تغییر در یک سازمان اجتنابناپذیر است. بهویژه در عصر تحول دیجیتال و فناوریهای نوظهور، کسبوکارها و کارکنان نیاز به سازگاری دارند. مدیریت تغییر روشی است که تضمین میکند رهبران و کارکنان هنگام اجرای تغییرات در یک سازمان پشتیبانی میشوند. هدف یک برنامه مدیریت تغییر یا بهطور دقیقتر یک برنامه تغییر سازمانی، تدوین و اجرای فرآیندهایی است که ذینفعان / سهامداران را جذب میکند و از موفقیت کسبوکار و افراد ذینفع حمایت میکند. در عمل، مهمترین جنبه تغییر سازمانی همسویی ذینفعان است. در این مقاله به پنج مرحلهای که برای پشتیبانی از یکپارچهسازی مدیریت تغییر سازمانی لازم است، بیانشده است.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
- مخاطبان خود را مشخص کنید
تعیین مخاطب برای فرآیند مدیریت تغییر بسیار مهم است و باید مشخص شود که چه فردی یا افرادی تحت تأثیر تغییرات پیشنهادی قرار میگیرند. با شناسایی رهبران / مدیران کلیدی شروع کنید و تأثیر و مشارکت آنها را در تاریخچه تغییرات سازمانی تعیین کنید. رهبران کلیدی سازمان شما میتوانند زمینه مفیدی را فراهم کنند و بر کارکنان و فرهنگ تغییر تأثیر بگذارند. اگر بخواهید با رهبران درزمینه تغییر مصاحبه کنید و میزان درک آنان از تغییر را بسنجید لازم است در مرحله اول سوالات زیر را بپرسید:
- مزایای این تغییر چیست؟
- دلایل این تغییر چیست؟
- تاریخچه تغییر در سازمان چگونه است؟
در مرحله بعد، گروههای دیگری را که تحت تأثیر تغییر قرارگرفتهاند، شناسایی کنید. این افراد محرکهای اجرای موفقیتآمیز یک استراتژی مدیریت تغییر هستند. این مهم است که بفهمیم روزبهروز برای این افراد چگونه به نظر میرسد و سپس پس از اعمال تغییر، فردا چگونه خواهد بود.
یک مثال خوب از تغییری که یک سازمان ممکن است اعمال کند، استفاده از یک فناوری جدید مانند هوش مصنوعی مولد (generative AI) است. کسبوکارها این فناوری را برای تقویت کار و کارآمدتر کردن فرآیندهای خود پیادهسازی میکنند. حال این سوال پیش میآید که چه افرادی تحت تأثیر اجرای هوش مصنوعی مولد هستند؟ گاهی ممکن است رهبران کلیدی منتخب، معاون یا مدیر دپارتمانی باشند که فناوری مورداشاره را پیشنهاد و راهاندازی کرده است. رهبران کلیدی همراه با یک مدیر ارشد فنی و مدیران تیم، افرادی هستند که فعالیتها و اقدامات آنها توسط فناوری تقویت و از آن پشتیانی میشود.
- ذینفعان کلیدی را همسو کنید
پیامهایی که به افراد خواهیم رساند چیست؟ هنگامیکه رهبران کلیدی گرد هم میآیند تا نقشها و رفتارهای خود را برای ایجاد تغییر تعیین کنند، مهم است که به یاد داشته باشید که هر کس دیدگاه متفاوتی خواهد داشت و باید به آن توجه شود. برای همسویی بهتر رهبری، یک رویکرد تکرارشونده را در پیش بگیرید. از طریق برگزاری یک جلسه همسویی، تیمها میتوانند با رهبران کلیدی، متخصصان مدیریت تغییر و افراد، همکاری کرده تا بهترین استراتژی مدیریت تغییر را تعیین تا از کسبوکار و کارکنان، پشتیبانی کند.
به مثال هوش مصنوعی مولد بهعنوان تغییری که در سازمان اعمالشده است، فکر کنید. همسویی صحیح ذینفعان به این صورت است که مدیرانی که تصمیم به پیادهسازی فناوری دارند، کارشناسان فنی هوش مصنوعی مولد، مدیران تیمی که هوش مصنوعی مولد را در جریان کاری خود پیادهسازی میکنند و حتی افراد مورد اعتماد را دور هم جمع میکند. این افراد ممکن است تغییرات گذشته را در سازمان تجربه کرده باشند.
- ابتکارات و محدوده تغییر را تعریف کنید
چرا تغییر را اجرا میکنید؟ محرکهای اصلی تغییر چیست؟ تغییر در ساختار فعلی سازمان چقدر است؟ بدون چشمانداز روشن برای ابتکارات تغییر، سردرگمی از سوی ذینفعان وجود خواهد داشت. دامنه تغییر باید بهراحتی تعیین و مشخص شود و باید برای کارکنان شما منطقی باشد تا بتوانید نتیجه مطلوب را به دست آورید.
هوش مصنوعی مولد جریان کار را تسریع میکند و کسبوکارها را کارآمدتر میکند. بااینحال، یکی از موانع این فناوری جنبه روانی آن است که قدرت را از افرادی که وظایف اداری را انجام میدهند، میگیرد. تعریف واضح مزایای هوش مصنوعی مولد و اهداف اجرای این فناوری میتواند به کارکنان کمک کند تا نیاز را بهتر درک کنند.
ابتکارات و ارتباطات روشن، ازجمله طرحی برای کسب یا ارتقای مهارت کارکنان برای درک و استفاده از فناوری بهعنوان بخشی از حوزه کاری آنها نیز به ترویج اقدامات و فعالیتهای انجامشده، کمک میکند. با این روش اعضای تیم تغییر، از طریق ذینفعان، تبدیل به کسانی میشوند که راه جدیدی را برای انجام اقدامات خود بکار گرفتهاند. به کارکنان خود نشان دهید که چگونه از ابزار فناوری و سایر امکانات در دسترس، برای تغییر استفاده کنند.
- اجرای طرح مدیریت تغییر
پس از آمادهسازی و فراهم شدن زیرساختها برای درک افراد، همسو کردن ذینفعان و تعریف محدوده، زمان اجرا فرا رسیده است. با برنامه مدیریت تغییر «زنده شوید» و به یاد داشته باشید که با کارکنان صبور بوده و ارتباطات واضحی داشته باشید. در این مرحله باید بدانید که کارکنان چگونه فرآیند را مدیریت میکنند؟ آیا منابع بیشتری موردنیاز است؟ در این مرحله بازخوردها در نظر گرفته و سپس میزان دستیابی به اهداف را ارزیابی کنید.
پیادهسازی هر فناوری جدید احتمال بروز اشکالات، تأخیرها یا خطاها در استفاده را ایجاد میکند. به همین دلیل ابتدا لازم است این فناوری بهصورت آزمایشی با تیم کوچکی پیادهسازی شده و افراد محدودی تحت آموزش این ابزار قرار گیرند. تیم مدیریت تغییر پس از جمعآوری بازخورد از تاریخ «زنده سازی» خود، میتواند به پیادهسازی فناوری در سراسر سازمان ادامه دهد. به یاد داشته باشید که مراقب بازخورد کارکنان باشید و یک خط ارتباطی باز داشته باشید.
- برای بهبود سازگار شوید
انطباق فرآیندها، اقدامی است که میتوان در هر مرحله از پیادهسازی انجام داد، اما تخصیص زمان برای تجزیهوتحلیل بازگشت سرمایه (ROI) باید در تاریخ تغییر انجام شود. بررسی را میتوان از طریق رویکرد «حس و پاسخ» اجرا کرد.
شما باید حس کنید که افراد چگونه به تغییرات اعمالشده واکنش نشان میدهند. این را میتوان از طریق تجزیهوتحلیل احساسات، نظرسنجیها و جلسات اطلاعاتی، انجام داد. سپس، دادهها را تجزیهوتحلیل کنید. در نهایت، بر اساس تجزیهوتحلیل، به واکنش کارکنان پاسخ مناسب دهید.
بسته به اینکه کسبوکار و کارکنان چگونه به تغییرات واکنش نشان میدهند، تعیین کنید که آیا چشمانداز و اهداف اصلی تغییر، تحقق پیداکرده یا خیر. در غیر این صورت، شکافها و عارضهها را شناسایی و نحوه پشتیبانی را تعیین کنید. توجه داشته باشید که هم با ذینفعان ارتباط برقرار کنید و هم به بازخورد کارکنان گوش دهید.
در پایان هوش مصنوعی مولد، ابزاری است که برای سنجش عملکرد و اقداماتی مانند ارزیابی دقیق میزان پیشرفت در خدمت سازمان است. سازمان میتواند هم رشد و موفقیت فناوری اجراشده را اندازهگیری کند و هم کارایی کارکنانی که این ابزار را در جریان کاری خود بکار گرفتهاند. همچنین رهبران میتوانند با انجام نظرسنجیهایی متوجه شوند که چگونه تغییر انجامشده بر سازمان تأثیر داشته است یا خیر.
چگونه از موفقیت در اجرای تغییرات سازمانی اطمینان حاصل کنیم
فرمول موفقیت برای اجرای مدیریت تغییر سازمانی شامل نسل بعدی رهبری، همچنین فرهنگ شتابدهندهای است که با تغییر سازگار است و نیروی کاری که هم الهام گرفته و هم درگیر است. درک افراد درگیر در فرآیند برای آماده شدن برای یک رویکرد موفق در مدیریت تغییر مهم است. هرکسی با دیدگاه خاص خود در مورد نحوه اجرای تغییر پای میز مذاکره میآید. مهم است که در مورد اینکه چرا این تغییر اتفاق میافتد، همسو بمانید. کارکنان محرک تغییر هستند. ارتباط شفاف، باز و منسجم با ذینفعان خود را حفظ کنید و با کارکنان خود همدلی کنید تا اطمینان حاصل کنید که تغییر با نیازهای آنها همخوانی دارد.
منبع:
https://www.ibm.com/blog/5-steps-for-implementing-change-management-in-your-organization/
