 برمیگردد، زمانی که این شرکت «گروههای شبکه فنی» را معرفی کرد،. این اقدام اولین نمونه از پیادهسازی یک راهکار مدیریت دانشی بود. این شرکت از طریق یک پروژه آزمایشی، اجرای فرآیندهای مدیریت دانش را با ایجاد پنج انجمن خبرگی و یک سیستم مدیریت دانش (KMS) آغاز کرد که نهتنها دفتر مرکزی بلکه تقریباً 90٪ از شرکتهای تابعه خود را نیز پوشش میداد. قبل از شروع پروژه، تمرکز زیادی بر آموزش نهتنها برای متخصصان، بلکه برای مدیران وجود داشت تا بر مزایای بالقوه سیستم تأکید شود. علاوه بر این، هدف دیگر این آموزشها، تائید و پشتیبانی از پروژه پیادهسازی مدیریت دانش توسط مدیریت ارشد بود.
نقشه دانش در شرکت انی
دلیل اصلی پیادهسازی مدیریت دانش در شرکت انی ، ارائه روش کارآمدتر برای تسهیم دانش و تسهیل فرآیندهای چرخه دانش از لحظه تولید و کسب تا بهکارگیری دانش بود. به همین منظور و همچنین ردیابی محتوا و شناسایی شبکههای تعاملی بین افراد، در ابتدا نقشه دانش شرکت تهیه شد. نقشه دانش به عنوان یکی از ابزارهای موثر در پیادهسازی مدیریت دانش کمک کرد که وضعیت موجود دانشی در شرکت انی مشخص شود.
عناصر کلیدی پیادهسازی مدیریت دانش در شرکت نفت و گاز اِنی:
عناصر کلیدی در مدیریت دانش انی شامل کارکنان، فرایندها و فناوری است. روابط و نقش عناصر کلیدی یک سیستم مدیریت دانش، در پیادهسازی موفقیتآمیز مدیریت دانش از اهمیت ویژهای برخوردار است. مدیران شرکا انی دریفاتند که مدیریت دانش بدون ایجاد انگیزه بری کارکنان، یا بدون زیرساخت فناوری برای پشتیبانی از آن، موفق نخواهد بود. براین اساس در پیادهسازی مدیریت دانش در این شرکت به این عناصر توجه شد که در ادامه مروری کوتاه بر آن خواهیم داشت.
کارکنان
مدیریت دانش در شرکت نفت و گاز اِنی بهطور عمده بر اساس انجمنهای خبرگی (CoPs) و واحدهای جغرافیایی (GUs) پیادهسازی شده است. افراد بر اساس یک دامنه کاری مشترک و انجمن خبرگی و یا یک منطقه جغرافیایی که در آن کار میکنند، گروهبندی میشوند. در شرکت انی علاوه بر افرادی که در طبقهبندی فوق عضو هستند بهعنوان دنبال کننده (follower) و اعضای جامعه دانش، شناخته میشوند.
این افراد بخشی از یک انجمن خبرگی یا یک منطقه جغرافیایی خاص نیستند، بلکه به هر دو گروه تعلق دارند. هر دنبال کننده بخشی از یک انجمن بر اساس حوزه کاری خود و یک منطقه جغرافیایی، عضو پورتال شده است. برخی از این انجمنها عبارتاند از حفاری، اکتشاف و زمینشناسی، که همگی جوامعی هستند که بر فعالیتهای اصلی انی تمرکز دارند. انجمنهای دیگری در حوزههای تجاری اداری مانند حسابداری و کنترل و بخش تحقیقات و نوآوری نیز ایجادشدهاند.
بخش تحقیقات و نوآوری، فعالانه، اشتراکگذاری اطلاعات و دانش تحقیق و توسعه را در کل شرکت ترویج و تسهیل میکند. انجمنهای خبرگی متعلق به یک بهاصطلاح “خانوادههای حرفهای” (professional families) در سازمان هستند، که مأموریت انجمنها را تعیین و تصمیم میگیرد که چگونه باید فعالیتهای خود را در رابطه با مدیریت دانش انجام دهند. هر انجمن خبرگی، دارای تعداد متفاوتی از دنبال کننده در درون خود است. این افراد متخصصان و خبگان سازمان در حوزههای خاص هستند و درواقع وظیفه دارند یک راهحل بالقوه برای مشکلاتی که سایر کاربران با آن مواجه میشوند را ارائه دهند. کارمندان تازه استخدامشده با حضور در این انجمنها این فرصت را دارند که به دانش دسترسی داشته و بهسرعت در مورد مهمترین موضوعات در انجمن مربوط به خودآگاهی یافته و آموزش ببینند تا سریعتر در شرکت رشد کنند.
انجمنها، ساختار سلسله مراتبی رسمی ندارند اما یک فرد مرجع دارد که تسهیلگر نامیده میشود و در درجه اول نقش نظارتی و انگیزشی را ایفا میکند. تسهیلکننده همچنین مسئول مدیریت دادههای حساس است و اطمینان حاصل میکند که هیچ سوال مطرحشدهای در انجمن، بیپاسخ باقی نماند. او نهتنها ارتباط بین همکاران متعلق به یک انجمن “خانوادههای حرفهای”، بلکه بین کاربران از انجمنهای مختلف را نیز تسهیل میکند. علاوه بر یک تسهیلکننده، هر انجمن یک همیار نیز دارد.
رویکرد مشابهی برای هر منطقه جغرافیایی (GU) اعمال میشود، فرد مسئول یک نقطه کانونی نامیده میشود. نقش نقطه کانونی ترویج، نظارت و عمل بهعنوان یک فرد مرجع برای افراد درون منطقه و همچنین برای تیم مدیریت دانش که در دفتر مرکزی شرکت کار میکنند، است.
