مدیریت تغییر، مدیریت سازمان را به چالش می‌کشد. من درحال‌حاضر با شرکتی کار می‌کنم که به مدت چند سال تغییراتی اساسی را پشت سر گذاشته ولی فرآیند انتقال درمیان نیروی کار آن‌ها هنوز تثبیت نشده است. به طور خلاصه، حتی پس از تلاش زیاد، کارکنان تیم‌هایی که با تغییرات عمده روبرو هستند، درک شفاف و روشنی از نقش خود ندارند و تصویر کلی (چشم‌انداز کلی سازمان) را دریافت نمی‌کنند. آن‌ها هنوز در تصمیم‌گیری‌های ساده و اولویت‌بندی وظایف خود با مشکل روبرو هستند. بعد از اعمال تغییرات، مدیران شرکت مطمئن نیستند که چه کسی را به‌عنوان متخصص یک حوزه فنی یا حرفه‌ای معین در نظر بگیرند و آموزش و تعیین نقش بر اساس استانداردها را زیر سؤال می‌برند. رهبران ارشد علی‌رغم داشتن یک چشم‌انداز از نتیجه نهایی، درمورد رفتارها، مهارت‌های جدید و عملکرد موردنیاز برای رسیدن تیم به آن چشم‌انداز نامطمئن هستند.
تغییرات سازمانی چه به انگیزه سازمان‌دهی مجدد یا ادغام و راه‌اندازی استراتژی‌های جدید و چه به دلیل عرضه فناوری‌های بزرگ، رشد سریع یا تعمیرات اساسی فرآیند، می‌تواند نیروی کار را تحت فشار قرار داده و موجب سردرگمی آن‌ها نسبت به وظایف نقش‌هایی شود که بر عهده دارند. این اتفاق منجر به دلسرد شدن کارمندان و بازدهی کمتر نیروی کار می‌شود. اگر سریعاً چاره‌ای برای این مسئله در نظر گرفته نشود ممکن است به ترک کردن نیروی کار ماهر سازمان منتهی شود.
انتقال دانش با فرآیندهایی که برای مدیریت ریسک نیروی کار، جابه‌جایی دانش، ایجاد مهارت‌های حیاتی در نیروی کار و تعیین و وضوح استانداردهای عملکرد در نظر گرفته است، ثابت کرده است که یک عنصر حیاتی در ایجاد موفقیت‌آمیز تغییرات در سازمان است.
دلایل اهمیت انتقال دانش در مدیریت تغییر
دلایل اهمیت انتقال دانش را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
- انتقال دانش ساختار، ابزار و نقاط تصمیم را برای اعمال تغییر و اندازه‌گیری پیشرفت در سطح کارگر فراهم می‌کند.
- در یک تغییر انتقال دانش به‌وضوح نقش‌ها را مشخص می‌کند.
- انتقال دانش انتظارات روشنی از کارکنان را ایجاد می‌کند.
- انتقال دانش از کارمندان می‌خواهد تا درک خود از چشم‌انداز کلی را طور قابل‌اندازه‌گیری نشان دهند و مسائل مدیریت تغییر مداوم را کشف کنند.
