مدیریت دانش در اسنادبالادستی و استانداردها

در این مطلب به بررسی مدیریت دانش در اسنادبالادستی و استانداردها می‌پردازیم.

نزدیک به دو دهه است که سازمان‌های ایرانی مدیریت دانش را به عنوان یکی از رویکردهای مدیریتی پیاده‌سازی می‌کنند. با گذشت زمان و توسعه مفاهیم مدیریتی و به تبع آن به روزرسانی استانداردها و چارچوب‌های مدیریتی و اسناد بالادستی کشور، موضوع مدیریت دانش به یکی از الزامات سازمانی تبدیل شده است. در این نوشتار قصد دارم تا جایگاه مدیریت دانش را در مهم‌ترین اسناد بالادستی حاکمیتی و استانداردها و چارچوب‌های مدیریتی تبیین کنم.

بدیهی است که چارچوب‌های مدیریتی متعدد دیگری نیز وجود دارند که به صورت مستقیم و غیر مستقیم به مفاهیم مدیریت دانش اشاره کرده‌اند؛ ولی از آنجا که این موارد به صورت تخصصی و ویژه صنعت یا سازمان خاصی هستند در مطلبی جداگانه به آن‌ها خواهم پرداخت.

مدیریت دانش در الزامات حاکمیتی

پیاده‌سازی نظام مدیریت دانش و استقرار راهکارهای آن در بسیاری از الزامات بالادستی کشور مطرح شده است. در ادامه به هر یک از این موارد و ارائه توضیحاتی اجمالی از هر کدام خواهم پرداخت.

• سیاست‌های کلی نظام در بخش نظام اداری (1389)
• نقشه جامع علمی کشور (1389)
• سیاست‌های کلی علم و فناوری (نظام آموزش عالی، تحقیقات و فناوری) (1393)
• نقشه راه اصلاح نظام اداری (1393)
• نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی کشور (1399)
• قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران (1394-1390)
• قانون برنامه پنج ساله ششم توسعه جمهوری اسلامی ایران (1400 – 1396)
• سیاست‌های کلی نظام در بخش نظام اداری (1389)

در بندهای 4، 16 و 26 این سند که در سال 1389 ابلاغ شد، به اهمیت و ضرورت استقرار مدیریت دانش اشاره شده است:

• بند 4: دانشگرایی و شایسته سالاری مبتنی بر اخلاق اسلامی در نصب و ارتقای مدیران
• بند 16: دانش بنیان کردن نظام اداری از طریق به‌کارگیری اصول مدیریت دانش و یکپارچه‌سازی اطلاعات، با ابتناء بر ارزش‌های اسلامی
• بند 26: حمایت از روحیه نوآوری و ابتکار و اشاعه فرهنگ بهبود مستمر به منظور پویایی نظام اداری
• نقشه جامع علمی کشور (1389)

در نقشه جامع علمی کشور که در سال 1389 ابلاغ شد، در راهبرد کلان 4 و در قالب 3 اقدام ملی، به ضرورت نهادینه کردن مدیریت دانش اشاره شده است:

• راهبرد کلان 4: نهادینه کردن مدیریت دانش و ابتنای مدیریت جامعه بر اخلاق و دانش براساس الگوهای ایرانی اسلامی در نهادهای علمی، اقتصادی، سیاسی، اجتماعی، فرهنگی و دفاعی امنیتی.
• اقدام ملی 1: استقرار نظام مدیریت دانش و تقویت سازوکارهای تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و انتشار و استفاده از آن‌ها به‌ویژه با تقویت زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات
• اقدام ملی 2: حمایت از ایجاد و توسعه شبکه‌های تحقیقاتی و فناوری به منظور افزایش تعاملات و تسهیل انتقال و انتشار دانش
• اقدام ملی 3: تقویت و انسجام بخشی به نظام اطلاعات علمی و فناوری کشور با مأموریت استانداردسازی و اصلاح فرآیندهای تولید، ثبت، داوری و سنجش و ایجاد بانک‌های اطلاعاتی یکپارچه
• سیاست‌های کلی علم و فناوری؛ نظام آموزش عالی، تحقیقات و فناوری (1393)

در بندهای 2 و 4 سیاست‌های کلی علم و فناوری که در سال 1393 ابلاغ شد، به ضرورت نهادینه کردن مدیریت دانش اشاره شده است:

• سیاست 2: بهینه‌سازی عملکرد و ساختار نظام آموزشی و تحقیقاتی کشور به منظور دستیابی به اهداف سند چشم‌انداز و شکوفایی علمی با تأ‌کید بر مدیریت دانش و پژوهش و انسجام بخشی در سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی در حوزه علم و فناوری و ارتقاء مستمر شاخص‌ها و روزآمدسازی نقشه جامع علمی کشور با توجه به تحولات علمی و فنی در منطقه و جهان.
• سیاست 4: تقویت عزم ملی و افزایش درک اجتماعی نسبت به اهمیت توسعه علم و فناوری با تشکیل کرسی‌های نظریه‌پردازی و تقویت فرهنگ کسب و کار دانش‌بنیان و تبادل آراء و تضارب افکار، آزاداندیشی علمی.
• نقشه راه اصلاح نظام اداری(1393)

همانطور که در بند 16 سیاست‌های کلی نظام در بخش مدیریت نظام اداری به “دانش بنیان کردن نظام اداری از طریق به‌کارگیری اصول مدیریت دانش و یکپارچه‌سازی اطلاعات، با ابتناء بر ارزش‌های اسلامی” اشاره شده بود، در برنامه پنجم “نقشه راه اصلاح نظام اداری” به لزوم استقرار مدیریت دانش اشاره شده است:

• برنامه پنجم نقشه راه اصلاح نظام اداری: فناوری‌های مدیریتی
• موضوع استراتژیک شماره4؛ زیر ساخت‌های اجرا
• بند ج _4: طراحی مدل و راهبری استقرار مدیریت دانش
• نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی کشور (1399)

شورای عالی اداری در یکصدو هشتاد و ششمین جلسه مورخ 1399/09/24 بنا به پیشنهاد سازمان اداری و استخدامی کشور، در اجرای بند ۱۶ سیاست‌های کلی نظام اداری ابلاغی از سوی مقام معظم رهبری مبنی بر دانش‌بنیان کردن نظام اداری از طریق به‌کارگیری اصول مدیریت دانش و یکپارچه‌سازی اطلاعات؛ بند ۲-۱ سیاست‌های کلی علم و فناوری مبنی بر مدیریت دانش و پژوهش و انسجام‌بخشی در سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی در حوزه علم و فناوری؛ به استناد بندهای ۸ و ۱۱ ماده ۱۱۵ قانون مدیریت خدمات کشوری و در راستای عملیاتی کردن برنامه پنجم برنامه جامع اصلاح نظام اداری- دوره دوم (موضوع تصویب‌نامه شماره ۳۰۲۵۹۶ تاریخ 1397/06/14 شورای عالی اداری)؛ «دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی» را تصویب نمود. این دستورالعمل در ۶ ماده و ۲ تبصره تأیید و از تاریخ ابلاغ، لازم الاجرا است.

قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران (1394-1390)

در ماده 35، بند الف از ماده 206، بند م از ماده 211 و بند ب از ماده 231، به ضرورت استقرار مدیریت دانش اشاره شده است.

قانون برنامه پنج ساله ششم توسعه جمهوری اسلامی ایران (1400 – 1396)

در بند ث از ماده 31 این قانون، به ضرورت استقرار مدیریت دانش اشاره شده است.

مدیریت دانش در استانداردها و چارچوب‌های مدیریتی

ضرورت پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش در بسیاری از استانداردها و چارچوب‌های مدیریتی اشاره شده است که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازم.

• مدیریت دانش در مدل تعالی سازمانی EFQM 2020
• مدیریت دانش در استاندارد ISO 9001-2015
• استاندارد ISO 30401-2018
• مدیریت دانش در چارچوب‌های مدیریت سرویس فناوری اطلاعات ITIL / COBIT
• مدیریت دانش در چارچوب‌های مدیریت پروژه PMBOK / ISO21500/ Prince2
• مدیریت دانش در چارچوب‌های مدیریت فرآیند APQC / eTom
• مدیریت دانش در مدل تعالی سازمانی EFQM2020

معیارهای مدل تعالی سازمانی در ویرایش سال 2020 دچار تغییرات اساسی شده و 9 معیار مدل قبل به 7 معیار در سه دسته‌ی “جهت‌گیری“، “اجرا” و “نتایج” تقسیم‌شده است. در این نسخه، رویکردها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش در معیارها و زیرمعیارهای زیر لحاظ شده است:

• معیار فرهنگ‌سازمانی و رهبری: زیرمعیار 3-2، توانمند کردن خلاقیت و نوآوری؛
• معیار مشارکت ذی‌نفعان: زیرمعیار 1-3، ایجاد روابط با مشتریان؛
• معیار مشارکت ذی‌نفعان: زیرمعیار 2-3، ایجاد روابط با کارکنان؛
• معیار مشارکت ذی‌نفعان: زیرمعیار 5-3، ایجاد روابط با تأمین‌کنندگان و شرکا؛
• معیار پیشبرد عملکرد و تحول: زیرمعیار 4-5، استفاده از داده، اطلاعات و دانش
• معیار پیشبرد عملکرد و تحول: زیر معیار 5-5: مدیریت دارایی‌ها و منابع؛
• معیار عملکرد استراتژیک و عملیاتی: پیشبرد عملکرد و تحول

مدیریت دانش در استاندارد ISO 9001-2015

در بند 7_ 1 _6 (پشتیبانی/ منابع/ دانش سازمانی) این استاندارد مدیریت کیفیت موضوع مدیریت دانش اشاره شده که در ادامه جزئیات آن قابل مشاهده است:

• سازمان باید دانش مورد نیاز برای انجام فرایندها و همچنین دستیابی به هماهنگی بین محصولات و خدمات خود را تعیین نماید.
• دانش باید به‌خوبی حفظ و نگهداری شده و در مواقع لزوم به سهولت در دسترس قرار‌گیرد.
• هنگام بیان نیازها و روندهای در حال تغییر، سازمان باید دانش کنونی خود را در نظر گرفته نحوه دستیابی به دانش‌ها و بروزرسانی‌های لازم را نیز مشخص نماید.

