در دنیای کسب‌وکار امروز که به شدت بر پایه دانش استوار است، دانش سازمانی به عنوان یک دارایی استراتژیک کلیدی شناخته می‌شود. اما علی‌رغم اهمیت فراوان دانش، بسیاری از سازمان‌ها در شناسایی و استفاده مؤثر از دانشی که در درون خود دارند، با چالش‌های جدی روبرو هستند. این وضعیت به خصوص در شرکت‌های کوچک و متوسط (SMEs) که اغلب دانش حیاتی و تخصصی در ذهن و تجربه کارکنان باسابقه متمرکز است، بیشتر نمایان می‌شود. یکی از دلایل اصلی این چالش، ماهیت بخش قابل توجهی از دانش سازمانی است. مطالعات مختلف نشان می‌دهند که تا ۸۰٪ از سرمایه فکری یک سازمان را دانش ضمنی تشکیل می‌دهد. دانش ضمنی برخلاف دانش صریح که به راحتی قابل کدگذاری، مستندسازی و انتقال است، در تجربیات شخصی، بینش‌ها، شهود، و مهارت‌های عملی افراد ریشه دارد. این دانش در طول زمان از طریق عمل، تعاملات روزمره و حل مسئله شکل می‌گیرد و به همین دلیل، مستندسازی آن بسیار دشوار است. روش‌های سنتی مدیریت دانش، که اغلب بر ابزارهای فناوری اطلاعات برای ذخیره و بازیابی دانش صریح یا فرآیندهای مستندسازی رویه‌ها متکی هستند، در شناسایی و جذب این دانش پنهان و غیرقابل لمس اغلب ناکارآمد عمل می‌کنند. برای بهره‌برداری واقعی از تمام پتانسیل دانش سازمانی، لازم است رویکردهایی اتخاذ شود که بتوانند به اعماق این دانش ضمنی نفوذ کنند.
درک مفهوم گمبا واک (Gemba Walk)
برای یافتن رویکردهای مؤثر، می‌توان به فلسفه‌های مدیریتی موفقی مانند تولید ناب نگاه کرد. مفهوم « گمبا » از فلسفه تولید ناب ژاپنی، به ویژه سیستم تولید تویوتا (TPS)، نشأت گرفته است. کلمه ژاپنی «گمبا» به معنای «محل واقعی» است. این محل جایی است که ارزش به معنای واقعی کلمه ایجاد می‌شود. در یک محیط تولیدی، گمبا کف کارخانه است؛ جایی که مواد اولیه تبدیل به محصولات نهایی می‌شوند. در صنایع خدماتی، گمبا می‌تواند محلی باشد که مشتری با سازمان در تعامل است و خدمات ارائه می‌شود. گمبا واک به عنوان یک روش مدیریتی توسعه یافته است که در آن مدیران و رهبران به طور منظم به این «محل واقعی» کار می‌روند. هدف از این بازدید منظم، مشاهده مستقیم فرآیندها، تعامل با کارکنانی که کار را انجام می‌دهند و شناسایی فرصت‌ها برای بهبود است. این روش مدیریتی به شدت بر یک اصل کلیدی ژاپنی تأکید دارد: «Genchi Genbutsu» که به معنای «برو و خودت ببین» است. این اصل در فرهنگ تویوتا و در فرآیندهای حل مسئله و بهبود مستمر آن نقش محوری و حیاتی دارد. هدف این است که به جای اتکا به گزارش‌ها یا داده‌های انتزاعی، واقعیت وضعیت موجود از نزدیک مشاهده و درک شود.
تطبیق گمبا با کار دانش‌محور: تولد گمبا واک دانش
همانطور که اشاره شد، گمبا واک سنتی بیشتر بر فرآیندهای فیزیکی و جریان‌های کاری ملموس و قابل مشاهده تمرکز دارد. با این حال، با گذار به اقتصاد دانش‌محور، نیاز به انطباق این مفهوم با محیط‌های کاری که ماهیت متفاوتی دارند، احساس شد. گمبا واک دانش (Knowledge Gemba Walk) دقیقاً این مفهوم را به حوزه کمتر ملموس و اغلب پیچیده‌تر کارهای دانش‌محور تطبیق می‌دهد. در سازمان‌های دانش‌محور، «محل ایجاد ارزش» لزوماً یک خط تولید فیزیکی نیست. این محل می‌تواند جایی باشد که ایده‌ها متولد می‌شوند، مشکلات پیچیده حل می‌شوند، طراحی‌ها صورت می‌گیرد یا کدنویسی انجام می‌شود. بنابراین، در زمینه کار دانش‌محور، «گمبا» معمولاً شامل میزهای کار کارکنان، اتاق‌های جلسه‌ای که در آن‌ها بحث و همکاری صورت می‌گیرد، یا حتی فضاهای مجازی است که تیم‌ها در آن‌ها به صورت مشترک کار می‌کنند.
اجرای گمبا واک دانش و نقش آن در شناسایی دانش پنهان
اجرای مؤثر گمبا واک دانش شامل چند مرحله کلیدی است که هر یک به نوعی به شناسایی و بهره‌برداری از دانش پنهان کمک می‌کنند:
- آمادگی برای گمبا واک: قبل از شروع بازدید، لازم است اهداف مشخصی تعیین شوند. این اهداف می‌توانند متنوع باشند و به نیازهای خاص سازمان بستگی دارند، مانند شناسایی حوزه‌های تخصصی کلیدی، درک عمیق‌تر جریان‌های دانش در یک فرآیند خاص، یا شناسایی موانعی که انتقال دانش را دشوار می‌کنند. همچنین، انتخاب تیمی مناسب برای انجام گمبا واک اهمیت دارد؛ این تیم معمولاً شامل مدیران، کارشناسان موضوعی مرتبط و البته کارکنانی است که در محل گمبا فعالیت می‌کنند.
- مشاهده و تعامل: قلب شناسایی دانش پنهان: این مرحله جایی است که گمبا واک دانش قدرت خود را برای کشف دانش پنهان نشان می‌دهد. در طول گمبا واک، تیم یا مدیران باید با دقت بسیار بالا فرآیندهای کاری را مشاهده کنند. این مشاهده فراتر از دیدن اقدامات فیزیکی است؛ شامل درک نحوه ارتباطات، الگوهای همکاری و ابزارهایی است که استفاده می‌شوند. مهمتر از آن، بخش حیاتی این مرحله تعامل مستقیم و سازنده با کارکنانی است که در آن محیط کار می‌کنند. این تعامل شامل پرسیدن سؤالات باز است که کارکنان را ترغیب به توضیح نحوه انجام کارها، چالش‌هایشان و راه‌حل‌هایی که یافته‌اند می‌کند. همچنین، گوش دادن فعال و همدلانه به نظرات و توضیحات کارکنان بسیار حائز اهمیت است. این مشاهده مستقیم و تعامل نزدیک است که فرصت را برای شناسایی دانش ضمنی فراهم می‌کند. این همان دانشی است که به ندرت در مستندات رسمی، شرح وظایف یا پایگاه‌های داده دانش سازمانی یافت می‌شود. از طریق این تعاملات، می‌توان به درکی غنی از نحوه واقعی انجام کارها، تخصص‌های پنهان افراد، جریان‌های غیررسمی دانش که بین همکاران اتفاق می‌افتد و موانع ناگفته‌ای که ممکن است بر سر راه انتقال دانش وجود داشته باشند، دست یافت.
مزایای گمبا واک دانش: از شناسایی تا بهره‌برداری
گمبا واک دانش با تمرکز بر مشاهده و تعامل در «محل واقعی» کار دانش‌محور، مزایای متعددی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد که مستقیماً به شناسایی و بهره‌برداری از دانش پنهان مربوط می‌شود:
- شناسایی دانش پنهان: همانطور که پیشتر توضیح داده شد، اصلی‌ترین مزیت این رویکرد توانایی آن در شناسایی دانش ضمنی (پنهان) است. این شناسایی از طریق مشاهده مستقیم فرآیندها و تعاملات و همچنین گفتگو با کارکنان محقق می‌شود. این روش به آشکارسازی دانشی کمک می‌کند که به طور معمول در مستندات رسمی سازمانی ثبت نشده است.
