برطرف کردن شکافهای دانشی در هر کسبوکاری برای اطمینان از عملکرد بهینه تیمها، ضروری است. اما چگونه؟ در این مقاله قصد داریم، به تشریح این موضوع بپردازیم.
در دنیایی که اطلاعات تنها با یک کلیک در دسترس هستند، بهراحتی میتوان تصور کرد که ما بیش از هر زمان دیگری میدانیم. بااینحال، حتی با وجود حجم گستردهای از دادههایی که در اختیار داریم، شکافهای دانشی—خلأهای نامرئی در درک و دانش ما—همچنان وجود دارند و اغلب نادیده گرفته میشوند. این شکافها میتوانند در هر حوزهای، از مهارتهای حرفهای و موضوعات علمی گرفته تا رشد فردی و وظایف روزمره، ایجاد شوند. آنها تصمیمات ما را شکل میدهند، بر نظرات ما تأثیر میگذارند و بر اثربخشی ما در حوزههای شخصی و حرفهای تأثیر میگذارند. از اینرو، شناسایی و رفع این شکافهای دانشی برای یادگیری و توسعه مستمر ضروری است.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
برای درک بهتر موضوع، چهار سؤال اصلی را موردبررسی قرار میدهیم:
- شکاف دانشی چیست؟
چرا باید شکافهای دانشی را برطرف کنیم؟ - چگونه میتوان شکافهای دانشی را شناسایی کرد؟
- و چگونه میتوان این شکافها را برطرف کرد؟
شکاف دانشی چیست؟
شکاف دانشی به فاصله بین آنچه که تیم کاری باید بداند و آنچه که در حال حاضر میداند، گفته میشود. همانطور که انتظار میرود، اگر این شکافها برطرف نشوند، میتوانند مشکلاتی مانند تأخیر در تکمیل پروژهها، ناکارآمدی فرآیندها، ضعف
در ارتباطات تیمی و موارد دیگر را ایجاد کنند. برای تصمیمگیریهای مؤثر، اعضای تیم باید به دانش لازم دسترسی داشته باشند و از آن برای انجام وظایف خود و تصمیمگیری کارآمد و پیوسته استفاده کنند. اما درصورتیکه این دانش در اختیارشان نباشد، مجبور خواهند شد اطلاعات موردنیاز را از منابع دیگر جستجو کنند. این موضوع میتواند منجر به واگذاری مجدد وظایف به دیگران شده و درنهایت باعث هدر رفت زمان و منابع شود.
اگر میخواهید شکافهای دانشی را در سازمان خود برطرف کنید، در ادامه به چگونگی انجام این کار میپردازیم.
5 عامل اصلی ایجاد شکاف دانشی
در سازمان شما ممکن است عوامل متعددی به طور ناخواسته باعث ایجاد شکافهای دانشی شوند. اما نگران نباشید، همیشه فرصت برای بهبود وجود دارد.
چرا باید شکافهای دانشی را برطرف کنید؟
به طور خلاصه، اگر شکافهای دانشی را برطرف نکنید، از رقبا، بسیار عقب افتاده و جبران این فاصله برای سازمان شما، دشوار خواهد بود. همچنین، در جذب و حفظ بهترین کارکنان دچار مشکل خواهید شد، تیم شما انگیزه خود را از دست میدهد، بهرهوری کاهش مییابد و نوآوری دیگر جایگاهی در آینده شرکت شما نخواهد داشت. هیچ کسبوکاری نمیخواهد با چنین مشکلاتی روبهرو شود. اما در وهله اول، چه عواملی باعث ایجاد این شکافهای دانشی میشوند؟
فقدان آموزش
اگر در حوزه کیفیت آموزش و فرآیندهای جامعهپذیری کارکنان جدید، سرمایهگذاری نکنید، عملاً زمینه شکست کارکنان را فراهم کردهاید. در این صورت، کارکنان هرگز نخواهند توانست به درک درستی از محصولات یا خدمات شما به صورت جزئی برسند؛ که این امر میتواند بر کیفیت خدماتی که به مشتریان ارائه میدهید، تأثیر منفی بگذارد. تصور کنید مشتری از یکی از کارکنان سؤالی میپرسد و او هیچ ایدهای برای پاسخ دادن ندارد. درنهایت، مشتری مجبور میشود از فرد دیگری کمک بگیرد، که این مسئله، قبل از اینکه بدانید، باعث اختلال در روند کاری سایر اعضای تیم خواهد شد.
نرخ بالای خروج کارکنان
اگر میزان نرخ خروج کارکنان در سازمان شما بالا است، قطعاً دلیلی وجود دارد. شناسایی علت اصلی این مشکل نهتنها میتواند هزینههای استخدامی آینده شما را کاهش دهد، بلکه به حفظ استعدادهای برتر که دارای دانش ارزشمندی هستند، کمک میکند. آموزش کارکنان میتواند هزینهبر باشد؛ برآورد میشود که سازمانها برای هر کارمند حدود ۱,۵۳۰ پوند، هزینه میکنند. اما اگر بتوانید کارکنان خود را حفظ کنید، این هزینه ارزشمند خواهد بود. به محض اینکه یک کارمند سازمان را ترک میکند و فرد جدیدی جایگزین او میشود، یک شکاف دانشی شکل میگیرد که باید فوراً برطرف شود. این فرآیند میتواند زمانبر و پرهزینه باشد.
محیط کار جزیرهای (سیلویی)
اگر بخشهای سازمان شما بهصورت مجزا و بدون ارتباط با یکدیگر، یا به تعبیری به صورت جزیرهای / سیلویی فعالیت میکنند، با یک مشکل جدی مواجه هستید. در چنین شرایطی، جریان آزاد دانش وجود نداشته و اتفاق نمیافتد و کارکنان فقط اطلاعات را نزد خود نگه میدارند، که این استراتژیای نیست که رشد پایدار و بلندمدت شرکت را تقویت کند. برای به اشتراکگذاری دانش، باید این موانع و سیلوها را حذف کرده و ارتباطات بینبخشی را ایجاد کنید.
ضعف در ارتباطات و به اشتراکگذاری دادهها
ارتباطات ضعیف باعث کاهش بهرهوری و نوآوری میشود. طبق تحقیقات، ۲۲٪ از کارکنان به دلیل ارتباطات ضعیف، کار خود را ترک میکنند. اگر اهداف سازمانی را بهدرستی انتقال ندهید و موفقیتها و شکستها را با تیم خود به اشتراک نگذارید، کارکنان هرگز در راستای یک هدف مشترک (مانند تکمیل پروژهها)، با یکدیگر، همکاری مؤثر نخواهند داشت.
پیشرفت سریع فناوری
کافی است به چند سال اخیر نگاهی بیاندازید تا ببینید فناوری چگونه به سرعت، چشمانداز کسبوکارها را متحول کرده و شکل داده است. تغییراتی که هیچ نشانهای از کاهش سرعت را نشان نداده و با سرعتی سرسامآور ادامه دارد. به همین دلیل، سازمانها باید برای هر تغییری در آینده، چابک و انعطافپذیر باشند. بهترین راه این است که فناوری را بپذیرید و روی آموزش کارکنان سرمایهگذاری کنید تا برای آینده آماده باشند.
چرا باید شکافهای دانشی را برطرف کنید؟
به طور خلاصه، اگر شکافهای دانشی را برطرف نکنید، از رقبا، بسیار عقب افتاده و جبران این فاصله برای سازمان شما، دشوار خواهد بود. همچنین، در جذب و حفظ بهترین کارکنان دچار مشکل خواهید شد، تیم شما انگیزه خود را از دست میدهد، بهرهوری کاهش مییابد و نوآوری دیگر جایگاهی در آینده شرکت شما نخواهد داشت. هیچ کسبوکاری نمیخواهد با چنین مشکلاتی روبهرو شود. اما در وهله اول، چه عواملی باعث ایجاد این شکافهای دانشی میشوند؟
چگونه شکافهای دانشی را شناسایی کنیم؟
حالا که میدانید چه عواملی میتوانند باعث ایجاد شکافهای دانشی شوند، وقت آن است که منبع این شکافها را شناسایی کنید. بهترین راه برای انجام این کار، تحلیل شکاف دانشی است که گاهی تحلیل نیازهای یادگیری نیز نامیده میشود. این فرآیند شامل تعریف شفاف اهداف یادگیری است—چه چیزی را میخواهید در سازمان خود تغییر دهید؟ شاید فرآیند جامعهپذیری کارکنان جدید در سازمان شما چندان کارآمد نباشد، یا در مورد مسائل مربوط به انطباق و سازگاری افراد (Compliance) نگرانیهایی داشته باشید. هر هدفی که دارید، زمانی را برای مشخص کردن اهداف کلی اختصاص دهید. سپس، به ارزیابی میزان دانش فعلی تیم خود، بپردازید. پس از صحبت با مدیران بخشها و اعضای تیم، میتوانید شکافهای دانشی و سایر حوزههای قابلبهبود را شناسایی کنید. وقتی درک روشنی از دانشی که سازمان شما در حال حاضر در اختیار دارد و آنچه که ندارد، به دست آوردید، میتوانید فرآیند برطرف کردن شکافهای دانشی را شروع کنید.