استاندارد ISO 30401-2018

استاندارد مدیریت در 31 اکتبر 2018 توسط سازمان بین المللی استاندارد منتشر شد. این استاندارد الزامات و دستورالعمل‌هایی را برای ایجاد، اجرا، حفظ، بررسی و بهبود یک سیستم مدیریت موثر برای مدیریت دانش در سازمان ها فراهم می‌کند. تمام الزامات این استاندارد برای هر سازمانی، صرف نظر از نوع یا اندازه آن یا محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهد قابل اجرا است.

مدیریت دانش در چارچوب‌های مدیریت سرویس فناوری اطلاعات ITIL / COBIT

در چارچوب ITIL، به موضوع مدیریت دانش در حوزه “انتقال خدمت” باعنوان “مدیریت دانش”  و در حوزه “عملیات خدمت” با عنوان “مدیریت مشکلات” اشاره شده است.

در چارچوب COBIT به  موضوع مدیریت دانش در فرآیند BAI08 بخش “ساخت، اکتساب، اجرا” و باعنوان ” مدیریت دانش” اشاره شده است.

مدیریت دانش در چارچوب‌های مدیریت پروژه PMBOK / ISO21500/ Prince2

به‌طور کلی موضوع مدیریت دانش یکی از مفاهیمی است که در تمامی استانداردهای مدیریت پروژه به صورت مستقیم و یا غیرمستقیم به آن اشاره شده است. در ادامه به جایگاه مدیریت دانش در 3 استاندارد مهم و پرکاربرد مدیریت پروژه اشاره شده است:

• چارچوب PMBOK: این چارچوب از 5 گروه فرآیندی و 10 حوزه دانشی تشکیل شده است و این دو در تعامل با یکدیگر 49 فرآیند مدیریت پروژه را پوشش می‌دهند. یکی از تغییرات در ویرایش ششم استاندارد پم باک که در سال 2017 منتشر شد، اضافه شدن فرآیندی به نام مدیریت دانش در فرآیند اجرا و در حوزه مدیریت یکپارچگی بود.
• چارچوب PRINCE2: این چارچوب به شکل گسترده‌ای در مدیریت پروژه‌های عمومی به کار گرفته می‌شود و بر خلاف پم‌باک، گام‌هایی برای اجرای مدیریت پروژه ارائه می‌کند. “ثبت هر درس آموخته‌ در هرمرحله از پروژه” و “اکتساب درس آموخته‌ها و تکمیل گزارش درس آموخته در فاز اختتام پروژه”، به عنوان ضرورت مدیریت دانش در این چارچوب بیان شده است.
• استاندارد ISO21500: این استاندارد راهنمایی درباره مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه ارائه می‌کند و توسط هر سازمانی اعم از سازمان عمومی، خصوصی یا مردم نهاد و برای هر نوع پروژه صرف‌نظر از پیچیدگی، اندازه یا طول عمر بکار گرفته می‌شود. ” بکارگیری درس آموخته‌ها از پروژه‌های قبلی در فاز برنامه‌ریزی” و ” جمع‌آوری درس اموخته‌ها در فاز اختتام پروژه”، به عنوان ضرورت مدیریت دانش در این استاندارد بیان شده است.

مدیریت دانش در چارچوب‌های مدیریت فرآیند APQC / eTom

“یکی از مهم‌ترین ارتباطات مدیریت دانش با سایر حوزه‌‌های سازمانی در مدیریت فرایندها شکل می‌گیرد. معمولا چارچوب‌های فرایندی مفهوم مدیریت دانش را به عنوان یکی از فرایندها و یا زیرفرایندهای پشتیبان کسب و کار در نظر می‌گیرند. در ادامه جایگاه مدیریت دانش در 2 چارچوب فرایندی مهم تبیین شده است:

• چارچوب فرایندی APQC: مرکز کیفیت و بهره‌وری آمریکا در سال ۱۹۹۲ چارچوب توسعه فرآیندی را براساس الگوبرداری از ۸۰ شرکت برتر آمریکایی تدوین و معرفی نمود، که به یک مدل شناخته شده جهانی تبدیل شد. مدیریت دانش در این چارچوب فرایندی، در حوزه‌ فرآیندی یا طبقه “توسعه و مدیریت قابلیت‌های کسب و کار” و در قالب گروه فرآیندی “قابلیت مدیریت دانش را در تمامی ابعاد سازمان توسعه داده و مدیریت کنید” قرار دارد. این گروه فرآیندی دارای 4 فرآیند و 19 فعالیت است.
• چارچوب فرآیندی :eTom این چارچوب یکی از چارچوب‌های فرایند پرکاربرد در صنعت تلکام محسوب می‌شود. در این چارچوب فرآیند “مدیریت دانش و پژوهش” در فرآیند “مدیریت سازمان”، در نظر گرفته شده است.