مدیریت دانش در سازمان‌های تجاری، فرآیند جمع‌آوری، ذخیره و سازمان‌دهی اطلاعات به اشتراک گذاشته شده بین کارکنان در کانال‌های مختلف است. مهمترین هدف مدیریت دانش این است که اطمینان حاصل شود که اطلاعات و دانش مناسب در زمان مناسب به‌منظور بهبود تصمیم‌گیری، افزایش کارایی و تقویت نوآوری، در دسترس افراد مناسب است. در این مطلب قصد داریم به این سوال پاسخ دهیم که بهترین ابزار مدیریت دانش چیست؟
مزایای استفاده از ابزارهای مدیریت دانش
اجازه دهید مثالی از شرکت XYZبزنیم. XYZ یک شرکت تولیدی است که بیش از 10000 نفر را استخدام و در چندین مکان به کار گرفته است. این شرکت با اطلاعات مخفی و عدم ارتباط بین تیم‌ها، دست‌وپنجه نرم کرده بود که منجر به ناکارآمدی و تأخیر انجام فعالیت‌ها شده بود. برای رسیدگی به این مسائل، شرکت XYZ یک ابزار مدیریت دانش را پیاده‌سازی کرد که به کارکنان اجازه می‌دهد به‌راحتی اطلاعات را از هر مکانی ضبط، ذخیره و به آن‌ها دسترسی داشته باشند. از این ابزار برای ایجاد یک پایگاه دانش متمرکز استفاده شده است که کارکنان می‌توانند برای یافتن پاسخ سؤالات متداول و به اشتراک‌گذاری بهترین شیوه‌ها، به آن دسترسی داشته باشند.
پیاده‌سازی و به‌کارگیری تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش منجر به افزایش قابل‌توجه بهره‌وری شده است، زیرا اکنون کارکنان می‌توانند به اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری و انجام وظایف خود، دسترسی داشته باشند. همچنین، شرکت صرفه‌جویی قابل‌توجهی از کاهش تأخیرها و نیاز کمتر به مشاوران خارجی داشته است.
پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان شما
پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش در سازمان شما نیازمند یک رویکرد استراتژیک است. اولین قدم این است که نیازها و اهداف خاص سازمان خود را شناسایی کنید و تعیین کنید که چگونه یک نرم‌افزار مدیریت دانش می‌تواند به شما در دستیابی به آن‌ها کمک کند. در مرحله بعد، باید ابزاری از مدیریت دانش را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت داشته باشد. هنگامی‌که ابزاری را انتخاب کردید، باید سیستم را راه‌اندازی کنید، که معمولاً شامل پیکربندی سیستم، بارگذاری محتوا و ایجاد حساب‌های کاربری می‌شود.
مهم است که ذینفعان و کارکنان را در فرآیند مشارکت دهید تا اطمینان حاصل شود که همه در جریان هستند و این راه‌حل، متناسب با نیازهای کاربران است. آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده مؤثر از سیستم و همچنین اطمینان از اینکه سیستم در دسترس و کاربرپسند است، مهم است. درنهایت، نظارت بر عملکرد سیستم و انجام تنظیمات لازم برای اطمینان از برآورده شدن نیازهای سازمان شما ضروری است. این را می‌توان با ردیابی معیارهای کلیدی مانند مشارکت کارکنان، اثربخشی ارتباطات و بهره‌وری کلی انجام داد.
بهترین ابزار مدیریت دانش برای کسب‌وکار
محیط‌های کاری دیجیتال مانند Microsoft SharePoint، Microsoft Teams و سایر سامانه‌های نرم‌افزاری، می‌توانند با ارائه ابزارهایی برای به اشتراک‌گذاری و سازمان‌دهی اطلاعات به کارکنان، نقش کلیدی در مدیریت دانش ایفا کنند. Microsoft SharePoint یک پلتفرم قدرتمند برای ذخیره و سازمان‌دهی اطلاعات است. این به کارکنان اجازه می‌دهد مستندات را ایجاد و به اشتراک بگذارند، در پروژه‌ها همکاری کنند و از هرکجا به اطلاعات و دانش ضروری دسترسی داشته باشند. یک نرم‌افزار مدیریت دانش، همچنین طیف گسترده‌ای از ابزارها را برای سازمان‌دهی و دسته‌بندی اطلاعات مانند ابرداده، برچسب‌ها و طبقه‌بندی‌ها ارائه می‌دهد. تیم‌های مایکروسافت مکانی مناسب برای بسیاری از گفتگوها است که می‌تواند اطلاعات ارزشمند بسیاری را تولید کند. بااین‌حال، اگر این مکالمات به‌درستی ضبط و ذخیره نشوند، می‌توانند به‌سرعت از بین بروند. راه‌حلی که بتواند به‌راحتی اطلاعات را از Teams گرفته و سپس در نرم‌افزار سازمان‌دهی کند، ایده‌آل خواهد بود.
