از دست رفتن دانش سازمانی، اثربخشی یک سازمان را با نادیدهگرفتن خرد جمعی حیاتی و کارهای ارزشمندی که قبلاً توسط دیگران تولید شدهاند، تضعیف میکند. این چالش اثری تجمعی دارد؛ هرچه زمان بیشتری بگذرد و سازمان در حفاظت از دانش سازمانی خود کوتاهی کند، این دانش بیشتر تحلیل میرود. اگر یک شرکت برای مدت طولانی این مشکل را نادیده بگیرد، با خطر از دستدادن عناصر کلیدی که در ابتدا باعث موفقیت آن شدهاند، روبهرو میشود.
این برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
از آنجا که ترکیب نیروی انسانی همواره در حال تغییر است — کارکنان جدید به سازمان میپیوندند، در حالیکه کارکنان موجود، سازمان را ترک کرده یا به نقشها و تیمهای جدید منتقل میشوند — شرکتها باید راههایی برای حفظ و بهاشتراکگذاری موفقیتآمیز دانش سازمانی خود در جریان این فرآیندهای معمول توسعه کارکنان بیابند.
یادگیری و توسعه کارکنان، مانند فرآیندهای جامعهپذیری (Onboarding) و ارتقای مهارتها (Upskilling)، فرصتهای ایدهآلی برای انتقال هدفمند و برنامهریزیشدهی دانش سازمانی در لحظات کلیدی چرخهی عمر کارکنان فراهم میکند.
در سالهای اخیر، اندازهگیری اثرات یادگیری کارکنان بر کارکنان و سازمانها به موضوعی داغ تبدیل شده است، زیرا کارشناسان به تأثیر آن بر تجربه کاری، نگهداشت کارکنان و بهرهوری توجه ویژه دارند.
یک مطالعه در سال ۲۰۲۲ دربارهی کارکنان جدیدالاستخدام نشان داد که چقدر فرآیند جامعهپذیری (Onboarding) نقش حیاتی دارد؛ ۷۰٪ از پاسخدهندگان بیان کردند که کیفیت این فرآیند میتواند «تجربهی نیروی جدیدالاستخدام را بسازد یا نابود کند». ۵۲٪ از کارکنان احساس میکردند که فرآیند جامعهپذیری، آموزش کافی برای ایفای نقشهایشان را فراهم نکرده است و در میان این افراد، اکثریت قاطع (۸۰٪) اعلام کردند که قصد دارند بهزودی شرکت را ترک کنند.
علاوه بر این، یک مطالعهی جهانی در سال ۲۰۲۴ نشان داد که کارکنانی که فرصتهای ارتقای مهارت دارند، خود را ۳.۳ برابر بهرهورتر توصیف میکنند و تقریباً شش برابر بیشتر احتمال دارد که در صحبت با دیگران، کارفرمای خود را بهعنوان «محل کار عالی» معرفی کنند.
برای یکی از مشتریان حوزهی تولید، شرکت EK در حال بهکارگیری رویکردهای مدیریت دانش است تا زمان متوسط ارتقای مهارت کارکنان را از سه سال به یک سال کاهش دهد. تأثیر این موفقیت میتواند به صرفهجویی قابلتوجه در هزینهها، افزایش بهرهوری در زمان کارکنان، بهبود نگهداشت کارکنان و رضایت آنان منجر شود.
زمانیکه کارکنان تجربههای یادگیری و توسعهی خود و انتقال دانشی که برای توانمندسازی آنها انجام میشود را بهصورت مثبت درک کنند، سازمانها نهتنها یادگیری کارکنان را بهبود میبخشند، بلکه بهصورت همزمان گامهایی در جهت حفظ دانش سازمانی برمیدارند.
زمانیکه دانش سازمانی — دانشی که قبلاً توسط دیگران ایجاد و اعتبارسنجی شده — کمیاب باشد یا در فرصتهای توسعهی کارکنان مانند جامعهپذیری (Onboarding) و ارتقای مهارتها (Upskilling) بهدرستی مورد استفاده قرار نگیرد، میتواند اثرات منفی هم بر شرکت و هم بر کارکنان آن ایجاد کند.
این خطرات و پیامدها با گذر زمان میتوانند تشدید شوند، که همین امر ضرورت پرداختن سازمانها به چالشهای انتقال دانش را دوچندان میکند.
با این حال، پیش از آنکه شرکتها راهکارهایی را برای پرورش بهتر و بهکارگیری اثربخشتر دانش سازمانی خود بهمنظور ارتقای یادگیری توسعه دهند، باید ابتدا ترکیب منحصربهفرد عواملی را که باعث از دسترفتن دانش میشوند، به دقت شناسایی کنند.
مطالعهی موردی در زمینهی یادگیری کارکنان
گروه یادگیری و توسعه (Learning and Development Group) در سازمان خدمات پارکهای ملی ایالات متحده (National Park Service – NPS) از شرکت EK درخواست کمک کرد تا چالشهای فزایندهی مربوط به رویدادهای آموزشی کارکنان و منابع آموزشی را برطرف کند.
با توجه به اینکه NPS شبکهای جغرافیایی گسترده از ۲۲٬۰۰۰ متخصص در ۴۰۰ پارک و بنای ملی را شامل میشود، برای کارکنان جدید دشوار بود که بهطور طبیعی با تجربهی عمیق کارکنان باسابقه ارتباط برقرار کنند. منابع آموزشی در وبسایتهای بخشهای مختلف بهصورت جزیرهای (Siloed) ذخیره شده بودند و این عدم یکپارچگی باعث شده بود که مطالب آموزشی بهطور تکراری تولید شوند و دسترسی به محتوای مرتبط در سراسر بخشها بسیار دشوار شود.
علاوه بر این، سازمان NPS در فصلهای اوج گردشگری بهشدت به داوطلبان برای انجام کارهای خود متکی بود، که این موضوع پیچیدگی بیشتری به نیازهای آموزشی آنها میافزود.
شرکت EK به NPS کمک کرد تا با بهبود شیوههای مدیریت دانش و تقویت دانش سازمانی، دو علت ریشهای اصلی را مورد هدف قرار دهد:
۱. غیرقابلدسترسبودن و پراکندگی منابع آموزشی در بخشهای مختلف
۲. نبود حمایت کافی برای ایجاد ارتباط میان متخصصان در سراسر سازمان.
در همکاری با سازمان خدمات پارکهای ملی (NPS)، شرکت EK پورتالی با عنوان «درگاه یادگیری مشترک» (Common Learning Portal – CLP) طراحی، توسعه و اجرا کرد تا از انتقال دانش رسمی و اجتماعی پشتیبانی کند.
این درگاه به کل شبکهی کارکنان NPS دسترسی به منابع آموزشی تازه تجمیعشده، با بهبود قابلیت کشف موضوعات مرتبط (با استفاده از یک طبقهبندی سازمانی جدید) و ارتقای تجربهی کاربری (از طریق جستجوی مبتنی بر فیلترهای چندگانه) را داد.
علاوه بر این، ویژگیهای شبکهی اجتماعی تعبیهشده در این پورتال، فضایی برای شکلگیری جوامع حرفهای (Communities of Practice – CoPs) پیرامون علایق مشترک فراهم کرد. این ویژگی باعث شد تا همکاران بتوانند بهراحتی در تالارهای اختصاصی مسائل را به بحث بگذارند و توصیهها و منابع آموزشی را به اشتراک بگذارند.
کارکنان NPS سپس به کمک این جوامع، محتوای آموزشی را پالایش و رسمیسازی کردند، که این فرآیند راهی نوین برای شناسایی شکافهای موجود در منابع آموزشی آنان فراهم ساخت.
با بهبود دسترسی به منابع یادگیری و تسهیل ارتباطات معنادار میان اعضای شبکهی خود، NPS موفق شد از میزان دانش سازمانی ازدسترفته بکاهد و فرآیند جامعهپذیری (Onboarding) و توسعهی تخصص کارکنان را بهبود بخشد.
راهحلهای تکمیلی برای یادگیری کارکنان
سازمانها میتوانند از دانش سازمانی برای غنیسازی (و اغلب تسریع) یادگیری کارکنان به روشهای مختلف استفاده کنند، بهشرط آنکه مداخلات و بهبودها، علل ریشهای موانع اولیهی یادگیری را هدف قرار دهند. از برنامههای سنتی مدیریت دانش تا رویکردهای فناوری پیشرفته، EK راهحلهای مرتبط و سفارشیسازیشدهای برای مشتریان توسعه میدهد، از جمله:
- برنامههای سایهی شغلی و منتورینگ برای تقویت یادگیری از طریق روشهای تجربی و مشاهدهای، بهعنوان جایگزینی برای ابزارها و روشهای یادگیری ایستا. کارکنان با همکاران باتجربهتر که دارای مهارتهای تخصصی، بینشهای کلیدی و دانش سازمانی هستند، ارتباط برقرار میکنند و در عین حال، درک خود را در همان حوزهها گسترش میدهند.
- ابزارهای یافتن متخصص برای فراهم آوردن امکان شناسایی تخصص همکاران برای کارکنان با هر سابقهای. این مکانیزم، از طریق جستجوی خودکفا، کارکنان را توانمند میکند تا برای یافتن ارتباطات یا دریافت راهنمایی در مورد مهارتها، وظایف یا موضوعات خاص اقدام کنند. وجود چنین ابزاری باعث میشود کارکنان زمان کمتری را هدر دهند و با موانع کمتری مواجه شوند، زیرا در لحظهی نیاز میتوانند متخصص موردنظر را پیدا کنند.
- فناوریهای معنایی برای ارائهی پیشنهادهای شخصیسازیشدهی آموزش و کشف دانش به کارکنان. برای یک یادگیرنده، هوش مصنوعی (AI) میتواند تحلیل شکاف مهارتی ارائه دهد، آموزشها و منابعی را برای پر کردن این شکافها پیشنهاد کند و همچنین مسیرهای یادگیری خودکار طراحی کند تا بر اساس پروفایل یادگیرنده، برنامههای آموزشی شخصیسازیشده ایجاد شود. بهطور مشابه، موتورهای پیشنهادگر (توصیهگر) میتوانند محتوایی را نمایش دهند که بهطور خاص برای نیازهای کارمندی که جستجو را انجام میدهد، گردآوری شدهاند. این فناوریها با شناسایی نیازهای منحصربهفرد کاربران، منابع و پاسخها را سریعتر در اختیار آنها قرار میدهند.
صرفنظر از راهکارهایی که برای ارتقای یادگیری کارکنان بررسی و آزمایش میشوند، ایجاد شاخصهای شفاف موفقیت و مکانیزمهای بازخورد، امری ضروری است.
این کار نهتنها به اندازهگیری تأثیر برنامه کمک میکند، بلکه فرصتهایی را برای بهبود تجربهی یادگیری کارکنان شناسایی میکند.
برای مثال، ارزیابی دستاوردهای بهرهوری در کسب دانش و میزان رضایت کارکنان در مقایسه با اهداف تعیینشده، از جمله شاخصهای رایج موفقیت در تلاشهای یادگیری کارکنان بهشمار میرود.
در مقابل، نظرسنجیهای هدفمند و بررسیهای دورهای از جمله مکانیزمهای رایجی هستند که برای استخراج نظرات و پیشنهادهای کارکنان بهمنظور بهبود مستمر مورد استفاده قرار میگیرند.
بخش پایانی
فرآیندهای جامعهپذیری، ارتقای مهارت و توسعهی تخصص در میان کارکنان، از وظایف اساسی و تکراری در کسبوکارها بهشمار میآیند.
سازمانهایی که بهطور مؤثر دانش سازمانی را در این دورههای گذار میگنجانند، نهتنها نتایج یادگیری فردی را بهبود میبخشند، بلکه هزینههای سازمانی را کاهش داده و از طریق استفادهی فعال از دانش موجود، به حفظ دانش سازمانی نیز کمک میکنند.
شرکت Enterprise Knowledge (EK) استراتژیهای مدیریت دانش را بهصورت سفارشی برای مشتریان در سراسر جهان، بهمنظور ثبت دانش سازمانی و بهبود نتایج یادگیری و عملکرد کسبوکار طراحی میکند.
دانش سازمانی مجموعهای از تجربیات، مهارتها و منابع دانشی است که در اختیار کارکنان یک سازمان قرار دارد. این دانش شامل بینشها، بهترین شیوهها (Best Practices)، مهارتهای عملی (Know-how)، دلایل انجام کارها (Know-why) و شناخت افراد کلیدی (Know-who) میشود که تیمها را در انجام وظایفشان توانمند میکند.
این دانش، شریان حیاتی کار در سازمانهای مدرن محسوب میشود. با این حال، همهی سازمانها قادر به حفظ، نگهداری و بهکارگیری دانش سازمانی خود نیستند و این ناتوانی به زیان آنها تمام میشود.
