شرایط کاری در سازمانها با سرعت در حال تغییر است و در یک نقطه توقف نمیکند. بیشتر سازمانها تلاش میکنند از طریق یادگیری مداوم با این روند سازگار شوند و از قافله عقب نمانند؛ اما یادگیری پیشنیازهایی هم دارد که در صورت فراموشی میتوانند دامنه و عمق یادگیری را به خطر بیندازند. اینجاست که مفهوم مزیتهای انجمن خبرگی برای سازمان به میان میآید. انجمن خبرگی میتواند یک استراتژی مؤثر باشد که یادگیری جمعی را در سازمان افزایش میدهد، به نوآوری جهت میدهد و کارکنان را با پیشرفتهای سازمان درگیر نگه میدارد.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
تعریف انجمن خبرگی
راشل هاپ، استراتژیست سازمانی و تجاری و مؤسس سازمانهای متعهد، معتقد است که هنوز درک درستی از چیستی این انجمنها و نسبت آنها با دنیای کسبوکار و نحوه سودرسانی انجمنهای خبرگی ایجاد نشده است. در سطح کسبوکار، یک انجمن خبرگی به گروهی از افرادی متخصصی گفته میشود که در حوزه مشترکی فعالیت میکنند. این افراد به گرد همدیگر جمع میشوند و از طریق تعامل به دانش تخصصی خود عمق بخشیده و تخصص خود را گسترش میدهند. این افراد به تبادل اطلاعات، تجربیات و بینش میپردازند و به یکدیگر کمک میکنند تا بر مشکلات فائق آمده و دست به نوآوری بزنند.
امیلی وبر، مشاور سازمانی و نویسنده کتاب ساختن انجمن خبرگی موفق معتقد است: ایده انجمنهای خبرگی یا افرادی که به بهانه فعالیت و زمینه عملکردی مشترک خود با همدیگر در ارتباط هستند، برای سازمانها اهمیت زیادی دارد. این افراد به گرد هم جمع میشوند تا به این ایده بها بدهند و آن را محقق سازند. وبر گفت: «انجمن خبرگی فراتر از جمع شدن به گرد یکدیگر و ایجاد تعاملی سطحی است. انجمن خبرگی در تعاملات مختلفی که افراد با همدیگر دارند معنا مییابد. این تشکل از این قابلیت برخوردار است که دانش خود را در اختیار سایر کارکنان بگذارد و روی حل چالشها و موضوعات دیگر سازمان تمرکز کند.»
مزیتهای انجمن خبرگی برای سازمان چیست؟
انجمن خبرگی مزایای متنوعی را به کسبوکارها ارائه میدهد که فراتر از محدودیتهای یادگیری در محل کار و حل مسئلهای هستند که بر فضای کار سنتی حاکم بود. برخی از بزرگترین مزایایی که انجمن خبرگی ارائه میدهد عبارتنداز:
- ایجاد یک شبکه پشتیبانی: به گفته وبر، انجمن خبرگی با تشکیل یک شبکه پشتیبانی مزیت برجستهای برای سازمان به همراه دارد. با توجه به اهمیت ارتباط با مشتریان برای بسیاری از کسبوکارها، ایجاد شبکه پشتیبانی یکی از مزایای اصلی انجمنهای خبرگی است.
- منجر به توسعه دانش در سازمان میشود: به گفته هاپ، یکی از مزایای بزرگ انجمن خبرگی این است که کارکنان برای یافتن دانش موردنیاز برای انجام وظایف خود مجبور نیستند وقت خود را صرف جستجوی افراد متخصص کنند. با این اوصاف میتوانید با کمک انجمن خبرگی دسترسی سایر کارکنان سازمان به تخصصهای موردنیازشان را تسهیل کرده و با سادهسازی این دانش، آن را برای کارکنان قابلاستفاده کنید؛ بنابراین، انجمن خبرگی تقریباً مانند یک موتور ترجمه و تطبیق برای کارکنان عمل میکند. این دو قابلیت در کنار همدیگر روند توسعه دانش را تسریع کرده و کارایی سازمان را افزایش میدهند. همچنین به عقیده مهندس هاب انجمن خبرگی برای کارکنان تازهکاری که هنوز با دیگران راحت نیستند و قادر به سؤال پرسیدن نیستند، کمک میکند که راهنماییها و آموزشهای موردنیاز خود را دریافت کنند. به عقیده وبر انجمن خبرگی در راستای اشتراکگذاری و اشاعه بهترین شیوههای انجام کار در سراسر سازمان مفید واقع شده و با این روش منجر به ایجاد یکپارچگی در سازمان میشوند. وبر افزود، این یکپارچگی زمانی به دست میآید که کارکنان دانش انجمن خبرگی را به کار گرفته و آن را با روشهای کاری ادغام کنند؛ بنابراین، انجمن خبرگی به تثبیت استانداردها و دستورالعملهای سازمان کمک میکند.
