صندوق اقلیم سبز (GCF)، که تحت کنوانسیون چارچوب سازمان ملل متحد در مورد تغییرات اقلیمی (UNFCCC) تأسیس شده، بزرگترین صندوق اقلیمی جهان است. این صندوق مأموریت دارد تا از کشورهای در حال توسعه در جهت کاهش انتشار گازهای گلخانهای و سازگاری با تغییرات اقلیمی حمایت کند. دفتر مرکزی این صندوق در کره جنوبی قرار دارد و بیش از ۳۰۰ نفر از کارکنان آن برای حرکت دادن کشورهای در حال توسعه به سمت مسیرهای توسعهای با انتشار کم و مقاومت در برابر تغییرات اقلیمی کار میکنند.
صندوق اقلیم سبز از چندین بخش، دفاتر و تیمهای مختلف تشکیل شده است که هر یک مسئولیتهایی را در جهت اجرای مأموریتهای مختلف سازمان بر عهده دارند. اندازه و ساختار این سازمان باعث شده که کارکنان صندوق در زمینه به اشتراکگذاری دانش خود با چالشهایی مواجه شوند. برخی از این چالشها عبارتند از:
- وجود سیلوهای دانشی در سازمان، که ارتباطات میان بخشها را محدود کرده و باعث شده کارکنان نتوانند به راحتی از کارهایی که دیگر بخشها انجام میدهند مطلع شوند. این مسئله فرصتهای یادگیری و همکاری را کاهش داده است.
- تازهواردها در برقراری ارتباطات جدید، یافتن منابع ورود به سازمان و آشنایی با زندگی جدید در کره جنوبی با دشواری مواجه بودهاند که این موضوع روند تطبیق و ورود آنها به سازمان را طولانی کرده است.
- صندوق اقلیم سبز پیش از این هم ابتکاراتی برای به اشتراکگذاری دانش و برگزاری سمینارهایی برای اطلاعرسانی به کارکنان داشته است؛ اما این جلسات معمولاً در محیطهای رسمی و با فرصتهای محدود برای بحث و تبادل نظر برگزار میشدند.
تیم مدیریت دانش در صندوق اقلیم سبز، کافههای دانش را به عنوان راهحلی شناسایی کرد که میتواند محیطی برای بحثهای هدایتشده توسط شرکتکنندگان، تعاملات عملی و ایجاد روابط غیررسمی فراهم کند. رئیس تیم مدیریت دانش صندوق تصمیم گرفت این ابتکار را با حمایت مالی معاون اجرایی صندوق، هنری گونزالس، هدایت کند.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
پیادهسازی تکنیک کافه دانش
در طول یک دوره ۵ ماهه، صندوق اقلیم سبز (GCF) با همکاری شرکت مشاوره مدیریت دانش، یک برنامه کافه دانش ایجاد کرد که به چالشهای مرتبط پاسخ میداد و از اهداف سازمانی پشتیبانی میکرد. این برنامه با هدف تشویق به تبادل ایدهها میان تیمها و ایجاد مسیرهای جدید ارتباطی برای تقویت یادگیری و همکاری طراحی شد. در طول این همکاری، مشاور مدیریت دانش از یک رویکرد تکرارپذیر استفاده کرد تا به تیم GCF امکان دهد موضوعات، نتایج و آموزشها را با اهداف مورد نظر خود همسو کنند.
در مرحله اولیه، مشاور کارهای اکتشافی را انجام داد تا نیازهای ذینفعان را بهتر درک کند و اطمینان حاصل کند که هم رهبری و هم کارکنان در این فرآیند مشارکت دارند. این امر از طریق مجموعهای از مصاحبهها انجام شد که در آنها نتایج کسبوکاری، خواستهها و موضوعات مورد علاقه مورد بحث قرار گرفت تا رویکرد به دقت تنظیم شود. نتایج مورد نظر برای کافههای دانش شامل موارد زیر بود:
- توسعه روابط ارگانیک، معنادار و حمایتکننده که فراتر از مرزهای تیمهای سنتی است.
- ایجاد محیطی برای گفتوگوی آزاد، یادگیری و همکاری.
- توانمندسازی تیمهای برتر و دستیابی به کارایی عملیاتی با تسهیل جریان دانش نهادی.
- ترویج و توسعه رهبری فکری در زمینه سرمایهگذاری اقلیمی از طریق بحث درباره ایدههای نوآورانه، رویکردها و انتشار تخصص در سراسر صندوق اقلیم سبز (GCF).
پس از توسعه موارد کاربرد و موضوعات برای بحث، مشاور مدیریت دانش 2 کافه دانش آزمایشی حضوری را برای بررسی رویکردهای مختلف ارائه و موضوعات، برگزار کرد. این آزمایشها به منظور تعیین این بود که کدام مدل کافه دانش برای GCF مناسبتر است و همچنین روشهای مختلف ارائه را به نمایش گذاشت. مشاور همچنین یک جلسه بازنگری با عنوان «درسآموختهها» را برگزار کرد که شامل بازخورد شرکتکنندگان در آزمایش و جلسات تکراری با تیم GCF بود. مشاور از این درسآموختهها برای توسعه نسخه نهایی مدل کافه دانش GCF و دستورالعمل مربوط استفاده کرد.
این مدل و دستورالعمل کافه دانش توضیح میدهد که چگونه یک برنامه کافه دانش را به درستی ایجاد کنیم. این دستورالعمل شامل جزئیاتی درباره تمامی ملاحظات ضروری برای اجرای یک فرآیند تکرارپذیر و با ارتباط شفاف است. در نهایت، مشاور مدیریت دانش آموزشهای شخصیسازیشدهای را ارائه داد تا برگزارکنندگان و ذینفعان را برای مشارکت در کافه آماده کند. این آموزشها انتقال آسان برنامه کافه دانش به GCF در پایان همکاری را تضمین کرد تا پایداری بلندمدت پروژه فراهم شود.
رویکرد اکتشاف و تحلیل تیم مشاور این امکان را فراهم کرد تا تیم بتواند به درک عمیقی از جریانهای کاری، نقاط ضعف، ملاحظات فرهنگی و خواستههای طیف گستردهای از کارکنان GCF دست یابد. مشاور از فعالیتهای طراحی مبتنی بر تفکر، از جمله توسعه پرسونا و کارگاههای آموزشی، استفاده کرد تا نیازها، انگیزهها و تردیدهای ذینفعان را بهتر درک کند. پس از شناسایی این نیازها، مشاور ارتباطات هدفمندی طراحی کرد تا با برنامه کافه دانش همراه باشد و کارکنان GCF را به پذیرش این فعالیت جدید مدیریت دانش ترغیب کند.
علاوه بر این، مشاور یک رویکرد چابک (Agile) را به کار گرفت که شامل فرصتهایی برای گفتوگو و دریافت بازخورد از GCF بود. مشاور از تکنیکهای آزمایشی برای تأیید فرضیات، آزمودن گزینههای مختلف کافه و جمعآوری اطلاعات استفاده کرد. در پایان دوره آزمایشی، مشاور یک بازنگری انجام داد تا جنبههای کافهها را برای تناسب بیشتر با GCF تنظیم کند.
نتایج
مشاور یک برنامه کافه دانش متناسب با نیازهای GCF ارائه داد. کافههای دانش فرهنگ همکاری، انتقال دانش و یادگیری را تقویت کردند. در پایان فرآیند، تیم مدیریت دانش توانست با استفاده از منابعی مانند قالبهای قابلاستفاده مجدد، مواد ارائه و فهرست موضوعات مورد علاقه، به طور کامل مالکیت کافهها را در دست بگیرد.
از زمان اجرای آزمایشی، GCF میزبان کافههای دانش منظم در موضوعاتی از علایق شخصی گرفته تا آخرین تحولات در زمینه تغییرات اقلیمی و تأمین مالی اقلیم بوده است. در طول چهار کافه اول، اعضای تیم از ۱۴ بخش مختلف گرد هم آمدند. بیش از ۸۰٪ از شرکتکنندگان بازخورد دادند که کافههای دانش به آنها امکان ارتباط با همکارانی را داده که معمولاً با آنها تعامل ندارند. همچنین، بیش از ۸۰٪ از شرکتکنندگان بیان کردند که کافهها به آنها کمک کرده تا احساس فراگیری و راحتی بیشتری در به اشتراکگذاری دیدگاههای خود در طول جلسات داشته باشند.
پاسخهای مداوم و مثبت شرکتکنندگان نشان داد که در سازمان تمایل به نوعی ابتکار اشتراک دانش وجود دارد که به شرکتکنندگان اجازه میدهد بدون تفکیک رسمی بین پنل، ارائهدهندگان و شرکتکنندگان به گفتگو بپردازند. کافههای دانش، فرصتهایی برای شکستن دیوارهای جداسازی و پرورش فرهنگ همکاری درون سازمان فراهم کردهاند.
تا کنون کافهها موفقیت بزرگی داشتهاند و ما منتظر هستیم که کافههای دانش رشد و تکامل بیشتری پیدا کنند!