چگونه شکافهای دانشی را برطرف کنیم؟
بعدازاینکه مشخص کردید شکافهای دانشی سازمان شما از کجا ناشی میشوند، زمان آن رسیده است که برنامههایی برای رفع آنها اجرا کنید.در این مرحله، شما شروع به مشاهده نتایج خواهید کرد.
الف. توسعه راهکارهای آموزشی:راهکارهای آموزشی شما ممکن است شامل خرید اشتراک LinkedIn Learning باشد، که به کارکنان امکان میدهد
دورههای مرتبط را پیدا کرده و بهصورت فردی در آنها ثبتنام کنند، یا شاید تصمیم بگیرید یک برنامه منتورینگ داخلی را پیادهسازی کنید. اما اگر به دنبال یک راهکار آموزشی جامع در سطح کل سازمان هستید، بهتر است یک پلتفرم مدیریت یادگیری (LMS) را انتخاب کنید که بتواند مطابق با نیازهای آموزشی خاص سازمان شما طراحی شود.
ب. فرهنگ یادگیری را ترویج کنید با ترویج فرهنگ یادگیری، شما هر یک از اعضای تیم خود را تشویق میکنید تا رشد کنند، یاد بگیرند و مهارتهای جدیدی را کسب کنند. این امر هم به شرکت و هم به کارکنان آن، کمک میکند. چراکه کارکنان احساس ارزشمندی و سرمایهگذاری، روی خود میکنند و شرکت از تفکر نوآورانه و مجموعهای از مهارتهای قابلاعتماد و معتبر بهرهمند میشود. بهعبارتدیگر، این، یک معامله برد-برد است. برای ترویج بیشتر این فرهنگ یادگیری، میتوانید از پلتفرمهای به اشتراکگذاری دانش استفاده کنید. این پلتفرمها، بهرهوری و ارتباطات کارآمد را تسهیل و ترویج کرده و میتوانند به بهبود دلبستگی کارکنان،کمک کنند.
ج. پیشرفت و تأثیر آن را اندازهگیری کنید. یک فرهنگ یادگیری نیاز به نگهداری دارد، به این معنی که نیاز به حمایت از یادگیری مستمر دارد. برای انجام موفقیتآمیز آن، یادگیری و خروجی آن باید اندازهگیری شود. برای این امر، نرمافزاری برای یادگیری پیدا کنید که به شما اجازه دهد، پیشرفت یادگیرنده و تکمیل دورهها را دنبال کنید و بینشهای مفیدی در مورد معیارهای مشارکت ارائه دهد تا بتوانید بر پذیرش کاربران، نظارت کنید. فراموش نکنید که از کارکنان درخواست بازخورد منظم کنید. اگر از آنها نپرسید، نمیدانید که واقعاً به چه فکر میکنند. میتوانید این کار را در جلسات رودررو یا از طریق نظرسنجیهای ناشناس، انجام دهید. هر روشی که انتخاب میکنید، مطمئن شوید که به طور منظم آن را انجام میدهید. اگر از کارکنان درخواست بازخورد نکنید، ممکن است به این معنی باشد که آنها از سیستم مدیریت یادگیری چیزی دریافت نمیکنند و این به معنی، هدر رفتن هزینهای است که صورت گرفته است.