محدودیت‌های شیرپوینت برای مدیریت دانش
درحالی‌که مایکروسافت شیرپوینت یک پلتفرم قدرتمند برای ذخیره و سازمان‌دهی اطلاعات است، ایجاد یک سایت مدیریت دانش کارآمد و مؤثر با استفاده از شیرپوینت می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. یکی از چالش‌های اصلی این است که سایت را برای کارکنان جذاب و جذاب کند. شیرپوینت یک پلتفرم قدرتمند با ویژگی‌های بسیار است، اما برای کارکنانی که با این پلتفرم آشنا نیستند، کاربری و استفاده از آن دشوار است. بعلاوه، شیرپوینت معمولاً برای طیف وسیعی از اهداف استفاده می‌شود و ایجاد سایتی که به مدیریت دانش اختصاص داشته باشد و از سایت‌های دیگر متمایز باشد، می‌تواند دشوار باشد. چالش دیگر این است که کارمندان بتوانند اطلاعات موردنیاز خود را پیدا کنند. شیرپوینت قابلیت جستجوی قدرتمندی دارد، اما مطمئن شدن از سازمان‌دهی مناسب اطلاعات و یافتن آسان آن ممکن است دشوار باشد. همچنین برای برچسب‌گذاری و دسته‌بندی اطلاعات به زمان زیادی نیاز دارد تا بتوان آن را به‌درستی جستجو کرد. همچنین باید توجه داشته باشید که شیرپوینت به مدیریت و نگهداری مناسب نیاز دارد تا پایگاه دانش را به‌روز، دقیق و مرتبط نگه دارد. اطمینان از دقیق و به‌روز بودن اطلاعات ممکن است دشوار باشد، به‌خصوص اگر افراد متعددی مسئول به‌روزرسانی سایت باشند.
بهترین راه‌حل مدیریت دانش برای شیرپوینت
برای کاهش این چالش‌ها، پاول اینترانت[1] مدل‌ها و قالب‌های آماده‌ای را توسعه داده است که شامل پورتالی برای پیمایش و فیلتر کردن صفحات ویکی است. خود قالب صفحه ویکی جذاب است و شامل تمام ویژگی‌ها برای فیلتر کردن صحیح، جستجوی مقالات (برچسب‌ها، سطح علاقه، سطح حساسیت) و تعامل با سایر کارکنان (لایک، اشتراک‌گذاری، نظر) است. این شامل یک جریان Power Automate است تا به کارمندان کمک کند تا به‌راحتی اطلاعات پیام‌های خاص را از طریق فرمی در Teams دریافت کنند. تیم‌ها جایی هستند که اطلاعات امروز در آن زندگی می‌کنند، بنابراین مکانی است که از آن اطلاعات جمعی به دست می‌آید. به‌طورکلی، این کار کارکنان را برای پیمایش و یافتن اطلاعات موردنیاز آسان‌تر می‌کند و به اطمینان از دقیق و به‌روز بودن آن کمک می‌کند. علاوه بر این، استفاده از راه‌حل‌هایی مانند اینترانت پاول و مدیریت دانش می‌تواند به جذاب‌تر کردن سایت برای کارکنان از طریق تکنیک‌های تعامل و گیمیفیکیشن کمک کند.
چه کسی بر اجرای راه‌حل، نظارت می‌کند
پیاده‌سازی ابزار مدیریت دانش در یک سازمان تجاری معمولاً شامل تیمی از افراد از بخش‌های مختلف ازجمله فناوری اطلاعات، منابع انسانی و واحدهای تجاری است. بخش فناوری اطلاعات معمولاً مسئول جنبه‌های فنی پیاده‌سازی ابزار، مانند پیکربندی نرم‌افزار، ادغام آن با سیستم‌های موجود، و ارائه پشتیبانی برای کاربران است. آن‌ها همچنین اطمینان حاصل می‌کنند که ابزار به‌درستی تنظیم و پیکربندی شده است تا نیازها و الزامات خاص سازمان را برآورده کند.
واحد منابع انسانی اغلب مسئول پذیرش این ابزار در سازمان، و توسعه و اجرای برنامه‌های آموزشی برای کارکنان است. آن‌ها همچنین نقش کلیدی در توسعه سیاست‌ها و رویه‌ها برای استفاده از ابزار و اطمینان از دقیق و به‌روز بودن اطلاعات دارند. واحدهای تجاری وظیفه ایجاد و نگهداری محتوای ابزار مدیریت دانش را بر عهده دارند. آن‌ها همچنین نقش کلیدی در شناسایی ارزشمندترین اطلاعات برای سازمان و در تعیین نحوه سازمان‌دهی و ارائه آن دارند. در برخی موارد، یک فرد یا تیم خاص ممکن است به‌عنوان «مالک» ابزار مدیریت دانش با مسئولیت کلی برای اجرا، نگهداری و موفقیت آن، تعیین شود. به‌طورکلی، پیاده‌سازی ابزار مدیریت دانش در یک سازمان تجاری، یک تلاش مشترک است که بخش‌ها و ذینفعان متعددی را در برمی‌گیرد که هرکدام نقش‌ها و مسئولیت‌های خاص خود را دارند.
منبع:
