سازمان‌ها غالباً برای ثبت درس آموخته‌ها و تجربه‌های ناشی از تجربه سالهای خدمت مدیران ارشد، بیش‌ازحد منتظر می‌مانند. در نتیجه، هنگام ترک سازمان یا بازنشستگی مدیران اجرایی ارشد، گنجینه‌های کلیدی دانش سازمانی اغلب همراه آن‌ها از سازمان خارج می‌شود. انتقال دانش در محیط کار به فرآیند کسب، پالایش، سازمان‌دهی و تسهیم دانش در تمام سطوح سازمان اشاره دارد تا دانش بتواند به شیوه‌های سودمند مورد استفاده قرار گیرد.
سازمان‌ها می‌توانند با ایجاد گفت‌وگوهای ساختاریافته با کارکنان کلیدی پیش از ترک سازمان، از اتلاف غیرضروری دانش حیاتی جلوگیری کنند. این نمونه‌ای از فعالیت‌های انتقال دانش ضمنی است که هدف آن کسب دانش نهفته در ذهن افراد است. این گفت‌وگوها که “مصاحبه‌های انتقال دانش” نیز نامیده می‌شوند، می‌توانند:
- انتقال دانش بین رهبران را تسهیل کنند،
- تداوم عملکرد سازمانی را تضمین نمایند،
- و خطر تکرار اشتباهات یا خطاهای گذشته را کاهش دهند.
کسب دانش گام نخست در بهره‌برداری مؤثر از فعالیت‌های دانش ضمنی/سازمانی است. گام بعدی، تبدیل این دانش به شکلی قابل کشف، قابل استفاده مجدد است تا امکان کاربرد آسان آن فراهم شود. نگهداری دانش در قالبی قابل جستجو، عمل‌گرا و یا آماده برای هوش مصنوعی، خروجی مصاحبه‌های انتقال دانش را از بینش‌های پراکنده به دارایی‌های دانشی ارزشمند و توزیع‌پذیر تبدیل می‌کند.
در بخش‌های بعدی، این مقاله مراحل انجام مصاحبه‌های موفق انتقال دانش را تشریح می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند دانش حیاتی پرسنل مجرب را حفظ نمایند. در پایان نیز به چگونگی تقویت دانش گردآوری‌شده برای کاربردهای آینده پرداخته می‌شود. به‌طور خلاصه، انجام مصاحبه‌های انتقال دانش و سپس تبدیل نتایج به فرمت ماشین‌خوان و قابل استفاده مجدد، راهبردی ضروری برای سازمان‌هاست.
آماده‌سازی برای مصاحبه: شناسایی دانش حیاتی برای حفظ
۱. تعیین و اولویت‌بندی نتایج
پیش از مصاحبه، نتایج ملموس مورد انتظار از گفت‌وگو با مصاحبه‌شونده را مشخص کنید؛ مانند کاهش ریسک‌های ناشی از تغییر مدیریت. تأمل کنید که این دانش چه امکان‌هایی ایجاد می‌کند یا به چه کسانی سود می‌رساند و نتایج را بر این اساس اولویت‌بندی نمایید. مثلاً: “با توجه به جایگاه این فرد، این‌ها ۳ مورد کلیدی هستند که باید از گفت‌وگو استخراج شوند.” تعیین نتایج شفاف، مصاحبه را متمرکز، هدفمند و کارآمد می‌کند. همچنین، مکانیسم ثبت تجربهها (شامل «یافته‌های کلیدی»، «درس‌آموخته‌ها» و «اشتباهات قابل پیشگیری») را برنامه‌ریزی کنید تا دانش کسب‌شده توسط سازمان و ذینفعان مرتبط قابل بهره‌برداری باشد.
۲. تنظیم برنامه زمانی مصاحبه
در بیشتر موارد، چندین جلسه مصاحبه برای دستیابی به تمام اهداف ضروری است. یک موضوع ممکن است به سمت بیان خاطرات رفته و منجر به مباحث جدید شود. این انحراف‌های کنترل‌شده گاه به اشتراک‌گذاری غیرمنتظره اما حیاتی توسط مصاحبه‌شونده می‌انجامد که در یک جلسه واحد آشکار نمی‌شد. برگزاری جلسات متعدد، فضایی برای کشف ناگفته‌ها فراهم می‌کند. هر جلسه را حداقل ۴۵ و حداکثر ۶۰ دقیقه در نظر بگیرید تا مصاحبه‌شونده با فضای گفت‌وگو آشنا شده و به عمق تجربیات خود بپردازد. در صورت امکان، ضبط صدا/تصویر (با کسب رضایت کتبی) را برای ثبت دقیق دانش مدنظر قرار دهید.
۳. تهیه راهنمای مصاحبه برای مصاحبه‌شونده
راهنمای مصاحبه، سندی است که حوزه‌های موضوعی اصلی (نه پرسش‌های عینی) را مشخص می‌کند. این راهنما را همراه با دعوت به مصاحبه ارسال کنید تا فرد پیش‌زمینه ذهنی مناسبی پیدا کند. یک مصاحبه‌شونده آماده می‌تواند در زمان محدود، هسته‌های دانشی کلیدی خود را کارآمدتر منتقل کند. علاوه‌براین، تهیه راهنما به مصاحبه‌گر در طراحی پرسش‌های متمرکز کمک می‌نماید.
۴. تدوین پرسش‌های مصاحبه
پرسش‌ها باید با نتایج اولویت‌دار مصاحبه همسو باشند تا گفت‌وگو را هدایت کرده و تمام موضوعات را پوشش دهند. راهنمای مصاحبه در این مرحله ابزار مفیدی است. با وجود این، پرسش‌ها نباید به‌صورت خط به خط اجرا شوند، بلکه باید به عنوان چارچوبی انعطاف‌پذیر برای تطبیق با جریان گفت‌وگو عمل کنند.
نمونه دسته‌بندی‌های پرسشی:
- پیشینه زمینه‌ای: بررسی جایگاه فعلی مصاحبه‌شونده و مسئولیت‌های مرتبط. درک زمینه ترک نقش فعلی برای استخراج درس‌ها برای رهبران آینده.
- دانش ویژه نقش: پرسش درباره موفقیت‌های کلیدی، عوامل مؤثر در موفقیت جانشین، چالش‌های غیرمنتظره، موانع و راهکارهای غلبه بر آن‌ها. همچنین بررسیفرهنگ سازمانی (از جمله سیاست‌های داخلی) مؤثر بر ایفای نقش.
- اطلاعات وظیفه محور: تمرکز بر تشریحیک وظیفه دشوار عینی به همراه مراحل اجرا، پیچیدگی‌ها، زمان‌بندی، حساسیت‌ها و دانش موردنیاز. این رویکرد از کلی‌گویی جلوگیری می‌کند.
- جمع‌بندی و تکمیل: پرسش دربارهآرزوها و توصیه‌ها به تیم آینده، بازنگری در مباحث مطرح‌شده و استخراج ۳ نکته حیاتی نقش که ممکن است ناگفته مانده باشد.
- انجام مصاحبه: ثبت دانش ارزشمند برای بهره‌برداری آینده
پس از آماده‌سازی (تعیین اهداف، ارسال راهنمای مصاحبه و تدوین پرسش‌ها)، نوبت به اجرای مصاحبه می‌رسد. توصیه‌های کلیدی:
- بی‌طرفی محض: بدون پیش‌فرض یا قضاوت شخصی وارد گفت‌وگو شوید.
- ایجاد اعتماد: با اعلاممحرمانگی، اطمینان دهید که پیام‌های کلیدی پیش از انتشار برای تأیید به مصاحبه‌شونده بازگردانده می‌شوند.
- تعادل گفتاری: میانگفت‌وگوی آزاد و کاوش داستان‌های عینی با پرسش‌های مشخص توازن برقرار کنید.
- ردیابی انرژی مصاحبه‌شونده: بر حوزه‌های مورد تمرکز یا نگرانی او متمرکز شوید و مسیر را دنبال نمایید.
- تعقیب زنجیره فکری: با پرسش‌های تکمیلی، افکار مصاحبه‌شونده را توسعه دهید.
- پرهیز از دخالت: از بیان داستان‌های شخصی یا نتیجه‌گیری خودداری کنید.
- درخواست اسناد: هرگونهمدرک مرتبط ذکرشده را دریافت و پیگیری نمایید.
نکته محوری: پرسش‌ها راهنما هستند نه متنِ از پیش تعیین‌شده! بر موضوعات ارزش‌آفرین تمرکز کنید.
- پس از مصاحبه: کدگذاری و توزیع دانش
انتقال دانش تا زمانی که دانش در دسترس دیگران قرار نگیرد، کامل نیست. پس از پایان جلسات مصاحبه، آنچه گفته شده است را مرور کنید، کپی‌هایی از نقل قول‌های بالقوه مفید را برای تأیید به مصاحبه‌شونده ارسال کنید و به دنبال آموخته‌های کلیدی برای گنجاندن در دارایی دانش نهایی باشید. دارایی دانش، منبعی مشترک در یک سازمان است که بینش‌ها، درس‌های آموخته‌شده، دانش فنی، راهنمایی‌ها و سایر دانشهای مفید را جمع‌آوری و مدون می‌کند تا کارکنان بتوانند کار خود را بهتر انجام دهند و تصمیمات آگاهانه بگیرند.
یک گام اولیه عالی برای ایجاد دارایی دانش نهایی، گردآوری مستندات کتبی است که بر اساس موضوع یا موضوع به بخش‌هایی تقسیم‌شده‌اند و شامل نکات کلیدی یا نقل قول‌های مصاحبه هستند. برای اینکه دارایی دانش معنادارتر و قابل استفاده مجددتر شود، اقداماتی را برای آماده‌سازی دارایی دانش برای کاربردهای آینده در نظر بگیرید. (مانند ورودی برای هوش مصنوعی یا مدل‌های زبانی بزرگ).
مراقب باشید، حتی زیباترین گزارش‌ها هم در صندوق ورودی ایمیل‌های مردم گم می‌شوند! برنامه‌ای برای انتقال دارایی دانش نهایی به کسانی که از آن بهره‌مند می‌شوند، تدوین کنید و آن را در مکانی قابل‌دسترس، قابل جستجو و متمرکز ذخیره کنید که نتایج مصاحبه‌های انتقال دانش آینده نیز در آن قابل مشاهده باشد. خروجی مصاحبه‌ها ممکن است به به‌روزرسانی دستورالعمل‌های استاندارد (SOPs) یا سیاست‌های سازمانی بینجامد. این اقدامات می‌توانند دانش ارزشمندی را در فعالیت‌های روزمره سازمان جای دهند – یک دستاورد مهم در مدیریت دانش. علاوه بر ایجاد یک دارایی دانشی، نکات بالقوه حاصل از تقطیر و تحلیل مصاحبه‌های انتقالی را می‌توان در دو دسته قرار داد: (1) چه چیزی مؤثر بود/چه چیزی می‌توانست تغییر کند، و (2) فرصت‌های بهبود استراتژیک.
نتیجه‌گیری
مصاحبه‌های انتقال دانش با رهبران ارشد در حال ترک سازمان می‌تواند عنصر بسیار مؤثری در برنامه‌ریزی جهت جانشینپروری باشد. دانش فرد در حال انتقال از تیم یا سازمان به ویژه زمانی که فرد خبرگی و تخصص بالایی داشته باشد، ارزش بسیار زیادی دارد. این راهنمای عملی می‌تواند نقطه شروعی برای برنامه‌ریزی جلسات مصاحبه باشد، نه اینکه منتظر بمانیم تا برای کسب این تجارب و دانشهای ارزشمند خیلی دیر شود. افزودن محتوا و استراتژی‌های معنایی برای آماده‌سازی نکات مهم مصاحبه برای هوش مصنوعی می‌تواند تفاوت بین دانشی باشد که به سادگی کسب شده و دانشی که برای منفعت سازمان، افراد یا عملکردهای کسب‌وکار در آینده استفاده می‌شود. کسب و انتقال مؤثر دانش، منجر به دانشی می‌شود که قابل یافتن، قابل استفاده مجدد و آماده برای هوش مصنوعی است.
https://enterprise-knowledge.com/a-practical-guide-to-knowledge-transfer-interviews/
