این مقاله به بررسی گزارش نظرسنجی مربوط به انجمنهای خبرگی در سازمانهای مدرن که توسط APQC در سال ۲۰۲۵ ارائهشده است میپردازد. پس از مرور جزئیات این گزارش، دیدگاهها و تحلیلهایی درباره نتایج آن ارائه شده است. در بیشتر بخشهای پیش رو، ابتدا گزینههای مطرحشده در نظرسنجی بیان میشود و سپس نظرات و تفسیرهای مرتبط با آنها مورد بحث قرار میگیرد.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
مدل سازمانی CoP
تنها ۲۳٪ از شرکتکنندگان در نظرسنجی اعلام کردهاند که از مدل «سطح رسمی و سازمانی» استفاده میکنند؛ مدلی که بهنظر میرسد بهترین گزینه باشد. سایر رویکردها مانند «کارکردی»، «ترکیب رسمی و غیررسمی» یا «سطح سازمانی اما غیررسمی» اغلب منجر به شکلگیری انجمنهای خبرگی زائد، کماثر یا حتی ناکارآمد میشوند؛ انجمنهایی که در ایجاد ارتباط میان افراد در سراسر سازمان با شکست مواجه میگردند. منابع مالی میتواند توسط بخشها تأمین شود، اما نظام حاکمیت باید در سطح کل سازمان تعریف و اعمال شود.
اهداف اولیه انجمن خبرگی
انجمنهای خبرگی طیف وسیعی از اهداف کلیدی را دنبال میکنند؛ از توسعه شیوههای اثباتشده تا نوآوری و مدیریت دانش حیاتی. بااینحال، مرور نتایج نظرسنجی نشان میدهد برخی اهداف بنیادی، مانند یادگیری روزانه و همکاری فرامرزی، هنوز بهاندازه کافی برجسته نشدهاند.
(1توسعه و انتشار شیوهها، دستورالعملها و رویههای اثباتشده
(2تقویت همکاری و اشتراکگذاری تجارب در مناطق جغرافیایی مختلف و مرزهای سازمانی
(3تقویت شبکهسازی و توسعه حرفهای
(4فراهم کردن بستری برای حل مسائل و یادگیری روزانه
(5نوآوری و ایجاد ایدهها، دانش و شیوههای نوآورانه
(6اطمینان از استفاده مجدد دانش حیاتی در سراسر سازمان
(7شناسایی و اولویتبندی حوزههای دانش حیاتی
(8سازماندهی و مدیریت بدنههای دانش
همه اینها اهداف قابل تحسینی هستند، اما تنها ۵۵٪ به شماره ۴(حل مسائل و یادگیری روزانه) اشاره کردند که باید یک هدف اساسی برای اکثر Copها باشد. همچنین شماره ۲ (تقویت همکاری و اشتراکگذاری در مناطق جغرافیایی و مرزهای سازمانی) نیاز به گسترش دارد.
الزامات راهاندازی انجمن خبرگی در سازمانها
برای ایجاد یک CoP اثربخش، ابتدا باید چارچوبی روشن برای آغاز کار تعریف شود؛ از شناسایی افراد مناسب گرفته تا تعیین اهداف و نقشهای کلیدی. این اقدامات پایهای کمک میکنند جامعهای شکل گیرد که همسو با اولویتهای کسبوکار باشد و ظرفیت جذب اعضای متخصص را داشته باشد. علاوه بر این، بررسی وجود CoPهای مشابه و تعریف شفاف موضوع بر اساس چالشهای رایج، از دوبارهکاری جلوگیری میکند. موفقیت زمانی حاصل میشود که اعضا با موضوع احساس نزدیکی کرده و خود را بخشی از آن بدانند. برای آغاز یک انجمن خبرگی موفق، چند گام اساسی باید طی شود. ابتدا لازم است شرکتکنندگان بالقوه شناسایی شوند و جامعه با
یک اولویت مشخص کسبوکار همسو شود. سپس تدوین منشور بهعنوان سند راهنما اهمیت پیدا میکند و نقشهای کلیدی در CoP باید بهوضوح تعیین شوند. در نهایت، مشخصکردن دستور کار و موضوعات اولیه، مسیر فعالیت و همکاری اعضا را روشن میسازد و زمینه را برای ایجاد ارزش واقعی فراهم میکند.
