در سال‌های اخیر سازمان‌ها بیش از هر زمان دیگری برای بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و ایجاد مزیت رقابتی، به توانایی خود در استفاده مؤثر از دانش وابسته هستند. با این حال، صرف جمع‌آوری و ذخیره‌سازی دانش به‌تنهایی نمی‌تواند ارزش قابل توجهی برای سازمان ایجاد کند. دانش زمانی اهمیت واقعی پیدا می‌کند که در فعالیت‌های روزمره، فرایندهای کاری، تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل سازمانی به کار گرفته شود و بتواند به بهبود نتایج و افزایش کیفیت عملکرد منجر شود.
بخش قابل توجهی از دانش سازمانی در قالب اسناد، گزارش‌ها، تجربه‌های ثبت‌شده، درس‌آموخته‌ها و مستندات فنی گردآوری می‌شود، اما اگر کارکنان نتوانند در زمان مناسب به این منابع دسترسی پیدا کنند یا ارتباط آن‌ها را با مسائل کاری خود تشخیص دهند، بخش زیادی از این دانش بدون استفاده باقی خواهد ماند. در چنین شرایطی، سازمان ممکن است بارها با مسائل مشابه مواجه شود، راهکارهایی را که پیش‌تر آزموده شده‌اند دوباره بررسی کند و برای انجام فعالیت‌هایی زمان و منابع بیشتری صرف کند که امکان بهبود آن‌ها با استفاده از دانش موجود فراهم بوده است.
یکی از مهمترین پیش‌نیازهای بهره‌گیری مؤثر از دانش، ایجاد ارتباط میان دانش موجود و نیازهای واقعی سازمان است. کارکنان باید بدانند چه دانشی برای انجام وظایف خود در اختیار دارند، چگونه می‌توانند آن را بازیابی کنند و در چه موقعیت‌هایی به کار بگیرند. در این میان، بهره‌گیری از دانش یکی از مؤلفه‌های اساسی مدیریت دانش محسوب می‌شود که فاصله میان تولید و نگهداری دانش از یک سو و ایجاد ارزش سازمانی از سوی دیگر را از بین می‌برد. سازمان‌ها با فراهم‌کردن زمینه استفاده از دانش در فرایندهای کاری، تصمیم‌گیری‌ها و اقدامات بهبود، می‌توانند دانش انباشته‌شده را به نتایج ملموس تبدیل کنند و ظرفیت یادگیری، حل مسئله و بهبود مستمر خود را توسعه دهند.
