اشتراک دانش یک تمرین ضروری است که امکان انتقال دانش ارزشمند را باهدف توسعه توانمندی کارکنان، نوآوری و موفقیت سازمانی فراهم میکند. اشتراک دانش بهعنوان فعالیتی بیش از انتقال دادههای ساده به شمار میرود؛ این فرایند شامل ایجاد فرهنگی برای تشویق ارتباطات باز، همکاری و تبادل ایدهها است.
با ترویج اشتراک دانش، سازمانها امکان دستیابی به حافظهای مشترک دارند که در آن تجربیات کارکنان، مهارتها و تخصصهای متنوع برای حل مشکلات، بهبود تصمیمگیریها و دستیابی به هدف مشترک در دسترس است. اشتراک دانش در شرایط کار هیبرید و دورکاری، اهمیت بیشتری پیدا میکند زیرا در این شرایط اتصال و اشتراک فرآیندها در گفتگوهای منظم دشوارتر است.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
5 رویکرد اشتراک دانش
در ادامه مثالهایی از اشتراک دانش در محیط کار ارائهشده است. این موارد تنها نمونههایی از رویکردهای متنوع اشتراک دانش هستند و هر سازمانی میتواند بر اساس نیازمندی خود از این روشها استفاده کند.
مدیریت مستندات: سازمانها با ایجاد رویههای نظاممند برای مدیریت مستندات، اشتراک دانشهای آشکار را تشویق میکنند. این منابع بستری برای دسترسی آسان به اطلاعات و روشهای حل مساله توسط کارمندان را فراهم کرده و کارآیی و یکپارچگی در کار آنها را افزایش میدهد.
برنامههای آموزشی: برنامههای آموزشی با فراهم کردن فرصتهایی برای یادگیری از کارشناسان خبره و همکاران باتجربه، بستری برای اشتراک دانش هستند. این برنامهها میتوانند شامل کارگاهها، وبینارها و دورههای آنلاین برای پوشش شکافهای دانشی و تشویق یادگیری پیوسته باشند.
مربیگری: ترکیب کارمندان باتجربه و کارمندان جدیدالورود از طریق برنامههای منتورینگ راهی مؤثر برای انتقال دانش است. این تعامل یکبهیک از طریق اشتراکگذاری بهروشها و توسعه روابط ارزشمند، امکان راهنمایی شخصی را فراهم میکند.
پایگاههای دانش: پایگاههای دانش و نرمافزارهای مدیریت دانش میتوانند بهعنوان مخازن مرکزی اطلاعات عمل کنند. این مخازن شامل اسناد مرتبط، یافتههای تحقیقاتی، مطالعات موردی و موارد دیگر هستند. استفاده از این مخازن دسترسی کارکنان به موارد مورد نیاز را تسهیل میکند.
همکاری با تشکیل تیمهای میان وظیفهای: تشکیل تیمهای میان وظیفهای روش مناسبی برای تشویق اشتراک دانش در بین بخشها و تیمهای مختلف است. با همکاری در تیمهای مختلف پروژهها، به اشتراکگذاری ایدهها و بهرهگیری از تخصص همدیگر، کارمندان درک وسیعتری از سازمان و عملکردهای آن کسب میکنند.
پس از مرور کوتاه چند رویکرد اشتراک دانش در سازمان باید به این سوال پاسخ دهیم که چه موضوعاتی را میتوان در محیط کار به اشتراک گذاشت؟ گردش کار برنامهریزی تیمهای کاری، روشهای عملیاتی استاندارد، برنامه استراتژیک، چگونگی ایجاد یک مدل هزینه، فرآیندهای کاری موجود و غیره چند نمونه از این موارد هستند
مزایای اشتراک دانش چیست؟
سازمانها میتوانند با اشتراک دانش بین کارکنان باعث کاهش دوبارهکاریها، بهبود تصمیمگیریها، ثبت و نگهداشت دانشهای در حال خروج از سازمان، تحریک نوآوری و بهبود ارتباطات مشتریان شوند. در ادامه به مواردی از مزایای اشتراک دانش اشاره شده است:
بهبود ارتباط کارکنان: زمانی که در یک سازمان، کارکنان احساس کنند دانشهای ارزشمندی دارند و فرصتی برای مشارکت و دیدهشدن دارند، انگیزه و تعهدشان به کار افزایش مییابد. اشتراک دانش همچنین دوبارهکاریهای درون سازمانی را کاهش میدهد. بهجای اینکه کارمندان به اختراع مجدد چرخ بپردازند بهراحتی میتوانند از دانش و تخصص موجود در سازمان برای حل مشکلات و رفع چالشها استفاده کنند که باعث صرفهجویی در منابع و زمان میشود.
تصمیمگیری اطلاعاتی: تصمیمگیری آگاهانه یکی از مزایای مهم اشتراک دانش است. با دسترسی کارمندان به دانش و دیدگاههایی که به اشتراک گذاشته شده، امکان تصمیمگیریهای مناسبتر و استراتژیکتری برای آنها فراهم و در نهایت منجر به حل مسائل، بهبود نتایج و افزایش کارآیی میشود.
جلوگیری از هدر رفت و از دست رفتن دانش: جلوگیری از هدر رفت و خروج دانش یک جنبه حیاتی از اشتراک دانش است، بهویژه در شرایطی که کارمندان باتجربه، بازنشسته یا از شرکت جدا شوند، این مصداق بارز انتقال دانش است. با مستندسازی و اشتراکگذاری دانش خود با دیگران، سازمانها از حفظ دانش سازمانی و جلوگیری از خروج دانش و تخصصهای اساسی مطمئن میشوند.
ارتقاء سطح نوآوری: سازمان با ایجاد دسترسی کارمندان به دیدگاهها، ایدهها و تجربیات متنوع، انگیزههایی برای خلاقیت و تفکر نوآورانه را فراهم کرده که منجر به بهبود مداوم و رشد میشود. شبکههای دانش میتوانند این نوع تفکر را تشویق کنند.
چگونه اشتراک دانش را ترویج کنیم؟
رهبران سازمان نقش مهمی در تشویق اشتراکگذاری و تسهیل فرایند یادگیری دارند. آنها میتوانند با حضور فعالتر در جلسات آموزشی، تعهد خود نسبت به اشتراک دانش را نشان دهند. در ادامه برخی روشهای ترویج اشتراک دانش در سازمان ارائهشده است:
با تشویق و ترویج ارتباطات باز بین کارکنان و فراهم کردن فرصتهایی برای اشتراک دیدگاهها و تجربیات میتوان محیط همکاری مناسبی ایجاد کرد و همکاری بین واحدی را تسهیل کرد. رهبران تیم موظفند راهنمایی و حمایت مناسبی از کارمندان به عمل آورند و با ارائه بازخوردهای سازنده و مربیگری، تعامل با همکاران را بیشتر کنند.
با فرهنگسازی اشتراکگذاری تخصص و دیدگاه در بین اعضای تیم و فعال شدن آنها در این زمینه، هوش جمعی ایجاد میشود. این مهم در نهایت موجب کمک به حل مسائل، نوآوری و تصمیمگیری خواهد شد. استفاده از تکنیکهای اشتراک دانش منجر به بهبود عملکرد تیم میشود و به سازمانها یک مزیت رقابتی پایدار میدهد.
ایجاد محیطی برای اشتراکگذاری آسان دانش و دسترسی سریع به آن، ممکن است چالشبرانگیز باشد. این موضوع نیازمند ترکیبی از فناوری، فرایندها و فرهنگ سازمانی حمایتی است. با پیادهسازی یک سیستم قوی اشتراک دانش، سازمانها میتوانند اطلاعات و تخصص ارزشمند را در تیمها، بخشها و حتی کارمندان دورکار به اشتراک بگذارند.
یک فرآیند اشتراک دانش موثر همکاری را تشویق میکند، تصمیمگیریها را بهبود میبخشد و یادگیری و توسعه پیوسته را در سازمان ترویج میکند. همچنین به تجمیع سیلوهای کاری، کاهش دوبارهکاریها و تسهیل تبادل ایدهها و بینشها کمک میکند. با ابزارها و استراتژیهای مناسب، سازمانها میتوانند پایههای قوی برای اشتراک دانش ایجاد کنند که کارمندان را قادر به انجام وظایف خود به بهترین نحو ممکن میکند.
چگونگی دسترسی سریع و آسان به دانش سازمانی
یکی از روشهای موثر برای دسترسی آسان به دانش سازمانی از طریق پایگاه دانش یا پایگاه داده است. پایگاه دانش رابط کاربری کاربرپسندی فراهم میکند که کارمندان میتوانند به جستجو و بازیابی اطلاعات مورد نیاز خود بپردازند. با داشتن این مخزن مرکزی، سازمانها اطمینان حاصل میکنند که کارمندان بهسرعت و بهراحتی، دانشی مورد نیاز برای انجام فعالیتهای خود را به دست میآورند.
مزایای یک پایگاه دانش شامل موارد زیر است:
- صرفهجویی در زمان و افزایش بهرهوری
- حذف سوالات تکراری بین کارکنان و همکاران
- تبادل ایدههای جدید
- انتقال دانش آسان در زمان خروج یا بازنشستگی کارکنان
اختصاص کارمندان باتجربه برای رهبری تیمها و تسهیل انتقال دانش سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است. این کارمندان سالها تجربه و دانش را به دست آوردهاند که میتوانند در رهبری فرایند اشتراک دانش و افزایش عملکرد تیم نقش ارزشمندی ایفا کنند.
با اختصاص کارمندان باتجربه در نقشهای رهبری، سازمانها به فهم عمیقی از فرآیندها، سیستمها و بهترین روشهای شرکت دست مییابند. تخصص کارمندان باتجربه در راهنمایی اعضای تیم نه تنها در هدایت اعضا، بلکه در به اشتراکگذاری دانش ضمنی نیز کمک میکند. علاوه بر این، کارمندان باتجربه نقشی حیاتی در ترویج فرهنگ اشتراک دانش در تیمها دارند. با ارائه مثالها و فعالیتهای مستند شده، الگویی برای کارمندان کمتجربهتر هستند.
منبع:
