امروزه سازمانها به این نتیجه رسیدهاند که ارزشمندترین دارایی آنها دانش و تخصص جمعی کارکنان است. ایجاد فرهنگ اشتراک دانش برای نوآوری، بهبود مستمر و حفظ مزیت رقابتی ضروری است. علیرغم اهمیت آن، بسیاری از سازمانها در تلاشاند تا محیطی را ایجاد کنند که در آن دانش آزادانه مبادله شود. این مقاله به بررسی چگونگی ایجاد فرهنگ اشتراک دانش در یک سازمان، با تکیهبر یافتههای تحقیقات اخیر و ارائه مثالهای عملی میپردازد.
اشتراک دانش چیست؟
اشتراک دانش به تبادل اطلاعات، مهارتها یا تخصص بین افراد در یک سازمان اشاره دار د. این شامل انتشار دانش از کسانی است که آن را دارند به کسانی که به آن نیاز دارند؛ درنتیجه این فرایند یادگیری و عملکرد سازمانی را افزایش میدهد. به اشتراکگذاری مؤثر دانش منجر به بهبود تصمیمگیری، حل سریعتر مشکلات و توسعه راهحلهای نوآورانه میشود.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
اهمیت فرهنگ تسهیم دانش
در ادامه به برخی از مهمترین اثرات بهبود فرهنگ اشتراکگذاری دانش در سازمان اشارهشده است:
- تقویت یادگیری سازمانی: سازمانهایی که به اشتراکگذاری دانش را تشویق میکنند از یادگیری سازمانی افزایشیافته سود میبرند. کارمندان از تجربیات و بینشهای یکدیگر یاد میگیرند که به جلوگیری از تکرار اشتباهات کمک میکند و باعث بهبود مستمر میشود.
- نوآوری: به اشتراکگذاری دانش به فعال کردن ایدهها دامن میزند. وقتی کارمندان از بخشها و پیشینههای مختلف با یکدیگر همکاری میکنند و دانش را به اشتراک میگذارند، احتمالاً راهحلهای خلاقانه و ایدههای بدیع را توسعه میدهند. خطمشی «20 درصد زمان» گوگل که به کارمندان اجازه میدهد تا 20 درصد از زمان خود را صرف پروژههای انتخابی خود کنند، به اشتراکگذاری دانش را تشویق میکند و منجر به ایجاد چندین محصول موفق از جمله Gmail و AdSense شده است.
- بهبود مشارکت و حفظ کارکنان: فرهنگ تسهیم دانش، حس تعلق و هدف را در میان کارکنان پرورش میدهد. زمانی که کارکنان احساس میکنند سازمان برای مشارکتهایشان ارزش قائل است و فرصتهایی برای یادگیری از همتایان خود دارند، بیشتر درگیر شده و احتمالاً در سازمان خواهند ماند. یک مطالعه گالوپ (2017) نشان داد که سازمانهایی با سطوح بالای مشارکت کارکنان، 21 درصد سودآوری بالاتر و 59 درصد نرخ گردش مالی کمتر را تجربه میکنند.
عناصر کلیدی فرهنگ اشتراک دانش
تعهد رهبری: رهبری نقش مهمی در پرورش فرهنگ اشتراک دانش دارد. رهبران باید تعهد خود را به اشتراک دانش از طریق اقدامات و ارتباطات خود نشان دهند. در شرکت IBM، رهبران ارشد بهطور فعال در طرحهای به اشتراکگذاری دانش شرکت میکنند و نمونهای برای بقیه سازمان هستند. این رویکرد از بالا به پایین در تعبیه فرهنگ اشتراک دانش این شرکت بسیار مفید بوده است.
اعتماد و ایمنی روانی: کارمندان زمانی که احساس اعتماد و امنیت روانی داشته باشند بیشتر دانش خود را به اشتراک میگذارند. ایجاد محیطی که در آن کارکنان بتوانند ایدهها و بینشهای خود را بدون ترس از انتقاد یا تلافی به اشتراک بگذارند ضروری است.
شناخت و پاداش: به رسمیت شناختن و پاداش دادن به کارکنان برای تلاشهایشان برای به اشتراکگذاری دانش، رفتار مطلوب را تقویت میکند. سازمانها باید برنامههای رسمی و غیررسمی را برای قدردانی از مشارکتها اجرا کنند. رویکرد قهرمان دانش در شرکت دیلویت، از کارکنانی که فعالانه در به اشتراکگذاری دانش مشارکت دارند، قدردانی میکند. این ابتکار باعث افزایش مشارکت در فعالیتهای اشتراک دانش و بهبود مدیریت کلی دانش شده است.
فنآوریهای مشارکتی: ارائه ابزارها و فناوریهای مناسب برای تسهیل اشتراک دانش بسیار مهم است. پلتفرمهای مشارکتی، سیستمهای مدیریت دانش، کارکنان را قادر میسازد تا دانش را بهطور یکپارچه به اشتراک بگذارند، به آن دسترسی داشته باشند و با آن همکاری کنند. مطالعهای توسط مکنزی انجام شده که نشان میدهد سازمانهایی که از فناوریهای اجتماعی برای تسهیل همکاری و اشتراک دانش استفاده میکنند، 20 تا 25 درصد در بهرهوری بهبود پیدا میکنند.
راهبردهای ایجاد فرهنگ اشتراک دانش
برای بهبود وضعیت اشتراک دانش باید فرهنگسازمانی در این زمینه را تقویت کنیم. در ادامه به مهمترین اقدامات این حوزه اشارهشده است:
استراتژی به اشتراکگذاری دانش ایجاد کنید: ایجاد فرهنگ اشتراک دانش با توسعه یک استراتژی جامع آغاز میشود. این استراتژی باید با اهداف سازمانی هماهنگ باشد و مراحل موردنیاز برای تشویق به اشتراکگذاری دانش را ترسیم کند. مهمترین فعالیتها برای این مهم عبارتاند از:
- ارزیابی فرهنگ فعلی: فرهنگ موجود را ارزیابی کنید و موانع اشتراک دانش را شناسایی کنید.
- اهداف روشن را تعیین کنید: هدف سازمان از طریق اشتراک دانش را مشخص کنید.
- ذینفعان کلیدی را شناسایی کنید: رهبران، مدیران و کارکنان را در فرآیند توسعه درگیر کنید.
- ابزارهای مناسب را انتخاب کنید: فناوریهایی را انتخاب کنید که از اشتراک دانش پشتیبانی میکنند.
- اجرای برنامههای آموزشی: ارائه آموزش در مورد شیوهها و ابزارهای به اشتراکگذاری دانش.
- نظارت و ارزیابی: بهطور مستمر اثربخشی استراتژی را ارزیابی کنید و در صورت نیاز تغییر دهید.
تشویق همکاری برای به اشتراکگذاری دانش ضروری است. سازمانها باید فرصتهایی را برای کارمندان ایجاد کنند تا باهم کار کنند و دانش را از طریق روشهای رسمی و غیررسمی به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، اشتراک غیررسمی دانش بهاندازه ابتکارات رسمی مهم است. سازمانها باید محیطی ایجاد کنند که در آن گفتگوهای غیررسمی و تبادل دانش تشویق شود در ادامه نمونههایی از شیوههای مشارکتی اشارهشده است:
- تیمهایی را با اعضایی از واحدهای مختلف تشکیل دهید تا روی پروژهها کار کنند و امکان تبادل دیدگاههای متنوع را فراهم کنند.
- گروههایی از کارکنان را تشکیل دهید که دارای علایق یا تخصص مشترک هستند تا باهم همکاری کنند و دانش را به اشتراک بگذارند.
- فضاهای اداری را طراحی کنید که تعامل و همکاری را ترویج میکند.
- جلسات غیررسمی را برگزار کنید که در آن کارمندان میتوانند بینش خود را در طول ناهار به اشتراک بگذارند.
- رویدادهای اجتماعی را سازماندهی کنید که کارمندان را گرد هم میآورد و روابط را تقویت میکند.
- برای تسهیل انتقال دانش، کارمندان با تجربه را با کارمندان جدیدتر همراه کنید.
پیادهسازی فنآوریهای به اشتراکگذاری دانش: اتخاذ فناوریهای مناسب برای امکان اشتراکگذاری دانش بسیار مهم است. سازمانها باید روی پلتفرمهایی سرمایهگذاری کنند که همکاری، مدیریت اسناد و ارتباطات را تسهیل میکند. برخی از مهمترین فعالیتها برای این مهم عبارتاند از:
- توسعه پلتفرمهای مشارکتی: ابزارهایی مانند همکاری و ارتباط آنلاین را فراهم میکنند.
- سیستمهای مدیریت دانش: پلتفرمهایی مانند شیرپوینت و یا سیستمهای نرمافزاری برای ذخیرهسازی و دسترسی به دانش فراهم میکنند.
- شبکه اجتماعی: شبکههایی با ویژگیهای اجتماعی تعامل و اشتراک دانش را در بین کارکنان تشویق میکنند توسعه دهید.
اندازهگیری و پاداش به اشتراکگذاری دانش: اندازهگیری تأثیر ابتکارات به اشتراکگذاری دانش برای بهبود مستمر ضروری است. سازمانها باید معیارهای کلیدی را ردیابی کنند و کارکنانی را که فعالانه در به اشتراکگذاری دانش مشارکت دارند، بشناسند. معیارهای کلیدی برای به اشتراکگذاری دانش عبارتاند از:
- نرخ مشارکت: تعداد کارکنانی را که در فعالیتهای اشتراکگذاری دانش درگیر هستند اندازهگیری میکند.
- مشارکتهای دانش: حجم و کیفیت مشارکتهای دانش را پیگیری کنید.
- فرکانس همکاری: ارزیابی کنید که کارکنان چقدر باهم همکاری میکنند و دانش را به اشتراک میگذارند.
- بازخورد کارکنان: بازخورد کارمندان را در مورد اثربخشی طرحهای به اشتراکگذاری دانش جمعآوری کنید.
پس از شناسایی مشارکتکنندگان برتر سازمان باید از آنها تقدیر کند. در ادامه نمونههایی از پاداش برای به اشتراکگذاری دانش ارائهشده است:
- بهطور عمومی از کارکنانی که دانش ارزشمندی را ارائه میدهند، قدردانی کنید.
- مشوقهایی مانند پاداش، کارتهای هدیه یا مرخصی اضافی برای اشتراکگذاری دانش فعال ارائه دهید.
- فرصتهایی را برای کارمندان برای شرکت در کنفرانسها، کارگاهها یا جلسات آموزشی بهعنوان پاداش تلاشهایشان برای به اشتراک گذاشتن دانش فراهم کنید.
مطالعات موردی: ابتکارات به اشتراکگذاری دانش موفق
در ادامه به اقدامات اثربخش چند شرکت موفق در حوزه مدیریت دانش اشارهشده است:
زیمنس، یک شرکت فناوری جهانی، نیاز به بهبود اشتراک دانش در میان نیروی کار متنوع خود را تشخیص داده است.
اقدام: زیمنس یک سیستم مدیریت دانش جامع شامل پلتفرمهای مشارکتی و یک مخزن متمرکز دانش را پیادهسازی کرد. این شرکت همچنین یک “چالش اشتراک دانش” را راهاندازی کرد تا کارکنان را تشویق کند تا بینشها و بهترین شیوهها را به اشتراک بگذارند.
نتایج: زیمنس افزایش قابلتوجهی را در فعالیتهای اشتراک دانش تجربه کرد که منجر به بهبود قابلیتهای نوآوری و حل مسئله شد. این ابتکار همچنین باعث ایجاد حس قویتر از جامعه و همکاری در بین کارکنان شد.
شرکت پیاند جی: پیاند جی Procter & Gamble (P&G) یک شرکت چندملیتی کالاهای مصرفی، به دنبال تقویت اشتراک دانش برای هدایت نوآوری و کارایی بود.
اقدام: یک شبکه اجتماعی داخلی به نام «Connect + Develop» معرفی کرد که به کارمندان اجازه میداد ایدهها را به اشتراک بگذارند، در پروژهها همکاری کنند و به منابع دانش زیادی دسترسی داشته باشند. این شرکت همچنین یک برنامه شناسایی را برای پاداش دادن به کارکنانی که فعالانه در به اشتراکگذاری دانش مشارکت داشتند، اجرا کرد.
نتایج: این ابتکار منجر به افزایش 20 درصدی ایدههای محصول جدید و کاهش 15 درصدی در زمانبندی پروژهها شد. کارمندان سطوح بالاتری از مشارکت و رضایت را گزارش کردند و این بهبودها را به افزایش فرهنگ اشتراک دانش نسبت دادند.
ناسا
ناسا، آژانس فضایی ایالاتمتحده، با چالشهایی در جذب و به اشتراکگذاری دانش در سراسر سازمان پیچیده و پراکنده جغرافیایی خود مواجه بود.
اقدام: ناسا «برنامه مدیریت دانش ناسا» را ایجاد کرد که شامل توسعه یک مخزن متمرکز دانش، استفاده از پلتفرمهای مشترک و ایجاد شبکههای اشتراک دانش در بخشها و مأموریتهای مختلف بود.
نتایج: این برنامه منجر به بهبود قابلتوجهی در حفظ و انتقال دانش شد. توانایی ناسا درگرفتن دانش حیاتی از کارشناسان بازنشسته و به اشتراکگذاری آن با کارمندان جدید، تداوم تخصص و افزایش نرخ موفقیت مأموریت را تضمین کرد.
ایجاد فرهنگ اشتراک دانش برای سازمانهایی که به دنبال ارتقای نوآوری، بهبود تصمیمگیری و حفظ مزیت رقابتی هستند، ضروری است. سازمانها با تعهد به رهبری، تقویت اعتماد و ایمنی روانی، شناسایی و پاداش دادن به تلاشهای به اشتراکگذاری دانش و ارائه ابزارها و فناوریهای مناسب، میتوانند با موفقیت فرهنگ اشتراک دانش را پرورش دهند. استراتژیها و مثالهای ارائهشده در این مقاله راهنمای جامعی برای دستیابی به این هدف ارائه میدهد و سازمانها را قادر میسازد تا از پتانسیل کامل دانش جمعی خود استفاده کنند.
How to Create a Culture of Knowledge Sharing in Your Organization
