دانش یکی از مهمترین داراییهای یک کسبوکار است و کلید بهرهوری، نوآوری و ایجاد بهترین شیوهها است. لازمه پذیرش فرهنگ به اشتراکگذاری دانش سازمانی در شرکتهایی که در ابتدای این مسیر هستند، تلاش ویژه و دوچندان است در غیر این صورت به اهداف مدنظر خود نمیرسند.
اشتراک دانش چیست و چرا اهمیت دارد؟
فرایند تبادل اطلاعات، مهارتها و تخصص در یک سازمان یا جامعه را بهاشتراکگذاری دانش میگویند. این فرایند شامل یادگیری مشارکتی و انتشار دانش در بین افراد است و به تیمها کمک میکند از تجربیات و بینش یکدیگر بهرهمند شوند. این فرآیند باعث تقویت یادگیری سازمانی و نوآوری میشود و با استفاده از خرد جمعی و کاهش سیلوهای دانش، تصمیمگیری را بهبود میبخشد.
به اشتراکگذاری دانش در یک سازمان مهم است زیرا با از بین بردن سیلوهای اطلاعاتی، ارتباطات محل کار را بهبود میبخشد و کارکنان را تشویق میکند تا ایدههای جدید را به اشتراک بگذارند.
همهگیری کرونا موجب شد تا نیاز سازمانها برای سرعت در تطبیق با تغییرات بیشتر نمایان شود. حتی برخی سازمانها به این نتیجه رسیدند که باید در زمان مناسب و با توجه به شرایط، تمام مدلهای کسبوکار خود را تغییر دهند.
بهترین راه برای انجام این کار، اطمینان از سرعت هرکدام از اعضای تیم در بدست آوردن شایستگیهای جدید و عبور از چالشهای موجود است. این مورد، علاوه بر یادگیری از طریق برنامههای آموزشی رسمی، بر توسعه داخلی کارکنان تمرکز دارد.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
مزایای اشتراک دانش
هنگامیکه شرکتها اشتراک دانش را بهعنوان بخش مهمی از استراتژی یادگیری و توسعه میپذیرند، از مزایای زیر بهرهمند میشوند:
- همکاری و ارتباط بهتر
- توانایی توسعه رهبران تیم از درون سازمان
- حفظ کارکنان بهبودیافته
- افزایش مشارکت کارکنان
- تابآوری بیشتر در زمان بحران
- افزایش نوآوری و خلاقیت
- هزینههای کمتر و زمان صرف شده برای آموزش
- کاهش شکاف در مجموعه مهارتها
- دسترسی سریعتر و بهتر به اطلاعات
- احساس هدف بیشتر برای اعضای تیم
نحوه اجرای اشتراک دانش در محیط کار
اشتراکگذاری دانش قطعا رویکردی موثری برای بهبود سازمان است، اما چگونه میتوان آن را عملی کرد؟ در ادامه نکاتی درباره ایجاد یک سیستم اشتراک دانش در سازمان مطرح شده است.
مرحله اول؛ ایجاد فرهنگ اشتراک دانش: متأسفانه، بسیاری از افراد به سه فرض در مورد محیط کار باور دارند:
- دانش قدرت است و این قدرت زمانی که با دیگران به اشتراک گذاشته شود از بین میرود
- کار ذاتاً رقابتی است و نگهداشتن اطلاعات مزیت رقابتی را تضمین میکند
- امنیت شغلی به داشتن دانش و تواناییهایی بستگی دارد که سایر اعضای تیم ندارند
این مفروضات باید کاملا از ذهن کارکنان برداشته شوند تا اشتراکگذاری دانش بهصورت معنادار امکانپذیر شود.
مرحله دوم؛ نهادینهسازی اشتراکگذاری دانش بهعنوان بخشی از ارزشهای شرکت: برای مورد استقبال قرارگرفتن اشتراک دانش در سراسر سازمان، باید این موضوع بهعنوان یک ارزش سازمانی پذیرفته شود. باید تلاش کنیم اشتراک دانش به اولویت برای همه کارکنان شرکت بدل شود. برای این کار بهتر است اشتراکگذاری دانش در فرآیندهای شرکت گنجانده شود
مرحله سوم؛ اطمینان از ایجاد مدلی برای اشتراکگذاری دانش توسط رهبران: این مورد نمونهای از اقدامات بالا به پایین است، زیرا عدم حمایت مدیران ارشد و تصمیمگیرندگان از ابزارهای به اشتراکگذاری دانش، باعث فاصله گرفتن و عدم پیروی کارمندان سطوح پایینتر خواهد شد.
مرحله چهارم؛ پذیرش آزمایش و تغییر نگرش در مورد شکست: باید توجه داشت که انتقال دانش از یک فرد یا یک تیم به تیم دیگر کافی نیست و نیاز است افراد اطلاعات جدیدی که بدست میآورند را بکار گرفته و آزمونوخطا کنند. برای انجام این کار، شکست باید بهعنوان بخشی طبیعی و حتی مثبت از فرآیند تلقی شود، در غیر این صورت ترس از وقوع هرگونه رشد از مشارکت کارکنان در اشتراک دانش جلوگیری میکند.