- کمک به بهبود روشهای انجام کار: انجمنهای خبرگی همچنین با تسهیل فرصتهای همکاری، استاندارد و کیفیت محصول نهایی را افزایش میدهند. این انجمنها با تقویت فرهنگ مشارکتی، به بهبود مستمر فرایندها کمک میکنند. بهعبارتدیگر زمانی که چالشهای مشترک با راهحلهای مشترکی حلوفصل شوند فرهنگ مشارکت و همدلی بهبود خواهد یافت.
مراحل ایجاد یک انجمن خبرگی
- هدف و محدوده را تعریف کنید.
اهداف و دامنه انجمن خبرگی را بهوضوح تعریف کنید. انجمن خبرگی پیرامون چه دانش و مهارت خاصی تشکیلشده است؟ درک هدف، به مراحل بعدی نیز جهت داده و به جذب اعضایی که روی اهداف جامعه سرمایهگذاری میکنند، کمک میکند.
- شناسایی و مشارکت اعضا
به دنبال اعضای بالقوهای باشید که تخصص و علاقه خاصی به ایجاد جوامع دارند. این افراد میتوانند به شکلگیری ستون فقرات انجمن خبرگی و پیشبرد دستورِ کار انجمن کمک کنند. به خاطر داشته باشید که مشارکت در انجمن خبرگی باید از روی اختیار باشد نه از سر اجبار. اعضا باید به میل خود به انجمن بپیوندند، نه به دلیل الزام شغلی.
- یک ساختار سلسله مراتبی ایجاد کنید
یک ساختار سلسله مراتبی ایجاد کنید که شامل نقشهای رهبری، فرآیندهای تصمیمگیری و دستورالعملهای عضویت باشد. محققان میگویند یکی از ویژگیهای مهم انجمن خبرگی وابستگی به یک حوزه معین است. حوزه به معنای وجود زمینه مشترک میان اعضا است. با تعیین حدود وظایف انجمن، اعضا میتوانند تشخیص بدهند که چه دانشی ارزش به اشتراکگذاری دارد و چگونه ایدههای خود را ارائه دهند.
- مطمئن شوید که انجمن در محیط دیجیتالی نیز فعال است
به گفته هاپ: شکل اولیه انجمنهای خبرگی بهصورت حضوری و بسیار ساختار یافته بوده است؛ اما امروزه، با توجه به ظهور شکلهای کاری جدید، الزامی به تشکیل حضوری انجمن نیست. با فعال کردن انجمن خبرگی در محیط دیجیتالی میتوان دنیای جدیدی از امکانات را فراهم کرد. در این صورت محدودیتهای حضور در اتاق کنفرانس کاهش پیداکرده و اعضا میتوانند با سرعت به سؤالات پاسخ دهند. این مزیت فوقالعاده این امکان را به همراه دارد که هریک از اعضا در آن زمان قادر به پاسخگویی است در کوتاهترین زمان ممکن به سؤال پاسخ دهد.
- موفقیت انجمن را تعریف کنید
به عقیده وبر یکی از راههای ارزشمند برای اندازهگیری موفقیت انجمن خبرگی، نگاه کردن به نحوه تعامل انجمن با سایر کارکنان ست. آیا کارکنان دائماً از فواید انجمن بهره میبرند و برای دستیابی به دانش موردنیاز خود به آن مراجعه میکنند؟ شما همچنین باید تأثیر انجمن خبرگی بر سازمان را نیز در نظر بگیرید. برای این منظور باید از بیرون به انجمن نگاه کرد و تأثیر آن را بر سازمان ارزیابی کرد. آیا انجمن تأثیر مثبتی در سازمان به همراه داشته است؟ آیا انجمن قادر است اتفاقاتی را رقم بزند که بخشی از اکوسیستم کسبوکار شوند؟
دستیابی به نوآوری بهواسطه مزیتهای انجمن خبرگی برای سازمان
مدیران اجرایی و رهبرانی که تلاش میکنند سازمان را در مسیر رشد و نوآوری قرار دهند، باید با رفع موانع انجمنهای خبرگی امکان دستیابی به موقعیتهای منحصربهفرد را برای این انجمن فراهم آورند. با رفع موانع و محدودیتها این انجمن قادر به تصرف سرزمینهایی است توسط تفکر متعارف محدودشدهاند.
به یاد داشته باشید که قدرت انجمن خبرگی در ایجاد فرهنگی است که در آن یادگیری به همان اندازه که ضروری است طبیعی هم هست.
منبع:
https://www.reworked.co/knowledge-findability/why-and-how-to-build-a-community-of-practice/?utm_source=reworked.co&utm_medium=social&utm_campaign=cm&utm_content=Share+Widget%3a+Why%20and%20How%20to%20Build%20a%20Community%20of%20Practice
