به نظر می‌رسد که مدیریت پروژه در ظاهر چیز بسیار آسانی است. بااین‌حال، یکی از پیچیده‌ترین جنبه‌های کل پروژه است و به موفقیت رسیدن آن امری کاملان اساسی است.
برخی پژوهش‌ها نشان می‌دهند که شرکت‌هایی که توسعه مجموعه مهارت‌های مدیریت پروژه را در اولویت قرار می‌دهند، به‌طور متوسط 28 برابر کمتر از شرکت‌هایی که این کار را انجام نمی‌دهند، برای پروژه‌ها هزینه می‌کنند. علاوه بر این‌ها، چنین شرکت‌هایی به‌احتمال‌زیاد فرآیندها را بهینه‌سازی می‌کنند و آن‌ها را به خط پایان می‌رسانند.
مدیر پروژه بودن به معنای برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی یک پروژه و منابعی است که برای شروع همه‌چیز لازم است. این امر نه‌تنها مستلزم نگه‌داشتن همه‌چیز برای پیشبرد پروژه است، بلکه نیازمند ایجاد یک پایگاه دانش و سیستمی است که تیم بتواند از آن برای اجرای پروژه بعدی و حتی اثربخش‌تر استفاده کند. همچنین برنامه‌ریزی سیستماتیک گام‌هایی که برای گردآوری موثر یک پروژه برداشته می‌شوند، امری کلیدی است.
برای بسیاری از مدیران پروژه، مدیریت دانش یک جنبه‌ی مهمِ سازمان‌دهی و عملکردی برای کنار نگه‌داشتن همه‌چیز در کنار یکدیگر است. مدیریت دانش مناسب، ابزاری برای سازمان‌دهی و حفظ تمام داده‌های پروژه است تا برای همه اعضای تیم در دسترس باشند. انجام این مراحل می‌تواند یک جزء کلیدی برای ایجاد یک تیم کارآمد و فرآیند گرا باشد تا بدین ترتیب بتوانند با هر چالشی که بر سر آن‌ها ایجاد می‌شود، مقابله کنند.
شناسایی چالش‌های دسترسی به دانش
شاید اولین چیزی که در هنگام شروع پروژه باید به آن توجه کرد این باشد که هرگونه اطلاعات، ابزار یا داده در آن ذخیره شوند. امروزه بسیاری از مدیران دانش، مدیریت پایگاه‌های داده در محیط نرم‌افزار ابری را انتخاب می‌کنند. به‌طورکلی، این‌یک انتخاب عالی برای کارمندانی است که همه در یک ساختمان مشغول به کار نیستند. چه برای کارمندانی که از دو اداره مختلف شرکتی کار می‌کنند یا آن‌هایی که در تنظیمات دفتر راه دور مشغول به کار هستند، باید گفت که مدیریت پایگاه داده آنلاین یک‌راه عالی برای اطمینان از این است که همه این افراد قادر به دسترسی به ابزارهای پروژه در زمان واقعی باشند.
هنگامی‌که مشخص شد که اطلاعات در کجا ذخیره می‌شوند، برای یک مدیر دانش بسیار حائز اهمیت است که اطمینان حاصل کند همه اعضای تیم به آن دسترسی دارند. این موضوع می‌تواند به‌سادگی مربوط به اطمینان یافتن از اضافه شدن همه افراد به گروه‌های مناسب و اعطای مجوزهای ویرایش مربوطه به افراد باشد. همچنین می‌تواند موضوعی پیچیده‌تر باشد و نیازمند اطمینان یافتن از این مهم باشد که همه اعضای تیم می‌توانند مجوزهای امنیتی لازم را حفظ کنند یا به‌روزرسانی‌های کافی را برای حفظ دسترسی خود نصب کنند. به‌طور ویژه دسترسی به امنیت می‌تواند در صورت کار در بخش عمومی، امری چالش‌برانگیز باشد.
گام دیگر در شناسایی چالش‌های دسترسی در زمان شروع پروژه این است که از ارتباط همگان، اطمینان حاصل کنیم. به‌عنوان یک مدیر پروژه، موضوع حائز اهمیت این است که اهداف و انتظارات را در ابتدای فرآیند به‌طور شفاف بیان کنید. همین کار را نیز برای تنظیم روش‌های ارتباطی واضح تیمی به کار بگیرید. چنین چیزی می‌تواند یک چت (گفت‌وگوی) تیمی یا جلسات هفتگی باشد- هر آنچه برای تیم شما بهتر است.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
در هم شکستن پیچیدگی‌ها
حذف موانع دسترسی، یک عامل بزرگ برای ایجاد کارایی در مدیریت پروژه است. مرحله بعدی این است که فرآیند را به تکه‌های کوچکی تقسیم کنید تا برای تیم طاقت‌فرسا نباشند. مشکلات بزرگ و پیچیده ممکن است باعث ایجاد وسوسه شود و افراد بخواهند با آن‌ها رودررو شوند؛ اما درواقع شروع با گام‌های کوچک و دست‌یافتنی به‌احتمال‌زیاد از فشار بیش‌ازحد و استهلاک افراد جلوگیری می‌کند. این‌یک جنبه مهم رهبری و مدیریت پروژه است. با تقسیم پروژه به چندین فاز و تنظیم یک برنامه زمان‌بندی تقریبی، کار خود را شروع کنید. مشخص کنید چه کسانی باید در هر مرحله شرکت کنند، نقش آن‌ها چه خواهد بود و انتقال به مرحله بعدی چگونه صورت می‌گیرد. انجام این کار می‌تواند سردرگمی زودهنگام را از بین ببرد و به تیم حس جهت‌گیری را القا کند.
در اینجا هم ارتباطات نقش کلیدی را ایفا خواهند کرد. نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم را به آن‌ها یادآوری کنید و متذکر شوید که داده‌ها باید ذخیره شوند تا برای همه قابلیت دسترسی داشته باشند و تلاش کنید تا ارتباط بین اعضای تیم را حفظ کنید. به‌عنوان مدیر پروژه، مدیریت پایگاه داده دانش و سازمان‌دهی امور نیز امری مهم است.
ترکیب فناوری برای بهبود
مدیریت پروژه بهره‌ور فرصتی منحصربه‌فرد برای ترکیب فناوری‌های جدید فراهم می‌آورد که می‌تواند کارایی را در فرآیندهای تیم پروژه افزایش دهد. ابزارهای خاصی را می‌توان به‌طور دقیق در نحوه عملکرد تیم ایجاد کرد و این می‌تواند به آن‌ها استقلال و انعطاف‌پذیری دهد تا از طریق چالش‌های مستقیم با سیستم کار کنند. به‌عنوان‌مثال، برخی ابزارهای مدیریت پروژه به کارمندان اجازه می‌دهد تا برنامه‌ها را تنظیم کنند و تمام تغییرات پیشنهادی را برای مدیر پروژه متمرکز کنند تا وی بتواند به‌راحتی آن‌ها را ببیند و رسیدگی لازم را به عمل بیاورد.
ابزارهای دیگری می‌توانند برای کمک به خودکارسازی وظایف تکراری و آزاد کردن کارمندان برای صرف زمان بیشتر روی فرآیندهای خلاقانه که عملکرد کلی تیم و درنهایت محصول نهایی را بهبود می‌بخشند، گنجانده شوند. در این صورت مواردی مانند ورود داده‌ها و انتقال فایل به‌راحتی صورت می‌پذیرند و می‌توانند کارایی تیم را تا حد زیادی بهبود دهند.
مدیریت پروژه یک وظیفه مهم است و عناصر حیاتی زیادی برای سازندگی و در مسیر نگه‌داشتن یک تیم وجود دارد. مدیریت دانش تیم و ایجاد یک استراتژی ارتباطی موثر، اولین قدم ارزشمند در این مسیر است. شکست وظایف و ترکیب فناوری‌های مناسب می‌تواند به کاهش پیچیدگی‌ها و افزایش کارایی کمک کند تا تیم بتواند به روش موثر و طبق زمان‌بندی پروژه را به اتمام برساند.
منبع:
