پورتالهای دانش راهحلی قانع کننده برای یافتن و کشف سازمانی هستند.
پورتال دانش چیست؟
مرکزی برای ادغام داراییهای مدیریت دانش هر سازمان، از جمله اطلاعات، دادهها و کارکنان، در یک محیط کاملاً متنی که در آن تجارت واقعی میتواند انجام شود.
این تعریف سه مورد اصلی تمایز بین پورتالهای گذشته و امروزی را در بردارد. پورتالهای دانش:
- پورتالهای دانش شامل تمام اطلاعات از دامنه یک سازمان است. دامنه یک سازمان را میتوان افراد، محتوا، دادهها، رویدادها، وبینارها، دورهها، خط مشیها و موارد دیگر تعریف کرد.
- پورتالهای دانش اطلاعات کل سازمان را براساس دامنه به صورت متنی ذخیره میکنند. گردآوری اطلاعات از منابع دادههای متفاوت باعث میشود که کاربران نگاه کاملتری از نحوه ارتباط آن اطلاعات با حوزه کاری سازمان داشته باشند.
- پورتالهای دانش به درک اینکه کاربر کیست و چه نیازی دارد کمک زیادی میکند. کاربر مسول پشتیبانی، مهندس فروش، یا یک متخصص سرمایه گذاری باشد در ماموریت پورتال دانش تفاوتی ایجاد نمیکند زیرا پورتال دانش، آنچه را که کاربر میبیند شخصیسازی کرده و توانایی انجام اقدامات لازم را در دسترس قرار میدهد.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
نگاهی به چند نمونه در حین تجزیه این سه متمایز
پورتالهای دانش شامل همه مطالب سازمان هستند.
دانش، محتوا، دادهها و کارکنان سازمان را در یک نمای واحد با کمک راهحل پورتال دانش، ترکیب میشوند. در گذشته، پورتالهای دانش پس از انتشار محتوا در سراسر مخازن، پیوندهایی به هر سیستم ارائه میدادند. در حال حاضر پورتالهای دانش حاوی کارشناسان، رویدادهای شرکت، پروژهها، ویدیوهای آموزشی و وبینارهای قبلی میزبانی شده و خط مشیهای ضروری هستند.
با توجه به اینکه تیمهای هر سازمان به دنبال حل موارد استفاده خاص خود هستند سیستمها و اطلاعات در سازمانهای امروزی بسیار زیاد است. یک پورتال دانش سیلوهای اطلاعاتی موجود را تجزیه کرده و اطلاعات مربوط را در زمان جستجو در اختیار کاربران قرار میدهد. علاوه بر این، پورتالهای دانش توانایی پیمایش بصری دامنه سازمان را فراهم میکند. به عنوان مثال، با مشاهده یک پروژه، امکان دیدن کارشناسان مرتبط با پروژه و همچنین فیلمهای آموزشی مرتبط وجود دارد. مدیریت همه داراییهای دانش سازمان در یک پورتال، جستجوی بصری را امکانپذیر کرده و اثربخشی را افزایش میدهد زیرا کاربران براساس دانشهایی که یافتهاند اقدام میکنند.
پورتالهای دانش زمینه سازی اطلاعات
طراحی پورتالهای دانش به گونهایست که جامعترین اطلاعات را در مورد یک “مورد” خاص در سازمان در یک مکان واحد و در دسترس، ادغام کنند. گاهی اوقات به عنوان یک موجودیت از آن یاد می شود، یک “مورد” یک عنصر کلیدی در حوزه سازمان است، مانند کارکنان، محصولات، جوامع فعالیتها، یا حوزههای موضوعی.
یک پورتال دانش به طور مؤثر اطلاعات جداگانه را در یک نمای منسجم ادغام میکند، که با ایجاد زمینهای برای کاربران به آنها توانایی میدهد تا ببینند چگونه این موجودیتها با دامنه وسیعتری از کار سازمان ارتباط برقرار کرده و به آنها کمک میکنند.
یکی از سوالهای رایجی که مطرح میشود در مورد تفاوت پورتالهای دانش با جستجوی سازمانی است. در واقع، شباهتهای قابل توجهی بین این دو وجود دارد.
پورتالهای دانش و جستجوی سازمانی هر دو:
به کاربران امکان جستجو در چندین سیستم میدهند،
کاربران را قادر می سازد تا انواع مختلف اطلاعات، مانند افراد و اسناد، داشبورد یا صفحاتی را ارائه کنند که نتایج را با محوریت موضوعات خاص جمعآوری و نمایش میدهند.
با این حال، علیرغم این شباهتها، عملکردهای منحصر به فرد پورتالهای دانش آنها را به روشهای قابل توجهی متمایز میکند که در ادامه بررسی شده است.
یکی از بخشهای اصلی یک پورتال دانش، جستجوی سازمانی است. وجه تمایز اصلی یک پورتال دانش، توانایی آن در ایجاد روابط بین اطلاعات در سراسر سیستمهای مختلف و شناسایی عناصر تشکیل دهنده یک موجودیت است.
زمانی که کاربر با استفاده از ابزارهای جستجوی سازمانی به دنبال یک پروژه شرکتی باشد، فهرستی از موارد فردی (مانند افراد، اسناد و پروژهها) مربوط به آن پروژه یا ذکر آن را دریافت میکند. در مقابل، پورتال دانش، کاربر را مستقیماً به یک صفحه پروژه جامع راهنمایی میکند. این صفحه علاوه بر توصیف پروژه، جزئیات اعضای تیم، مخاطبین مشتری، تحویل پروژهها و پیوندهای مستقیم به نمایههای هر شخص، مشتری یا سایر نهادهای مرتبط با آن پروژه را نیز ارائه میدهد. این ویژگی کلیدی پورتالهای دانش است که نهادهای سازمان را به هم متصل میکنند تا کاربران بتوانند به طور مستقیم به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کرده و درک کنند.
پورتالهای دانش شخصیسازی و فعال میشوند
در فرآیند جمعآوری و زمینهسازی اطلاعات، پورتالهای دانش، محتوا و اطلاعات نمایش داده شده را برای هر کاربر اختصاص میدهند. بخش مهمی از پورتال دانش، نمودار زیربنایی است که روابط بین نهادهای سازمان را ترسیم میکند. این نمودار، با استفاده از ویژگیهای مشترک و اتصالاتی که در گذشته شفاف نبود، به سازمان توانایی اتصال کاربران به سایر نهادهای سازمانی در نمودار را میدهد. برای مثال، اگر نمودار شامل نقش شغلی کاربر باشد، پورتال میتواند نمایش رویدادها یا دورههای آتی را در صفحه اصلی یا در صفحات جستجو متناسب با آن نقش تنظیم کند. به طور مشابه، اگر نمودار شامل اطلاعات مربوط به بخش کاربر باشد، میتوان نتایج جستجوی مربوط به پروژهها یا محصولات قابل تحویل از همان بخش را افزایش داد.
علاوه بر این، با در نظر گرفتن نقش کاربر، امکان ارائه اقدامات هدفمند همراه با اطلاعات ارائه شده وجود دارد. به عنوان مثال، مدیران پروژه که نمایههای کارکنان را مشاهده میکنند، امکان اضافه کردن افراد در زمان شناسایی کارشناسان را با کمک دکمه «افزودن به تیم» وجود دارد. به طور مشابه، تمرکز برخی سازمانها که تمرکز بیشتری بر استفاده از یک پورتال دانش متمرکز بر محصول دارند، میتوانند به گزینه «صحبت با نماینده» دسترسی داشته باشند، در حالی که نمایندگان پشتیبانی برای کمک به آنها در راهنمایی مشتریان از طریق مسائل مختلف، راهنماهایی برای انتخاب راهحل در نظر میگیرند. این سطح از شخصیسازی، همراه با فرصتهای عملمحور، به کاربران در انجام سریعتر و موفقتر کارها کمک میکند.
نتیجه
در مواجهه با تقاضای رو به رشد اطلاعات کاربران و گسترش سریع دانش، پورتالهای دانش به طور فزایندهای برای سازمانها حیاتی شدهاند.
منبع:
