محیط و شرایط متلاطم در چشمانداز کسبوکار میتواند پایه و اساس هر سازمانی را متزلزل کند. اینجاست که نقش مدیریت دانش برای سازگاری سریع و پیشی گرفتن از اختلالات و چالشها حیاتی میشود. اگرچه اثبات آینده همیشه خطراتی را به همراه دارد، اما پژوهشها نشان میدهد که مدیریت دانش یکی از مؤثرترین راههایی است که یک سازمان میتواند داراییهای دانشی خود را برای هدایت نوآوری و درعینحال ایجاد انعطافپذیری، تابآوری و چابکی سازمانی مدیریت کند.
مدیریت دانش، سازمانها را با بینشهایی که برای انطباق و پیشرفت نیاز دارند توانمند کرده و با استفاده از داراییهای دانش، تصمیمگیری آگاهانه را امکانپذیر و ارائه پاسخهای فعالانه به تغییر را تسهیل میکند. در این مقاله راههای خاصی برای استفاده از مدیریت دانش در یک سازمان برای موفقیت کوتاهمدت و بلندمدت بیانشده است.
علل اختلال و تغییر در سازمانها
عوامل زیادی در بروز چالش و اختلال در سازمانها تاثیرگذار هستند. در زیر به چهار مورد از مهمترین نیروهای مخربی که باید در چشمانداز دائماً در حال تغییر کسبوکار در نظر گرفته شوند، توجه کنید:
- فناوریهای نوظهور: مدلهای زبان بزرگ مانند چتجیپیتی که بهطور گستردهای موردتوجه قرارگرفته است، سازمانها را دچار اختلال میکند. مدیریت دانش برای جمعآوری، غربال کردن و تجزیهوتحلیل اطلاعات جدیدی که از این راه حاصل میشود، دارای نقشی حیاتی است.
- کار ترکیبی: کار از راه دور و ترکیبی چندین چالش را ایجاد میکند، ازجمله این چالشها میتوان به ترویج ایجاد سیلوهای دانشی، عدم ایجاد هماهنگی لازم برای حصول نتایج موردنظر و کاهش تبادل داده و اطلاعات بین کارکنان یک سازمان، اشاره کرد.
- محیطزیست: استفاده مؤثر از مدیریت دانش میتواند به سادهسازی سیاستهای پایدار مانند کار از راه دور، انتقال بدون کاغذ (کاهش بروکراسی)، انطباق با مقررات و سرمایهگذاری بازاریابی دیجیتال برای به حداقل رساندن آسیبهای زیستمحیطی کمک کند.
- جهانیشدن: مدیریت دانش ابزاری محوری برای سازماندهی حجم وسیعی از اطلاعات نظارتی و بازار موردنیاز برای رقابت در موقعیتهای ناآشنا خواهد بود.
بااینحال، مدیریت دانش فقط ابزاری برای مقابله با اختلالات فاجعهبار نیست، بلکه منبع ارزشمندی برای محافظت از آینده در برابر عدم قطعیت عمومی در چشمانداز تجاری است.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
نقش مدیریت دانش در اثبات آینده یک سازمان
ازآنجاییکه دانش با استفاده از مدیریت دانش همگرا میشود، تیمها میتوانند بهسرعت انواع اطلاعات را به اشتراک بگذارند تا برای مواجهه با اختلالات آینده، آماده شوند. مدیریت دانش همچنین میتواند به شناسایی شکافهای دانشی مهم در جریانهای کاری، ارتباط ایدههای متفاوت از منابع مختلف و ایجاد انعطافپذیری سازمانی کمک کند. در اینجا برخی از مؤثرترین راهها برای اثبات آینده سازمان و درعینحال پیادهسازی مدیریت دانش تشریح شده است:
- جمعآوری بازخورد مشتری: پیگیری بازخورد مشتری در قالب نظرسنجی، بررسی و تعامل با رسانههای اجتماعی میتواند به تغییر ترجیحات مشتری کمک کند.
- مشارکت کارکنان: با ایجاد فضای امنی که در آن کارکنان میتوانند ایدههای خود را برای بهبود به اشتراک بگذارند، بینشهای ارزشمندی را به دست آورید.
- اولویت دادن به ارتباطات داخلی: غلبه بر موانع ارتباطی و انباشت دانش سازمانی با استفاده از نرمافزار مدیریت دانش که اطلاعات را جمعآوری و به اشتراک میگذارد.
باوجود بسیاری از عوامل محرک داخلی، ضروری است که نهتنها به دنبال راههایی برای به اشتراک گذاشتن دانش در بین کارکنان، بلکه برای تقویت فعالانه همکاری و ایجاد رابطه بین تیمهای مختلف باشید. این کلید تسهیل به اشتراکگذاری مدیریت دانش است که برای پیشرفت در میان اختلالات و چالشهای موجود، لازم و ضروری است.
استراتژیهای همکاری متقابل برای ایجاد تابآوری سازمانی
اجرای همکاری متقابل کارآمد برای به اشتراکگذاری داراییهای دانش، سازمانها را در برابر اختلالات داخلی یا خارجی مقاومتر میکند. اگرچه ساختار دقیق مدیریت دانش، از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت خواهد بود، اما چندپایه مهم و اساسی وجود که توجه به آن در تمامی سازمانها و بهطور جهانی ضروری است که عبارتاند از:
- یک چشمانداز روشن و واضح، ایجاد کنید
همکاری متقابل کارکردی را بهعنوان وسیلهای برای شفافسازی چشمانداز مشترک سازمان خود بپذیرید. تعامل فعال رهبری با سیستمهای مدیریت دانش، کارکنان را به پذیرش مدیریت دانش تشویق میکند و در برابر عوامل اختلال، انعطافپذیری و تابآوری ایجاد میکند. برای تشریح مزایای مدیریت دانش و به اشتراک گذاشتن نحوه اجرای آن در بخشهای مختلف، جلسات منظمی برگزار کنید. تقویت مداوم این چشمانداز با ارتباطات داخلی به ترکیب ایدهها از منابع مختلف و درعینحال پایبندی به ارزشهای اصلی سازمان شما کمک میکند.
- ایجاد رابطه معنادار و اعتماد متقابل
همکاری متقابل، همهچیز در مورد دادن ابزارهایی به تیمها برای درک بهتر یکدیگر است. ابزارهای ارتباطی، جلسات روزانه، رویدادهای اجتماعی و اقدامات مرتبط با تیم سازی با هم همگرا شده تا نیروی کار همدلتر و آگاهتر را تشکیل دهند. درنهایت، این باعث ایجاد انعطافپذیری و چابکی سازمانی میشود که میتواند برای مقاومت در برابر اختلالات جزئی یا بزرگ مورداستفاده قرار گیرد.
برنامههای چرخشی یا مربیگری که در آن کارکنان در بخشها جابجا شده و بینشهای خود را به اشتراک میگذارند، راهی عالی برای جمعآوری دانش است. علاوه بر این، کارگاههای مشارکتی متمرکز بر حل مشکلات بهعنوان یک تیم به همه کمک میکند تا ضمن ایجاد رابطه، در اهداف شرکت، بهرهمندی و اهداف شخصی را نیز لحاظ کنند.
- نرمافزار مدیریت دانش را به کار ببرید
با استفاده از نرمافزار مدیریت دانش، سیلوهای درون سازمان خود را تجزیه کنید تا کارکنان را قادر به ذخیره، سازماندهی و به اشتراکگذاری خطمشیهای مدون و دانش پنهان، کند. دریافت / جمعآوری دادههای خام بهخودیخود دشوار است، در این راستا کمک نرمافزار مدیریت دانش برای جمعآوری و تبدیل داده به بینشهای عملی، غیرقابلجایگزینی است.
کمکهای بصری مانند نقشههای ذهنی و فلوچارتها را میتوان با نرمافزار مدیریت دانش برای تجسم دادههای سخت، تقویت طوفان فکری و ایجاد فرصتهایی برای کارکنان بهمنظور اشتراک گذاشتن دیدگاههای خود استفاده کرد. همهچیز از جدول زمانی پروژه، دادههای نظارتی و نرمافزار مدلسازی سهبعدی میتواند در سادهسازی مفاهیم پیچیده نقش داشته باشد.
- همسویی اهداف استراتژیک
ابزارهای همکاری متقابل خود را با اهداف سازمان خود برای ایجاد انعطافپذیری و چابکی هماهنگ کنید. ارتباط مستقیمی با کارکنان ایجاد کنید تا بهوضوح مزایای مدیریت دانش و همکاری متقابل را در مواجهه با اختلالات و چالشهای پیشرو را مشاهده کرده و درنتیجه بهسادگی میتوانید نوآوری را تقویت کنید.
هنگامیکه کارکنان چرایی و چگونگی اهداف شما را بهتر درک میکنند، مشتاقتر و مجهزتر برای مشارکت همراه میشوند. راه ارزشمند دیگری برای نشان دادن اینکه چگونه مدیریت دانش به تابآوری یا انعطافپذیری سازمانی کمک میکند، انجام فعالیتهای برنامهریزیشده است. این فعالیتها ترجیحاً در سیلوها و برای کاهش از دست دادن دانش پنهان، انجام میشوند.
- روشهای ارتباطی جدید را ایجاد کنید
نرمافزارهای مختلف سازمان را برای ایجاد یک پایگاه دانش متقابل عملکردی قوی و جامعتر، ترکیب کنید. برای این منظور میتوان از ترکیب نرمافزارهای مدیریتی با ابزارهای ارتباطی برای ردیابی پروژهها، بهطور مؤثرتر مورداستفاده قرار داد. این ابزارها به بهترین وجه برای ارائه بهروزرسانیهای پروژه در زمان واقعی، جمعآوری بازخورد کارکنان و به حداقل رساندن مشکلات ارتباطی که میتواند مانع پیشرفت شود، استفاده میشوند.
برای مؤثر بودن این روشها، مدیران باید دستورالعملهایی را در مورد زمان استفاده از هر ابزار (مانند زمان برقراری تماس ویدیویی در مقابل زمان ارسال ایمیل یا ارسال پیام) تنظیم کنند. فضاهای کاری متقابل نیز باید بهوضوح در فضاهای کاری جداگانه ترسیم شوند تا سردرگمی به حداقل برسد و درعینحال همه افراد در مسیر خود قرار بگیرند.
سخن آخر
اجرای مدیریت دانش از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است، اما همهچیز با اتخاذ یک چشمانداز واحد و ایجاد یک محل کار مناسب و متفکر شروع میشود. اختلال در کسبوکار اجتنابناپذیر است، اما فعال بودن و اجرای مدیریت دانش میتواند به تابآوری و انعطافپذیری سازمانها در برابر بدترین اثرات و چابکتر کردن سازمانها در هنگام به وجود آمدن فرصتها کمک کند.
منبع:
