شرکتها روزانه با خطرات متعددی مواجه میشوند، از عدم اطمینانهای مالی گرفته تا نقض امنیتی که همگی اعتبار و یکپارچگی عملیاتی آنها را تهدید میکنند. طبق گزارش IBM، میانگین جهانی هزینه نقض داده [1]در سال 2023 به 4.45 میلیون دلار افزایش یافته که نشاندهنده افزایش 15 درصدی طی سه سال گذشته است. با توجه به اینکه این خطرات به طور توقفناپذیری در حال تکامل هستند، 51 درصد از سازمانها قصد دارند سرمایهگذاریهای خود در حوزه امنیت را افزایش دهند. این بهبودها شامل برنامهریزی و آزمایش پاسخگویی به حوادث، آموزش جامع کارکنان، و ابزارهای پیشرفته برای شناسایی و پاسخگویی به تهدیدها و کاهش ریسک با کمک مدیریت دانش میشود.
همچنین استفاده از هوش مصنوعی امنیتی و اتوماسیون گسترده نیز مزایای مالی قابلتوجهی را در جهت افزایش امنیت دادهها ارائه داده است و به طور متوسط تا 1.76 میلیون دلار در هزینههای سازمانها صرفهجویی کرده است. اگرچه حذف کامل تمامی تهدیدها امکانپذیر نیست، اما راهبردهایی وجود دارد که میتوانند ریسکها را مدیریت و کاهش دهند. با اجرای یک پلتفرم و پیروی از استراتژی جامع مدیریت دانش، کسبوکارها میتوانند بسیاری از تهدیدات بالقوه مانند اختلال در تداوم خدمات، آسیب به شهرت و از دست رفتن دانش سازمانی را کاهش دهند. در ادامه، چند روش مؤثر کاهش ریسک با کمک مدیریت دانش، معرفی شده است که از پرداخت هزینههای سنگین توسط کسبوکار شما جلوگیری کرده و کمک میکند تا به موفقیت درازمدت دست یابید.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
چگونگی کاهش ریسک با کمک مدیریت دانش
مدیریت دانش از چند طریق به کاهش ریسک سازمان کمک میکند در ادامهِ به هریک میپردازیم:
حفظ دانش سازمانی
ترک سازمان و ورود افراد جدید، روال معمول در تمامی سازمانها است. اما اگر این مسئله مدیریت نشود، خطرات زیادی به همراه دارد. دادههای اخیر نشان میدهد که میانگین نرخ ترک سازمان 41 درصد است و مطالعهای از Gallup نشان میدهد که 68 درصد از کارکنان در سال 2023 نسبت به ادامه کار بیانگیزه بودهاند. این آمار نشاندهنده نیاز جدی به استراتژیهای حفظ کارکنان و بهبود تعامل در میان آنها است. هر بار که یک کارمند سازمان را ترک میکند، سازمان با خطر از دست رفتن دانش و تخصص سازمانی روبروست. مگر اینکه یک فرایند مدیریت دانش قوی برای ثبت و حفظ این دارایی ارزشمند وجود داشته باشد. این ریسک ناچیز نیست؛ زیرا بر تداوم عملیاتی تأثیر میگذارد و ممکن است مدتزمانی که کارمندان جدیدی نیاز دارند تا بر کار خود مسلط شوند را به تأخیر اندازد. علاوهبراین، امنیت پایگاه دانش یک شرکت بهویژه زمانی که کارکنان سازمان را ترک میکنند، بسیار مهم است. حفاظت از اطلاعات حساس و اطمینان از حفظ یکپارچگی پایگاه دانش برای کاهش ریسکهای امنیتی ناشی از ترک کارکنان ضروری است. یک استراتژی مدیریت دانش مؤثر، دانش سازمانی را به روشهای استاندارد حفظ میکند و اطمینان حاصل میکند که کارکنان جدید بهسرعت و بهطور ایمن به اطلاعات لازم دسترسی پیدا کنند. با یک رویکرد استراتژیک به مدیریت دانش، سازمانها میتوانند امنیت و استفاده از داراییهای دانشی خود را افزایش دهند و مطمئن شوند که کارکنان جدید منابع لازم برای موفقیت و کمک مثبت به تداوم کسبوکار و تجربه مشتری را دارند.
