تعامل مدیریت فرآیند و مدیریت دانش

ما در کنفرانس خود در اوایل سال، متخصصان مدیریت دانش و مدیریت فرآیند را گرد هم آوردیم، که به بررسی تعامل مدیریت فرآیند و مدیریت دانش بپردازیم. من بار‌ها در رابطه با ارتباط قوی میان این دو شنیده‌ام. بااین‌وجود که این مسئله در زمینه‌های خاصی مانند تجربه مشتری، حذف دوباره‌کاری و مهارت‌افزایی کارکنان بدیهی است، من به این فکر فرو رفتم که آیا ما در این تعاملِ میان فرآیند و دانش، فرصت‌های اصلی را به‌خوبی شناسایی می‌کنیم؟

مدیریت فرآیند و  مدیریت دانش بیانگر دستورالعمل‌های متفاوت با نیاز‌ها و اهداف مشابه است که زمانی که در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند، می‌‌توانند تعادلی شگفت‌آور در کارایی و اثر‌بخشی فرآیند و برنامه ایجاد کنند. با نتیجه پژوهش‌های سال ۲۰۲۳، فرصت‌های شناسایی شد که می‌تواند برای سازمان‌ها مفید باشد.

مدیریت و توانمند‌سازی افراد؛ «چیستی» و «چگونگی»

به‌طورکلی و صرف‌نظر از نوع سازمان، باور داریم که کارکنان، نیروی حیاتی سازمان هستند. خصوصاً در مدیریت دانش، افراد در حال خلق، مدیریت و حفظ دانش حیاتی هستند. این یعنی بخشِ «چیستی»، به آن معنی است که چه نوع دانشی مدیریت می‌شود. بخش «چگونگی» کاملاً به فرآیند و درک چگونگی مدیریت دانش به بهترین شکل ممکن می‌پردازد. در این بخش سؤالاتی وجود دارد که باید در تعیین جایگاه دانش و فرآیند در دینامیک چیستی/ چگونگی در نظر گرفته شود.

• مدیریت دانش- چه نوع دانشی در حال خلق شدن است؟ چه کسی در حال خلق و مدیریت دانش است؟
• مدیریت فرآیند- با گذشت زمان، دانش چگونه ذخیره و نگهداری می‌شود؟ چگونه دانش در یک سازمان جریان دارد؟

در هر دو زمینه، افراد محورِ چرخه هستند. درحالی‌که در ظاهر، این فرآیند خودکار به نظر می‌رسد، اما فقط از طریق نظارت استراتژیک افراد است که این فرآیند‌ها می‌توانند به‌صورت پیوسته و بدون مشکل جریان داشته باشند. حتی بهترین فناوری هم نمی‌تواند جایگزینی برای افراد غیر‌متخصص یا غیر‌متعهد، فرآیند‌های معیوب یا دانش ذخیره‌شده در ذهن یا کامپیوتر افراد باشد.

برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.

قدرت بخشیدن به افراد به‌منظور حمایت از فناوری

بیشتر سازمان‌‌ها می‌دانند که فناوری یک عامل تسهیلگر در فرآیند کاری است، اما در دوره‌ای که در جایگاه‌های شغلیِ فناوری اطلاعات دچار کمبود کارمند هستیم، ممکن است استعداد‌های کافی برای انجام تمام مسائل مربوط به فناوری وجود نداشته باشد، که به آن‌ها اجازه دهد روی امور سطح بالا‌تر تمرکز کنند و نیاز خود برای خلاقیت را برآورده کنند یا به آن‌ها کمک کند که به‌جای تکیه بر فناوری اطلاعات برای انجام کارها، با توسعه مهارت‌های جدید و مشارکت با فناوری اطلاعات، نیاز‌های کاری ضروری خود را رفع کنند.

مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا، ساخت یک برنامه توسعه شهروندی را پیشنهاد می‌دهد. توسعه شهروندی عملی است که از طریق آن کارمندانی که در بخش فناوری اطلاعات فعالیت نمی‌کنند، ابزار‌های دیجیتال، خودکارسازی، برنامه‌های یادگیری ماشین، یا حتی راهکار‌های هوش مصنوعی را با استفاده از پلتفرم‌های بدون کد یا با کدِ کم توسعه می‌دهند و پیاده‌سازی می‌کنند.

توسعه شهروندی چیست؟

توسعه‌دهندگان شهروندی، سازمان را به چندین روش پشتیبانی می‌کنند. علاوه بر کمک به حل مشکلات فناوری اطلاعاتی که ممکن است رخ دهد، جزء لاینفک زمینه‌های زیر نیز هستند:

• نیاز به استعدادهای متخصص
• مهارت ارتقا یافته و پیاده‌سازی
• اثربخشی ارتقا یافته
• مشارکت با فناوری اطلاعات
• از بین بردن مقاومت در برابر تغییر

پیشبرد تعامل مدیریت دانش و فرآیند

اگر یک نکته مهم و واضح در رابطه با پژوهش مدیریت دانشِ فرآیند وجود داشته باشد، آن است که مزایای آشکاری در تعامل مدیریت دانش و فرآیند وجود دارد. همچنین فرصت‌هایی وجود دارند که با کمی جستجو و اکتشاف بیشتر، قابلیت ایجاد پیشرفت‌های پایدار را دارند.

در این قسمت برخی از مزایای مهمِ تعامل بیان شده است:

۱. بهبود اثر‌بخشی عملکرد

۲. ایجاد ثبات در اجرای کار

۳. بهبود تجربه مشتری

۴. کاهش هزینه‌ها

۵. کاهش دوره زمانی / حذف دوباره‌کاری

۶. تقویت مهارت کارکنان

۷. به حداقل کار جزیره‌ای و ارتباط بین سیلو‌های دانشی

منبع:

https://www.apqc.org/blog/process-and-knowledge-collaboration-bridging-gaps