ضربالمثل «دانش قدرت است» بدون دلیل وجود ندارد. دانش یکی از مهمترین داراییهایی است که یک سازمان میتواند داشته باشد. مدیریت این دانش نقش مهمی در اثربخشی برنامه مدیریت پروژه یک شرکت دارد. درک پیچیدگیهای مدیریت دانش پروژه و پیادهسازی مؤثر آن در شرکت، راهی عالی برای سادهسازی فرآیندهای کسبوکار، بهبود ارتباطات، افزایش کارایی کارکنان و کمک به مدیران پروژه و تصمیمگیرندگان در انجام مؤثر وظایف خود است. بااینحال، این فقط نوک کوه یخ در بحث نحوه مدیریت دانش پروژه است و این مقاله بسیار عمیقتر به مفهوم میپردازد.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
3 عنصر کلیدی مدیریت دانش پروژه
مدیریت دانش پروژه در هسته خود شامل جمعآوری، تجزیهوتحلیل، سازماندهی، به اشتراکگذاری دانش و استفاده از اطلاعات برای افزایش اثربخشی پروژههای شرکت است. درحالیکه اینترنت پر از اطلاعات بدون ساختار در این زمینه است که استفاده از آن را چالشبرانگیز میکند خوشبختانه، اینجاست که مدیریت دانش پروژه وارد میشود و اطلاعات بدون ساختار را به دانش ساختاریافته تبدیل و نقشی حیاتی در فرآیندهای شرکت ایفا میکند. بااینحال، قبل از بحث در مورد این نقش، باید درک کنیم که مدیریت دانش پروژه از چه چیزی ساختهشده است. سه عنصر کلیدی وجود دارد که باید از آنها آگاه باشید:
- فرآیند: یک فرآیند مدیریت دانش با ساختار مناسب بخش مهمی از معادله است. جریان مؤثر اطلاعات را تضمین میکند که باید قبل از اجرای پروژههای شرکت جمعآوری، تجزیهوتحلیل و به دانش تبدیل شود.
- کارکنان: کارکنان، مانند مدیر پایگاه دانش و حتی کل تیمها، یکی دیگر از جنبههای حیاتی مدیریت دانش پروژه هستند. آنها دانشی که قبلاً بهدستآمده و سازماندهیشده را در یک پروژه اجرا میکنند.
- ابزارها: از سیستمهای مدیریت اسناد اولیه گرفته تا آرشیو دادهها و مخازن ذخیرهسازی دانش تا ویکیها که منابع دانش جمعآوریشده شما را برای به اشتراک گذاشتن و درک آسانتر میکنند، نمونههای متعددی از سیستمهای مدیریت دانش و دهها ابزار وجود دارد که در آن نقش دارند.
این سه عنصر با هم ترکیب میشوند تا سیستمهای مدیریت دانش مؤثر را ایجاد کنند که در هر برنامه مدیریت پروژهای ضروری است.
نقش سیستمهای مدیریت دانش
سیستمهای مدیریت دانش، یا به اختصار KMS، نقش مهمی در سازماندهی دانش جمعآوریشده ایفا میکند و به کاربران اجازه میدهد تا این دانش را در پروژهها و فرآیندهای شرکت بهکارگیرند. همراه با سیستمهای مدیریت اسناد، یک سیستم مدیریت دانش به خوبی پیادهسازی شده نیز کنترل اسناد را بهبود میبخشد و کمک میکند تا اطلاعات حیاتی بهراحتی در دسترس هر کارمند قرار گیرد. درنهایت، همانطور که استفاده از KMS بهطور پیوسته در حال رشد بوده است، این سیستمها نیز در فرآیند تصمیمگیری حیاتی شدهاند. با اعطای دسترسی سریع به یک مدیر پروژه و سایر تصمیمگیرندگان به اطلاعات ضروری، سیستم مدیریت دانش تضمین میکند که رهبران میتوانند تصمیمات سنجیدهای را به نفع شرکت بگیرند.
انواع دانش: پنهان در مقابل آشکار
سیستمهای مدیریت دانش از دو نوع دانش تشکیلشده است – آشکار و پنهان. از یک طرف، دانش پنهان دارید که از تجربیات شخصی بهدستآمده است. معمولاً در جایی ثبت نمیشود و علاوه بر، دشواری در بیان این نوع دانش، انتقال آن بین کارکنان و حتی بیشتر از آن به دلیل معایب جابجایی کارکنان چالشبرانگیز است. این انتقال دانش مستلزم تعاملات متعدد فردبهفرد است و کسبوکارها اغلب از رویکردهای تعاملی برای انتقال دانش پنهان از یک کارمند به مخزن دانش استفاده میکنند که اشتراکگذاری را آسانتر میکند. درعینحال، پرورش فرهنگ اشتراک دانش به عنوان یک شرکت نیز در اینجا نقش مهمی ایفا میکند.