مرحله پنجم؛ لذتبخش کردن کار: پرورش محیط کاری مناسب در شرکت مستقیماً بر راحتی کارمندان یا ایجاد انگیزه کافی برای به اشتراک گذاشتن دانش با یکدیگر، تاثیرگذار است. محدود شدن استقلال، استفاده از سبکهای مدیریت دیکتاتورمآبانه یا ضعف در تجربه کلی کارکنان باعث کشتن انگیزه افراد برای توسعه و اشتراکگذاری دانش کارکنان با یکدیگر میشود.
مرحله ششم؛ از بین بردن سیلوهای اطلاعات: برای از بین بردن سیلوهای اطلاعات نیازمند غلبه بر دو چالش زیر است:
- تغییر نگاه مالکیت کالایی اطلاعات فردی یا گروهی
- توجه بیشتر و نشان دادن عملی بودن اشتراکگذاری دانش
در صورت استفاده یک تیم از ابزارهای منحصربهفرد برای برقراری ارتباط، همکاری و به اشتراکگذاری اطلاعات، انتشار دانش خارج از چارچوب آن دشوار میشود. تمرکز بر استفاده از یک ابزار واحد یا مجموعهای از ابزارها برای اشتراکگذاری، ذخیرهسازی و بهروزرسانی اطلاعات، بسیار مهم است.
چند نکته برای ایجاد بسترهای مناسب اشتراکگذاری دانش سازمانی
با پذیرفتن اشتراکگذاری دانش بهعنوان یک فعالیت ارزشمند و ارزش سازمانی، مرحله بعدی تمرکز بر سهولت هر چه بیشتر اشتراک دانش است که میتواند شامل مراحل زیر باشد:
اتخاذ روشهای متنوع برای اشتراکگذاری دانش: با توجه به اینکه کارمندان مجازی (دورکار) سبکهای ارتباطی و یادگیری متنوعی دارند، اتخاذ روشهای متعدد برای به اشتراکگذاری و جذب دانش مهم است. بهعنوان مثال، برخی از کارکنان ترجیح میدهند در جلسات ناهار و فضاهای غیررسمی مشابه، انتقال و اشتراک دانش را انجام دهند. برخی دیگر از افراد ممکن است پایگاههای دانشی با قابلیت بهروزرسانی را ترجیح دهند یا به فرمهای پرسش و پاسخ موجود در شبکههای داخلی شرکت دسترسی داشته باشند.
ایجاد فضاهای فیزیکی برای تشویق همکاری: بسیاری از مشاغل در همهگیری کرونا از فضاهای مشترک دور شدند که یک عارضه جانبی پیشبینی نشده ایجاد کرد. زمانیکه افراد با فاصله فیزیکی زیاد از هم کار میکنند ارتباط و همکاری کاهش مییابد. بهتر است برای ایجاد فضای فیزیکی با هدف کمک به اشتراکگذاری اطلاعات، تغییرات زیر در نظر گرفته شود:
- ایجاد فضاهای صمیمی که در آن نفرات دوبهدو و یا بهصورت گروههای کوچک با داشتن امکان برگزاری جلسات اشتراکگذاری اطلاعات
- در نظر گرفتن محلی برای جلسات صمیمانه با دسترسی به امکاناتی مانند دستگاه قهوه و مشابه آن
باید توجه داشت که در نظر گرفتن نیازهای کارمندان دورکار بسیار مهم است، بهطور مثال ابزارهای مورد استفاده برای همکاری باید بهاندازه کافی قدرتمند باشند که اقداماتی مانند اشتراکگذاری فایل، ویدیو و سایر اشکال ارتباط را شامل میشوند. ابزارهایی که قابلیت مشارکت اجتماعی بین اعضای تیم را دارند، میتواند منجر به افزایش اشتراکگذاری اطلاعات و تسریع در انتقال آن در بین کارکنان شود.
شناسایی کارشناسان خبره هر موضوع: اگرچه اشتراک دانش باعث دسترسی مؤثر در سطح سازمان میشود اما همیشه افرادی در سازمان وجود دارند که بهعنوان کارشناسان موضوعی شناخته میشوند. بهتر است این افراد خبره شناسایی شوند تا کارکنان سازمان بدانند در صورت نیاز به اطلاعات از موضوعات مختلف به چه کسی مراجعه کنند. شناسایی کارشناسان خبره به سازمان کمک میکند تا بداند اطلاعات حیاتی در کجا وجود دارد و در صورتی که شخص تصمیم به ترک سازمان بگیرد امکان برنامهریزی و انجام اقداماتی برای اینکه دانش فرد همراه با او از سازمان خارج نمیشود، وجود دارد. همچنین شناخت ارزش و میزان تاثیر این متخصصان در محل کار بسیار مهم است. بعد از شناسایی متخصصان بهتر است از آنها تقدیر شود. علاوه بر این ممکن است نفراتی در تیم که تخصص ارزشمندی دارند تابهحال مورد توجه قرار نگرفته باشند. در نهایت، دسترسی به تخصص داخلی برای همه کارکنان باعث کاهش خطاها، افزایش بهرهوری و کاهش زمان حل مساله میشود.