مراحل فرایند انتقال دانش
در هر تغییر سازمانی کارکنانی هستند که می‌دانند و کسانی هستند که باید بدانند. کارکنانی هستند که می‌توانند یک کار را به روش (جدید) درست انجام دهند و دیگرانی هستند که باید یاد بگیرند که آن را تکرار کنند. رفع این شکاف همان چیزی است که حوزه انتقال دانش به آن نیاز دارد. در شرکت خرده‌فروشی که من با آن کار می‌کنم، فرایند انتقال دانش به آن‌ها کمک می‌کند طوفان تغییرات را در سه مرحله پشت سر بگذارند:
- فرآیند انتقال دانش نیازمند پاسخ‌های ساده و سرراست به چند سؤال حیاتی نیروی کار است که در صورت مبهم ماندن، تغییر را از مسیر خود خارج خواهند کرد: چه کسی واقعاً می‌داند که کار روزانه برای یک تیم یا واحد مشخص (ازجمله مهارت‌های فنی و حرفه‌ای موردنیاز در انجام کار) چیست و چگونه باید آن را انجام داد؟ اکنون کدام کارگران باید دانش و مهارت‌های حیاتی را بیاموزند تا بتوانند کار خود را در این تغییر به‌درستی انجام دهند؟ چه کسی قرار است روش استانداردی برای انجام هر مهارت فنی و حرفه‌ای موردنیاز در کار تعیین کند؟ چه کسی مدیر فرآیندی خواهد بود که از استانداردهای جدید دفاع می‌کند و کارمندان را با ردیابی پیشرفت آن‌ها ملزم به پاسخگویی می‌کند؟
- انتقال دانش انتظارات روشنی از کارکنان را به وجود می‌آورد. در فرآیند انتقال دانش، مدیریت برای کارکنان توضیح می‌دهد که از آن‌ها انتظار می‌رود چه سطحی از سازگاری با نقش‌ها و رفتارها و مهارت‌های شغلی جدیدی که برای آن‌ها تعریف شده است را از خود نشان دهند؟ آیا یک مهارت باید دقیقاً مطابق با یک استاندارد تعیین‌شده برای هر فرد در یک نقش معین انجام شود؟ فرآیند انتقال دانش اولویت‌ها را نیز برای کارکنان روشن می‌کند و تعیین می‌کند که کدام انتظارات جدید در حال حاضر حیاتی‌ترهستند؟ اهمیت رعایت استاندارد برای این وظایف حیاتی که تغییر یافته‌اند در مقایسه با سایر کارهای روزانه از چه درجه اهمیتی برخوردار هستند ؟ مدیر، متخصص، مربی و کارمند یادگیرنده چند ساعت در هفته را باید به توسعه روش جدید برای انجام کارها اختصاص دهد؟
- انتقال دانش از کارمندان می‌خواهد تا درک خود از «تصویر بزرگ» را به طور قابل‌اندازه‌گیری نشان دهند و مسائل مدیریت تغییر مداوم را کشف کنند.هنگامی که فرآیند انتقال دانش برای حمایت از تغییرات عمده مورد استفاده قرار می‌گیرد، این فرآیند ساختاری را فراهم می‌کند که در آن از کارکنان سؤالاتی درمورد تصویر بزرگ پرسیده می‌شود که با کار روزانه آن‌ها مرتبط است . سؤالاتی مانند: مشتری ما کیست؟ خدماتی که ما در حال حاضر ارائه می‌دهیم چیست و در صورت نیاز، کدام خدمات باید با اجرای استراتژی فعلی تغییر کنند؟ موفقیت ما درحال‌حاضر با چه معیارهایی اندازه‌گیری می‌شود؟ سوابقی که بر استراتژی فعلی تأثیر می‌گذارد را نام ببرید؟ سه کاری که واحد یا بخش شما برای حمایت از استراتژی سازمان انجام می‌دهد چیست؟
هر کارمند باید بتواند در طول یک دوره تغییر به حداقل 9 مورد از این سؤالات کلی پاسخ دهد. در این میان، انتقال دانش به کارکنان این امکان را می‌دهد که ارتباط واضحی بین پاسخ‌های خود و انتظارات شغلی و استانداردهای تعیین‌شده برای کار روزانه ببینند. در جایی که یک کارمند نمی‌تواند به این سؤالات کلی پاسخ دهد، مدیریت باید خود را برای مواجهه با برخی از مشکلات آماده کند. پاسخگویی کارمندان به این قبیل از سؤالات نشان‌دهنده این موضوع است که کارمند از قضاوت خوبی برخوردار بوده و قادر است تصمیمات روزانه‌ای بگیرد که از هدف نهایی حمایت می‌کنند.
نتیجه گیری
تغییرات عمده می‌تواند آمادگی، بهره‌وری و روحیه نیروی کار را ویران کند. برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییر، از انتقال دانش بهره بگیرید تا تغییرات خود را در سطح کارگر شفاف کنید، کارکنان را با دانش و مهارت‌های لازم برای ایجاد تغییر توانمند کنید و استانداردهای شغلی‌ای را تعیین کنید که با کمک آن‌ها بتوان پیشرفت را ردیابی کرده و بتوانید کارمندان را مسئولیت‌پذیر کنید.
منبع:
