نظریه‌ی تکامل یکی از بنیادین‌ترین مفاهیم در علوم زیستی است که بر اساس آن، تنها گونه‌هایی در طبیعت باقی می‌مانند که توانایی سازگاری با محیط خود را داشته باشند. این نظریه که به‌ویژه در مفهوم «انتخاب طبیعی» نمود پیدا می‌کند، نه‌تنها در زیست‌شناسی بلکه در بسیاری از حوزه‌های دیگر نیز قابل‌تعمیم است. با نگاهی دقیق‌تر به زیست‌بوم دانشی سازمان‌ها، می‌توان مشاهده کرد که همانند طبیعت، تنها سامانه‌های دانشی‌ای بقا می‌یابند که توانایی انطباق با تغییرات محیطی، سازمانی و انسانی را داشته باشند.
در عصر حاضر، بسیاری از سازمان‌ها در تلاش برای استقرار مدیریت دانش هستند؛ اما در عمل با چالش‌هایی چون ناپایداری سامانه‌ها، رشد سریع فناوری، پیدایش موضوعاتی همچون هوش مصنوعی، کاهش اثربخشی تدریجی و فراموشی دانش مواجه می‌شوند. این مقاله با الهام از مفاهیم کلیدی نظریه‌ی تکامل همچون انتخاب طبیعی، جهش و بقا، چرخه حیات مدیریت دانش در چارچوب فرآیندی APQC را باهدف تلفیق دیدگاه‌های زیستی و مدیریتی، به‌منظور ارائه راهکاری نوین برای طراحی، پایداری و به‌روزرسانی مدیریت دانش در سازمان‌ها موردبازنگری قرار می‌دهد.
مدیریت دانش در سازمان‌ها: مفاهیم و چالش‌ها
پرداختن به این مفاهیم به شکلی گسترده نیازی نیست و بنابراین این تعاریف به‌منظور هم‌کلامی و ایجاد زبان مشترک بین نویسنده و مخاطب ارائه می‌شوند.
- تعریف مدیریت دانش
مدیریت دانش مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرآیندهاست که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دانش موجود را شناسایی، گردآوری، سازمان‌دهی، اشتراک‌گذاری و به‌کارگیرند. این دانش می‌تواند از منابع مختلفی مانند تجربیات کارکنان، مستندات پروژه‌ها، رویه‌های کاری، درس آموخته‌ها و شبکه‌های رسمی و غیررسمی به دست آید. هدف نهایی مدیریت دانش، تبدیل دانش فردی به دارایی سازمانی و استفاده مؤثر از آن در تصمیم‌گیری‌ها، حل مسائل و نوآوری است.
- نقش مدیریت دانش در بهبود عملکرد سازمان
در دنیای رقابتی و پویای امروز، سازمان‌ها برای بقا و رشد نیازمند بهره‌برداری مؤثر از دانش هستند. مدیریت دانش می‌تواند منجر به نتایج شود:
- کاهش دوباره‌کاری و صرفه‌جویی در زمان و منابع؛
- ارتقای کیفیت تصمیم‌گیری بر پایه تجربیات گذشته؛
- افزایش توانمندی نیروی انسانی از طریق یادگیری مستمر؛
- تسهیل نوآوری و بهبود مستمر محصولات، خدمات و فرآیندها؛
- تقویت حافظه سازمانی و جلوگیری از فراموشی تجربیات کلیدی.
- موانع و دلایل شکست مدیریت دانش
اگرچه بسیاری از سازمان‌ها اقدام به پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌کنند، اما درصد بالایی از این تلاش‌ها با شکست یا فرسایش تدریجی مواجه می‌شوند. برخی از موانع رایج و متناسب با موضوع این مقاله عبارت‌اند از:
- مقاومت در برابر اشتراک دانش
- نبود و کمبود حمایت مدیریت ارشد
- فناوری‌محور بودن بیش‌ازحد (تمرکز صرف بر نرم‌افزار)
- ناپایداری سیستم‌ها
- عدم انطباق با تغییرات سازمانی
چارچوب فرآیندی مرکز کیفیت و بهره‌وری آمریکا (APQC)
چارچوب توسعه فرآیندی (PCF) دارای ۶ فرآیند اصلی (عملیاتی) و ۷ فرآیند پشتیبان (مدیریتی) است. تمامی فرآیندهای فوق در پنج سطح مختلف تعریف می‌شوند. فعالیت‌های تعریف‌شده در این فرآیند شامل «اصلاح / تقویت رویکردهای موجود مدیریت دانش، آگاهی بخشی و تعامل پایدار و گسترش زیرساخت‌های مدیریت دانش برای پاسخگویی به تقاضا» است. با توجه به اینک هدف مقاله تشریح این چارچوب نیست، صرفاً نگاهی کوتاه به این چارچوب شده و تنها فرآیند چهارم با عنوان «تکامل و پایدارسازی قابلیت‌های مدیریت دانش» با الگوبرداری از مفاهیم نظریه «تکامل طبیعی» موردبررسی قرار می‌گیرد.
