چرا تمرکز بر مدیریت تغییر در مدیریت دانش مهم است؟
امروز ما شاهد مواجهه سازمانهایمان با تغییرات زیاد هستیم. ما بهعنوان متخصصان مدیریت دانش (KM)، در تلاش هستیم تا از طریق اجرای استراتژیها، رویکردها، فرآیندها و فناوریهای مدیریت دانش به فرهنگ اشتراک دانش و همکاری دستیابیم؛ اما باید بایستیم و از خود بپرسیم که آیا به اشباع و خستگی در سازمانهایمان اضافه میکنیم؟ یا بهطور مؤثرتر، آیا با گنجاندن شیوههای مدیریت تغییر خوب در استراتژیها و برنامههای مدیریت دانش خود به کاهش احساس غرق شدن کارکنان کمک میکنیم؟
مدیریت تغییر را میتوان بهعنوان توانایی مدیریت فعالانه «سمت کارکنان» تغییر و به حداقل رساندن مقاومت از طریق استفاده از فرآیندها و رویکردهای استاندارد برای کمک به انتقال کارکنان، گروهها یا کل سازمان به وضعیت مطلوب آینده توصیف کرد. APQC در اولویتبندیها و پیشبینیهای مدیریت دانش سال 2023، مدیریت تغییر را بهعنوان مهارت برتر برای متخصصان مدیریت دانش برای سومین سال متوالی یکی از اولویتهای خود قرار داد.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
چگونه بهطور مؤثر تغییر را مدیریت کنیم
طبق تحقیقات APQC، شش شیوه رایج در مدیریت تغییر به موفقیت هر تغییر سازمانی کمک میکند و مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنا نیست. در نظر گرفتن این رویکردها و حصول اطمینان از اینکه مدیریت تغییر بخشی مهم و مستمر از استراتژی مدیریت دانش شماست، نهتنها بلوغ برنامه مدیریت دانش شما را پیش میبرد، بلکه اطمینان حاصل میکند که اقدامات موردنظر برنامهریزیشده و کارکنان را درگیر نگه میدارد.
- نقش رهبری در مدیریت تغییر شامل حمایت فعال و قابلمشاهده است و درعینحال کارکنان را در مرحله گذار هدایت میکند. ابتکارات تغییر اغلب با مقاومت و انواع احساسات همراه است؛ بنابراین، زمانی که مدیران بتوانند گوش دهند، با خبرگان، کارشناسان و سایر افراد همدلی کنند، احتمال تغییر موفقیتآمیز بیشتر است.
- ساختار و منابع به بودجه و افراد دارای قابلیت مدیریت تغییر، روششناسی تغییر اعمالشده و رویکردهای ارزیابی که از مدیریت تغییر پشتیبانی میکنند، اشاره دارد. اکثر سازمانها با رویکرد متمرکز، غیرمتمرکز یا فدرال[1] برای مدیریت تغییر مواجه هستند. درحالیکه نوع ساختار تأثیری بر اثربخشی کلی تغییر ندارد، تحقیقات APQC نشان میدهد که سازمانهایی با مدل فدرال کمترین مقاومت را در برابر تغییر دارند.
- ارتباطات شامل رویکردها و ابزارهایی است که برای ایجاد آگاهی نسبت به تغییر، جمعآوری و ترکیب بازخورد کارکنان، تعیین انتظارات و پرورش تمایل به تغییر استفاده میشود. بهترین سازمانها تضمین میکنند که یک برنامه ارتباطی مرحلهای و مستند دارند، شفافیت را در پیامرسانی درباره تغییر ایجاد میکنند و از روشهای مختلفی مانند ایمیل، برگزاری همایش، ایجاد گروههای غیررسمی، ویدیوها و رسانههای اجتماعی استفاده میکنند.
APQC همچنین دریافت که سازمانها زمانی که پیامها و روشهای ارتباطی را برای مخاطبان مختلف بسته به نیازشان تنظیم میکنند و اطمینان میدهند که فردی که در ارتباط است «فرستندهای معنادار» است، اثربخشی مدیریت تغییر بالاتری را مشاهده میکنند.
- آموزش شامل فعالیتهای ساختاری است که یک سازمان برای انتقال اطلاعات، تغییر رفتارها، بهبود عملکرد و کمک به کارکنان در دستیابی به دانش یا مهارتها استفاده میکند. سازمانها معمولاً کارکنان را در مورد خود تغییر، آموزش میدهند. همچنین آموزش مدیریت تغییر نیز برای کمک به کارکنان در درک چگونگی مدیریت مؤثر از طریق تغییر بهعنوان یک فرد را نیز شامل میشود. تحقیقات APQC نشان داد که بیش از نیمی از سازمانها از آموزشهای همتایان و آموزش در حین کار استفاده میکنند و مربیگری فردی نیز بهطور فزایندهای موردتوجه قرارگرفته است.
- پاداش و به رسمیت شناختن شامل مشوقهای رسمی و غیررسمی است که رفتار یا عملکرد خاص و مطلوب را تشویق میکند. اینها میتواند شامل پاداشها و مشوقهای رسمی و همچنین به رسمیت شناختن مشوقهای غیرمالی باشد. پاداش دادن به افراد برای تلاشهایشان در پذیرش تغییر تأثیر قابلتوجهی بر نتیجه دارد. ازآنجاییکه افراد مختلف به انگیزههای متفاوتی پاسخ میدهند، مهم است که مجموعهای از روشهای مالی و غیرمالی پاداش شناسایی و اعمال شود. گنجاندن رفتارها، فعالیتها و اقدامات موردنظر در بررسی عملکرد نیز کلیدی است زیرا منجر به انتقال و درک اهداف سازمان از سوی کارکنان شده و نشان میدهد که نحوه رفتار و اقدامات کارکنان برای تشویق شدن تابع چه مواردی هستند.
- تعامل بخش بسیار مهمی از هر ابتکار تغییر است و به ارتباط عاطفی یک فرد نسبت به سازمان خود و همچنین رویکردهای مورداستفاده اشاره دارد. وقت گذاشتن برای یادگیری اینکه چه چیزی باعث برانگیختن و ایجاد انگیزه کارکنان میشود، به رهبران و گروههای مدیریت تغییر کمک میکند تا مشوقهای مؤثری طراحی کنند. به خاطر داشته باشید که مشارکت دادن کارکنان در مراحل اولیه تغییر میتواند اطمینان حاصل کند که صدای آنان شنیده میشود و آنها اهمیت نقش خود را در تغییر میبینند. این درنهایت مقاومت را کاهش میدهد و تمایل به تغییر را افزایش میدهد.
سخن پایانی
مدیریت مؤثر تغییر به یک موضوع مهم و کانون توجه هر سازمان تبدیلشده است زیرا نیروی کار با نرخ فزایندهای از تغییر و احساس نتیجه «خستگی تغییر» مواجه است. به همین دلیل است که باید هنگام اجرای برنامه مدیریت دانش، یک رویکرد تغییر که شامل شش مؤلفه تغییر اشارهشده باشد را موردتوجه قرار دهید. این به تأثیرگذاری بر اثربخشی برنامه مدیریت دانش شما کمک میکند، مشارکت کارکنان را افزایش و به موفقیت کلی سازمان شما کمک میکند.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/effective-change-management-km
[1] اتخاذ یک رویکرد فدرال به معنای دادن استقلال به گروهها برای تصمیمگیری خود برای رسیدن به مقصد است. مزایا: گروههای فردی تصمیم میگیرند که چگونه میخواهند تغییر را اجرا کنند
