مدیریت درس‌آموخته، رویکردی بسیار کاربردی در پیاده‌سازی مدیریت دانش است. بسیاری از سازمانها از مدیریت درس‌آموخته برای یادگیری از یک پروژه یا رویداد استفاده می کنند. درسآموختهها نه تنها برای بهبود پروژه‌ها و فعالیتهای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند، بلکه می توان آن‌ها را به صورت گسترده تری مورد استفاده قرار داد تا روندها و خط مشی‌های سازمان را بهبود بخشید، ریسک‌ها را کاهش داده و هزینه‌ها را به حداقل رساند.در این مطلب به مدیریت درس‌آموخته ناسا می‌پردازیم.
یک برنامه اثربخش مدیریت درس‌آموخته می‌تواند به سازمان کمک کند تا با استفاده مجدد از طرح‌های موجود و تکیه بر تجربیات گذشته، از دوباره‌کاری جلوگیری کند و به نوآوری بپردازد. مدیریت درسآموختهها می‌تواند منجر به استانداردسازی به‌روش‌ها در راستای بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌های عملیاتی شود. این کار مهارت یادگیری و پیشرفت حرفه ای را افزایش داده و مدت زمان رسیدن کارکنان به شایستگی‌های کاری را کاهش می‌دهد.
مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا (APQC) با استفاده از سال‌ها تجربه و مطالعه رویکردهای مدیریت درس‌آموخته در سازمان‌های برتر، هفت عنصر اساسی یک نظام موفق مدیریت درس‌آموخته را شناسایی کرده است ک این عناصر عبارتند از:
- اهداف استراتژیک فرایند مدیریت درس‌آموخته را تعیین کنید.
- اطمینان حاصل کنید که دروس آموخته می‌تواند برای پشتیبانی از تیم‌های پروژه و فرایندهای سازمانی به‌کار گرفته شود.
- از درسآموختهها در سایر پروژه‌ها و حوزه‌هایی که منابع دانشی متفاوتی دارند نیز استفاده مجدد شود
- نقش‌های حاکمیتی واضح و مشخصی برای راهبری و اجرای فرایندهای مرتبط با مدیریت درس‌آموخته تعیین شود.
- ایجاد یک فرآیند یکپارچه و به موقع برای گرفتن و به اشتراک گذاشتن دروس آموخته شده.
- کارکنان را برای افزایش مشارکت تشویق کرده و در آن‌ها ایجاد انگیزه کنید.
- تاثیر و نرخ بازگشت سرمایه درسآموختهها را اندازه گیری کنید
مدیریت درس‌آموخته در ناسا
اداره کل ملی هوانوردی و فضا ( National Aeronautics and Space Administration) به اختصار ناسا سازمانی مستقل در قوهٔ مجریهٔ حکومت فدرال ایالات متحده آمریکا است که مسئولیت برنامه‌ریزی در حوزه‌های برنامهٔ فضایی کشوری و تحقیقات مکانیک پرواز و هوافضا را بر عهده دارد.
مدیریت دروس آموخته یک رویکرد کلیدی برای نهادینه‌سازی مدیریت دانش و به اشتراک‌گذاری دانش در فرایندهای کاری ناسا است. درسآموختهها در ناسا مجموعه ای از رویه‌های مدیریت اطلاعات است که برای اطمینان از ضبط و اشتراک گذاری، یادگیری‌های مهم و در دسترسی قرار دادن آن در سازمان به کار گرفته می‌شود.
ناسا دارای یک استراتژی متمرکز برای مدیریت درس‌آموخته‌هاست، اما در واحدهای مختلف، روش‌های متفاوتی برای ثبت تجربیات و استفاده مجدد از آن وجود دارد.
ناسا “درس‌آموخته” را دانش یا درک به دست آمده از تجربه (مثبت یا منفی) تعریف می‌کند
کارکنان ناسا دروس آموخته مختلفی را از طریق کانال‌های مختلف، از جمله آموخته‌های رسمی، جلسات بازنگری پس از پروژه، کارگاه‌های آموزشی، کمیتهها، مایلستون‌‌ها و فعالیتهای مهم پروژه و غیره به دست می آورند. ناسا درس‌های آموخته شده را به‌گونه‌ای استخراج می‌کند تا از آن‌ها برای بهبود پروژه‌های فعلی و آینده استفاده کند. به عنوان مثال در جلسات بازنگری پس از اقدام به طور معمول چهار موضوع زیر را با تیم پروژه بررسی می کند:
- تیم قصد انجام چه کاری را داشت؟
- چه چیزی خوب انجام نشد و چرا؟
- چه آموختیم؟
- چه چیزی را باید تغییر دهیم؟
انتشار درسآموختهها
اگرچه تمام جلسات در ناسا باعث یادگیری و آموختن تجربیات می‌شود، اما تنها زمانی این موارد در سیستم مدیریت درس‌آموخته ثبت می‌شود که به تایید متخصان برسد. برای این کار کمیته‌های تخصصی تشکیل شده که افراد در این کمیتهها وظیفه بررسی و صحه‌گذاری تجربیات ارائه شده را بر عهده دارند. دروس آموخته تأیید شده در یک مخزن دانش در شبکه مهندسی ناسا ثبت و نگهداری می‌شود و سپس برای همه کارمندان و پیمانکاران قابل دسترسی است.
نرم افزارهای مدیریت دانش و چرخه درس‌آموخته
تجربه ناسا و سایر سازمانها و شرکت‌های پیشرو در زمینه مدیریت دانش بیانگیر این است که ایجاد چرخه مدیریت درس‌آموخته بدون استفاده از یک ابزار تکنولوژیکی بسیار دشوار خواهد بود. برترین شرکت‌های دنیا در زمینه پیاده سازی و استقرار مدیریت دانش از سیستم‌های نرم‌افزاری بدین منظور استفاده می‌کنند. ساختار نرم‌افزار‌های مدیریت درس‌آموخته بدینگونه است که دانشکاران سازمان با عضویت در آن، امکان ثبت درس‌آموخته در فرمت‌های از قبل تعیین شده را خواهند داشت. پس از ثبت درس‌آموخته، متخصصان سازمان وظیفه دارند مطالب ثبت شده را ارزیابی و صحه‌گذاری کنند و پس از آن اجازه انتشار آن را صادر کنند. گام بعدی در این فرایند به‌کارگیری درسآموختهها و حصول اطمینان از جاری‌سازی آن در فرایندهاست. این مرحله بسیار مهم نیز باید متناسب با سطح بلوغ سازمان انجام شود تا چرخه مدیریت درس‌آموخته تکمیل شود.