توجه داشته باشید که مدیریت دانش یک پروژه نیست، بلکه باید به‌صورت مستمر و پویا روند بهبود و نوآوری و رشد را تضمین و پشتیبانی کند، این فرآیند دقیقا تاکید بر این موضوع دارد. در این راستا پذیرش تغییرات محیطی و نیازهای جدید همواره باید موردتوجه بوده و برای پاسخگویی به این تغییرات لازم است مدیریت دانش دائماً در حال تغییر و تکامل باشد نه‌تنها یک فرآیند ثابت و ایستا. پایدارسازی و تکامل (Evolve & Sustain) موارد زیر را تضمین می‌کند:
- تضمین هم‌راستایی دائمی با اولویت‌های کسب‌وکار
- حفظ انگیزش و مشارکت کارکنان از طریق فرهنگ‌سازی و انگیزش
- ارتقای زیرساخت‌ها به‌منظور پاسخ به نیازهای جدید
- گذار از یک پروژه به یک برنامه دانش پویا و نهادینه‌شده:
- شناسایی گلوگاه‌ها، فرصت‌ها و درس آموخته‌ها
- بازطراحی یا تغییر ساختارها برای پیشرفت و بهبود مستمر
- استفاده از تجربیات داخلی و خارجی برای بهبود سیستم‌های دانش
پایداری و تکامل در مدیریت دانش: برگرفته از نظریه انتخاب طبیعی
همان‌طور که در مقدمه اشاره شد، نظریه تکامل طبیعی بر این اصل استوار است که موجودات زنده در طول زمان به‌منظور بقا، تغییر کرده تا با محیط پیرامون خود سازگار شوند. تنها گونه‌هایی که بتوانند با شرایط جدید انطباق یابند، بقا می‌یابند؛ و سایر گونه‌ها از اکوسیستم حذف می‌شوند. این اصل را می‌توان به‌صورت استعاری در دنیای سازمان‌ها و حوزه‌های مختلف آن‌ها به‌ویژه در حوزه مدیریت دانش که زنده و پویا است، مشاهده کرد.
چارچوب فرآیندی APQC در آخرین گام خود، یعنی «پایداری سازی و تکامل» اشاره می‌کند که سیستم‌های دانشی نیز نیاز به بقای بلندمدت و انطباق‌پذیری دارند. در این بخش، تلاش می‌شود با بهره‌گیری از مفاهیم نظریه‌ی تکامل، فهمی عمیق‌تر از این مرحله ارائه شود.
- تبیین مفهوم «تکامل» در مدیریت دانش
تکامل در مدیریت دانش، به معنای تغییر تدریجی، انطباق مداوم و توسعه پیوسته نظام‌های دانشی متناسب با نیازهای جدید سازمان است. برخلاف تصور رایج، سیستم مدیریت دانش با استقرار اولیه کامل نمی‌شود. همان‌طور که موجودات زنده برای بقا نیاز تکامل و سازگاری دارند، مدیریت دانش و سیستم‌های مرتبط نیز باید:
- نسبت به تغییرات محیطی (رقبا، فناوری، بازار) واکنش نشان دهند؛
- بازخوردهای کاربران و ذینفعان را جذب و در خود اصلاح ایجاد کنند؛
- از تجربیات موفق یا ناموفق در درون یا بیرون سازمان درس بگیرند.
در این دیدگاه، مدیریت دانش یک موجود ایستا نیست؛ بلکه یک موجود زنده سازمانی است که باید تکامل یابد یا حذف شود.
