سازمان شما چگونه با ظهور سریع هوش مصنوعی و نوآوریهای دیگری که به سرعت همدیگر را دنبال میکنند، برخورد میکند؟ حقیقت این است که حجم دانش مورد نیاز برای گردآوری دائما در حال افزایش است. به این موضوع، هنجار دورکاری و تغییر شغل افراد با سرعت بیشتر از گذشته را اضافه کنید، آنگاه متوجه آشفتگی کامل دانش میشوید. بنابراین، یافتن مسیر درست و سریع در میان انبوه رو به رشد دانش برای اینکه بتوانید اطلاعات مورد نیاز خود را در تیم یا سازمان خود به درستی جمعآوری، گزارش و به اشتراک بگذارید، از اهمیت بالایی برخوردار است.
مدیریت دانش احتمالا اصطلاحی ناآشنا برای شما نیست. این عبارت به معنای واقعی کلمه به «فرایند ایجاد، به اشتراک گذاری، استفاده و مدیریت دانش و اطلاعات» اشاره دارد. باتلاق دانش هر ساله در حال گسترش است و همانطور که تجربه نیز نشان می دهد، یافتن اطلاعات و به اشتراک گذاری دانش را دشوار می کند. بنابراین برای سازمانها مهم است که ساختاری را توسعه دهند که استفاده و به اشتراک گذاری آسان دانش با همکاران را ممکن سازد و آن را ترویج کند. در ادامه، 7 نکته عملی برای هدایت شما در مسیر درست در زمینه به اشتراک گذاری دانش در سازمانها آورده شده است.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
به اشتراکگذاری دانش را به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل کنید
اطمینان حاصل کنید که به اشتراک گذاری دانش بخشی از فرهنگ سازمانی شما می شود. در بسیاری از سازمان ها، یادگیری و به اشتراک گذاری دانش به طور آگاهانه بخشی از فعالیت های روزانه نیست. اگر می خواهید به اشتراک گذاری دانش را در سازمان خود آغاز کنید، ایجاد رویه ها و خط مشی هایی در مورد به اشتراک گذاری دانش با همکاران ضروری است. به عنوان یک سازمان، باید خودتان این تصمیم را بگیرید و همچنین برای توسعه فرهنگ به اشتراک گذاری دانش، ابتکار عمل را به دست بگیرید.
- الگو ارائه دهید
اشتراک دانش با میزان گشودگی کارمندان شما بالا و پایین می رود. اگر شما همیشه خود را بسته نگه دارید، نمی توانید از کارمندان خود انتظار روراستی داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که مدیران سازمان شما در حرف و عمل پیشرو هستند و واقعا رویکردی را که می خواهید اجرا کنید، نشان می دهند. به اصطلاح، با الگو قرار دادن خود رهبری کنید. اطمینان حاصل کنید که مدیران مجسم کننده سیاست مطلوب، شفاف و مشارکت فعال در به اشتراک گذاری دانش هستند.
- فضای راحت و صمیمی ایجاد کنید
بسیاری از افراد با دورهمیهای غیررسمی بعد از ساعات کاری، مانند پذیرایی عصر جمعه، آشنایی دارند. در این دورهمیها، کارمندان درباره تجربیات خود در طول روز کاری، جلسات طولانی و یا پروژههایی که روی آنها کار کردهاند، به بحث و گفتگو میپردازند. شاید برایتان جالب باشد که بدانید، به اشتراک گذاری دانش بین همکاران اغلب در چنین فضاهای غیررسمی رخ میدهد. بنابراین، برای تقویت و تسهیل این نوع از تعاملات، برپایی دورهمیهای غیررسمی در محل کار (چه به صورت ناهار مشترک و چه پذیرایی عصرانه) را در نظر بگیرید. حتی اگر لازم باشد، خودتان پیش قدم شده و سازماندهی چنین رویدادهایی را بر عهده بگیرید.