بهروز نگه داشتن دانش و اطلاعات
در خدماتی که اطلاعات تحت نظارت شدید هستند، مانند خدمات مالی، بهداشت و داروسازی و غیره، قوانین و مقررات بهطور مداوم تغییر پیدا میکنند. در این سازمانها معرفی قوانین جدید و بازنگری یا تفسیر مجدد مقررات موجود، امری رایج است. بهروزرسانی این تغییرات بسیار مهم است، زیرا عدم رعایت قوانین میتواند به جریمههای سنگینی منجر شود. برای مثال، نقض مقررات GDPR میتواند تا 11 میلیون دلار یا 2 درصد از درآمد سالانه شرکت، جریمه به همراه داشته باشد. مدیریت این مقررات، نیازمند رویکردی پویا است. روشهای سنتی که در آنها کارکنان بهصورت فردی تغییرات را پیگیری میکنند، ناکارآمد و مستعد خطا هستند. با یک نرمافزار مدیریت دانش جامع، فرایند بهروزرسانی قوانین و مقررات بهصورت متمرکز مدیریت میشود. پس از بهروزرسانی، این اطلاعات حیاتی بلافاصله برای تمامی کارکنان قابلدسترسی میشود و اطمینان ایجاد میشود که همه افراد در جریان الزامات جاری قرار دارند و توانایی اجرای آنها را دارند. این رویکرد متمرکز، انتشار اطلاعات حیاتی مربوط به مقررات را ساده کرده و بهطور قابلتوجهی خطر جریمههای ناشی از عدم رعایت قوانین را کاهش میدهد. با ادغام فرایند بهروزرسانی با جریان کار روزانه از طریق نرمافزار مدیریت دانش، سازمانها مطمئن میشوند که مقررات رعایت شده و بهرهوری عملیاتی و کیفیت خدمات مشتری بهبود پیدا خواهد کرد.
کاهش خطاهای کاری
وقتی کارکنان مطمئن نیستند که چگونه باید وظایف خاصی را انجام دهند یا به مسائل مشتریان پاسخ دهند، ممکن است به روشهای غیرقابلاعتماد مانند پرسش از همکاران، جستجو در ایمیلهای قدیمی یا بداههگویی روی آورند. این رویکردها میتوانند به ناهماهنگی و خطا منجر شده و بر بهرهوری و کیفیت خدمات تأثیر بگذارند. اما اجرای یک نرمافزار مدیریت دانش قدرتمند میتواند این خطرات را به طور چشمگیری کاهش دهد. بر اساس یک مطالعه از IDC، شرکتهایی که نرمافزارهای مدیریت دانش قدرتمندی دارند، بهرهوری تا 30 درصد افزایش داشته و زمان تکمیل وظایف تا 35 درصد کاهش یافته است. با متمرکز کردن دسترسی به اطلاعات دقیق و بهروز، یک پلتفرم مدیریت دانش اطمینان میدهد که کارکنان به منابع موردنیاز برای حل مسائل بهدرستی و بهطور کارآمد دسترسی فوری دارند. این امر نهتنها فرایند یافتن اطلاعات را سادهتر میکند، بلکه بهطور قابلتوجهی احتمال خطاها را کاهش داده و به ایجاد یک جریان کاری منسجم و قابلاعتماد کمک میکند.
کاهش ریسک دسترسی مشتریان به اطلاعات قدیمی
پرسشهای مکرر مشتریان و دریافت اطلاعات متناقض از کانالهای مختلف میتواند تجربه مشتری را بهشدت کاهش دهد. چنین ناهماهنگیهایی نهتنها باعث ناامیدی مشتریان میشود، بلکه میتواند اعتماد آنها را از بین ببرد و به اعتبار برند شما آسیب برساند. طبق مطالعهای از PwC، 73 درصد از مصرفکنندگان نحوه تعامل پشتیبانی با مشتریان را بهعنوان یک عامل مهم در تصمیمات خرید خود ذکر کردهاند که نشاندهنده اهمیت تعاملات دقیق و منسجم با مشتری است. برای تضمین یک تجربه مشتری با کیفیت بالا، ضروری است که تمام کارکنان به اطلاعات یکسان و قابلاعتماد درباره محصولات، فرآیندها و سیاستهای شرکت دسترسی داشته باشند. پیادهسازی یک سیستم مدیریت دانش جامع این نیاز را به طور مؤثر برطرف میکند. سیستمهای پیشرفته قابلیتهایی مانند شناسایی محتوای تکراری، بررسیهای زمانبندیشده محتوا، و علامتگذاری پستها برای بهروزرسانی را ارائه میدهند که به حفظ دقت و انسجام محتوا در تمامی پلتفرمها کمک میکند. با اطمینان از اینکه هر عضو تیم به جدیدترین اطلاعات دسترسی دارد، سیستم مدیریت دانش به جلوگیری از انتشار دادههای قدیمی یا متناقض کمک کرده و درنتیجه یک روایت منسجم در تمامی نقاط تماس مشتری حفظ میشود. این مسئله نهتنها از خدمات عالی به مشتریان پشتیبانی میکند، بلکه به تقویت اعتبار شرکت شما بهعنوان یک منبع قابلاعتماد و معتبر کمک میکند.
کاهش ریسک با کمک مدیریت دانش و سرمایهگذاری در یک نرمافزار مدیریت دانش فراتر از یک تاکتیک کاهشدهنده ریسک است؛ این یک سرمایهگذاری استراتژیک برای آینده کسبوکار شماست که اطمینان میدهد نیروی کار شما آگاه است، خدمات شما منسجم است و تعاملات شما با مشتری سازنده و اطمینانبخش است.
کاهش ریسک با کمک مدیریت دانش از منظری کلی
مدیریت دانش نقش حیاتی در کاهش مجموعهای گسترده از ریسکهای مرتبط با ماهیت پویا و غالباً غیرقابلپیشبینی کسبوکارها ایفا میکند. از حفاظت از دانش سازمانی و اطمینان از رعایت مقرراتی که بهطور مداوم در حال تغییر هستند گرفته تا افزایش بهرهوری و حفظ انسجام در ارتباطات با مشتری. پیادهسازی یک نرمافزار مدیریت دانش پایهای محکم برای مدیریت ریسک فراهم میکند. سرمایهگذاری در مدیریت دانش تنها شامل مدیریت اطلاعات نیست؛ بلکه حفاظت از آینده سازمان شما نیز هست. این امر نیروی کار شما را توانمند میکند، تطابق با مقررات را تقویت میکند، خطاهای عملیاتی را کاهش میدهد و اعتماد مشتری را تأمین میکند – هر یک از این جنبهها به ایجاد یک کسبوکار پررونق و باثبات کمک میکند. در عصری که اطلاعات معادل قدرت است، اطمینان از اینکه این قدرت بهدرستی و بهطور مؤثر مورداستفاده قرار گیرد، برای هر کسبوکاری که به دنبال بقا و پیشرفت باشد، ضروری است. اولویت دادن به مدیریت دانش، سازمانها نهتنها شاهد کاهش ریسک با کمک مدیریت دانش هستند بلکه محیطی از بهبود مستمر و دوراندیشی استراتژیک ایجاد میکنند. آینده متعلق به کسانی است که امروز آماده میشوند و با مدیریت دانش، سازمان شما دقیقاً در حال انجام این کار است: آمادهسازی برای دستیابی به موفقیت.
منبع:
Fwd: https://bloomfire.com/blog/knowledge-management-minimizes-risk/
[1] نقض دادهها انتشار عمدی یا غیرعمدی اطلاعات ایمن یا خصوصی / محرمانه در یک محیط غیرقابلاعتماد است. اصطلاحات دیگر این پدیده شامل افشای اطلاعات غیرعمدی، نشت دادهها، نشت اطلاعات و همچنین ریختن دادهها است.