فرآیندها
جنبه فرآیندی مدیریت دانش به پیادهسازی راهکارهای جدید برای انجام کار یا ایجاد آنچه میخواهید به دست آورید، اشاره دارد. در شرکت انی چرخه دانش با تولید دانش و معمولاً از طریق به اشتراکگذاری تجربیات افراد در زمینههای مختلف آغاز میشود. اشتراکگذاری، ممکن است بهصورت مشارکت یا سؤالات بارگذاری شده در پورتال صورت گیرد. علاوه بر این از طریق ابتکاراتی مانند مدیریت ایده نوآوری و پروژه اشتراکگذاری انجام میشود.
بهمنظور حمایت از تولید و جذب دانش، شرکت انی تدوین نقشه دانش را نیز انجام میدهد. این فرآیند ارزشمند نهتنها شامل طبقهبندی محتوا (تشخیص، ردیابی و گروهبندی محتوا) میشود، بلکه شامل تجزیهوتحلیل شبکه دانش (KNA) نیز میشود، که تعاملات بین کاربران مختلف مدیریت دانش را جمعآوری و مطالعه میکند و افراد کلیدی مانند خبرگان حوزههای دانشی را شناسایی میکند. شبکههای دانش به طراحی انجمنهای خبرگی نوظهور و جدید بر اساس همکاری واقعی از دیدگاه پایین به بالا کمک میکند. فعالیتهای ذخیرهسازی و اشتراکگذاری فرآیندهایی هستند که از طریق پورتال انجام میشوند و بهطور کامل در آن ادغام میشوند. درنهایت آخرین مرحله شامل کاربرد دانش و درنتیجه فرآیند درونی سازی است که کاربر برای جذب آن متعهد میشود.
یکی دیگر از فرایندهای بسیار مهم در حوزه مدیریت دانش حاکمیت سیستمها و شیوههای مدیریت دانش است. بخشهای فناوری اطلاعات، منابع انسانی، مدیران، تسهیلگران انجمنهای خبرگی، نمایندگان مناطق جغرافیایی و تیم دفتر مدیریت دانش، همه نقش حمایتی حیاتی در این فرآیندها ایفا میکنند، بهویژه تیم مدیریت دانش که مسئول ارائه ابزار، پشتیبانی، مربیگری و راهنمایی برای انجمنها و مناطق جغرافیاییهای مختلف، هماهنگی، نظارت، تنظیم و نظارت بر اهداف، ترویج ابتکارات جدید و راههای جدید است. تیم مدیریت دانش Eni، اگرچه قادر به انجام این وظایف است، اما این کار را با همکاری نزدیک با تسهیلگران و نقاط کانونی انجام میدهد.
فناوری
قبل از راهاندازی پورتال مدیریت دانش در این شرکت، سیستم مدیریت دانش کاغذی و مستند محور بود و عمده اطلاعات و دانشهای انجمنها از طریق ایمیل منتقلمیشد. این موضوع منجر به از دست رفتن مستندات، همافزایی و مشارکت همگانی میشد. پسازآن شرکت پورتالی برای مدیریت دانش ایجاد کرد که دارای قابلیتهای گوناگونی است.
هنگام ارسال یک پاسخ یا به اشتراکگذاری یک درسآموخته و یا پستهای کوتاه، همه میتوانند آن را ببینند و میتوانند نظر بدهند. با این کار بهطور بالقوه آغازگر مکالمهای هستند که در آن ایدهها و توصیهها در خارج از مرزهای سلسله مراتبی سازمان تبادل میشود. در پورتال مدیریت دانش، کارکنان پروفایل و حساب شخصی خود را دارند و میتوانند رزومه فردی خود را وارد کنند. همچنین یک بخش “از من درباره” بپرسید که شناسایی “فرد مراجعهکننده” را برای یک موضوع خاص برای سایر کاربران آسانتر میکند. هر انجمن خبرگی همچنین دارای صفحه و برچسبهای اختصاصی خود در پورتال است و اعضا میتوانند علاوه بر انجمنهای خود، سایر انجمنها را نیز دنبال کنند.
در قسمتی از پورتال، پیوندهای مفیدی به صفحاتی مانند آموزشهای مدیریت دانش و داستانهای موفقیت وجود دارد. هر کاربر یک مرور کلی بهروز شده از آخرین دانش تأثیرگذار دارد. همچنین جزئیات کاربر ازجمله دنبالکنندگان، برچسبهای دنبال شده، جوامع دنبال شده و غیره نمایش داده میشود. در “بدنه اصلی”، صفحه اصلی شامل یک فید خبری است که بهطور مداوم با پستهای منتشر شده توسط افرادی که کاربر دنبال میکند، بهروز میشود و کاربر میتواند آنها را لایک، پاسخ دهد، دنبال یا تبلیغ کند. همینطور پیوندی به وبینارها و یادآوری وبینارهای آینده وجود دارد. در بخش دیگری از پورتال، مروری بر برچسبهای ترند و مناطق جغرافیایی وجود دارد که اعضا را از موضوعات موردبحث در آن لحظه در پورتال مطلع میکند.
شرکت انی با بیش از 60 سال سابقه اکتشاف و برداشت نفت خام و گاز طبیعی در پروژههای نفتی انبوهی از تجارب و آموختهها را کسب کرده است. بخش قابل توجهی از این دانش در ذهن کارکنان این سازمان قرار دارد و انی با پیادهسازی راهکارهای مدیریت دانش در تلاش است تا از این دانش ارزش افزوده بیشتری خلق کند.