- تحلیل فرآیند «پایداری و تکامل» در مدل APQC با مفاهیم نظریه تکامل طبیعی
در جدول زیر، مفاهیم کلیدی نظریه تکامل با عناصر پایداری در مدیریت دانش تطبیق داده‌شده‌اند
| راهکار / تکنیک مدیریت دانش | تکامل و پایدارسازی APQC | نظریه تکامل |
| ارزیابی اثربخشی دانش، ممیزی دانش (Knowledge Audit)، تحلیل استفاده از محتوا، حذف دانش‌های منسوخ | فقط دانش‌ها، تجارب و سیستم‌هایی که ارزشمند، کاربردی و اثربخش باشند، باقی می‌ماند و مورداستفاده قرار می‌گیرد. سایر موارد به‌مرورزمان حذف خواهند شد | انتخاب طبیعی |
| بازطراحی فرآیندهای دانشی، بازنگری درخت و نقشه دانش، به‌روزرسانی مستمر درس آموخته‌ها، مدیریت تغییر در مدیریت دانش (KM Change Management) | سازگاری در سازمان یعنی توانایی مدیریت دانش برای انعطاف‌پذیری، تغییر ساختار، به‌روزرسانی محتوای دانشی و بازنگری در ابزارها، به‌نحوی‌که بتواند در شرایط جدید (تغییرات فناورانه، ساختاری یا انسانی) همچنان مفید و مؤثر باقی بماند | سازگاری |
| انجمن‌های خبرگی، طوفان فکری دانشی، استخراج دانش خبرگان، کافه دانش | ایده‌ها، تجربیات و دیدگاه‌های متنوع کارکنان پایه یادگیری، نوآوری، بهروش‌ها، حل مسئله و انتخاب بهترین دانش‌هاست. تنوع در دیدگاه‌ها و تجربیات باعث می‌شود سازمان بتواند پاسخ‌های متنوعی برای مسائل مختلف تولید کند | تنوع |
| نوآوری باز (Open Innovation)، Hackathon Knowledge، استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی برای تحلیل و تولید دانش | تغییرات خلاقانه در روش‌های ثبت و انتقال دانش، خلق دانش‌های جدید، استفاده از دانش‌های نوظهور مانند هوش مصنوعی یا راه‌حل‌های غیرمنتظره که ممکن است مسیر جدیدی برای سازمان باز کند، بسیار مفید و حیاتی هستند | جهش |
| سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS)، نظام پیشنهاد‌ها، پیوند KM با استراتژی سازمان، محاسبه نرخ بازگشت سرمایه دانش (KM ROI) | در فضای رقابتی و پیچیده امروز، سازمان‌هایی دوام می‌آورند که بتوانند دانش را به‌گونه‌ای مدیریت کنند که به تصمیم‌گیری بهتر، کارایی بیشتر و نوآوری منجر شود. دانش کاربردی، قابل‌فهم و نهادینه‌شده، بالاترین شانس بقا برای سازمان به همراه خواهند داشت | بقا |
- مدلی تلفیقی از APQC و نظریه تکامل طبیعی (چرخه تکامل)
هر چرخه‌ی مدیریت دانش باید به چرخه‌ی تکامل مجهز شود. در این مدل تلفیقی، فرآیند چهارم APQC به‌منزله‌ی موتور تکامل مدیریت دانش در نظر گرفته می‌شود. در این مدل:
- دانش جدید، نوآوری‌ها، راه‌حل‌های خلاقانه مانند ژن‌های جدید، وارد سیستم می‌شود؛
- دانش‌های ناکارآمد یا کم استفاده، مانند ژن‌های نامطلوب، حذف می‌شوند؛
- بهترین روش‌ها، درس آموخته‌ها و تجربیات، مانند صفات مفید، حفظ و تکثیر می‌گردند؛
- سازمان مانند یک «زیست‌بوم دانشی» است که در آن گونه‌های مختلف دانش (رسمی، غیررسمی، فنی، تجربی) برای بقا رقابت می‌کنند.
درنتیجه، سازمانی موفق است که «نظام مدیریت دانشش» نه‌فقط مستقر، بلکه «زنده، پویا و در حال تکامل» باشد.