اطمینان از ایجاد یک پایگاه مناسب برای دانشهای ثبت شده: داشتن فرآیندی برای تایید دانش موضوعی حیاتی است. با اجرای این فرایند، اطلاعات و دانشهای تایید شده به پایگاه داده مرکزی اضافه میشوند. این مساله کمک زیادی به جستجوی اطلاعات میکند و تا حد زیای از تکرار خطاها جلوگیری کند.
استفاده از راهکارهای متنوع برای اشتراک دانش: برای موفقیت در اشتراکگذاری دانش باید از راهکارهای متنوعی استفاده شود. درادامه این بخش چند نمونه از این موارد ارائه شده است.
- برنامههای منتورینگ: برنامههای منتورینگ شرایطی برای ارتباط کارمندان باتجربهتر با افراد تازهوارد به سازمان یا تیم را ایجاد میکند. مربی اطلاعات، توصیهها و دیدگاههایی برای کمک به هماهنگی اعضای تیم و توانمندسازی آنها با هدف تصمیمگیریهای سازنده ارائه میکند. منتورینگ روشی عالی برای انتشار دانشهایی است که در اسناد رسمی ثبت نمیشوند اما بسیار مفید هستند.
- جلسات تبادل ایده: این جلسات با نام انتقال دانش، ایده یا طوفان فکری شناخته میشوند که شامل گردهماییهای منظمی بهصورت مجازی یا حضوری بوده و هدف آن بحث و تبادل نظر در مورد چالشهای مهم سازمان توسط اعضای تیمهای مختلف، کارشناسان خبره و ذینفعان است. هدف شرکتکنندگان در این جلسات، تبادل دانش، اطلاعات و دیدگاههایی برای کمک به افرادی است که تعاملات منظمی با آنها ندارند.
- انجمنهای آنلاین: گزینههای مناسبی از جمله ویکیها، سایتهای اینترانت، اتاقهای گفتگو و پلتفرمهای همکاری برای اشتراکگذاری دانش وجود دارد. این بسترها برای پست کردن سوالات، ارسال مقاله، اشتراکگذاری ویدیوها استفاده میشوند.
- جلسات پرسش و پاسخ: این جلسات فرصتی مناسب برای درخشش کارشناسان خبره است. استفاده از این جلسات، به اعضای تیم اجازه مطرح کردن سوالات و چالشهای کاری خود را داده و نظرات کارشناسان و متخصصان خبره را دریافت میکنند. همچنین اطلاعاتی برای بهبود بهرهوری، افزایش آگاهی و همدلی کارکنان در این جلسات ارائه میشود.
- برنامههای آموزشی بینحوزهای:آموزش بینحوزهای به کارکنان، فرصتی ایجاد میکند که دانش و تجربه از حوزههای کاری مختلف را بهصورت عملی و ملموس کسب کنند که این مورد باعث تجزیه سیلوهای دانشی میشود. هدف شرکتهایی که از آموزش بینحوزهای استفاده میکنند، ایجاد تعامل مناسب بین کارکنان و افزایش همکاری بین حوزههای تجاری است
پذیرش فناوری بهعنوان ابزار اشتراک دانش
امروز پیشرفت و توسعه ابزار و فناوریهایی که به اشتراکگذاری دانش کمک میکنند نسبت به گذشته چشمگیر بوده است. فناوری مناسب میتواند در مسائل مهم سازمان موثر باشد. پایگاه دانش مخزنی متمرکز از اطلاعات بوده که برای تمام کارکنان سازمان قابلدسترسی است و میتواند شامل راهنماها، اسناد خط مشی، رویهها، سوالات متداول، فیلمها، مشخصات و اطلاعات دیگر باشد. پیادهسازی پایگاه دانش، ابزاری را در اختیار کارکنان قرار میدهد تا به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند. از جمله مزایای وجود پایگاه دانش میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد نقشه دانش
- شناسایی شکافهای مهارتی و دانشی
- افزایش توانمندی کارمندان برای همکاری بدون توجه به موقعیت مکانی
- اشتراکگذاری موثر فایلها و فیلمها
- ایجاد مستندات
- تسهیل تعاملات و اشتراک مفاهیم
- یکپارچهسازی یادداشتها و سایر دادهها
- نظرسنجی و جمعآوری بازخوردها
با داشتن انواع فناوریها، از جمله بستری برای اشتراک دانش، رهبران سازمان میتوانند اشتراک و جمعآوری دانش جدید را برای همه آسانتر کنند.