- بهبود ارتباطات: انجام گمبا واک دانش به بهبود قابل توجهی در ارتباط بین سطوح مدیریتی و کارکنان صف کمک می‌کند. این فرآیند یک بستر رسمی و در عین حال منعطف برای تبادل دانش، طرح دغدغه‌ها و درک متقابل ایجاد می‌کند. مدیران از نزدیک با واقعیت کار کارکنان آشنا می‌شوند و کارکنان احساس می‌کنند که نظرات و تخصصشان ارزشمند است.
- تسهیل بهبود مستمر: از طریق مشاهده دقیق و تعامل، موانع موجود در فرآیندهای کاری دانش‌محور و همچنین فرصت‌هایی برای بهبود شناسایی می‌شوند. دانشی که از این طریق کشف می‌شود می‌تواند مستقیماً برای بهینه‌سازی فرآیندها، حذف تنگناها و افزایش کارایی مورد استفاده قرار گیرد، که این خود به تسهیل بهبود مستمر در سازمان کمک می‌کند.
- تقویت فرهنگ سازمانی: اجرای منظم و مؤثر گمبا واک دانش به ایجاد و تقویت فرهنگی مبتنی بر یادگیری، شفافیت و بهبود مستمر در سازمان کمک می‌کند. این رویکرد نشان می‌دهد که سازمان برای دانش کارکنان خود ارزش قائل است و به دنبال استفاده از آن برای رشد و توسعه است. این امر می‌تواند انگیزه کارکنان را نیز افزایش دهد.
مستندسازی و تحلیل: گامی برای بهره‌برداری ساختاریافته
پس از انجام گمبا واک و جمع‌آوری اطلاعات غنی از طریق مشاهده و تعامل، مرحله بعدی مستندسازی و تحلیل اطلاعات جمع‌آوری‌شده است. این مرحله برای تبدیل مشاهدات و دانش شفاهی به بینش‌های قابل استفاده ضروری است. استفاده از ابزارهایی مانند نقشه‌های دانش می‌تواند در این مرحله بسیار مؤثر باشد. نقشه‌های دانش به تجسم جریان‌های دانش در سازمان کمک کرده و شکاف‌های موجود در دانش یا انتقال آن را آشکار می‌سازند. تحلیل دقیق این اطلاعات به سازمان امکان می‌دهد تا نقاط قوت و ضعف خود را در مدیریت دانش پنهان شناسایی کرده و برنامه‌های عملی برای بهره‌برداری از آن تدوین کند.
نتیجه‌گیری
در نهایت، گمبا واک دانش یک رویکرد قدرتمند و مؤثر برای مقابله با چالش شناسایی و بهره‌برداری از دانش پنهان در سازمان‌ها است. این رویکرد با تطبیق اصول اثبات‌شده گمبا از محیط‌های تولیدی به محیط‌های پیچیده کار دانش‌محور، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا درک عمیق‌تر و واقعی‌تری از نحوه ایجاد، استفاده و جریان دانش در درون خود داشته باشند. با فراهم کردن فرصت مشاهده مستقیم و تعامل معنادار در محل واقعی کار، گمبا واک دانش به شناسایی دانش ضمنی که از طریق روش‌های سنتی مدیریت دانش قابل دسترسی نیست، کمک می‌کند. اجرای موفقیت‌آمیز این رویکرد نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، تعامل مؤثر و دوجانبه با کارکنان و تحلیل سیستماتیک اطلاعات جمع‌آوری‌شده است. با بهره‌برداری مؤثر از دانش پنهان شناسایی‌شده، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند، ارتباطات را تقویت کنند و در نهایت به مزیت رقابتی پایداری دست یابند.
https://medium.com/@utz_/knowledge-gemba-walks-a-practical-approach-to-organizational-knowledge-discovery-7b944af274fb
