فرآیند مدیریت دانش که اغلب مترادف با فرآیند تبدیل دادههای خام به منابع ارزشمند سازمانی است، مجموعه فعالیتهای منظمی که سازمانها در راستای شناسایی، ایجاد، ذخیره، اشتراکگذاری و استفاده از دانش انجام میدهند. این روش ترکیبی، شامل رویکردی ساختاریافته است که مراحل مختلفی مانند شناسایی دانش، کسب، ذخیرهسازی، اشتراکگذاری، کاربرد و بررسی را در نظر میگیرد. هدف نهایی آن افزایش یادگیری سازمانی و افزایش عملکرد است.
فرآیند مدیریت دانش چیست؟
از منظری دقیقتر، فرآیند مدیریت دانش میتواند با هدف یافتن، درک و استفاده از تمام اطلاعات استراتژیک و دانش موجود در یک سازمان به عنوان رویکردی یکپارچه درک شود. از منظر عملیاتی نیز میتواند محرکی برای فرآیندهای جذب، توزیع و استفاده مؤثر از دانش را برای تسهیل نوآوری، تقویت فرآیندهای تصمیمگیری، تحریک تغییرات فرهنگی، دستیابی به مزیت رقابتی و به طور کلی ارتقاء سطح اثربخشی سازمانی باشد.
بنابراین، فرآیند مدیریت دانش در سناریوهای زندگی واقعی چیست؟ این خط حیاتی است که دیدگاههای استراتژیک را به اقدامات اجرایی مرتبط میکند و یادگیری فردی و جمعی را تقویت میکند. این یک عملکرد حیاتی در بهبود فرآیندها، توسعه ایدههای نوآورانه و کمک به حل مشکلات دارد. نه تنها به حفظ یا افزایش کارایی سازمانی محدود نمیشود، بلکه در شکل دادن به برنامههای استراتژیک، تعیین ساختارهای سازمانی و تأثیرگذاری بر رفتارهای سازمانی نیز اهمیت زیادی دارد.
فرو رفتن عمیقتر در فرآیند مدیریت دانش، اهمیت چرخهای و تعاملی بودن آن را نه کاملاً خطی، نشان میدهد. دانش هم از منابع داخلی (دانش کارکنان، پایگاههای اطلاعاتی داخلی) و هم از منابع خارجی (بازخورد مشتری، تحقیقات بازار) گرفته میشود و این دانش تازه بهدستآمده قبل از اینکه در سازمان بهعنوان بینش عملی به اشتراک گذاشته شود، تأیید میشود. سپس برای بهبود فرآیندها، محصولات و خدمات و به نوبه خود ایجاد دانش بیشتر و در نتیجه تکمیل چرخه استفاده میشود.
چرا فرآیند مدیریت دانش مهم است؟
سازمانهایی که فرآیند مدیریت دانش قوی دارند تا 30 درصد بهبود در بهرهوری و صرفهجویی قابلتوجه در هزینهها به دست میآورند که آن را به عنوان یک مکانیسم محوری در عملکرد سازمانی و کمک به برداشت کارآمد و کاربرد دانش انباشته شده در یک کسبوکار تبدیل میکند. با مشاهده اهمیت فرآیند مدیریت دانش از طریق یک لنز بزرگنمایی، میتوان تأثیر ضروری آن را بر عملکرد کلی سازمان و رقابتپذیری موقعیتیافته در پویایی بازار فعلی تشخیص داد.
فرآیند مدیریت دانش با احتساب جنبههای مختلف، بر اساس دستورالعملهای اکتساب، ایجاد دانش جدید، ذخیره اطلاعات مربوطه و استفاده از این مخزن دانش برای اطلاعرسانی به فرآیندهای تصمیمگیری حیاتی عمل میکند. هر مرحله از این فرآیند پیچیده با کمک به استراتژی دانش و درک متقن هر مرحله با اهمیت است و نتایج آن را در اولویت قرار دارد. با در نظر گرفتن دانش به عنوان یک دارایی جداییناپذیر در منابع یک سازمان، این فرآیند استفاده موثر از اطلاعات جمعآوری شده از تمام سطوح یک سازمان را اثبات میکند.
بدون شک، تقابل بین شرکتهایی که در اقتصاد جهانیشده و مبتنی بر دانش امروزی شکوفا میشوند و شرکتهایی که صرفاً زنده ماندهاند – یا بدتر از همه، تعطیل شدن – گواهی بر اهمیت فرآیند مدیریت دانش است که نشان میدهد چگونه تسلط بر دانش سازمانی و یادگیری مداوم میتواند بلیطی برای موفقیت باشد. این فرآیند مؤثر برای بهبود کارایی بهرهوری، تقویت نوآوری و رقابت و یادگیری مداوم از شیوههای گذشته برای تقویت پتانسیل آینده ضروری است.
مزایای برتر اجرای فرآیند مدیریت دانش موثر
فرآیند مدیریت دانش جوهره خود را از تئوری و کاربرد مدیریت و استفاده از دانش انباشته شده در یک سازمان میگیرد. این رویکرد مدیریت استراتژیک برای هدایت نوآوری، بهبود کارایی و حفظ مزیت رقابتی اولیه است.
قبل از پرداختن به مزایای گسترده فرآیند مدیریت دانش، باید پیچیدگیهای مکانیسم آن را درک کرد.
تقویت حافظه سازمانی و فراهمسازی امکان حل مسئله
با ترکیب یادگیری ساختاریافته در عملیات عادی کسب و کار، زمان تلف شده در “کشف مجدد” راهحلهای استفاده شده قبلی را به حداقل میرساند. مسیری برای یادگیری از گذشته با هدف جلوگیری از تکرار اشتباهات و تکرار اقدامات موفق ارائه میدهد. این روشی است که به صورت پالایشی، به طور مستمر از خود یاد میگیرد و فرآیندهای مولدتر و مؤثرتر را تضمین میکند. در دسترس بودن و به اشتراکگذاری دانش، تفکر خلاق را تحریک میکند و در نهایت باعث پرورش نوآوری میشود که مزیت رقابتی سازمان را تقویت میکند. کاهش زمان صرف شده برای اختراع مجدد چرخ، همراه با به حداقل رساندن خطاها و کار مجدد، به صرفهجویی قابل توجهی در هزینه کمک میکند.
تشویق نوآوری و خلاقیت در سازمان
با ارائه بستری که بتوان دانش بین رشته ای را به اشتراک گذاشت، امکان تفکر جمعی و بهینه سازی ظرفیت های خلاقانه کارکنان را فراهم می کند. این هم افزایی نقشی محوری در بهبود توسعه محصول و فرآیند ایفا می کند و جرقه اصالت را در پیشنهادات کسب و کار ایجاد می کند. این امر به سادهسازی عملیات تجاری، همسو کردن آنها با اهداف استراتژیک کسبوکار، و حذف موارد اضافی گسترش مییابد.
جذب و حفظ استعدادهای برتر
سازمانهایی که فرآیندهای مدیریت دانش مؤثری دارند به عنوان سازمانهای یادگیرنده تلقی میشوند، با ارزش قائل شدن برای رشد فکری و ایجاد محیط حرفهای مترقی، کارکنانی با کالیبر بالا را جذب میکنند. این فرآیند علاوه بر پشتیبانی از یادگیری و توسعه مستمر برای کارمندان، باعث افزایش تخصص آنها میشود.
شناسایی و دستیابی به دانش صریح و ضمنی
یک فرآیند مدیریت دانش موثر راه را برای تصمیمگیریهای آگاهانه بر اساس اطلاعات تجاری مرتبط، قابل اعتماد و به روز هموار میکند. دانش صریح به نوعی دانش است که به راحتی در کلمات، تصاویر یا اعداد بیان میشود و سرعت برقراری ارتباط و به اشتراکگذاری بالاتری دارند. از سوی دیگر، دانش ضمنی شهودی، زمینهای و رسمیسازی آن دشوار است و نیازمند رویکرد تعاملیتر و شخصیتر برای انتقال آن است.
کمک به دسترسی و بازیابی دانش
85 درصد از کارکنان نیاز به دسترسی بهتر به دانش در سازمان خود را بیان میکنند. به همین دلیل، فناوری برای دستهبندی سیستماتیک دادههای جمعآوریشده و توسعه مخازن مانند پایگاههای اطلاعاتی و ابزارهای اسناد الکترونیکی برای جمعآوری دانش و سازماندهی آن برای کمک به دسترسی و بازیابی، قدم میگذارد. با ارائه دانش مناسب در زمان مناسب، انجام وظایف خود به طور موثر و موثر برای کارکنان آسانتر میشود و در نتیجه بهرهوری را بهبود میبخشد.
تشویق به اشتراکگذاری فرآیند
سازمانهایی که به اشتراک گذاری دانش موثر هستند، سه برابر بیشتر از رقبای خود، رهبران نوآوری هستند. به همین دلیل، اشتراک فرآیند، که در آن دانش جمعآوریشده در میان تیمها، بخشها یا افراد مختلف در سازمان پخش میشود، کانالهای ارتباطی سیال و ترویج فرهنگ اشتراک دانش را تضمین میکند. علاوه بر این، با یک مخزن دانش جمعی با ساختار مناسب، خطر از دست دادن دانش به دلیل جابجایی یا بازنشستگی کارکنان به طور قابل توجهی کاهش مییابد.
6 مرحله حیاتی در فرآیند مدیریت دانش
مدیریت دانش یک رویکرد سیستماتیک برای ایجاد، جمع آوری، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش برای دستیابی به اهداف سازمانی است. از بین بردن این تصور غلط که این صرفاً یک جنبه تکنولوژیکی است، به شدت در مورد افراد، فرآیندها و فرهنگ است. با وجود مکاتب مختلف فکری در مورد تعداد مراحل این فرآیند، شش مرحله در بیشتر ادبیات غالب است.