- بقا متعلق به سازگارترین‌هاست، نه بهترین‌ها
نظریه داروین به‌روشنی می‌گوید «قوی‌ترین یا باهوش‌ترین‌ها نیستند که زنده می‌مانند، بلکه کسانی زنده می‌مانند که می‌توانند به بهترین شکل تغییرات را مدیریت کنند.» در دنیای مدیریت دانش نیز، سیستم‌هایی که صرفاً با نرم‌افزارهای پیشرفته یا مستندات پرحجم طراحی شده‌اند، لزوماً باقی نمی‌مانند. بلکه سیستم‌هایی بقا پیدا می‌کنند که:
- قابلیت تغییر و بازطراحی داشته باشند؛
- از تجربیات خود و دیگران یاد بگیرند؛
- ارتباط خود با محیط و ذینفعان را حفظ کنند؛
- و مهم‌تر از همه، در فرهنگ سازمانی نهادینه شوند.
سخن آخر
پیاده‌سازی مدیریت دانش پایان راه نیست، بلکه آغاز مسیری تکاملی است. اگر مرحله‌ی چهارم مدل APQC (پایداری سازی و تکامل) به‌درستی اجرا نشود، تمام تلاش‌های قبلی نیز در معرض نابودی خواهد بود؛ اما اگر سازمان‌ها این مرحله را مانند انتخاب طبیعی مدیریت کنند، می‌توانند یک زیست‌بوم دانشی پویا، انعطاف‌پذیر و مقاوم در برابر تغییر بسازند.
مدیریت دانش در سازمان‌ها تنها زمانی موفق خواهد بود که به‌عنوان یک سیستم زنده، پویا و تطبیق‌پذیر در نظر گرفته شود؛ نه صرفاً مجموعه‌ای از ابزارها، مستندات و پروژه‌های کوتاه‌مدت. مدل APQC با ارائه یک چرخه‌ی منسجم، مسیر مشخصی برای خلق، سازمان‌دهی، اشتراک‌گذاری، به‌کارگیری و درنهایت پایداری سازی دانش فراهم می‌کند؛ اما آنچه تضمین‌کننده‌ی بقای واقعی مدیریت دانش است، مرحله‌ی چهارم این مدل یعنی «پایدارسازی و تکامل» است، مرحله‌ای که اگر نادیده گرفته شود، چرخه‌ی دانش به‌تدریج فرسوده و بی‌اثر خواهد شد.
همان‌طور که اشاره شد، با الهام از نظریه‌ی تکامل طبیعی، می‌توان مدیریت دانش را نیز همچون یک زیست‌بوم در نظر گرفت؛ زیست‌بومی که تنها سازگارترین گونه‌های دانشی در آن باقی می‌مانند. سازگاری یعنی توانایی تطبیق با تغییرات، بازنگری مستمر، حذف سازوکارهای ناکارآمد و تقویت تجربیات موفق. از این منظر، مدیریت دانش و سیستم‌های دانشی پایدار، آن‌هایی هستند که به‌طور مداوم در حال بازآفرینی خود هستند، نه از طریق تحمیل یا صرفاً دریافت یک گواهینامه استاندارد، بلکه از طریق انتخاب طبیعی درون‌سازمانی. سازمان‌هایی که به این نگاه تکاملی مجهز شوند، نه‌تنها در حفظ دانش موفق‌ترند، بلکه در یادگیری، نوآوری و رقابت نیز پیشتاز خواهند بود. درنهایت، پایداری دانش، نه حاصل «داشتن سیستم»، بلکه نتیجه‌ی «زنده نگه‌داشتن آن» است
منابع:
- APQC Official Website – Knowledge Management Framework
- APQC – Getting Started with KM
https://www.apqc.org/expertise/knowledge-management/start-km
- APQC – Knowledge Flow Process
https://www.apqc.org/resource-library/resource-collection/exploring-apqcs-knowledge-flow-process - Darwin, Charles (1859), On the Origin of Species
- Morgan, Gareth (1997), Images of Organization
- McElroy, Mark (2003), The New Knowledge Management: Complexity, Learning, and Sustainable Innovation
- Probst, Raub, Romhardt (2000), Managing Knowledge: Building Blocks for Success
- Nonaka & Takeuchi (1995), The Knowledge-Creating Company