علاوه بر این الزامات، میتوان به این سؤالات نیز پاسخ داد:
1) آیا انجمنی وجود دارد که موضوع/موضوعات مرتبطی را پوشش دهد؟
2) آیا موضوع با استفاده از چالشهای رایج و قابل فهم تعریف شده است؟
3) آیا افراد احتمالاً میخواهند به آن بپیوندند؟
4) آیا راهبر انجمن خبرگی حاضر است زمانی را که برای رهبری یک گروه لازم است، صرف کند؟
5) آیا راهبر انجمن حاضر است انجمن خبرگی را با شاخصهای تعیینشده بسنجد؟
اگر پاسخ به شماره ۱ «خیر» و پاسخ به شمارههای ۲ تا ۵ «بله» باشد، COP جدید باید تأیید شود. در غیر این صورت، باید از بسترهای تعاملی موجود استفاده شود.
پنج عنصر وجود مورد نیاز برای انجمنهای خبرگی
یک انجمن خبرگی (CoP) بر پایه چند مؤلفه اصلی شکل میگیرد که در کنار هم آن را پویا و اثربخش میسازند. نخست، موضوع بهعنوان محور یادگیری و همکاری مطرح است؛ موضوعی تخصصی که میتواند الهامبخش تعاملات سازنده و مبنایی برای تبادل دانش باشد.
پیرامون این موضوع، اعضا گرد هم میآیند؛ افرادی که علاقهمند به حوزه مورد نظر هستند و با تجربهها و دیدگاههای خود به غنای جامعه میافزایند.برای تداوم این تعامل، ابزارهایی چون جلسات، تماسها و بحثهای گروهی بهکار گرفته میشوند تا فضایی منظم و مستمر برای گفتوگو و یادگیری ایجاد شود. در این میان، نقش رهبران بسیار کلیدی است؛ افرادی که نهتنها به موضوع علاقهمندند، بلکه مسئولیت ایجاد، هدایت و حفظ ساختار انجمن را نیز بر عهده دارند. آنچه همه این اجزا را به هم پیوند میدهد، اشتیاق است؛ انگیزهای درونی برای مشارکت فعال، صرف وقت و انرژی در جهت یادگیری و همکاری حول محور موضوع. بدون این اشتیاق، حتی بهترین ساختارها نیز به نتایج مطلوب دست نخواهند یافت.
مهارتها و تواناییهایی که برای یک رهبر موفق انجمن خبرگی بسیار مهم هستند
در موفقیت یک CoP، چند مهارت و ویژگی کلیدی نقش حیاتی دارند: اشتیاق به موضوع، مهارتهای تسهیلگری، مشارکت فعال، توانایی رهبری، مدیریت تغییر و مهارتهای ارتباطی. بر اساس نتایج نظرسنجی، ۴۳٪ از پاسخدهندگان اشتیاق به موضوع، ۴۰٪ مهارتهای تسهیلگری و ۳۵٪ مشارکت فعال را مهمترین عوامل موفقیت دانستهاند؛ ارقامی که با اهمیت واقعی این مهارتها در پیشبرد اهداف CoP همخوانی دارد.
راههای تشویق/فعال کردن افراد برای شرکت در انجمنهای خبرگی
برای تقویت مشارکت در CoP، سازمانها میتوانند چند اقدام کلیدی انجام دهند: ایجاد فرهنگی که مشارکت را تشویق و حمایت کند، نشان دادن اهمیت آن برای شغل افراد، تبدیل مشارکت به فرصتهای توسعه حرفهای، و پاداش دادن و به رسمیت شناختن فعالیتهای اعضا. علاوه بر این، تعیین اهداف عملکردی رسمی و الزامات ارتقاء مبتنی بر مشارکت فعال میتواند انگیزه را افزایش دهد. با این حال، نتایج نظرسنجی نشان میدهد که تنها ۳۰٪ از سازمانها منابع یا فرآیندهای لازم برای تشویق مشارکت را فراهم میکنند و فقط ۲۲٪ به مشارکت پاداش میدهند؛ ارقامی که نشاندهنده ضعف جدی در پشتیبانی سازمانی و فرصت بهبود است.
عوامل حیاتی موفقیت مورد نیاز برای حفظ یک برنامه CoP
عوامل کلیدی موفقیت یک CoP شامل مشارکت فعال اعضا، فرهنگ سازمانی حمایتی، پشتیبانی رهبری و همسویی با اهداف تجاری است. در نظرسنجی، ۵۷٪ پاسخدهندگان «مشارکت اعضا» را بهعنوان مهمترین عامل انتخاب کردند، اما این مفهوم نیاز به تعریف دقیقتری دارد؛ منظور این نیست که همه اعضا باید در بحثهای آنلاین پست بگذارند، بلکه باید در جریان بحثها و فعالیتهای جامعه حضور داشته باشند. با این تعریف، مشارکت واقعی باید تقریباً همه اعضا را دربر گیرد.
عوامل کلیدی موفقیت یک برنامهCoP به وضوح قابل شناسایی هستند. نخست، هر تخصص و نقش کلیدی باید یک انجمن واحد و چندمنظوره داشته باشد تا فعالیتها متمرکز و هدفمند باشند. همچنین، هر فرد باید حداقل در یک انجمن خبرگی عضویت داشته باشد، بهویژه در انجمنی که بیشترین ارتباط را با وظایف و کارهای او دارد. حضور و توجه فعال همه اعضا در بحثها و فعالیتهای انجمن نیز ضروری است تا دانش و تجربیات بهطور مؤثر به اشتراک گذاشته شود. در نهایت، استفاده از یک پلتفرم واحد و مناسب برای تمام CoPها، باعث انسجام و سهولت دسترسی اعضا به جوامع میشود.
تعداد CoP های فعال در یک سازمان
تعداد انجمنهای خبرگی فعال در سازمانها بسیار متغیر است. در نظرسنجی، ۳۵٪ از پاسخدهندگان گزارش دادند که سازمانشان ۱ تا ۵ انجمن خبرگی دارد، در حالی که ۲۴٪ بیش از ۲۰ انجمن خبرگی را ذکر کردند. اگر گروه اول شامل سازمانهای کوچک و گروه دوم سازمانهای بزرگ باشد، این اعداد منطقی به نظر میرسند. برای سازمانهای کوچک با کمتر از ۲۰۰ نفر، داشتن تنها یک انجمن خبرگی کافی است، در حالی که شرکتهای بزرگ میتوانند ۲۰ یا بیشتر داشته باشند. با این حال، ساختار بهینه شامل تعداد کمتر انجمنها با اعضای بیشتر است، بهطوری که هر انجمن خبرگی بزرگ و واحد، برای هر موضوع مهم، امکان همکاری گسترده در سراسر سازمان و مناطق جغرافیایی را فراهم کند. این مدل مؤثرتر از ایجاد تعداد زیادی انجمن کوچک و پراکنده برای هر زیرمجموعهای از موضوعات است.
حوزههای موضوعی و نحوه مشارکت در انجمنهای خبرگی
در میان موضوعات مورد تمرکز انجمنهای خبرگی، ۵۵٪ پاسخدهندگان اعلام کردند که یک CoP اختصاصی به مدیریت دانش وجود دارد. علاوه بر این، ایجاد جامعهای از مدیران CoP نیز مفید است تا راهنمایی لازم برای رهبری انجمنها و تسهیل اشتراکگذاری و یادگیری اعضا فراهم شود.از نظر نحوه مشارکت کارمندان، ۷۳٪ گزارش دادند که عضویت در CoPها داوطلبانه است، که رویکرد مناسبی محسوب میشود. با این حال، ۵۶٪ گفتند عضویت با دعوتنامه صورت میگیرد و ۳۰٪ نیز اعلام کردند که الزامی است، به این معنا که افراد مجبور به پیوستن به حداقل یک CoP میشوند. این روش میتواند مشکلساز باشد، چرا که اضافه شدن افراد بدون رضایت آنها به انجمنها، انگیزه و تعامل را کاهش میدهد. به همین دلیل، انجمنهای خبرگی باید برای همه آزاد و داوطلبانه باشند. در حالی که مطلوب است مشارکت در حداقل یک انجمن توصیه شود، انتخاب انجمن مناسب باید بر عهده اعضا باشد و هیچ کس نباید مجبور به عضویت در یک CoP خاص شود.
نحوه ارتباط اعضای انجمن خبرگی
۸۸٪ از پاسخدهندگان گزارش دادند که اعضای CoP از جلسات مجازی برای تعامل استفاده میکنند و ۴۷٪ نیز از جلسات حضوری بهره میبرند، که هر دو بسیار مثبت و مفید هستند. با این حال، تنها ۶۷٪ اعلام کردند که از گفتگوهای آنلاین در انجمنهای خبرگی استفاده میکنند، که جای تعجب دارد. بحثهای آنلاین برای جوامعی که اعضای آن در مکانهای مختلف مستقر هستند، ضروری است و حتی برای اعضای حاضر در یک مکان نیز ارزشمند است، زیرا امکان ایجاد یک آرشیو قابل جستجو از تعاملات و دانش جمعآوریشده را فراهم میکند.
موارد استفاده از هوش مصنوعی برای فعالسازی انجمنهای خبرگی
هوش مصنوعی میتواند نقشهای متعددی در تقویت انجمنهای خبرگی ایفا کند. از جمله موارد رایج میتوان به افزایش خلق دانش، برگزاری جلسات هوشمندتر، پشتیبانی از تولید محتوا، استفاده از چتباتها و دستیاران مجازی، افزایش کارایی از طریق اتوماسیون، پشتیبانی از یادگیری و توسعه و آزمایش و ارزیابی اشاره کرد.
علاوه بر این، دیگر کاربردهای هوش مصنوعی عبارتند از:
oمشاوره: هوش مصنوعی میتواند به عنوان مربی برای اعضا عمل کرده و با ارائه مشاوره بر اساس بحثها، تماسها و محتوای گذشته، راهنمایی کند.
oبرچسبگذاری موضوعات: هوش مصنوعی قادر است موضوعات را به طور مداوم برچسبگذاری کرده و برچسبهایی که ارسالکنندگان ارائه نکردهاند، اضافه کند.
oتجمیع محتوا: هوش مصنوعی میتواند فعالیتها در چندین انجمنرا رصد کرده و محتوای مهم را جمعآوری کند تا از دست نرود و دسترسی به دانش سازمانی بهبود یابد.
oاستخدام: هوش مصنوعی میتواند اعضای بالقوه را پیدا کند و به آنها پیشنهاد دهد که به جوامع مرتبط بپیوندند.
oمدیریت: هوش مصنوعی میتواند بحثها را رصد کند و به دنبال زبان نامناسب، تبادلات تحریکآمیز و اطلاعات محرمانهای باشد که نباید مورد بحث قرار گیرند و به سرعت برای ارائه راهحل مطلوب اقدام کند.
oکشف: هوش مصنوعی میتواند محتوای مرتبطی را که اعضا ممکن است در انجمن از آن غافل شوند، پیدا کرده و به اشتراک بگذارد.
راههای پاداش و قدردانی از مشارکتکنندگان در جلسات
برای تشویق اعضا، سازمانها میتوانند از روشهای مختلفی استفاده کنند: تشویق عمومی، ارزیابی در مدیریت عملکرد، پاداشهای غیرنقدی، تأثیر در تصمیمگیریهای ارتقای شغلی و پاداشهای مالی. این روشها بسیار مؤثرند، اما نظرسنجی نشان میدهد که ۵۰٪ از سازمانها برای مشارکت قدردانی یا پاداشی ارائه نمیکنند، که اگر به معنای واقعی «نه قدردانی و نه پاداش» باشد، نگرانکننده است. از سوی دیگر، ۳۵٪ از پاسخدهندگان از قدردانی عمومی خبر دادهاند که رویکرد خوبی است، در حالی که سایر روشها (مانند پاداشهای مالی یا غیرنقدی) کمتر از ۱۸٪ گزارش شدهاند و جای زیادی برای بهبود باقی میماند.
علاوه بر این، میتوان از تکنیکهای دقیقتر و خلاقانه نیز بهره برد:
oامتیازهای تشویقی: بهعنوان مثال، اختصاص یک امتیاز برای هر پست در بحثهای آنلاین.
