مدیریت درسآموختهها مهم است؟ زیرا درسهای آموختهشده منبع غنی دانش هستند. اگر این درسها در زمینه مناسب به کارگرفته شوند، منبع ارزشمندی از دانش و اطلاعات به دست میآید که میتواند کمک مناسبی برای مقابله با موقعیتهای سخت و دشوار پیش رو باشد. حال این سوال پیش میآید که وقتی کسی در مورد مدیریت درسآموختهها صحبت میکند چه چیزی به ذهن شما میرسد؟
در سال 1930 میلادی به دلیل رکود اقتصادی، نرخ برابری ارز با طلا (استاندارد طلا) پایهگذاری شد. این مهم به ما خاطرنشان میکند که یکچیز باکیفیت و برتر میتواند بهعنوان مبنا و مرجع انتخاب شده و سایر موارد با آن مقایسه شوند. در ادامه به سه تجربه موفق توجه کنید.
- ارتش ایالاتمتحده (مرکز درسهای آموختهشده ارتش)، برنامه آموزشهای ارتش را رهبری میکند و اطلاعات بهموقع و مرتبط را برای رفع شکافها، افزایش آمادگی و نوسازی اطلاعات ارائه میکند.
- شرکت نفتی بریتیش پترولیوم (برنامه درسهای آموختهشده): در این شرکت یکی از جنبههای کلیدی درسهای آموختهشده، مدیریت تغییر، مدیریت بحران، تعیین اهداف قابل پیوند به اهداف سازمانی، حاکمیت اخلاقی و گزارش دهی و ایجاد فرهنگ دانشمحور است. اگر عوامل موفقیت را از نزدیک بررسی و مطالعه کنید، خواهید دید که این شرکت، یک سازمان یادگیرنده است که رهبری طوماری را امضا کرده است که آن را به استاندارد طلایی در مدیریت دانش تبدیل میکند.
- هیولت پاکارد سازمانی است که وقتی به نوآوری فکر میکنیم، فوری نام این سازمان به ذهن ما خطور میکند. جایی که ایدهها بر اساس شایستگی برنده میشوند و نمونهای عالی از یک شرکت در ارائه خدمات حرفهای است، جایی که برنامه درسهای آموختهشده به دلیل فرهنگ اشتراکگذاری دانش پایدار بوده است. درک این نکته مهم است که فقط آن لحظات پیروزی نیست که مستند میشود، بلکه شکستها نیز هستند و این برنامه ذخیره و استفاده مجدد دانش آنهاست که دانش پنهان را به سمت نوآوری هدایت میکند.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
قبل از اینکه به درک مزایا و فرآیند اجرای مدیریت درسآموختهها بپردازیم، سؤال بزرگتر این است:
برخی از «دلایل شکست» چیست؟ این موضوع از طریق درک برخی از «رفتارها» بهتر قابل فهم است که در ادامه به سه مورد اشاره شده است:
پرورش کارآفرینی درونی: به هر کسی که مستقیماً مسئول تهیه و تنظیم صورتهای مالی سود و زیان نیست، اجازه میدهد تا دانش و بینشهای خود را که به سودآوری شرکت کمک میکند، توسعه دهد. در بسیاری از سازمانها، این یک مشکل است، به خصوص با توجه به فرهنگهای مختلف و کارکنانی با تجربههای مختلف. ما باید چارچوبی ایجاد کنیم که به کار تیمی پاداش داده شود و رفتارهای ریسکپذیر را تشویق کند تا حتی کارکنانی با دانش و تجربه هرچند کم نیز احساس قدرت کنند.
یک ذهنیت پرسشگر ایجاد کنید: این مهم فقط مختص مدیرعامل یا رهبر سازمان نیست، بلکه ضروری است که هر یک از کارکنان یا مشتریانی که با مدیران اجرایی سروکار دارند، این سوال را در مورد ارزشافزوده بپرسند؛ دفعه قبل چه چیزی یاد گرفتیم و دفعه بعد چگونه آن را به کار ببریم؟ این دو سوال، معیارهای کلیدی فرآیند مستندسازی درسهای آموختهشده است که باید ثبت شود.
جمعآوری دانش را به روش صحیح بیاموزید: هر درس آموختهشده شامل یک بسته متشکل از متن، تصاویر، جداول اطلاعاتی، فیلمها و سایر مواردی است که در آن برخی از عناصر اساسی مانند مشکلات، موفقیتها، شکستها، تأثیرات، توصیهها، پیشنهادها و درنهایت طبقهبندی وجود دارد که میتواند بهطور مستمر در حال تکامل بوده و برای یک شبکه گستردهتر قابل دسترسی باشد. نکته مهم این است که کسانی که از آن استفاده میکنند به آن امتیاز داده و آن را مرور و نظرات تکمیلی خود را ارائه دهند تا باعث افزایش کیفیت درس آموخته شود. این یک فرآیند چابک است و باید شرایطی فراهم شود تا بتوان در پروژههای آینده از این پایگاه دانش استفاده کرد.
برخی از مزایای شروع مدیریت درسآموختهها
مثال معروف «عدم اختراع مجدد چرخ»، هر بار که پروژه جدیدی را شروع میکنید، به کاهش هزینههای سازمانی کمک میکند. با شروع یک برنامه درس آموخته اطمینان میدهیم که همه افراد پروژه این توصیهها را درک کرده و به کار میگیرند.
- ایجاد یک محیط یادگیری تضمین میکند که دانش پنهان به اشتراک گذاشته شود و بر سه معیار مهم ارائه خدمات یعنی هزینه، کیفیت و به هنگام بودن تأثیر میگذارد.
- به فرهنگسازی سازمانی با محوریت «بازنگری پس از اقدام» کمک میکند و حاکمیت قوی در ایجاد مزایای تجاری بلندمدت را تضمین میکند. حصول اطمینان از انتشار و اشتراکگذاری دانش و تجربههای حاصلشده، خطر شکست پروژه را کاهش میدهد. همچنین تکنیک داستانسرایی میتواند کلید جلب اعتماد همه افراد باشد.
- تأثیر بر موفقیت مشتری از خط مقدم عملیاتی تا رهبری، همه از مراجعه به دانش مدون و طبقهبندیشده سود میبرند. این یک فرآیندی است که حتی مشتریان را درگیر به اشتراک گذاشتن بازخورد و ارائه تجربه میکند و اگر بهموقع و به نحو درستی تحلیل شود، میتواند منجر به نوآوری در سازمان شود.
اجزای اصلی مدیریت درسآموختههاLLP به شرح زیر است:
- همراستایی این برنامه با ماموریت و چشمانداز سازمان کلیدی است.
- بر ایجاد سازمانهای یادگیری تطبیقی تمرکز کنید.
- یک مدیر (مربی) برای مدیریت تغییر سازمانی استخدام کنید.
- ارتقای فناوری اطلاعات را اطلاعرسانی کنید.
- با همکاری تیمی، احساس ضرورت را ایجاد کنید.
10 راه برای مدیریت درسآموختهها
- شکست در طول نوآوری را تا زمانی که درسهای آموختهشده به اشتراک گذاشته میشود، بپذیرید.
- با اشتراکگذاری و استفاده مجدد از درسهای آموختهشده، هدفی را برای افزایش سود و تحقق اهداف تعیین کنید.
- بهکارگیری استراتژیها؛ ایجاد انگیزه، پشتیبانی، تجزیهوتحلیل، تدوین، انتشار درسآموختهها.
- ذخیرهسازی و اختصاص محل مناسبی برای درسهای آموختهشده برای هر پروژه.
- ایجاد انگیزه و پاداش برای ثبت، بهکارگیری و استفاده مجدد از درسهای آموختهشده.
- استخراج اطلاعات جمعآوریشده برای شناسایی الگوها، روندها یا موضوعاتی را که میتوان از درسهای آموختهشده استخراج شود.
- درسهای آموختهشده را در گردش کارها و فرآیندهای سازمان دخیل کنید.
- از داستانها برای به اشتراک گذاشتن درسهای آموختهشده استفاده کنید.
- گفتوگوها و تبادل نظرها در مورد درسهای آموختهشده، ازجمله درسهای ناشی از شکست را ذخیره کنید.
- دروس آموختهشده را در انجمنهای خبرگی و سایر گروههای تعاملی به اشتراک بگذارید.
یادگیری از درسآموختهها
داو اسنودن میگوید: «ما باید بهطور مداوم درسها را یاد بگیریم، نه اینکه فقط درسهای آموختهشده را مستند کنیم.» ضروری است که در ایجاد یک سیستم درسهای آموخته پایدار، تمرکز بر کارکنان قبل از فناوری باشد. این تمرکز، کلید رفتارهای صحیح در کارآفرینی داخل سازمانی، توسعه ذهنیت پرسشگر و بهکارگیری دانش به روش صحیح، بیش از تاثیرگذاری آن است.
درنهایت، اطمینان حاصل کنید که درسهای آموختهشده، مروری پس از مرگ و شکست پروژه نیست، بلکه بر این اساس اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم پروژه در طول چرخه عمر پروژه از مرحله برنامهریزی، آن را به ابزاری مبتنی بر شواهد برای به دست آوردن خروجی پروژه، جلب اعتماد مشتری و بهبود تحویل پروژه در آینده تبدیل میکنند.
منبع:
