از زمانی که پیتر دراکر اصطلاح «کارکنان دانشی» را وارد ادبیات مدیریتی کرد، نهتنها شمار این افراد بهطور چشمگیری افزایش یافته، بلکه ابزارهایی نیز که برای ارتقاء بهرهوری آنها طراحی میشوند، روزبهروز متنوعتر شدهاند. با این حال، با وجود سرمایهگذاریهای گسترده در زمینه رایانههای شخصی، نرمافزارهای بهرهوری، سیستمهای مدیریت دانش و ابزارهای مشابه، هنوز نشانههای روشنی از بهبود واقعی عملکرد این نیروها مشاهده نمیشود.
برخی پژوهشها حتی نشان میدهند که محیطهای کاری امروزیکه همواره آنلاین و آکنده از کارهای همزمان هستند بیش از آنکه باعث افزایش بهرهوری شوند، به حواسپرتی و افت کارایی منجر شدهاند.
پس از سالها مطالعه درباره نحوه فعالیت کارکنان دانشی، اکنون زمان آن فرا رسیده است که سازمانها نگاه خود را تغییر دهند. فناوری همچنان ابزاری حیاتی برای ارتباط، همکاری و دسترسی به اطلاعات است؛ اما دیگر نمیتوان با یک نسخه واحد، پاسخگوی نیازهای همه کارکنان بود. سازمانها نیازمند راهبردی مشخص برای مدیریت کار دانشی هستند. راهبردی که درک دقیقی از نوع اطلاعات موردنیاز هر شغل داشته باشد و تعیین کند که فناوری باید چگونه و در چه بسترهایی متناسب با نوع کار مورد استفاده قرار گیرد.
دو مسیر متفاوت برای مدیریت اطلاعات
کمتر مدیری از این نکته آگاه است که برای بهبود دسترسی به اطلاعات، دو مسیر کاملاً متفاوت پیش روی سازمانها قرار دارد:
oدسترسی آزاد به اطلاعات: در این رویکرد، کارکنان دانشی به طیف گستردهای از ابزارها و منابع اطلاعاتی دسترسی دارند و میتوانند بهطور مستقل تصمیم بگیرند که چگونه کار خود را پیش ببرند.
oارائه ساختاریافته اطلاعات: در این روش، اطلاعات و وظایف کاری در قالبی از پیشطراحیشده به کارکنان ارائه میشود. سیستمهای کامپیوتری، دادهها را بهصورت بستهبندیشده در اختیار آنها میگذارند و فرایند انجام کار طبق چارچوبی مشخص پیش میرود.
این دو رویکرد مبتنی بر فرضهایی کاملاً متفاوت درباره ماهیت کار دانشی هستند. نکته قابل تأمل اینجاست که بسیاری از مدیران، ناخودآگاه یکی از این دو مسیر را انتخاب میکنند، بیآنکه بدانند در برخی شرایط، ترکیب هوشمندانه این دو رویکرد میتواند نتایج بهمراتب بهتری به همراه داشته باشد.
از سوی دیگر، تصمیمگیری درباره نحوه پیادهسازی فناوری و ساختارهای مرتبط نباید در سطح کلان سازمان انجام شود. تجربه نشان داده است که مناسبترین واحد تحلیل، خودِ شغلها و نقشهای خاص است. برای ارتقای بهرهوری واقعی، باید بر نیازها، ویژگیها و تفاوتهای هر نقش کاری تمرکز کرد و راهحلهایی متناسب با آن طراحی نمود.
دسترسی آزاد: خودمختاری در دل آشوب
در دو دهه گذشته، مدل «دسترسی آزاد» بهعنوان رویکرد اصلی توانمندسازی کارمندان دانشی مورد توجه قرار گرفته است.
با گسترش اینترنت، سیستمهای مدیریت دانش و اخیراً شبکههای اجتماعی، حجم انبوهی از اطلاعات اعم از عمومی و تخصصی در دسترس این کارکنان قرار گرفته است. گروهی از متخصصان نظیر وکلا، طراحان، استادان دانشگاه، مدیران ارشد و دانشمندان اغلب در زمره کاربران این مدل قرار دارند؛ چراکه ماهیت پیچیده و منحصربهفرد کار آنها امکان طراحی یک فرایند قالببندیشده را ناممکن میسازد.
در این مدل، فرض بر این است که کارمند دانشی از وجود اطلاعات موردنیاز خود آگاه است، میتواند آنها را بهدرستی جستوجو کند و در جای مناسب به کار ببندد. همچنین انتظار میرود که در فضای کاری، خودانضباطی کافی داشته باشد و تمرکز خود را حفظ کند، اما همانطور که تجربه نشان داده، این فرض همواره با واقعیتهای روزمره مطابقت ندارد!
مزایا و چالشهای دسترسی آزاد
کارکنان دانشی معمولاً رویکرد «دسترسی آزاد» را ترجیح میدهند؛ چرا که حس استقلال بیشتری تجربه میکنند و میتوانند خودشان شیوه انجام کار را طراحی کنند. برای کارفرمایان نیز این استقلالعمل، بهویژه در محیطهای رقابتی، مزایایی چون افزایش رضایت شغلی و حفظ نیروی انسانی به همراه دارد.
این مدل بهویژه در مشاغلی که با شرایط پیشبینیناپذیر سروکار دارند، عملکرد خوبی از خود نشان میدهد. برای مثال، زمانیکه یک مشتری بانک سرمایهگذاری پیشنهاد تازهای برای ساختار یک معامله ارائه میدهد، یا هنگامیکه یکی از شاهدان کلیدی در یک جلسه دادگاه بهطور ناگهانی غایب میشود، دسترسی آزاد به اطلاعات امکان تصمیمگیری سریع و واکنش خلاقانه را فراهم میکند.
مزیت دیگر این مدل، سهولت پیادهسازی آن است. امروزه تقریباً همهی کارکنان با ابزارهایی مانند اینترنت، نرمافزارهای اداری، شبکههای اجتماعی و ابزارهای تحلیلی ساده آشنا هستند. در این مدل، نیاز به زیرساختهای پیچیده وجود ندارد، زیرا اطلاعات مستقیماً در اختیار کارمند قرار میگیرد و مسئولیت تصمیمگیری نیز با خود اوست.
با وجود مزایای مدل «دسترسی آزاد»، این رویکرد بدون چالش نیست. بسیاری از کارکنان دانشی مهارت کافی برای جستوجوی هدفمند اطلاعات، استفاده مؤثر از منابع تحلیلی یا بهاشتراکگذاری دانش را ندارند. بررسیها نشان دادهاند که بیش از یکچهارم زمان کاری این افراد صرف پیدا کردن اطلاعات میشود و با این حال، تنها ۱۶٪ از محتوای کاری در مکانهایی ذخیره میشود که دیگران نیز بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. این یعنی بخش بزرگی از دانش سازمانی عملاً در دسترس باقی نمیماند.
مهمتر از همه، چالشی است که این مدل برای تمرکز ایجاد میکند. در یکی از مطالعات کلاسیک، کارکنان اعلام کردهاند که مهمترین عامل حواسپرتی در محل کار، استفاده شخصی از اینترنت است. یافتههای تحقیق دیگری نیز نشان میدهد که افراد بهطور میانگین روزانه ۵۰ بار ایمیلهای خود را بررسی میکنند، ۷۷ پیام فوری ارسال میکنند و به بیش از ۴۰ وبسایت مختلف سر میزنند. چنین محیطی، بهجای بهرهوری، بیشتر زمینهساز پراکندگی ذهن و خستگی شناختی است.
مدل ساختاریافته: نظم در دل فرایند
مدل «ارائه ساختاریافته دانش» از اوایل دهه ۱۹۹۰ میلادی وارد میدان شد و از آن زمان تاکنون، بهطور چشمگیری توسعه یافته است. در این رویکرد، فناوری صرفاً نقش پشتیبان ندارد؛ بلکه در بسیاری از موارد، بهطور مستقیم فرایند انجام کار را مدیریت میکند.
ابزارهای مورد استفاده در این مدل عبارتاند از:
oپورتالهای اطلاعاتی
oقوانین و الگوریتمهای تصمیمگیری
oسیستمهای مدیریت محتوا
oابزارهای مانیتورینگ و همکاری تیمی
در بسیاری از سازمانها، به این سیستمها «مدیریت پرونده» نیز گفته میشود؛ زیرا به کارمند کمک میکنند تا یک «پرونده» کامل مانند درخواست وام، شکایت بیمهای یا خدمات درمانی را از ابتدا تا انتها، گامبهگام مدیریت و پیگیری کند. این ساختار بهویژه برای فعالیتهایی مفید است که از پیش قابل پیشبینیاند و محوریت اطلاعات در آنها بالاست.
مزایای مدل ساختاریافته
بزرگترین مزیت این مدل، افزایش چشمگیر بهرهوری است. در برخی شرکتها، پس از پیادهسازی این سیستمها، بهرهوری تا ۵۰ درصد افزایش یافته است. علت روشن است: در این ساختار، کارکنان وقت خود را صرف جستوجو یا پرسوجو نمیکنند چراکه همهچیز در جای خود قرار دارد و فرایندها بهروشنی تعریف شدهاند. از سوی دیگر، این سیستمها قابلیت توزیع هوشمند وظایف میان کارکنان را دارند.
برای مثال، اگر «سارا» در مرخصی باشد، سیستم بهصورت خودکار این موضوع را تشخیص داده و وظیفه مربوطه را به «مهدی» یا فرد مناسب دیگری اختصاص میدهد. مدیریت فرایندها نیز در این مدل سادهتر و شفافتر میشود؛ چرا که همه چیز قابل پیگیری و رصد است. حتی میتوان از همین ابزارها برای هماهنگسازی چندین تیم در یک پروژه مشترک استفاده کرد و همکاری میان آنها را بهخوبی سامان داد.
بسیاری از این سیستمها به الگوریتمها و قواعد تصمیمگیری نیز مجهز هستند؛ قواعدی که معمولاً توسط بهترین متخصصان سازمان طراحی شدهاند. این یعنی تصمیمها در چنین محیطهایی با سرعت، دقت و هماهنگی بیشتری اتخاذ میشوند.
چالشهای مدل ساختاریافته
البته این مدل نیز بدون چالش نیست. برخی کارکنان احساس میکنند آزادی عملشان کاهش یافته است—بهویژه افرادی که پیشتر استقلال بیشتری در تصمیمگیری داشتند و حالا ممکن است حس کنند که به «میز کارشان زنجیر شدهاند»! در برخی سازمانها، از جمله بیمارستانهای دانشگاهی، پزشکان در برابر این نوع سیستمها مقاومت نشان دادهاند. با این حال، تجربه نشان داده که این مقاومت معمولاً موقتی است و اگر طراحی سیستم کارآمد و منطقی باشد، کارکنان بهمرور با آن سازگار میشوند. چالش مهم دیگر، دشواری در پیادهسازی این مدل است. برای اجرای مؤثر آن، باید تمامی اجزای فرایند از ابتدا طراحی شوند. اگر این طراحیها بیش از حد سختگیرانه یا انعطافناپذیر باشند، سیستم در برابر تغییرات محیطی یا نوسانات بازار آسیبپذیر خواهد بود. نمونهای از این آسیبپذیری را میتوان در بحران مالی جهانی مشاهده کرد؛ جاییکه برخی از سیستمهای تصمیمگیری بهصورت خودکار، وامهای پرریسک را بدون نظارت کافی تأیید میکردند، بیآنکه کسی متوجه عمق خطر شده باشد.