پذیرش مراحل ششگانه فرآیند مدیریت دانش به سادهسازی رویههای تصمیمگیری، شعلهور کردن نوآوری و تقویت موقعیت رقابتی سازمان کمک میکند. بهعلاوه، فرهنگی را تقویت میکند که در بنای آن تشویق یادگیری مستمر است و اشتراک دانش یک هنجار استهمچنین یک فرایند موثر مدیریت دانش، نتایج ملموسی را از نظر کارایی هزینه، رضایت مشتری و رشد کلی کسب و کار به همراه خواهد داشت.
- شناسایی دانش
مرحله اولیه در فرآیند مدیریت دانش شامل شناسایی نوع دانشی است که برای سازمان ضروری است. این مرحله مستلزم درک اهداف استراتژیک سازمان و تعیین شکافهای دانشی است که برای دستیابی به این اهداف باید پر شود. برای انجام این کار، مدیران دانش ممکن است تصمیم بگیرند که کارکنان را در جلسات طوفان فکری مشارکت دهند، نظرسنجی انجام دهند یا از تکنیکهای دیگر جمعآوری اطلاعات استفاده کنند.
- کسب دانش
پس از شناسایی، مرحله بعدی فرآیند، کسب دانش شناسایی شده است. این میتواند به معنای کسب مهارتهای فنآوری جدید، آوردن تخصصهای جدید یا توسعه مهارتهای موجود در سازمان باشد. کسب دانش میتواند از طریق روشهایی مانند جلسات آموزشی و توسعه، سمینارها، کنفرانسها و موارد دیگر انجام شود. مرتبط و کاربردی بودن دانش و همچنین متناسب بودن با نیازهای سازمان بسیار مهم است.
- ذخیره دانش
مرحله سوم این فرایند، ذخیره دانشاست. این مرحله شامل مستندسازی دقیق و ذخیرهسازی دانش در سیستمهای سازمانیافته و به راحتی قابل دسترسی است. این سیستمها میتوانند از پایگاههای دانش بصری گرفته تا رویکردهای سنتیتر مانند فایلهای فیزیکی یا پایگاههای اطلاعاتی الکترونیکی را شامل شود. ساختار ذخیرهسازی باید به گونهای باشد که در صورت نیاز، بازیابی را تسهیل کند و آن را به یک حلقه کلیدی در این فرآیند زنجیره تبدیل کند.
- آموزش دانش
با ذخیره ایمن دانش، مرحله بعدی انتشار یا به اشتراکگذاری این دانش است. در زمینه سازمانها، این امر معمولاً در جلسات تیمی، ارائهها، بحثهای گروهی یا کارگاههایی آشکار میشود که طی آن دانش به دست آمده برای منافع متقابل در سازمان پخش میشود. در نظر گرفتن یک پلتفرم دیجیتال مشترک برای به اشتراک گذاشتن چنین دانشی، یک پایگاه دانش خواهد بود.
- کاربرد دانش
اگر دانش به دست آمده و منتشر شده در عمل به کار گرفته نشود، بیارزش است. این مرحله شامل ادغام دانش به دست آمده در فعالیتهای سازمان است و در نتیجه بر تصمیمگیری، حل مسئله و ابتکارات نوآورانه تأثیر مثبت میگذارد.
- بررسی دانش
حوزه نهایی و فراگیر مرحله ممیزی است. در اینجا، اثربخشی فرآیند مدیریت دانش به طور سیستماتیک بررسی و اندازه گیری میشود. این ارزیابی برای بررسی اینکه آیا دانش کسب شده به طور مستمر به کار میرود و به اشتراک گذاشته میشود یا اینکه ارتباط خود را از دست داده است بسیار مهم است. اگر دانش دیگر در خدمت اهداف سازمان نیست، باید بهروز یا جایگزین شود.
مهم است که تاکید کنیم موفقیت فرآیند مدیریت دانش صرفاً به این مراحل بستگی ندارد، بلکه بستگی به این دارد که چگونه این مراحل به طور موثر اجرا شوند. این امر مستلزم فرهنگ سازمانی حامی، مشارکت فعال مدیریت و ابزارهای مؤثر مدیریت دانش است. مدیریت دانش موفق کمتر به فرآیند و بیشتر مربوط به افراد است.
شروع با فرآیند مدیریت دانش در سازمان
ارزش فرآیند مدیریت دانش بسیار زیاد است زیرا منجر به ایجاد دانش جدید، پرورش فرهنگ یادگیری مستمر، افزایش بهرهوری و ایجاد مزیت رقابتی میشود که همه اینها برای موفقیت پایدار سازمانهای مدرن حیاتی هستند. بنابراین، سازمانهایی که موفق میشوند از قدرت مدیریت دانش به طور موثر استفاده کنند، همواره برای رشد پایدار و نوآوری مستمر آماده هستند.
منبع:
https://blog.procedureflow.com/knowledge-management/knowledge-management-process