از سوی دیگر، شما دانش آشکار دارید که اشتراکگذاری آن بین کارمندان بسیار سادهتر است. اینها مواردی مانند کتابچههای راهنما و دستورالعملها هستند که بهراحتی به اشتراک گذاشته میشوند، اما برقراری ارتباط در مورد آنها به یک شکل دشوار است. سیستمهای مدیریت دانش و سیستمهای مدیریت اسناد برای اطمینان از مستندسازی و اشتراکگذاری این نوع دانش کافی هستند و اطمینان میدهند که کل تیمها میتوانند به سرعت به آن دسترسی داشته باشند.
فرآیندهای خلق و اشتراک دانش
مشکلات پروژهها در اکثر شرکتها، صرفنظر از صنعت، شبیه به هم هستند. بااینحال، یک برنامه ارتباطی مؤثر و همکاری بین اعضا میتواند به ارائه ایدههای جدید و راهحلهای سریع برای این مشکلات منجر شود و درنهایت باعث خلق دانش جدید و راهی برای حل مشکل شود. سپس این دانش در زمان واقعی بین سایر تیمهای فردی به اشتراک گذاشته شده که منجر به یادگیری سازمانی میشود. با اینکار اطمینان حاصل میشود که چنین مشکلاتی پروژههای آینده را کند نمیکنند. این یک فرآیند مداوم است که میتواند با پرورش فرهنگ یادگیری و بهبود مستمر، بیشتر تقویت شود. برنامههای مدیریت پروژه و چکلیستهای ارسال اسناد نیز در اینجا در مرحله انتقال دانش نقش اساسی دارند و به مدیران کمک میکنند تا مطمئن شوند که اطلاعات مهم قبل، در حین یا پس از تکمیل پروژه از بین نمیرود.
مزایای مدیریت دانش مؤثر در پروژهها
اجرای موفقیتآمیز مدیریت دانش مزایای متعددی برای سازمان و پروژههای آن به همراه دارد. برخی از مهمترین مزایای مدیریت دانش پروژه شامل موارد زیر است:
- مدیریت ریسک پیشرفته: دانش پروژههای گذشته میتواند گردش کار مدیران پروژه و سایر تصمیمگیرندگان را بهطور چشمگیری بهبود بخشد و به آنها کمک کند تا استراتژیهای مدیریت ریسک خود را توسعه دهند. دسترسی به چنین منابع دانشی میتواند به این کارمندان کمک کند تا هرگونه خطر مرتبط با پروژههای آینده را محاسبه و پیشبینی کرده و با ایجاد برنامههای کاهشی، اطمینان حاصل کنند که همه چیز تا حد امکان روان پیش میرود.
- افزایش بهرهوری کارکنان: ایجاد، پیادهسازی و نگهداری پایگاههای اطلاعاتی برای فرآیندها و پروژههای سازمان شما، ارتباط بین اعضای تیم را تقویت میکند. چنین رویکردی تضمین میکند که همه کارمندان در یک مسیر هستند و بهطور مؤثر در جهت یک هدف کار میکنند که این کار درنهایت میتواند کارایی و بهرهوری کارکنان را به شدت بهبود بخشد.
- بهبود تصمیمگیری: درنهایت، یک سیستم مدیریت دانش قوی به عنوان یک عنصر حیاتی در فرآیندهای تصمیمگیری عمل میکند. دسترسی به چنین پلتفرم اشتراک دانش میتواند به کارمندان جدید، مدیران ارشد و هر کسی که در این بین است کمک کند تا در مورد تمام وظایف، فرآیندها و پروژههای شرکت تصمیمات بهتر و آگاهانه اتخاذ کند.
کاربردهای عملی مدیریت دانش در پروژهها
مدیریت دانش مزایای زیادی دارد و میتواند یک تغییردهنده بازی برای پروژهها باشد. در اینجا چند راه برای به کار انداختن آن وجود دارد:
- به اشتراکگذاری دانش در پروژهها: یک برنامه مدیریت دانش مناسب، انتقال آنچه را که میدانید از یک پروژه به پروژه دیگر آسان میکند. با ابزارهایی مانند تابلوهای گفتگو و پلتفرمهای همکاری، اشتراکگذاری بینش برای تیمها آسان است و کل شرکت شما را کارآمدتر میکند.
- تقویت ارتباطات و کار گروهی: با سیستم مدیریت دانش (KMS)، به اشتراکگذاری اطلاعات و ایدهها آسانتر میشود. ارتباطات بهبود مییابد و تابلوهای گفتگو یا پایگاههای داده به تیمها کمک میکنند تا همکاری مناسبی با هم داشته و مشکلات را در پروژههای متعدد کاهش دهند.
- استفاده از ابزارهای مناسب: چه چکلیستهای ساده، چه ویکیهای اشتراکگذاری دانش یا نرمافزارهای مدیریت دانش میتواند به میزان قابلتوجهی بهرهوری را افزایش دهد.
