در دنیای شرکتهای بزرگ امروزی، دانش قدرت است. با این حال، بسیاری از سازمانها هنگام پیادهسازی سیستمهای مدیریت دانش، جهتیابی خود را از دست میدهند. سازمانها مدیریت دانش را معمولا به عنوان مخزن اسناد، مکانی که فایلها در آن ذخیره میشوند و گاهی اوقات به آنها ارجاع داده میشود، درک میکنند. در حالی که مخزن اسناد یک جزء حیاتی است، مدیریت دانش فراتر از مخزن اسناد است. این در مورد ایجاد فرهنگ اشتراک دانش، همکاری و بهبود مستمر است.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
ماهیت چندوجهی مدیریت دانش
1-پرورش فرهنگ اشتراک دانش
ماهیت مدیریت دانش درباره افراد بوده که شامل تشویق کارکنان برای به اشتراک گذاشتن دیدگاه، تجربیات و تخصص خود است. با دیده شدن کارکنان و ارزش قایل شدن برای مشارکت آنها و همچنین با دیدن مزایای ملموس اشتراکگذاری دانش، احتمال مشارکت فعالانه آنها افزایش مییابد. فرهنگ اشتراک دانش میتواند منجر به موارد زیر شود:
همکاری پیشرفته: زمانی که دانش آزادانه در بخشها جریان مییابد، تیمها همکاری مؤثرتری خواهند داشت و از دیدگاهها و مهارتهای متنوع استفاده میکنند.
نوآوری: دانش مشترک جرقه ایدههای جدید و نوآوری ایجاد میکند، زیرا کارکنان براساس دیدگاههای یک دیگر، ایدههای جدید خلق ارائه میکنند.
مشارکت کارکنان: کارمندانی که احساس میکنند دانش آنها ارزشمند است، برای مشارکت و درگیر شدن انگیزه مضاعف دارند.
با این حال، پرورش این فرهنگ مستلزم پرداختن به یک موضوع مهم است: ترس از امنیت شغلی.
مقابله با ترس از امنیت شغلی
در بسیاری از سازمانها، برخی از کارمندان ممکن است با ایده به اشتراک گذاری دانش خود احساس خطر کنند. ممکن است کارکنان بر این باور باشند که تخصص یا اطلاعات خاص آنها، امنیت شغلی آنها را تضمین میکند. این طرز فکر میتواند به طور قابل توجهی مانع اشتراک دانش و اثربخشی کلی ابتکارات مدیریت دانش شود.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
برای غلبه بر این چالش، سازمانها باید:
ارتقای امنیت شغلی از طریق اشتراک دانش: سازمانها باید آگاهسازی لازم را انجام دهند که کارکنان متوجه شوند به اشتراکگذاری دانش امنیت شغلی را کاهش نمیدهد بلکه باعث افزایش آن میشود. کارکنان باید درک کنند که توانایی آنها برای نوآوری و کمک به موفقیت تیم است که ارزشند است، نه فقط در داشتن دانش منحصر به فرد.
شناخت مشارکتها و اعطای پاداش: اجرای برنامههای شناسایی در راستای اعطای پاداش به کارکنان در ازای به اشتراک گذاشتن دانششان یکی از موثرترین مسیرهای افزایش مشارکت است. همچنین برجستهسازی داستان های موفقیت که در آن اشتراک دانش منجر به نتایج مثبت برای تیم و سازمان میشود نیز میتواند موثر باشد.
ایجاد فضاهای امن برای اشتراکگذاری: سازمانها باید محیطی ایجاد کنند تا کارکنان با احساس امنیت و بدون ترس از عواقب منفی، دانش خود را به اشتراک بگذارند. تشویق گفتگوی باز و آزاد و ایجاد بسترهایی که در آن کارمندان بتوانند بینش خود را به اشتراک بگذارند و از یکدیگر بیاموزند.
2- ایجاد یک پایگاه دانش قوی
یک مخزن دانش باید چیزی بیش از یک فضای ذخیرهسازی باشد. این باید یک منبع پویا، در حال تحول و قابل دسترسی بوده و به طور منظم به روز شود. عناصر کلیدی عبارتند از:
رابط کاربری در دسترس و کاربرپسند: طراحی بصری سرعت دسترسی کارکنان به اطلاعات مورد نیاز خود و یافتن آنها را تضمین میکند.
به روز رسانیها و بررسیهای منظم: به روز رسانیهای مداوم تضمین کننده دقت و نظم پایگاه دانش خواهد بود.
ادغام با گردش کار روزانه: ادغام یکپارچه با ابزارها و فرآیندهای موجود، استفاده و مشارکت منظم را تشویق میکند.
3- پیادهسازی خدمات دانش محور (KCS)
KCS روشی است که ایجاد و نگهداری دانش را در گردش کار عملیاتی ادغام میکند. سازمانها با به دست آوردن دانش در زمان واقعی در طول حل مسئله، از به روز بودن و مرتبط بودن همیشگی پایگاه دانش، اطمینان حاصل میکنند. این رویکرد:
افزونگی را کاهش میدهد: کارمندان کمتر احتمال دارد چرخ را دوباره اختراع کنند، زیرا میتوانند به راحتی راه حلهایی برای مشکلات رایج بیابند.
کارایی را بهبود میبخشد: دسترسی سریع به اطلاعات دقیق، حل مشکل را سرعت میبخشد.
کارمندان را توانمند میکند: کارکنان ابزار و دانش لازم را برای انجام وظایف خود به طور موثر دارند.
4- تشویق به یادگیری و بهبود مستمر
مدیریت دانش یک پروژه یکباره نیست بلکه یک فرآیند مداوم است. سازمانها باید:
ترویج یادگیری مستمر: کارکنان را تشویق کنند که دائماً به دنبال دانش و مهارتهای جدید باشند.
تسهیل آموزش و توسعه: جلسات آموزشی و منابع منظمی را برای کمک به کارکنان در جریان ماندن با روندهای صنعت و بهترین شیوهها ارائه دهند.
اندازهگیری و بهبود: از معیارها برای ارزیابی اثربخشی ابتکارات مدیریت دانش و بهبود مستمر آنها استفاده کنند.
مشکلات رایج در پیادهسازی مدیریت دانش
با وجود مزایای واضح، بسیاری از سازمانها با مدیریت دانش دست و پنجه نرم میکنند. تلههای رایج عبارتند از:
اطلاعات مخفی: وقتی دانش به بخش ها یا افراد خاص محدود می شود، منافع کلی سازمان را محدود می کند.
عدم پذیرش کارمندان: بدون فرهنگی که به اشتراک دانش ارزش قائل است، ممکن است کارمندان تمایلی به مشارکت نداشته باشند.
ابزارها و منابع ناکافی: بدون ابزار مناسب، حتی بهترین استراتژیهای مدیریت دانش نیز ممکن است شکست بخورند.
نتیجهگیری
مدیریت دانش بسیار بیشتر از یک مخزن اسناد است. این در مورد پرورش فرهنگ به اشتراک گذاری دانش، ایجاد یک پایگاه دانش قوی و قابل دسترس، اجرای متدولوژیهایی مانند KCS و تشویق یادگیری و بهبود مستمر است. با اتخاذ رویکردی جامع به مدیریت دانش، سازمانها میتوانند پتانسیل کامل دانش جمعی خود را باز کنند، نوآوری، کارایی و مشارکت کارکنان را هدایت کنند.
بیایید از ذهنیت سنتی مخزن اسناد فراتر برویم و جوهر واقعی مدیریت دانش را بپذیریم.
منبع:
https://www.linkedin.com/pulse/knowledge-management-beyond-document-repository-roberta-miller-mh0uc/