ترکیب دو دنیا: انعطاف در کنار نظم
بیشترین ظرفیت برای بهبود بهرهوری دقیقاً در نقطهای نهفته است که بتوان اندکی «نظم» را وارد محیطهایی کرد که تاکنون کاملاً آزاد و انعطافپذیر بودهاند. تا امروز، ابزارهای ساختاریافته بیشتر در مشاغل سادهتر و قابل پیشبینی به کار رفتهاند. اما با پیشرفت فناوری، این ابزارها بهتدریج به عرصهی فعالیتهای پیچیدهتر نیز وارد میشوند.کارهایی که پیشتر تنها با تکیه بر آزادی عمل و تصمیمگیری انسانی انجام میشدند، مانند همکاری بین متخصصان یا حل مسائل پیچیده و تخصصی. برای مثال، یک مرکز درمانی پیشرفته فرمهای هوشمندی طراحی کرده است که تمامی اطلاعات حیاتی مربوط به هر بیمار را در یک صفحه گردآوری میکند. این فرمها حتی پیشنویس گزارش و سوابق پزشکی را نیز بهطور خودکار تولید میکنند و پزشک صرفاً کافی است آنها را مرور و تأیید کند
رویکردهای نوآورانه در سازمانها
برخی سازمانهای پیشرو، همین ترکیب هوشمندانه از «نظم ساختاری» و «آزادی دانشی» را بهکار بستهاند و نتایج مثبتی نیز به دست آوردهاند. در ادامه، یک نمونه قابل توجه را مرور میکنیم:
oارتقای فرایند در کارهای سطح بالا: حتی در مشاغلی که نیازمند همکاری فشرده و تخصصی هستند، میتوان بخشهایی از فرایند را ساختاری کرد، بدون آنکه مانع خلاقیت شود. برای نمونه، یک شرکت بیمه بینالمللی با بهرهگیری از سیستمهای مدیریت گردشکار و اسناد، فرایند توسعه و اصلاح پرتفوی سرمایهگذاری خود را بازطراحی کرده است. در گذشته، این فرایند از طریق ایمیل و صفحات اکسل انجام میشد. اما اکنون یک سیستم یکپارچه، تیمهای مختلف را—از حقوقی و مالی گرفته تا اجرایی—در چند کشور به یکدیگر متصل میکند. تصمیمها و تأییدیهها بهصورت خودکار و از طریق ایمیل اطلاعرسانی میشوند، بدون آنکه وقفهای در تمرکز تیمهای سرمایهگذاری ایجاد کنند.
oفرآیندهای بهتر، تصمیمهای بهتر: شرکت GE Energy Financial Services تجربهی جالبی در بهبود بهرهوری و کیفیت تصمیمگیری در اعتبارسنجی پروژههای انرژی داشته است. در این سازمان، تحلیلگران و مدیران باتجربه گرد هم آمدند و مجموعهای از قوانین تصمیمگیری مؤثر را از دل تجربیات گذشته استخراج کردند.
این قوانین وارد یک سیستم نیمهخودکار تصمیمگیری شد. حالا تحلیلگران تازهکار میتوانند با کمک این سیستم تشخیص دهند که آیا یک پروژه ارزش پیگیری دارد یا نه بینیاز از مراجعه مستقیم به مدیران ارشد. در نتیجه سودآوری پروژهها تا ۴۰ درصد نسبت به روش قبلی افزایش یافته است.
ترکیب هوشمندانه آزادی و ساختار
برخی سازمانها بهجای انتخاب یکی از دو مدل «دسترسی آزاد» یا «ساختاریافته»، تلاش کردهاند با ترکیبی هوشمندانه، از مزایای هر دو بهره ببرند. رویکردهای سادهتری مانند محدود کردن دسترسی به سایتهای نامرتبط یا شبکههای اجتماعی نیز مرسوم است، اما سازمانهای پیشرو روشهای پیشرفتهتری در پیش گرفتهاند. برای مثال، در مجموعه Partners Healthcare در بوستون، سیستمی ساختاری طراحی شده که به پزشکان پیشنهاد دارو یا روش درمان ارائه میدهد؛ اما همزمان این امکان را نیز فراهم کرده که پزشک، در صورت نیاز، این پیشنهادها را رد کند. پزشکان همچنان به منابع باز و بانکهای دانش نیز دسترسی دارند، اما اغلب ترجیح میدهند از همان سیستم ساختاری استفاده کنند؛ چراکه سریعتر، دقیقتر و کارآمدتر است. در مواردی دیگر، تنها بخشهایی از یک شغل ساختاری میشود. برای مثال، در فرآیند طراحی محصول، فاز ابتدایی که مربوط به ایدهپردازی و خلاقیت است، آزاد باقی میماند؛
اما مراحل بعدی مانند طراحی فنی، آزمایش و تأیید، با استفاده از سیستمهای مدیریت چرخه عمر محصول PLM)) ساختار مییابد.
طراحی یک استراتژی برای کار دانشی
چگونه میتوان برای مشاغل دانشی یک استراتژی مؤثر طراحی کرد؟ و مهمتر از آن، چگونه تشخیص دهیم کدام نقش به ابزارهای آزاد نیاز دارد، و کدام یک با ساختار بهتر عمل میکند؟ پاسخ این پرسشها، در یک ماتریس ساده ولی هوشمندانه نهفته است.
نخستین گام، شناسایی دقیق فعالیتهای دانشی درون سازمان است. اما توجه داشته باشید این تحلیل نباید در سطح کلان و کلینگر انجام شود. بلکه باید در سطح شغلها و نقشهای فردی متمرکز باشد. فقط با چنین نگاهی است که میتوان راهکارهایی متناسب با نوع تصمیمگیری در هر شغل، میزان پیشبینیپذیری وظایف و میزان نیاز به خلاقیت و قضاوت انسانی طراحی کرد.
اما چرا چنین دقتی ضروری است؟ زیرا حتی در یک سازمان، دو دانشکار ممکن است نیازهای اطلاعاتی کاملاً متفاوتی داشته باشند. برخی مشاغل بهراحتی قابلیت ساختارسازی دارند، در حالیکه برخی دیگر، ذاتاً به استقلال بیشتری نیاز دارند. همچنین برخی افراد با ساختارهای مشخص بهخوبی کنار میآیند، در حالیکه برخی دیگر در برابر محدودیتها مقاومت نشان میدهند.
انتخاب ابزار درست برای کار درست
بر اساس تجربیات عملی، نویسنده این مقاله یک ماتریس کاربردی طراحی کرده است که مشاغل دانشی را در چهار دسته اصلی جای میدهد. این ماتریس، بر دو محور کلیدی استوار است. محور افقی میزان پیچیدگی کار و محور عمودی: میزان همکاری و تعامل بین افراد. با ترکیب مدلهای «دسترسی آزاد» و «ساختاریافته»، میتوان چهار نوع اصلی کار دانشی را شناسایی کرد که هر کدام نیازمند ابزارها و رویکردهای خاص خود هستند:
oمدل تراکنشی Transaction)): این سادهترین نوع کار دانشی است؛ مانند پاسخگویی در مراکز تماس یا ثبت پروندههای بیمه. کارها در این دسته تکراری، قابل پیشبینی و با قوانین مشخص هستند و نیروی انسانی اختیار کمی دارد.
oمدل یکپارچهIntegration)): کارهایی با پیچیدگی بالا ولی تعامل و همکاری متوسط، مانند توسعه نرمافزار یا طراحی محصول. در این نوع مشاغل، فرایندهای مشخص و روشهای استاندارد وجود دارد، اما همچنان نیاز به انعطاف در بخشی از کار حس میشود.
oمدل تخصصمحور Expert)): شغلهایی که نیازمند قضاوت، تخصص و تجربه فردی هستند، مانند تحلیلگران، پزشکان و مشاوران ارشد.کارها وابسته به دانش و تخصص فرد بوده و کمتر قابل ساختارسازیاند.
oمدل همکاریمحور Collaboration)): کارهای پیچیده و غیرقابل پیشبینی که نیاز به همکاری نزدیک و تعامل مکرر تیمی دارند؛ مانند برنامهریزیهای کلان، طراحی استراتژی و پروژههای تحقیقاتی بزرگ. ابزارهای آزاد و اختیاری که اجازه خلاقیت و انعطاف را میدهند. در صورت استفاده از ابزار ساختاری، باید بسیار هوشمندانه و محدود به بخشهای مشخص باشد.
عبور از چالشهای رایج در کار دانشی
حتی زمانی که نوع کار دانشی بهدرستی شناسایی شود و ابزار مناسب برای آن انتخاب گردد، باز هم موانعی در مسیر بهرهوری وجود دارد که نباید نادیده گرفته شوند. عبور موفق از این چالشها، نیازمند درک عمیقتری از رفتار کارکنان، توانمندیهای سازمان و شرایط محیطی است. یکی از چالشهای مهم، مهارت پایین در مدیریت اطلاعات است. بسیاری از کارکنان دانشی هنوز توانایی کافی برای جستوجوی دقیق، تحلیل منابع و بهاشتراکگذاری مؤثر اطلاعات را ندارند. این کمبود مهارت باعث اتلاف وقت و کاهش کیفیت تصمیمگیری میشود. از سوی دیگر، حواسپرتی و ناتوانی در مدیریت زمان نیز از مشکلات رایج در محیطهای دانشی است.
حضور همیشگی اینترنت، ایمیلها، پیامرسانها و شبکههای اجتماعی، تمرکز افراد را بهراحتی از بین میبرد و در نتیجه، بهرهوری کاهش مییابد. یکی دیگر از موانع، مقاومت کارکنان در برابر ساختارهای جدید است.
این مقاومت میتواند روند پیادهسازی ابزارهای جدید را با اختلال مواجه کند و زمان انطباق را افزایش دهد. در نهایت، پیچیدگی طراحی و پیادهسازی سیستمهای ساختاریافته نیز خود به یک چالش تبدیل میشود. اجرای این سیستمها به منابع مالی، زمانی و تخصصی نیاز دارد. اگر طراحی بیش از حد سختگیرانه باشد، در برابر تغییرات محیطی یا نیازهای متغیر بازار آسیبپذیر خواهد شد. با این حال، سازمانهایی که با نگاه تحلیلی به مشاغل دانشی مینگرند و بهجای نسخههای کلی، راهکارهایی متناسب با نوع کار و ویژگیهای کارکنان خود طراحی میکنند، میتوانند بر این چالشها غلبه کرده و مسیر پایدارتری برای افزایش بهرهوری ایجاد کنند.
تعادل بین آزادی و ساختار در دنیای کار دانشی
دنیای کار دانشی با سرعتی چشمگیر در حال رشد است و فناوری تقریباً به همه نقشها و مشاغل نفوذ کرده است. با این حال، بسیاری از متخصصان همچنان از ابزارهایی استفاده میکنند که صرفاً با سلیقه یا عادتهای شخصیشان سازگار است.
حالا زمان آن رسیده که رویکردی جدید را در پیش بگیریم؛ اینکه چگونه میتوان با ترکیب هوشمندانهی فناوری، ساختار و درک انسانی از ماهیت کار دانشی، بهرهوری را در این حوزههای کلیدی افزایش داد؟ پاسخ در ایجاد تعادل است.تعادلی میان نظم و آزادی. نه ساختارهای سختگیرانهای که خلاقیت را خفه کنند، و نه آزادی افسارگسیختهای که بهرهوری را کاهش دهد.
مشاغل دانشی، برخلاف گذشته، دیگر نباید تنها با ابزارهای سنتی یا انتخابهای شخصی مدیریت شوند. بلکه باید بر پایه تحلیلی دقیق از نوع کار، میزان تعامل، سطح پیچیدگی و نیاز به قضاوت انسانی، راهکارهایی طراحی کرد که هم بهرهور باشند و هم انگیزهبخش. این رویکرد ترکیبی، آیندهی هوشمندانهتری برای کار دانشی ترسیم میکند. آیندهای که در آن، فناوری نه جایگزین انسان، بلکه پشتیبان تفکر انسانی خواهد بود.