استفاده از مدیریت دانش در فرآیند قبل از استخدام

از نظر کسب و کار، یافتن نیروی کار مناسب می تواند یک چالش باشد. شما به دنبال این هستید که در سریع ترین زمان ممکن یک موقعیت شغلی حساس را پر کنید، همچنین به دنبال این هستید که اطمینان حاصل کنید که شخصی که انتخاب می کنید متناسب با این نقش باشد. مدیران پروژه باید خط باریکی بین سرعت و احتیاط طی کنند، زیرا همگی از هزینه‌های احتمالی انتخاب نیروی کار نادرست آگاه هستند.

شما می خواهید مطمئن شوید که وقتی کارمندی را استخدام می کنید، از انتخاب تان راضی باشید؛ که ساعاتی که صرف فرآیند استخدام، آموزش و ارائه پشتیبانی آنها می شود، برای سازمان مثمر الثمر است و تلف نمی شود؛ اما شما همچنین نیاز به سرعت بخشیدن برای فرایند استخدام ایده آل خود و انتخابی که به زودی انجام میدهید، دارید.

نیروی کار با اعتماد به نفس و کارآمد، چالش این است یک دلهره آور، اما غیرممکن نیست.

تکنیک های مدیریت دانش زیرساختی را ایجاد می کند که تمام اطلاعات را در اختیار تصمیم گیرندگان حیاتی قرار می دهد. به طور خلاصه، می‌توانید چارچوب سازمانی خود را به گونه‌ای ترتیب دهید که همه داده‌های نیروی کار مرتبط را جمع‌آوری کند، و یک تصویر جامع از افرادی که می‌خواهید استخدام کنید ایجاد کنید. با برطرف کردن پیچیدگی‌های سازمانی که روند استخدام را کند می‌کنند، تکنیک‌های مدیریت دانش فرآیند استخدام را سرعت می‌بخشند  و با اطلاعات موجود، شما را به سمت نیروی کاری که می‌خواهید استخدام کنید، راهنمایی می‌کند.

بیایید در مورد مزایای مدیریت دانش برای استخدام صحبت کنیم.

افزایش انطباق

تکنیک های مدیریت دانش نحوه استفاده و انتقال اطلاعات در سازمان شما را بهبود می دهد. آنها همچنین می توانند دسترسی به سوابق را بدون به خطر انداختن محرمانگی ساده کنند. اغلب، هنگام در نظر گرفتن فرد مناسب برای یک پروژه، می خواهید به اطلاعات بالقوه حساس دسترسی داشته باشید. اما شما همچنین می خواهید بتوانید این اطلاعات را مطابق با دستورالعمل های درون سازمانی ذخیره کنید و مدیریت دانش موثر می تواند به شما در انجام این کار کمک کند.

برای مثال، ممکن است نیاز داشته باشید که به سوابق پزشکی قبل از استخدام دسترسی داشته باشید و بدون به خطر انداختن محرمانگی، آن را انتقال دهید. معاینات پزشکی قبل از استخدام برای تعیین اینکه آیا متقاضی از نظر فیزیکی قادر به انجام وظایف خاص است یا خیر حیاتی است، که به نوبه خود به بهبود ایمنی محل کار کمک می کند. این اطلاعات همچنین می‌تواند به کارفرمایان کمک کند تا از قوانین پیروی کنند. با این حال، همانطور که می توانید تصور کنید، متقاضی می خواهد نتایج خود را با احتیاط و مطابق با مقررات درون سازمانی بررسی کند.

به عنوان مثال، بیایید بررسی کنیم که چگونه نتایج آزمایش داروی یک کارمند بالقوه ممکن است از طریق یک گردش کار به خوبی مدیریت شود:

• متقاضی در زمان تعیین شده به کلینیک محل خود می رسد و یک فرم رضایت نامه را امضا می کند تا نتایج خود را با شما به اشتراک بگذارد.
• متقاضی در آزمون شرکت می کند و نمونه آنها به آزمایشگاه ارسال می شود.
• پس از حدود 2 روز کاری، نتایج توسط آزمایشگاه به کارفرما گزارش می شود.
• این نتایج در یک منبع حقیقت مانند یک CRM آپلود می شوند و به طور خودکار به نمایه متقاضی متصل می شوند.
• متناوباً، اگر به صورت دستی انجام شود، آنها مستقیماً به تیم استخدام ایمیل می شوند، که سپس نتایج را از طریق زنجیره ایمیل با تصمیم گیرندگان کلیدی به اشتراک می گذارند.
• همه ذینفعان از نتایج آگاه هستند و تا زمان تصمیم گیری برای استخدام در یک سیستم ثبتی مطابق با مقررات نگهداری می شوند.

این روش اساساً صنعت مراقبت های بهداشتی را متحول کرده است و کل بخش را به سمت ارائه نتایج سریع و کارآمد به همه ذینفعان سوق داده است و به سرعت بسیاری از سایرین را تحت کنترل خود درآورده است.

در حالی که ما در حال توصیف استفاده از این روش ها برای استفاده از فرایند قبل از استخدام هستیم، همچنین می تواند موارد استفاده بسیار متنوع تری داشته باشد. می‌توانید نحوه تأثیرگذاری عوامل مختلف بر بهره‌وری کارمندانتان، از آزمایش‌های منظم دارو گرفته تا جمعه‌های معمولی را پیگیری و یادداشت کنید و از این اطلاعات برای افزایش درآمد استفاده کنید.

باید چند لحظه توجه کنیم که در حالی که ابزارهایی مانند راه حل های CRM به تسهیل این رویکرد کمک می کنند، به خودی خود ضروری نیستند. تا زمانی که گردش کار شما به گونه‌ای طراحی شده است که دسترسی به سوابق امن را برای همه تصمیم‌گیرندگان فراهم کند، شما یک رویکرد مدیریت دانش را برای استخدام در نظر می‌گیرید.

برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.

استفاده از ابزارها برای انتقال یکپارچه دانش

اکنون که نمونه ای از نحوه انتقال دانش بدون درز اطلاعات را بررسی کرده ایم، سؤال بعدی این است که “چگونه کار می کند؟” مورد استفاده بالا یک طیف  پیاده سازی CRM و زنجیره های ایمیل قدیمی را پوشش می دهد. اما لازم نیست بین ریشه‌کن کردن کل زیرساخت‌های خود با سرمایه‌گذاری هنگفت در فناوری یا رضایت به وضعیت موجود یکی را انتخاب کنید.

در واقع طیف گسترده‌ای از ابزارهای مشارکتی در دسترس هستند که می‌توانند به عنوان منبعی واحد از حقیقت برای تیم شما عمل کنند و برای بیرون آمدن از زمین به چندین میلیون دلار نیاز ندارند. برخی از این ابزارهای همکاری عبارتند از:

• نرم افزار مدیریت پروژه: ابزارهایی مانند Asana، Jira، و Wrike به کارمندان اجازه دسترسی، ساخت و همکاری در سراسر گردش کار را می‌دهند.
• استفاده از یک پلت فرم واحد: این راه‌حل‌های نرم‌افزاری با رابط کاربری به راحتی قابل پیمایش که به کاربران امکان ایجاد، اختصاص و پیگیری پیشرفت کارها را می‌دهد، کارمندان را در بخش‌ها به هم متصل می‌کند تا اطمینان حاصل شود که آنچه انجام شده است، انجام می‌شود.
• برنامه های پیام رسانیSlack، Microsoft Teams و Workvivo همگی به عنوان هاب های متمرکز برای ارتباطات تیمی عمل می کنند. این برنامه‌های ارتباطی اغلب گزینه‌های داخلی را برای برنامه‌ریزی و میزبانی جلسات تیم، تماس ویدیویی و زمان‌بندی، و همچنین اعلان‌های اختیاری ارائه می‌دهند که به دیگران اطلاع می‌دهند که چه زمانی با فرد دیگری مشغول هستند.
• ابزارهای همکاری بصری پلتفرم‌هایی مانند Lucidspark و InVision به کارمندان طراحی‌گرا فرصتی می‌دهند تا به صورت دیجیتالی جمع شوند و یک فضای کاری مشترک برای آن‌ها فراهم کنند. آنها می توانند از این پلتفرم ها برای به اشتراک گذاشتن مفاهیم طراحی خود، جمع‌آوری بازخورد در مورد دارایی های طراحی شده، و به اشتراک گذاری محصول نهایی با دیگران خارج از تیم خود استفاده کنند.

جدای از مزایایی مانند افزایش بهره وری به طور کلی، برنامه هایی مانند این تضمین می کنند که وقتی متقاضی از طریق غربالگری قبل از استخدام پیش می رود، کل تیم از پیشرفت خود آگاه هستند. با به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ یا به‌عنوان یک ویژگی خودکار ارائه می‌شود یا توسط کارکنان استخدام می‌شود، همه ذینفعان می‌توانند در حین انجام فرآیند، امکان ارزیابی و تشکیل جلسه در مورد دوام یک نیروی کار جدید را داشته باشند.

استخدام بعدی خود را به شانس واگذار نکنید. با ابزارها و تکنیک های مدیریت دانش، می توانید بیش از هر زمان دیگری مطمئن باشید که نیروی کار انتخابی شما فقط یک صندلی را پر نمی کند، آنها کاندیدای ایده آل شما هستند و سال ها قرار است با شما کار کنند.

منبع:

https://www.kminstitute.org/blog/integrating-knowledge-management-pre-employment-screening