باوجوداینکه رایانش ابری مدتهاست وجود دارد، اما هنوز برخی از کسبوکارها بدون استفاده از آن فعالیت میکنند. بااینحال، بسیاری از آنها بهتدریج در حال درک این موضوع هستند که در چشمانداز مدیریت دانش که بهسرعت در حال تحول و تکامل است، با بهکارگیری یک سیستم مبتنی بر فضای ابری در مقایسه با روش سنتی از مزایای آن بهرهمند شوند.
درحالیکه سیستمهای مدیریت دانش درونسازمانی، کنترل بیشتری به شما میدهند، اما معایب آن نسبت به مزایای آن بهشدت در حال افزایش است. با یک سیستم درونسازمانی، به یک سرور محلی برای مدیریت اطلاعات، یک شبکه برای به اشتراکگذاری اطلاعات، پروتکلهای امنیتی پیشرفته، کارکنان فناوری اطلاعات و نگهداری و مدیریت دائمی برای اطمینان از کارایی زیرساخت سیستم نیاز دارید. تمام این موارد زمان، تلاش و هزینهی زیادی را صرف میکنند.
در مقابل، با سیستمهای مدیریت دانش مبتنی بر فضای ابری، هیچ یک از منابع داخلی شما درگیر نمیشوند، زیرا همهچیز توسط یک ارائهدهنده خدمات ابری در خارج از سازمان مدیریت میشود. هیچ پیادهسازی داخلی وجود ندارد. شما فقط یک هزینهی اشتراک ماهانه برای دسترسی به سیستم پرداخت میکنید. این امر به مزایا و فواید متعددی منجر میشود، از جمله مقیاسپذیری، دسترسی بهتر، افزایش همکاری، کاهش هزینهها و موارد دیگر.
۱. افزایش امنیت و انطباق
هنگامیکه با حجم زیادی از اطلاعات حساس سروکار دارید، امنیت اهمیت بالایی پیدا میکند. سرورهای ابری به داشتن پروتکلهای امنیتی پیشرفتهای شناخته میشوند که از دادههای شما محافظت میکنند و انطباق با الزامات قانونی را تضمین مینمایند.
علاوه برداشتن پروتکلهای رمزنگاری پیشرفته و کنترل دسترسی، ارائهدهندگان خدمات ابری نیز تیمهایی اختصاصی برای امنیت دادهها دارند؛ بنابراین، بهجای استخدام کارکنان فناوری اطلاعات داخلی برای مدیریت امنیت، در صورت داشتن اشتراک یک ارائهدهندهی سرویس مدیریت دانش مبتنی بر فضای ابری، همهچیز برای شما فراهم میشود.
بهعلاوه، اگر شرکت شما به دلیل دورکاری کارمندان، متکی به جلسات ویدئویی است و اطلاعات محرمانهی پروژه در این جلسات به اشتراک گذاشته میشود، ویدئوی ابری برای تسهیل دسترسی همزمان، ضروری است. یک سرویس ابری باکیفیت، ویدئو را رمزگذاری میکند و آن را از دسترس افراد غیرمجاز دورنگه میدارد.
۲. فرآیند هموار معارفهی سازمانی کارکنان جدید
باوجود سیستمهای مدیریت دانش مستقر در سازمان، هنگام استخدام و معرفی سازمانی کارکنان جدید، ممکن است با چالشهای متعددی روبرو شوید. یکی از بزرگترین مشکلات، بارگذاری بیشازحد اطلاعات و سردرگمی کارکنان جدید در مورد چگونگی دسترسی به اطلاعات موردنیازشان است. زمانی که اطلاعات مربوط به پذیرش و معارفهی کارکنان جدید بهصورت مرکزی سازماندهی نشده و دسترسی به آن آسان نباشد، میتواند منجر به سردرگمی در مورد نقشها و انتظارات شود و سازگاری کارکنان جدید با فرهنگسازمانی را دشوارتر کند.
بااینحال، باوجود سیستمهای مدیریت دانش مبتنی بر فضای ابری، تمام چیزهایی که کارکنان جدید برای سرعت بخشیدن به کار و جا افتادن در نقش خود نیاز دارند، در یک پلتفرم مرکزی که بهراحتی قابل جستجو میباشد، در دسترس است. این موضوع شامل اسناد مربوط به معارفهی سازمانی کارکنان جدید، سیاستهای شرکت و مفاد آموزشی میباشد. همچنین اغلب میتوانید سیستمهای مدیریت دانش فضای ابری را با سایر ابزارهای سازمانی دیجیتال ادغام کنید تا فرایند معارفه سازمانی خود را سفارشی کرده و از وجود آموزش مناسب اطمینان حاصل نمایید.
۳. مقیاسپذیری بیشتر
سیستمهای مبتنی بر فضای ابری بسیار راحتتر میتوانند با افزایش میزان اطلاعات و نیازهای شرکت سازگار شوند. درحالیکه سیستمهای مستقر در سازمان ممکن است برای همگام شدن با رشد شرکت و نیازهای رو به افزایش ذخیرهسازی اطلاعات با مشکل مواجه شوند، سیستمهای مدیریت دانش ابری، ظرفیت ذخیرهسازی تقریباً نامحدودی را ارائه میدهند.
۴. صرفهجویی در هزینه
سیستمهای مدیریت دانش سنتی و مستقر در سازمان نیازمند زیرساخت فناوری اطلاعات گرانقیمت، سرمایهگذاری در زمینهی سختافزار، ارتقاء مداوم و نگهداری مستمر هستند.
بااینحال، با رایانش ابری، تمامی زیرساخت و نگهداری توسط ارائهدهندهی خدمات در خارج از سازمان انجام میشود و بر اساس یک مدل اشتراک ماهیانه (پرداخت به ازای مصرف) عمل میکند، به این معنی که شما فقط برای منابعی که نیاز دارید و مصرف میکنید هزینه پرداخت میکنید.
علاوهبراین، جهت بهینهسازی عملیات تجاری، اغلب میتوان سایر ابزارهای مالی مانند ابزارهای حسابداری ابری را با سیستمهای مدیریت دانش مبتنی بر فضای ابری ادغام کرد؛ بنابراین، نهتنها با رایانش ابری میتوانید در هزینهها صرفهجویی کنید، بلکه میتوانید تصمیمگیریهای مالی خود را نیز بهبود بخشید زیرا ابزارهای حسابداری ابری، برقراری ارتباط و همکاری بین تیمهای حسابداری را تسهیل میکنند. همچنین این سیستمها تضمین میکنند که تمامی پروندههای حسابداری شما بهراحتی در یک محل مرکزی قابل دسترسی باشند.
۵. دسترسی و همکاری از راه دور
یکی از راحتترین مزایای سیستمهای ابری این است که میتوان از طریق هر دستگاهی که به اینترنت متصل است به آنها دسترسی داشت. این امر بهویژه درصورتیکه نیروی کار پراکندهای در مکانهای جغرافیایی مختلف دارید، مفید است.
ازآنجاییکه دورکاری در حال حاضر در بسیاری از شرکتها رایج است، این نوع سیستمهای مدیریت دانش مبتنی بر فضای ابری میتوانند بهطور قابلتوجهی کارایی تیمهای راه دور را بهبود بخشند. بهجای اینکه همه برای دسترسی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات با مشکل مواجه شوند، تمام دادهها در یک مکان مرکزی ذخیره و به اشتراک گذاشته میشوند و بدینترتیب دسترسی و همکاری را بسیار آسانتر میکند، بدون توجه به اینکه تیمها و کارکنان شما در کجا حضور دارند.
۶. تصمیمگیری بهبودیافته
مدیریت دادهها با سیستمهای مدیریت دانش مبتنی بر فضای ابری بسیار کارآمدتر است. ادغام استراتژیهای جدید دادههای ابری میتواند تصمیمگیری را بهطور چشمگیری بهبود بخشد، زیرا این سیستمها از ابزارهای تجزیهوتحلیل برای تبدیل دادهها به بینشهای عملیاتی استفاده میکنند.
بهعنوانمثال، بسیاری از سیستمهای رایانش ابری برای جمعآوری و تجزیهوتحلیل مجموعه دادههای عظیم از هوش مصنوعی استفاده میکنند و سپس با استفاده از یادگیری ماشین، الگوها را شناسایی میکنند. سپس این الگوها میتوانند بینشی در مورد چگونگی بهبود عملیات تجاری خاص برای دستیابی به نتایج و بازدهی بهتر ارائه دهند.
سخن پایانی
با ظهور چالشهای جدید در مواجهه با توسعهی دیجیتالی، سیستمهای مدیریت دانش مبتنی بر فضای ابری برای کسبوکارهایی که به دنبال پیشبرد نوآوری و رشد هستند، ضروری خواهند شد. بااینحال، پذیرش و بهکارگیری هر راهحل جدیدی بدون چالشهای خاص خود نیست. برای موفقیتآمیز بودن انتقال به سیستمهای مبتنی بر فضای ابری، لازم است تیمهای خود را آماده کنید و رویکردی مشارکتیتر برای اشتراک دانش به کار بگیرید. همچنین انتخاب سیستم مبتنی بر فضای ابری مناسب که با اهداف و فرآیندهای موجود شرکت شما همسو باشد، اهمیت دارد.
منبع:
Top Benefits of Cloud-Based Knowledge Management Systems for Modern Businesses, Amanda Winstead, Jul 03, 2024, https://www.kminstitute.org/blog/top-benefits-cloud-based-knowledge-management-systems-modern-businesses