روشهای پیشرفته در مدیریت دانش پروژه
هنگامیکه مدیریت دانش پروژه بهدرستی انجام شود میتواند روش کار شما را تغییر دهد، بهخصوص زمانی که از ابزارها و شیوههای پیشرفته استفاده میکنید:
- استفاده از فناوری جدید برای به اشتراکگذاری دانش: مدیریت دانش از فناوریهای مختلف سود میبرد – از ویکیها برای اشتراکگذاری اطلاعات گرفته تا بسترهای ابری برای دسترسی بهتر و حتی هوش مصنوعی برای خودکار کردن وظایف. این ابزارها با هم به بهبود کارایی کلی کمک میکنند.
- هوش مصنوعی در مدیریت دانش: این روزها هوش مصنوعی در همهجا وجود دارد و دلیل خوبی هم دارد و به سیستمهای مدیریت دانش کمک میکند تا حجم عظیمی از دادهها را تجزیهوتحلیل کند و به سرعت آنها را به بینشهای مفید تبدیل کند. بهعلاوه، هوش مصنوعی میتواند کارهای تکراری را خودکار کند و به مدیریت بهتر جدول زمانی پروژه کمک کند.
- نقش رایانش ابری در به اشتراکگذاری دانش: ذخیره و به اشتراکگذاری منابع در پلتفرمهای ابری دسترسی به اسناد را آسان و سریع در زمان واقعی میکند. همچنین ارتباطات تیمی را تقویت و همکاری را سریع میکند.
- ایجاد فرهنگ اشتراک دانش: استقرار موفق یک سامانه مدیریت دانش، به فرهنگی نیاز دارید که در آن اشتراکگذاری دانش هنجار باشد.
- تشویق به یادگیری مداوم: رهبران باید محیطی ایجاد کنند که یادگیری مستمر را ارتقا دهد. یک برنامه مفید، کارمندان را تشویق میکند که هم در محل کار و هم در مورد سازمان یاد بگیرند و اطمینان حاصل کند که همه آماده هستند تا بهطور مؤثر در نقش خود قدم بگذارند.
- ترویج همکاری تیمی: مدیران پروژه باید اقداماتی فراتر از راهاندازی یک سیستم نرمافزاری مدیریت دانش انجام دهند. آنها باید کار گروهی را تشویق کنند. ارائه پلتفرمهایی با تابلوهای بحث و گفتگو و چت همزمان میتواند به تیمها کمک کند دانش را بهراحتی به اشتراک بگذارند.
چالشهای مدیریت دانش پروژه
درحالیکه استقرار یک نرمافزار مدیریت دانش مهم است اما همیشه آسان نیست. در اینجا چند چالش رایج وجود دارد. یکی از مسائل رایج این است که فکر میکنیم یک نرمافزار مدیریت دانش فقط دانش آشکار را در برمیگیرد؛ اما دانش پنهان- چیزهایی مانند تجربیات و مهارتها – به همان اندازه مهم است، اگرچه اشتراکگذاری آن دشوارتر است. پیادهسازی نرمافزار مدیریت دانش اغلب با مقاومت روبرو میشود. کارمندان ممکن است در تغییر نحوه کار خود مردد باشند، بنابراین این وظیفه رهبران است که آنها را در طول فرآیند بهآرامی راهنمایی کنند.
بهترین روشها برای راهاندازی مدیریت دانش
حتی باوجود چالشها، هر شرکتی میتواند با پیروی از بهترین شیوههای زیر یک سیستم مدیریت دانش را با موفقیت پیادهسازی کند:
- فرآیندها و دستورالعملهای شفاف را تنظیم کنید: با تعیین قوانین پایه برای مدیریت دانش پروژه شروع کنید. اطمینان حاصل کنید که همه میدانند چگونه از ابزارهایی مانند سیستمهای مدیریت اسناد استفاده کنند و فرآیند انتقال دانش را درک میکنند.
- بهطور منظم KMS خود را اندازهگیری و ارزیابی کنید: برای موفقیت فقط به راهاندازی نرمافزار مدیریت دانش فکر نکنید. این سیستم بهطور منظم نیاز به بررسی دارد که چقدر خوب کار میکند و تیم شما چگونه از آن استفاده میکند. نحوه سنجش موفقیت در صنعت متفاوت است، اما ردیابی معیارهای پروژه محل خوبی برای شروع است.
مدیریت دانش پروژه هنوز یک مفهوم رو به رشد است، اما در حال حاضر بخش مهمی از موفقیت کسبوکار است. حتی در مراحل اولیه بلوغ نیز یک نرمافزار مدیریت دانش بهرهوری و کارایی را افزایش میدهد. در آینده احتمالاً ابزارهای بهتری مانند مدیریت اسناد پیشرفته، پلتفرمهای مبتنی بر هوش مصنوعی پیشرفته نیز ارائه میشود تا مدیریت دانش را برای هر شرکتی قدرتمندتر کند.
منبع:
https://tettra.com/article/project-knowledge-management/