پذیرش و مشارکت در جلسات انجمن خبرگی
برای سنجش اثربخشی انجمنهای خبرگی، شاخصهای متعددی میتوانند مورد استفاده قرار گیرند:
oدرصد شرکتکنندگان در جلسات نسبت به کل اعضا یا مخاطبان هدف.
oتعداد مشارکتها شامل پستها، بحثها، پاسخها و تولید محتوا در یک دوره زمانی مشخص.
oتعداد بازدیدها در سایتها و پلتفرم مدیریت دانش، که میزان مصرف و تعامل غیرمستقیم را نشان میدهد.
oتعداد مشارکتهای منحصر به فرد برای سنجش تنوع و دامنه فعالیتهای اعضا.
با این حال، ۳۸٪ از سازمانها گزارش دادهاند که پذیرش و مشارکت در جلسات انجمن خبرگی را بهطور رسمی ارزیابی نمیکنند، که نقطه ضعفی مهم است. ارزیابی رسمی و منظم این شاخصها باید به یک رویه استاندارد تبدیل شود تا میزان تعامل و اثربخشی انجمن بهطور دقیق پایش و بهبود یابد.
همچنین روشهای دیگری نیز برای اندازهگیری یک برنامه انجمن خبرگی خبرگی ارائه شده است:
oمشارکت: درصد جمعیت هدف که حداقل عضو یک انجمن خبرگی هستند.
oپوشش: درصد موضوعات مورد نظر تحت پوشش یک انجمن خبرگی.
راههایی برای ارزیابی رسمی ارزش کلی Cop ها
برای سنجش اثربخشی و ارزش انجمنهای خبرگی، میتوان از شاخصهای مختلفی استفاده کرد:
oرتبهبندی یا نتایج نظرسنجی رضایت اعضا از جلسات مشارکتی در دورههای زمانی مشخص.
oتعداد مشکلات یا مسائل حلشده در هر دوره زمانی که ناشی از فعالیتهای CoP باشد.
oتعداد داراییهای دانشی تولیدشده، مانند درسهای آموختهشده، در هر جلسه یا دوره زمانی.
oتعداد اهداف انجمن خبرگی که در هر دوره زمانی محقق شده است
.با این حال، ۴۶٪ از سازمانها گزارش دادهاند که ارزش کلی CoPها را بهطور رسمی ارزیابی نمیکنند؛ رقمی که باید به طور قابل توجهی کاهش یابد. پیادهسازی روشهای فوق میتواند ارزیابی شفاف و دقیقتری از مشارکت، یادگیری و ارزش واقعی CoPها ارائه کند.
جمعبندی
علیرغم تغییرات زیاد در روندهای جدید فناوری، هسته اصلی مدیریت دانش کماکان ارتباط بین کارکنان است و در طی 25 سال اخیر تکنیک انجمنهای خبرگی یکی از کارامدترین روشهای برای بهبود تعاملات دانشی میان کارکنان بوده است. انجمنهای خبرگی کارکنان را برای به اشتراک گذاشتن دانش پیرامون یک رشته، چالش مشترک یا سایر موضوعات مرتبط با یکدیگر جمع میکند. انجمنهای خبرگی مکانی برای نوآوری، شبکهسازی، یادگیری و حل مشکلات فراهم میکنند؛ اما آنچه انجمن خبرگی را مؤثر میسازد فناوری نیست، اگرچه میتواند به شما کمک کند تا مشارکت اعضا و کیفیت تبادل دانش را بهتر کنید.
انجمن خبرگی باعث میشود تا مدتزمان مرحله سازگاری و اجتماعی سازی کارمندان تازه استخدامشده کاهش یابد؛ زیرا انجمنهای خبرگی بهعنوان راهنمای آنها در درک نقش و شغل خود و اهمیت آن عمل میکنند. علاوه بر آن، کارمندان تازه استخدامشده میتوانند از طریق مشارکت در انجمنهای خبرگی، احساس تعلق به سازمان پیدا کنند.
پروژههایی که در آنها برای تعامل و همفکری، از انجمنهای خبرگی استفاده میشود، کاراتر و بهرهورتر هستند؛ زیرا کارمندان بهنوعی حس مشارکت در اجرای برنامهها رادارند. این رویکرد نقطه مقابل پروژههایی است که در آنها مدیران فقط “دستور” صادر میکنند. در این رویکرد کارکنان احساس نمیکنند که فقط باید کورکورانه برخی برنامهها را که منافع و مشارکت شخصی آنها در نظر گرفته نشده است، اجرا کنند.
