مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش اغلب با هم اشتباه گرفته میشوند؛ درست مثل این است که مواد اولیه را با غذای آماده یکی بدانیم. هر دو ضروریاند، اما نقش و کارکردشان کاملاً متفاوت است؛ بهقدری متفاوت که گاهی فاصلهشان از زمین تا آسمان است..
تصور کنید مدیریت اطلاعات مثل ادارهکردن یک کتابخانه بزرگ است. هدف این است که هر کتاب دقیقاً سر جای خودش باشد؛ بر اساس موضوع، نویسنده یا ژانر مرتب و قابل جستجو. موفقیت این سیستم را از این میسنجند که چقدر سریع میتوانید کتاب موردنظر را پیدا کنید. اما مشکل همینجاست: شاید هیچکس هرگز این کتابها را باز نکند. کتابها روی قفسهها میمانند؛ تمیز، مرتب، اما بیاستفاده. یک سیستم منظم و زیبا، بله؛ اما بدون هیچ داستانی که از دلش بیرون بیاید.
اما مدیریت دانش؟ ماجرا کاملاً متفاوت است. در مدیریت دانش، فقط داشتن کتاب اهمیت ندارد؛ مهم این است که بدانی چه زمانی سراغ کدام کتاب بروی، چطور بین فصلهای مختلف ارتباط برقرار کنی، دیدگاه چند نویسنده را کنار هم بگذاری و از دلشان راهحلی بسازی که کسی قبلاً به آن نرسیده باشد. این حالت مثل ادارهکردن یک آشپزخانه زنده و پویاست؛ جایی که فقط دستور غذا را اجرا نمیکنی. مزه میکنی، تغییر میدهی، ترکیب میکنی و با کمی کموزیاد کردن، جادوی واقعی را خلق میکنی. خلاصه اینکه یکی فقط انبار مواد اولیه است، اما دیگری هنرِ درستکردن غذاست.
یک داستان کوتاه
اجازه دهید تصویر واضحتری بسازم. یک شرکت را تصور کنید که در حجم عظیمی از اسناد و دادهها شنا میکند (تقریباً واقعیت همیشگی اکثر سازمانها). دادهها کاملاً تمیز و ساختاریافتهاند. همهچیز در پوشه و زیرپوشههاست، برچسبخورده و بهراحتی قابل جستجو است. شرکت هم جشن میگیرد، چون فکر میکند همهچیز تحت کنترل است. این همان مدیریت اطلاعات است؛ هرچه لازم داری، سر جایش است، مرتب و در دسترس.
اما زمانیکه پروژهای میرسد که نیازمند نوآوری است، همان اسناد دستنخورده باقی میمانند. کارکنان مینشینند و به هم نگاه میکنند، چون نمیدانند چطور باید از آن انبوه گزارشها، یک راهکار عملی و خلاقانه بیرون بکشند. اینجاست که مدیریت دانش وارد میدان میشود؛ درست مثل یک سرآشپز کارکشته که فقط دستور پخت را نمیداند، بلکه هنر آشپزی را میشناسد. مدیریت دانش اهمیتی نمیدهد که شما هزار گزارش دارید یا فقط یکی؛ تمام موضوع این است که بینشهای موجود در آن گزارشها را در لحظه به کار بگیرید، مسئله را حل کنید و نوآوری خلق کنید. تفاوت این دو رویکرد مثل تفاوت کتابی خاکخورده روی قفسه با غذای ویژه سرآشپز است که مشتریها را دوباره و دوباره برمیگرداند.
سوءتفاهم رایج
اینجاست که ماجرا جالب میشود؛ بسیاری از مدیران (حتی مدیرانی که بسیار تیزهوشاند) در همین نقطه دچار سردرگمی میشوند. آنها میلیونها تومان یا دلار برای خرید سامانههای پیشرفته داده و فناوری سرمایهگذاری میکنند (یعنی همان مدیریت اطلاعات)، با این تصور که این ابزارها تیمشان را «باهوشتر» میکند. و البته این ابزارها تا حدی کمک میکنند، اما فقط تا یک جایی.
وقتی زمان واقعی عمل و تصمیمگیری فرا میرسد، این ابزارها به شما یاد نمیدهند که چطور از آن اطلاعات بهطور مؤثر استفاده کنید. این درست مثل این است که شما انباری پر از مواد غذایی داشته باشید، اما هیچوقت آشپزی بلد نباشید. اینجاست که ناامیدی آغاز میشود؛ چون سازمان میفهمد مسئله این نیست که چه چیزهایی انبار کرده، بلکه چطور آنها را به کار میگیرد.
کتابخانه در برابر آشپزخانه
بگذارید با یک تشبیه سادهتر موضوع روشن شود؛ مدیریت اطلاعات مثل کتابدار بودن در بزرگترین کتابخانه جهان است. همهچیز دقیقاً فهرستبندی شده و در جای خود قرار دارد. اما اگر هیچکس کتابی را برندارد و نخواند، کتابخانه چیزی نیست جز یک موزه کاغذ. مدیریت دانش مثل یک سرآشپز حرفهای در یک آشپزخانه شلوغ است که مدام مزه میکند، تغییر میدهد، ترکیب میکند و بر اساس آنچه در دسترس دارد نوآوری میآفریند. این کار کمی شلوغ و بینظم است، سرعت بالایی دارد، اما در پایان روز یک غذای فوقالعاده سرو میشود.
حالا شما ترجیح میدهید کدام را اداره کنید؟ کتابخانهای آرام که همهچیز مرتب است اما به ندرت استفاده میشود، یا آشپزخانهای پرهیاهو که در آن جادو اتفاق میافتد؟ اما نکته مهم این است که سازمان به هر دو نیاز دارد. کتابخانه دانش را حفظ میکند، اما این آشپزخانه است که آن را به زندگی تبدیل میکند.
جایی که کار واقعی شروع میشود
بسیاری از شرکتها روی سامانههای مدیریت اطلاعات سرمایهگذاری میکنند و خیلی زود جشن میگیرند. اما بدون بخشِ مدیریت دانش و بدون آن سرآشپز که بتواند تفسیر کند، بهکار بگیرد و نوآوری خلق کند آنها فقط کاغذ جابهجا میکنند. کار واقعی از زمانی شروع میشود که دانش جاری میشود، افراد تجربیات خود را به اشتراک میگذارند، و بینشها کنار هم مینشینند و چیزی جدید خلق میکنند. این همان نقطهای است که آشپزخانه زنده میشود و جادو رخ میدهد.
پس دفعه بعد که کسی این دو مفهوم را با هم اشتباه گرفت، فقط لبخند بزنید. چون شما حالا میدانید که تفاوت در چیست. موضوع این نیست که چه دارید؛ موضوع این است که با آن چه میکنید. در پایان روز، کتابخانه ممکن است پاسخها را در خود داشته باشد، اما این سرآشپز است که جهانی را سیر میکند.
