چالش‌ها و راهکارهای بهبود جستجو و دسترسی به داده‌ها در ناسا

دسترسی سریع به اطلاعات یکی از چالش‌های اساسی است که کارکنان ناسا با آن روبه‌رو هستند. در دنیای امروز، افراد به راحتی از طریق موتورهای جستجو اطلاعات مورد نظر خود را پیدا می‌کنند، اما این دسترسی آسان در محیط‌های کاری پیچیده‌تر و محدودتر به نظر می‌رسد. دلیل اصلی این مشکل، تفاوت‌های بنیادین در مقیاس داده‌ها است. به عنوان مثال، گوگل روزانه ۵ میلیارد درخواست جستجو را پردازش می‌کند و به فهرست‌بندی میلیاردها URL و سند می‌پردازد، اما در مقایسه، زیرساخت‌های جستجوی ناسا تنها قادر به فهرست‌بندی بخش کوچکی از داده‌های موجود هستند و تعداد درخواست‌های جستجو به چند هزار محدود می‌شود.

در پاسخ به این چالش‌ها، دفتر مدیریت دانش ناسا پروژه‌ای را برای بهبود دسترسی به داده‌ها و افزایش دید آن‌ها آغاز کرده است. این پروژه شامل سه فاز اصلی است:

oدرک نیازهای کارکنان

oارزیابی روش‌های مختلف جستجو

oارائه تجسم داده‌ها بر اساس اطلاعات موجود

درک نیازهای کارکنان: تفاوت‌های شغلی و نیازهای مختلف

برای شروع، تیم پروژه به مصاحبه با کارکنان مختلف پرداخته تا نیازها و چالش‌های آنان در جستجوی اطلاعات شناسایی شود. نتایج نشان داد که روش جستجو و نیاز به اطلاعات بسته به نقش شغلی افراد متفاوت است. برای مثال، محققان و دانشمندان بیشتر به دنبال الگوها و ارتباطات میان داده‌ها هستند، در حالی که مهندسان و مدیران پروژه به دنبال پاسخ‌های خاص و فوری می‌گردند. این تفاوت‌ها نیازمند رویکردهای مختلف جستجوست که بر اساس نوع درخواست و داده‌های مورد جستجو تنظیم شود.

روش‌شناسی‌های جستجو: ارزیابی و انتخاب بهترین رویکردها

در مرحله بعدی، تیم پروژه به بررسی روش‌های مختلف جستجو پرداخت. تحقیقات نشان داد که به طور میانگین، برای پیدا کردن اطلاعات مورد نظر، کارشناسان باید به ۱۳ منبع مختلف مراجعه کنند. این امر نشان می‌دهد که نیاز به یک سیستم جستجوی یکپارچه و کارآمد ضروری است. تیم ما با همکاری فروشندگان و توسعه‌دهندگان مختلف، روش‌های جستجوی معنایی، فیلترشده، شناختی و محاسباتی را ارزیابی کرد و دریافت که هیچ‌یک از این روش‌ها به تنهایی قادر به حل تمام مشکلات جستجو نیستند. بهترین راه‌حل، ترکیب این روش‌ها با توجه به نوع درخواست است.

از جمله نتیجه‌گیری‌های مهم این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

oوجود یک طرح مدیریت داده‌های اصلی برای استانداردسازی متاداده‌ها، قالب‌ها و ساختارها ضروری است.

oبا توجه به حجم روزافزون داده‌ها، شناسایی داده‌های حیاتی باید در اولویت قرار گیرد.

oاستانداردهایی برای نحوه ایجاد، ذخیره‌سازی و دسترسی به داده‌ها باید مشخص شود.

oاستفاده از تحلیل داده‌ها برای استخراج مفاهیم و الگوهای مرتبط ضروری است.

تجسم داده‌ها: تحولی در نحوه ارائه اطلاعات

آخرین فاز پروژه به «تجسم داده‌ها» اختصاص دارد. در این فاز، هدف این است که داده‌ها به گونه‌ای ارائه شوند که برای کاربران قابل‌فهم و کاربردی باشد. کاربران دیگر تنها به دنبال فهرست‌های سلسله‌مراتبی از داده‌ها نیستند، بلکه می‌خواهند ارتباطات، مفاهیم و الگوهای موجود در داده‌ها را تجسم کنند.

استفاده از فناوری‌های جدید مانند تحلیل شبکه، پایگاه‌های داده گرافی،  HTML5 و تجزیه و تحلیل متن امکان این نوع تجسم پیشرفته داده‌ها را فراهم کرده است.

این رویکرد جدید به‌ویژه در تحلیل درس‌های آموخته‌شده کاربرد دارد. برای مثال، جستجوی یک کلمه کلیدی مانند «شکست شیر فشار» ممکن است فهرستی طولانی از اسناد ایجاد کند که کاربران برای پیدا کردن اطلاعات مفید باید آن‌ها را به‌دقت مرور کنند. با استفاده از الگوریتم‌های مدل‌سازی موضوعی، مانند Latent Dirichlet Allocation، می‌توان داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرد و به‌طور خودکار الگوها و ارتباطات موجود در اسناد را شناسایی کرد.

این رویکرد موجب کاهش زمان جستجو و تسهیل دسترسی به اطلاعات مرتبط می‌شود. کاربران می‌توانند به‌راحتی به موضوعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند و زمان صرف‌شده برای جستجو را به‌طور چشمگیری کاهش دهند.

اگر شما یک مدیر اجرایی یک تیم یا واحد سازمانی هستید، اقدامات و نگرش شما موردتوجه و الگو قرار می‌گیرد؛ مثلا هنگامی‌که کارکنان اطلاعاتی را که برای سازمان مفید است به اشتراک می‌گذارند، به آن‌ها بازخورد مثبت بدهید. یا اگر یک نرم‌افزار مدیریت دانش دارید، با فعالیت در این سیستم به همکارانتان نشان دهید این موضوع برای شما مهم است.

برای ایجاد انگیزه سعی کنید نمونه‌هایی از تجربیات ثبت‌شده در سیستم مدیریت دانش را برجسته کنید و به کارکنان نشان دهید که تأثیر آن بر پروژه‌های خاص و اهداف سازمان چقدر است. اگر کارکنان بفهمند که چگونه کارشان به پروژه‌ها و فعالیت‌های کلان سازمان کمک می‌کند، احساس ارزشمندی بیشتری می‌کنند و احتمال بیشتری برای ارائه راه‌حل‌های خلاقانه و روشن‌تری خواهند داشت.

همه دوست دارند پاداش بگیرند. راه‌های مختلفی برای پاداش دادن به اعضای فعال که در فرایند مدیریت دانش مشارکت می‌کنند وجود دارد. در نظر داشته باشید، مشوق‌هایی که ارائه می‌کنید باید بافرهنگ سازمان شما مطابقت داشته باشد، برخی از ایده‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

هنگامی‌که متوجه می‌شوید یکی از اعضای تیم چیزی با ارزش را به اشتراک می‌گذارد که به نفع سازمان است، به شکل ایمیل، پست و یا هر روش دیگری به سایر همکاران وی اطلاع دهید و این کار را تشویق کنید.

به کارکنانی که بیشترین تجربیات را به اشتراک می‌گذارند و یا بیشتر از محتوای دانشی سایر همکارانشان استفاده می‌کنند، جایزه بدهید.

اگر کارکنان بدانند که به اشتراک گذاشتن دانش، بخشی از شغل آن‌هاست که بر اساس آن سنجیده می‌شوند، احتمالا مشارکت بیشتری خواهند داشت. توجه داشته باشید که شاخص‌های کلیدی عملکردی که تعیین می‌کنید باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری و برای همه منطقی و قابل‌دستیابی باشد. برای برخی از نقش‌ها و سمت‌های سازمانی، به اشتراک‌گذاری دانش می‌تواند راهی برای ارتقا باشد. در این موارد، انتظارات به اشتراک‌گذاری دانش باید به‌وضوح بیان شود و در ارزیابی عملکرد گنجانده شود.

نتیجه‌گیری و چشم‌انداز آینده

در فاز آینده، تیم پروژه قصد دارد تا پلتفرم‌های مختلف تجسم داده را آزمایش کند تا قابلیت‌ها و مقیاس‌پذیری این سیستم‌ها را ارزیابی کند. پس از انجام این آزمایش‌ها، انتظار می‌رود که راهکارهای بهینه برای مقیاس‌دهی سیستم‌ها در سراسر ناسا شناسایی و پیاده‌سازی شوند.

پروژه بهبود جستجو و دسترسی به داده‌ها در ناسا نه تنها به‌دنبال حل چالش‌های موجود است، بلکه زمینه‌ساز تحولی بزرگ در نحوه دسترسی به اطلاعات و استفاده از آن‌ها برای تصمیم‌گیری‌های سریع‌تر و دقیق‌تر در این سازمان خواهد بود.