- برنامهریزی برای گشتهای خارجی
هنگامی که به یک گردش تیمی فکر می کنیم، به سرعت به شام یا یک بعد از ظهر بازی لیزر تگ فکر می کنیم. اما اگر می خواهید به اشتراک گذاری و کسب دانش به طور واقعی بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت شما تبدیل شود، مهم است که اطمینان حاصل کنید که اطلاعات از “خارج از سازمان” جاری شود. به این ترتیب، شما اطمینان حاصل می کنید که نه تنها اطلاعات داخل سازمان بارها و بارها “سفر” می کند، بلکه اطلاعات “جدید” از خارج از سازمان نیز به طور منظم وارد آن می شود. با تیم خود به سخنرانی بروید، در یک دوره آموزشی شرکت کنید یا از یک سخنران دعوت کنید.
- اشتراکگذاری دانش را به بخشی از جلسات هفتگی تبدیل کنید
این نکته بسیار ساده به نظر می رسد… با این حال، در عمل، به اشتراک گذاری دانش (مانند بسیاری از موارد استاندارد دستور جلسه) اغلب به سرعت از دستور جلسه شلوغ بسیاری از ما ناپدید می شود. ممکن است اغلب از دستور جلسه حذف شود، اما این موضوع اهمیت نهایی به اشتراک گذاری دانش با همکاران در جلسات هفتگی یا ماهانه را کم نمی کند. یک دور پرسش و پاسخ کوتاه را به عنوان بخش ثابتی از دستور جلسه قرار دهید و اجازه دهید تا همه افراد دانش و بینش های جدید خود را که در دوره گذشته به دست آورده اند با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
- اینترانت
برای برخی از سازمانها، اینترانت هنوز چیزی فراتر از نسخه آنلاین جلسات ماهانه یا هفتگی نیست. این یک فرصت از دست رفته است – یک اینترانت می تواند بسیار فراتر از آن باشد. اطمینان حاصل کنید که در اینترانت برای هر تیم فضایی وجود دارد که اعضای تیم بتوانند دانش، تجربیات و نکات خود را با همکاران به اشتراک بگذارند. برای استفاده بهینه از دانش کارمندان، انتخاب یک راه اندازی اینترانت بسیار کاربرپسند ضروری است تا همه بتوانند و بخواهند از آن استفاده کنند.
- رویههای به اشتراکگذاری دانش
تمام نکات ذکر شده تاکنون در مورد به اشتراک گذاری دانش در داخل سازمان و با کارکنان فعلی بوده است. ما تا به حال تغییرات در نیروی کار را در نظر نگرفته ایم، این موضوعی است که شما به عنوان یک سازمان قطعا باید به آن توجه کنید. چالش اصلی برای بسیاری از سازمان ها، حفظ دانش همکارانی است که سازمان را ترک می کنند. استانداردسازی این فرآیند بسیار مهم است. هنگامی که یک کارمند سازمان را ترک می کند، ضروری است که او بتواند رویه های صحیح را برای انتقال دانش خود دنبال کند. اطمینان حاصل کنید که اسناد انتقال به طور کامل تکمیل شده باشد، همه همکاران از کدهای ورود آگاه باشند و روابط با مشتری به طور مناسب منتقل شده باشد.
خواه خوشتان بیاید یا نه: همکاران همیشه به طور طبیعی و خودجوش دانش خود را به اشتراک نمی گذارند. شما به عنوان یک سازمان ابتدا باید شرایط مناسب را ایجاد کنید و ابزارهای لازم را برای کارکنان خود فراهم نمایید تا به اشتراک گذاری دانش به امری رایج در سازمان شما تبدیل شود. اگر هنوز فرهنگ به اشتراک گذاری دانش وجود ندارد، باید آن را توسعه و اجرا کنید. شما می توانید این کار را به طور یکجا یا گام به گام انجام دهید- به شرطی که در مسیر درست حرکت کنید. چه با تمام سرعت بدوید یا قدم های کوچک بردارید، در نهایت هر دو گزینه شما را به مقصد مورد نظر می رسانند.
