چندی پیش در مطلبی با عنوان مدیریت دانش فرآیند محور پس از مروری کوتاه بر عارضه کار به صورت جزیره‌ای، به اهمیت و ضرورت نگاه فرایندی در پیاده‌سازی مدیریت دانش پرداختم. دیروز در حال مطالعه یک مقاله از آقای استن گارفیلد با موضوع یکپارچه‌سازی مدیریت دانش و فرایندهای سازمان بودم که پنجشنبه هفته گذشته (4 اردیبهشت) آن را منتشر کرده بود. در ادامه چکیده‌ای از این مقاله را با شما به اشتراک می‌گذارم.
یکپارچه‌سازی مدیریت دانش و فرایندهای سازمان
فرایند اثربخش و بستر نرم افزاری مناسب می‌تواند سازمان را در دستیابی به یک اکوسیستم موفق و مولد مدیریت دانش کمک کند. یکپارچه‌سازی فرآیندها، گردش کارها، سیستم‌های سازمانی و نرم افزارهای مختلف باعث می‌شود کار برای کارکنان سازمان آسان‌تر شده و به تبع آن شاخص‌هایی عملکری کسب و کار نیز بهبود پیدا کند.
ادغام فرآیندها در پیاده‌سازی مدیریت دانش به معنای تعبیه ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش و بهبود جریان‌های دانشی و ایجاد ارتباط بین سیستم های کسب و کار جداگانه به یکدیگر است. هدف از انجام این کار دسترسی به دانش بین این سیستم‌ها و شکستن مرزهای سازمانی است. به بیان دیگر با این کار جزیره‌های سازمانی با نخ نامرعی مدیریت دانش به هم پیوند می‌خورند و جریان‌های دانشی بین واحدها و سیستم‌های مجزا شکل می‌گیرد. برای دستیابی به این سطح از یکپارپگی، سازمان باید باید با واحدهای مختلفی کاری به‌ویژه بخش فناوری اطلاعات (IT) همکاری اثربخشی داشته باشد.
برای اجرای یکپارچه‌سازی، فرآیندهای کلیدی کسب و کار که با هم مرتبط هستند، اما به صورت جزیره‌ای کار می‌کنند را شناسایی کنید. در گام بعد گردش کارهای موجود را با استفاده از “آنالیز جریان دانش” بررسی کنید و شکاف‌هایی که باید از طریق گردش کار جدید برطرف شود را مشخص کنید. پس از این کار باید روش‌های جدید و بهبود یافته ای را برای یکپارچه‌سازی فرآیندها ارائه کنید. بدین منظور باید اقداماتی در راستای ارتباط بین داده‌ها و اطلاعات بین واحدها، اصلاح فرم‌ها و گردش‌کارها و یا اصلاح نرم‌افزارها در دستور کار قرار بگیرد.
یکی از اقداماتی که در این خصوص پیشنهاد می‌شود، پیدا کردن واحدهایی از سازمان است که از ابزارهای مدیریت دانش استفاده نمی‌کنند. پس از یافتن چنین واحدهایی، با برگزاری جلسات هم‌اندیشی مزایای مدیریت دانش را برای آن‌ها بیان کرده و ابزارهای و تکنیک‌های مختلف مدیریت دانش را به آن‌ها معرفی کنید. سپس سیستم‌هایی را برای یکپارچه‌سازی با مدیریت دانش انتخاب کنید. به عنوان مثال در حوزه منابع انسانی (HR) ، پروفایل مهارت و محل تخصص را با پایگاه داده پرسنل یکپارچه کنید. در یادگیری و توسعه (L&D)، درس آموخته‌ها را با سیستم مدیریت یادگیری (LMS) یکپارچه کنید.
پتانسل‌های ارتباطی بین سیستم‌های سازمانی و مدیریت دانش
در ادامه پتانسیل‌هایی که در برخی واحدهای سازمانی برای ارتباط با مدیریت دانش وجود دارد تبیین می‌شود. همانطور که در قبل نیز گفته شد، برای ایجاد ارتباط در ابتدا باید جریان دانشی بین سیستم‌های زیر با مدیریت دانش بررسی و در گام‌های بعدی اقداماتی در راستای برقراری ارتباط بین آن‌ها برداشته شود.
فروش و بازاریابی
سیستم‌های سازمانی در حوزه فروش و بازاریابی: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت فروش، مدیریت بازاریابی، تولید و پیگیری سرنخ‌های مشتری، پردازش سفارش و تجارت الکترونیکی
عملیات
سیستم‌های سازمانی در حوزه عملیات: برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) ، پشتیبانی از عملیات، مهندسی، ساخت، توزیع، لجستیک، کنترل موجودی، برنامه ریزی، کنترل فرآیند، تدارکات
تحقیق و توسعه (سازمانهای تولیدی و بیمارستا‌ن‌ها)
سیستم‌های سازمانی در حوزه تحقیق و توسعه: مدیریت تحقیقات، سیستم مدیریت اطلاعات آزمایشگاهی (LIMS)، مدیریت اطلاعات علمی، مدیریت مالکیت معنوی، سیستم اطلاعات بالینی (CIS)، سیستم اطلاعات بیمارستان (HIS)، پرونده الکترونیکی پزشکی (EMR)، سوابق الکترونیکی بهداشت (EHR)
منابع انسانی
سیستم‌های سازمانی در حوزه منابع انسانی: مدیریت سرمایه انسانی (HCM)، مدیریت استعداد، استخدام و استخدام، داده های پرسنلی، حقوق و دستمزد، مدیریت عملکرد، سیستم حضور غیاب، گزارش ماموریت، آموزش الکترونیکی، سیستم مدیریت یادگیری (LMS)
سیستم‌های مدیریتی
سیستم‌های مدیریتی سازمان: سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)، سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ، سیستم پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)
یکپارچه‌ساری فرآیندها می تواند در ایجاد ارتباط جدید میان جزیره‌های سازمانی سازمانی که قبلاً جدا شده بودند، ارزش افزوده عظیمی ایجاد کند. یکی از رویکردهای ساده اما اثربخش در این زمینه ایجاد ارتباط بین کارکنان واحدهای مختلف سازمان است. بدین منظور باید کارکنان را در واحدهای تحقیق و توسعه، مهندسی، ساخت، توزیع، بازاریابی، فروش، امور مالی و منابع انسانی به هم مرتبط کنید. برای این کار می‌توان از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش نظیر انجمن‌های خبرگی، شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)، تجزیه و تحلیل شبکه های اجتماعی، سیستم مدیریت درس‌آموخته، انتقال بهترین تجارب، فضاهای کار تیمی، کنفرانس، وبینار، گیمیفیکیشن، سیستم خبره یاب و غیره استفاده کرد.
منابع:
