مدیریت دانش به طور فزایندهای به یک تمرکز کلیدی در کسب و کار تبدیل شده است، که با توجه به ارتباط مدیریت دانش (KM) با بهرهوری و کارایی، منطقی به نظر میرسد. این مقاله به بررسی هسته مدیریت دانش و نقش محوری آن در افزایش بهرهوری میپردازد.
مدیریت دانش شرکت یک فرآیند سیستماتیک و سازمانی مشخص برای کسب، سازماندهی، حفظ، بهکارگیری، اشتراکگذاری و تجدید دانش ضمنی و صریح کارکنان به منظور افزایش عملکرد سازمانی و ایجاد ارزش است. به عبارت سادهتر، غایت مدیریت دانش ایجاد ارزش برای سازمان است.
درک بهرهوری کارکنان
تعاریف سنتی بهرهوری بر رابطه بین ورودی و خروجی تمرکز دارند. اما پیتر دراکر بهرهوری را برای اقتصاد دانش محور تغییر داد و آن را به عنوان «تعادل بین همه عوامل تولید که با کمترین تلاش حداکثر خروجی را به همراه خواهد داشت» تعریف کرد. دراکر تأکید کرد که کارکنان دانش محور برای عملکرد مؤثر به وضوح، استقلال و توانایی اعمال قضاوت متکی هستند.
جوزف کسلز با معرفی مفهوم بهرهوری دانش، که آن را به عنوان توانایی تشخیص مشکلات نوظهور، جمعآوری اطلاعات مرتبط، ایجاد دانش جدید و بهکارگیری آن دانش برای تولید ارزش توصیف کرد، این دیدگاه را تعمیق بخشید. کار کسلز تأکید میکند که بهرهوری نه تنها به کارایی، بلکه به توانایی مداوم نوآوری، یادگیری و سازگاری نیز بستگی دارد.
سی. دی. استام (۲۰۰۷) با طراحی و آزمایش روشهای تشخیصی برای اندازهگیری و افزایش بهرهوری دانش، این مفهوم را بیشتر عملیاتی کرد. استام نشان داد که بهرهوری دانش به قابلیتهای انسانی (یادگیری، همکاری، شیوههای تأملی) و شرایط سازمانی (زیرساخت، فرهنگ، دسترسی به اطلاعات) بستگی دارد. بهرهوری دانش را میتوان طراحی، اندازهگیری و بهطور سیستماتیک بهبود بخشید. بهرهوری را میتوان به عنوان قادر ساختن افراد و تیمها برای تبدیل مداوم دانش به ارزش در نظر گرفت.
باید همیشه در حال کار بر روی راههایی برای افزایش بهرهوری کارکنان بود از جمله:
- خودکارسازی وظایف با ارزش پایینتر
- مدیریت دانش
- توانمندسازی کارکنان برای تصمیمگیریهای بیشتر در سطح سازمانی
- آموزش کارکنان
- بهبود فرآیندها
نکته این است که مدیریت دانش و بهرهوری با هم همراه هستند.
مدیریت دانش و بهرهوری دانش، قابلیتهای استراتژیکی هستند که تعیین میکنند آیا سازمانها میتوانند نوآوری کنند، سازگار شوند و در رقابت باقی بمانند یا خیر.
چرا تأکید بر بهرهوری کارکنان وجود دارد؟
منطقی است. کارکنان شاد و سالم، بهرهوری بالایی دارند. بهرهوری اساس موفقیت یک شرکت است. یک محیط کاری سالم که در آن افراد بتوانند به طور مؤثر کار کنند، بر حس هدفمندی و رفاه کارکنان تأثیر میگذارد و بر سطح خدمات مشتری که افراد برای ارائه آن انگیزه دارند، تأثیر مستقیم دارد. بهبود بهرهوری به معنای افزایش خروجی برای همان میزان کار (یا کمتر) است. و درک بهرهوری به کمک میکند تا ببینید چه چیزی ممکن است مانع از انجام به موقع وظایف توسط کارکنان شود.
نقطه تلاقی دانش و بهرهوری
در قلب مدیریت دانش، این درک وجود دارد که دانش، عامل کلیدی در بهرهوری است. وقتی اعضای تیم به هوش جمعی سازمان دسترسی آسان داشته باشند، میتوانند وظایف را با کارایی بیشتری انجام دهند، مشکلات را خلاقانهتر حل کنند و به طور مؤثرتری نوآوری کنند. بنابراین، بهرهوری دانش به این معنی است که یک سازمان چقدر مؤثر دانش را به نتایج بهبود یافته تبدیل میکند. همانطور که کسلز استدلال میکند، بهرهوری زمانی پدیدار میشود که افراد بتوانند دانش را در متن ایجاد و به کار گیرند و این کار توسط سیستمهایی پشتیبانی میشود که یادگیری و حل مسئله را آسان میکنند.
چگونه مدیریت دانش بر بهرهوری تأثیر میگذارد؟
مدیریت دانش شامل متمرکز کردن هوش جمعی یک سازمان و در دسترس قرار دادن آسان دانش است تا همه کارکنان آنچه را که برای انجام کار خود نیاز دارند، داشته باشند.
در اینجا چند روش وجود دارد که مدیریت دانش خوب تأثیر مثبتی بر بهرهوری دارد:
- مدیریت دانش، اختلالات در جریان کار را کاهش میدهد. به طور متوسط 25 دقیقه طول میکشد تا کارکنان دانش پس از یک وقفه به کار خود بازگردند. وقتی کارکنان میتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق جستجوی سریع پیدا کنند، اختلالات کمتری را تجربه میکنند و کارهای بیشتری انجام میدهند.
- مدیریت دانش درخواستهای تکراری به متخصصان موضوعی را به حداقل میرساند. شرکتهای کوچک و متوسط اغلب سوالات یکسانی را از کارکنان مختلف دریافت میکنند. فعال کردن افراد برای خودخدمتی یا یافتن پاسخهایی که خودشان نیاز دارند، به طور چشمگیری وقفهها را کاهش میدهد.
- بهبود زمان پاسخگویی به مشتری. دسترسی سریعتر به پاسخهای معتبر، کیفیت خدمات و سرعت پاسخگویی را بهبود میبخشد.
در اینجا چند نمونه از نحوه اجرای مدیریت دانش آورده شده است:
- فهرست افراد یا مکانیاب متخصص: برای شناسایی و مکانیابی افرادی در سازمان شما که در یک حوزه خاص تخصص دارند، استفاده میشود. هر چه سریعتر کسی را برای پاسخ به سوال خود پیدا کنید، سریعتر میتوانید کار خود را انجام دهید یا به مشتری پاسخ دهید.
- برنامههای آموزش متقابل – مربیگری، سایهبان شغلی و سایر برنامههای آموزشی که در آن افراد کار یکدیگر را تماشا میکنند، به کارمندان این امکان را میدهد که سریعتر دانش مورد نیاز را کسب کنند.
- درسهای آموخته شده – جلسات درس آموخته شده که اغلب به صراحت ثبت نمیشوند، راهی مهم برای تکرار نکردن اشتباهات و تقویت دانش “چگونه آن را انجام دهیم” هستند.
- انجمنهای خبرگی (CoPs) – CoPs گروههایی از افراد با علایق مشترک هستند که مشکلات و فرصتها، بهترین شیوهها و درسهای آموخته شده را به اشتراک میگذارند و در مورد آنها بحث میکنند.
- ابزارهای همکاری – ابزارهایی مانند Microsoft Teams به تیمها اجازه میدهند تا در یک فضای مشترک با هم ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند. اما این ابزارها تاریخچه مکالمات را نیز ذخیره میکنند و به کارمندان اجازه میدهند تا اطلاعات قبلاً مورد بحث را جستجو کنند.
استراتژیهای کلیدی برای افزایش بهرهوری دانش
ایجاد فرهنگ اشتراکگذاری دانش: ایجاد محیط کاری که در آن به اشتراکگذاری اطلاعات ارزش داده شده و پاداش داده میشود. این فرهنگ، همکاری و یادگیری مداوم را تقویت میکند.
استفاده از فناوری برای مدیریت دانش: پیادهسازی راهحلهای فناوری مانند پایگاههای دانش، اینترانتها و ابزارهای همکاری برای تسهیل دسترسی آسان به اطلاعات.
یادگیری و توسعه مداوم: سرمایهگذاری در برنامههای آموزشی و توسعه برای اطمینان از بهروز بودن مهارتها و دانش کارکنان.
تشویق همکاری بین بخشی: با ترویج تیمها و پروژههای بین رشتهای، سیلوها را بشکنید و جریان اطلاعات را در سراسر سازمان افزایش دهید.
اندازهگیری بهرهوری دانش: بهطور منظم ارزیابی کنید که چگونه ابتکارات مدیریت دانش به بهرهوری کمک میکنند و در صورت لزوم تنظیمات لازم را انجام دهید.
چهار روشی که فناوری مدیریت دانش میتواند بهرهوری را افزایش دهد
فناوری مدیریت دانش، بهرهوری دانش را از چهار طریق اساسی تقویت میکند.
۱. قابل جستجو کردن دانش
جستجو همچنان محور بهرهوری دانش است. کارمندان باید به سرعت پاسخهای دقیق را پیدا کنند.
۲. همکاری و اشتراکگذاری دانش را آسان میکند
بهرهوری دانش زمانی افزایش مییابد که دانش آزادانه در سراسر سازمان جریان یابد. این امر وابستگی به متخصصان را کاهش میدهد و یادگیری سازمانی را تقویت میکند. چارچوبهای امنیتی، انطباق و حاکمیت تضمین میکنند که دموکراتیکسازی، خطری ایجاد نمیکند.
۳. دسترسی فوری به دانش سازمانی را فراهم میکند
هوش مصنوعی با گنجاندن یادگیری و حل مسئله مستقیماً در گردشهای کاری، بهرهوری دانش را تسریع میکند.
۴. دانش را بصری و جذاب کنید
دانش بصری، درک مطلب را بهبود میبخشد و بار شناختی را کاهش میدهد. این امر از ورود سریعتر به سیستم، ارتباط واضحتر و تجربیات یادگیری جذابتر پشتیبانی میکند. یادگیری بصری یک شتابدهنده اثباتشده برای بهرهوری دانش است.
نتیجهگیری: مسیر بهرهوری دانش
مدیریت دانش و بهرهوری دانش دیگر اختیاری نیستند. آنها قابلیتهای استراتژیکی هستند که تعیین میکنند آیا سازمانها میتوانند نوآوری کنند، سازگار شوند و رقابتی باقی بمانند یا خیر.
دراکر تأکید کرد که بهرهوری چالش تعیینکننده کار دانشی است. کسلز نشان داد که یادگیری و نوآوری اجزای اصلی بهرهوری هستند. استام نشان داد که بهرهوری دانش را میتوان از طریق طراحی سیستم هدفمند تشخیص داد، بهبود بخشید و پشتیبانی کرد.
در جهانی که با تغییرات سریع و اضافهبار اطلاعات تعریف میشود، سازمانهایی که پیشرو هستند، سازمانهایی خواهند بود که با دانش به عنوان یک دارایی فعال و مولد رفتار میکنند – چیزی که باید به کار گرفته شود، بهبود یابد و به طور مداوم رشد کند.
