فرایند خروج کارکنان از سازمان، فرآیند بسیار حساسی است. درحالی‌که معمولاً واحدهای منابع انسانی تلاش قابل‌توجهی را برای ایجاد یک تجربه لذت‌بخش از کار در سازمان انجام می‌دهد، فرآیند آفبردینگ اغلب کمتر موردتوجه قرار می‌گیرد. هنگامی‌که زمان جدایی از یک کارمند فرامی‌رسد، اجرای یک فرآیند مناسب و بااحتیاط بسیار مهم است تا انتقال آرام را برای هر دو طرف تضمین کند و همکاری که قصد خروج دارد، دانش و تجربه را به اعضای تیمش منتقل کند. در ادامه این مطلب، فرآیند ضروری خروج کارکنان، نحوه ایجاد یک چک‌لیست جامع آفبوردینگ و به اشتراک‌گذاری بهترین شیوه‌ها برای موفقیت را با هم مرور می‌کنیم.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
1- کارمندان سابق شما سفیران شما هستند
برخی از کارمندان به عضوی از سازمان تبدیل می‌شوند و ترک آن‌ها بسیار دشوار است. آن‌ها لحظات متعددی را در سازمان طی می‌کنند. مطمئن شوید که هنگام خروج به‌خوبی از آن‌ها خداحافظی می‌کنید، زیرا آن‌ها از شما در محل کار جدید خود به‌شدت صحبت می‌کنند و سفیر سازمان شما هستند. در نظر داشته باشید که 75 درصد از جویندگان کار قبل از ارائه درخواست کار، برند کارفرما را در نظر می‌گیرند.
2- در را برای کارمندان سابق باز نگه‌دارید
وقتی کارمند را با شرایط خوب کنار می‌گذارید، احتمال زیادی وجود دارد که در آینده دوباره به فکر کار با شما بیفتند. این افراد با فرهنگ سازمان و فرایندهای کاری شما آشنا هستند؛ بنابراین نیازی نیست مجددا زمان زیادی برای توانمدسازی آن‌ها تخصیص دهید.
3. اطمینان از انتقال دانش
فرآیند آفبوردینگ خوب به انتقال دانش و مسئولیت‌ها کمک می‌کند. این کار تضمین می‌کند که دانش و بینش کارمند در حال خروج به جانشینان آن‌ها منتقل می‌شود. بهترین راه برای به اشتراک‌گذاری دانش از طریق ابزارهای اشتراک دانش است که به افراد امکان می‌دهد به دانش به‌صورت داخلی دسترسی داشته باشند و به‌راحتی با یکدیگر همکاری کنند. این ابزارها همچنین می‌توانند اسناد مهم را ذخیره کرده و یک پایگاه داده دانش بسازند. سامانه‌های مدیریت دانش نه‌تنها به بهینه‌سازی داخلی محتوا کمک می‌کنند، بلکه برای مدیریت استعداد و مدیریت انتشار محصول نیز استفاده می‌شود. سامانه‌های مدیریت دانش فرآیند انتقال دانش در سازمان را بهینه کرده و سرعت و کارایی را در تمام بخش‌ها بهبود می‌دهد.
4. از اطلاعات حساس محافظت کنید
فرآیند خارج کردن کارکنان به روش درست به محافظت از اطلاعات و دانش سازمان کمک می‌کند. اطمینان از لغو کلیه دسترسی‌ها به داده‌ها و سیستم‌های شرکت و بازیابی اموال شرکت، خطر نقض داده‌ها یا سوءاستفاده از اطلاعات محرمانه را کاهش می‌دهد. 76 درصد از رهبران فناوری اطلاعات می‌گویند «آفبوردینگ یک تهدید امنیتی مهم است.» برای مبارزه با خطرات ناشی از این فرایند، ایجاد پروتکل‌های مؤثر موردنیاز است.
مراحل ایجاد یک‌رویه برای فرایند خروج کارکنان از سازمان
فرایند خروج کارکنان از سازمان بسیار حساس و مهم است، زیرا جدایی چه برای کارمندان و چه برای کارفرمایان سخت است. برای ایجاد یک‌رویه مناسب اقدامات زیر را انجام دهید:
ذینفعان کلیدی را شناسایی کنید: اطمینان حاصل کنید که همه ذینفعان درگیر در فرآیند خروج با هم همسو هستند و مراحل لازم برای جدایی از کارمند را درک می‌کنند. وظایف و اطلاعات خاص موردنیاز هر ذینفع را با کارمند مطرح کنید
یک چک‌لیست تهیه کنید: یک چک‌لیست از کارهای مرتبط با آفبوردینگ، در یک سند متمرکز ایجاد کنید که هر زمان که کارمندی شرکت را ترک می‌کند، به‌راحتی براساس آن کار کنید. در اینجا، ما یک چک‌لیست ایجاد کرده‌ایم که به‌راحتی با نیازهای سازمان شما سازگار است.
ارتباط با انتظارات آفبوردینگ: هنگامی‌که یک کارمند استعفا می‌دهد، منابع انسانی باید یک ایمیل با تشریح جدول زمانی، اقدامات موردنیاز کارمند و مسئولیت‌های بخش فناوری اطلاعات و حقوق و دستمزد ارسال کند. این کار سردرگمی را کاهش می‌دهد و فرایند خروج را تضمین می‌کند. مدیران واحد مربوط باید فوراً بخش منابع انسانی را در مورد خروج کارمند مطلع کنند.
فرم‌های مصاحبه خروج را تدوین کنید: روزهای پایانی کار تنها زمانی است که می‌توانید بازخورد کارمندان را در مورد تجربه کار با سازمان خود دریافت کنید و برای اصلاح فرایندهای منابع انسانی از آن استفاده کنید. بااین‌حال، مهمترین چیز این است که سؤالات مناسب را در فرم درج کنید تا به پاسخ‌های موردنظر خود برسید. سوالاتی مانند:
دلیل ترک شرکت
تجربه کار با مدیر
مجموعه مهارت موردنیاز برای فرد جایگزین
به کدام قسمت از کار بیشتر علاقه داشتید؟
سازمان چه چیزی را باید در فرهنگ سازمانی تغییر دهد.
بهترین چیزی که در فرهنگ شرکت دوست دارید چیست؟
آیا از فرایند آفبرودینگ رضایت داشتید؟
این سؤالات به شما کمک می‌کند تا تجربیات، افکار، احساسات و انتقادات را درک کنید و از آن برای بهبود فرایندهای سازمان بهره ببرید.
رویه‌های انتقال دانش را ایجاد کنید: شما هرگز نمی‌دانید چه زمانی دانش یک کارمند سابق ممکن است مفید باشد، حتی ممکن است یک سال بعد از خروج کارمند به تجربیات وی نیاز داشته باشید. بنابراین، ذخیره‌سازی انتقال دانش در داخل شرکت بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که فعالیت‌های روزانه، وظایف اولویت‌دار، دسترسی به اسناد و فایل‌های سیستم و هرگونه جزئیات واگذاری را برای فریلنسرها یا پیمانکارانی که با آن‌ها کار می‌کنند، مستند کنید. ایجاد یک فایل یا ویدیوی که بهترین درس‌آموخته‌ها و روش‌های کاری در آن ارائه شده است ایده خوبی برای انتقال دانش است. این امر باعث می‌شود که جانشین فرد به‌سرعت مسئولیت‌های خود را به عهده بگیرد.
از حریم خصوصی و محرمانه بودن اطمینان حاصل کنید: امنیت مهمترین عامل در هنگام خروج کارکنان است. به هیچ قیمتی نباید آن را از دست داد؛ در غیر این صورت، می‌تواند میلیاردها هزینه برای شما داشته باشد. گزارش‌ها نشان می‌دهد که 87 درصد از کارمندانی که شغلی را ترک می‌کنند، داده‌های خود را با خود می‌برند. این نشت داده‌ها می‌تواند سازمان شمارا تهدید کند. توصیه می‌شود که کنترل امنیتی را بسیار جدی بگیرید تا در چنین مواردی از آن جلوگیری شود.
