در این مقاله چگونگی عبور از کرونا با مدیریت دانش بررسی میشود. با همهگیر شدن ویروس کرونا، مطالب بسیاری در فضای مجازی درباره شیوع، پیشگیری، مقابله و درمان این بیمار منتشر شده است. ازآنجاکه ما در گروه مشاور مدیریت دانش دانا، همهچیز را ازمنظر مدیریت دانش بررسی میکنیم، تصمیم گرفتیم نحوه عبور از کرونا با مدیریت دانش را بیان کنیم. به دنبال همهگیر شدن ویروس کرونا، سازمانها مجبور به دورکاری شدند، این اتفاق در بسیاری از سازمانهایی که آمادگی لازم را برای این تغییر ناگهانی نداشتند، به بروز مشکلات متعددی منجر شده است؛ اما عبور سازمانها از بحران ویروس کرونا با مدیریت دانش چگونه امکانپذیر است؟
دورکاری؛ آخه چجوری!؟
در این شرایط کارکنان سازمانها ممکن است همانند گذشته نتوانند، به اسناد و اطلاعات موردنیاز فعالیتهای کاریشان که در سِروِرهای داخلی ذخیره شده است، دسترسی داشته باشند؛ ممکن است نتوانند پاسخ سوالات خود را با مراجعه حضوری به سایر همکاران خود بیابند و جلسات حضوری که با حضور مدیران و سایر کارکنان برگزار میشد و در بسیاری از موارد، محلی برای تصمیمگیری، حل مشکلات و یادگیری بود، عملا وجود خارجی ندارد! با این همه جای نگرانی نیست؛ ابزارها و تکنیکهای مدیریت دانشِ کاربردی برای کمک به سازمانها در مقابله با این چالشها وجود دارد. تیمهای مدیریت دانش سازمانها باید شیوع ویروس کرونا را بهعنوان نقطهعطفی برای ایجاد آگاهی کلیه ارکان سازمان نسبت به مدیریت دانش و ارزشهای آن، در نظر بگیرند.
در ادامه به سه روشی پرداختهایم که تیمهای مدیریت دانش سازمانها میتوانند با بهکارگیری آنها، به سازمانهای خود در مواجهه با این ویروس کمک کنند.
هماهنگی با شرایط و واقعیات فعلی
در شرایط بحرانی، تیمهای مدیریت دانش باید اقدامات فعلی خود را متوقف کرده و تعیین کنند که با شیوع ویروس کرونا، برای برآورده کردن نیازهای سازمان در حوزه مدیریت دانش، چه باید بکنند. سوالات زیر، موضوع اشارهشده را شفافتر میکند:
- آیا تیمهای مدیریت دانش باید منابع اصلی سازمان اعم از پایگاههای دانش را به پلتفرمی با قابلیت دسترسی راحتتر منتقل کنند و یا آنها را برای تسهیل در دسترسی، به طریقی دیگر اجرا کنند؟
- آیا مدیریت دانش میتواند از تیمهایی که به شکلی ناگهانی به همکاری آنلاین و یا برگزاری جلسات مجازی نیاز پیدا کردهاند، پشتیبانی کند؟
- آیا باید به کارکنان سازمان، نحوه استفاده از ابزارهای مدیریت دانش و یافتن پاسخ از آن را مجددا یادآوری کرد؟ آیا باید یک عضو تیم مدیریت دانش یا یکی از سفیران دانش را که دارای مهارتهای بالای مدیریت دانش است موقتاً به سایر واحدهای سازمان قرض داد؟
طی کردن هر کدام از این مسیرها به سازمان شما و نیازهای دانشی آن بستگی دارد. بهعنوانمثال ممکن است متوجه شوید که مدیریت دانش باید بر روی حوزه آسیبپذیری که از قبل تحت تأثیر قرار گرفته است، تمرکز کند؛ یا ممکن است متوجه شوید که مدیریت دانش باید اقداماتی خارج از محدوده و اختیارات معمول خود انجام دهد.
به عنوان مثال، با وقوع سیل در «بخش جنوب غربی سازمان مهندسان ارتش آمریکا[1]»، روزانه بیش از 120 تماس با دفتر مدیریت اضطراری این سازمان گرفته میشد! بهمنظور رفع این معضل، تیم مدیریت دانش، یک سامانه اطلاعاتی (ویکی) که مشتمل بر کلیه اطلاعات موردنیاز تماسگیرندگان بود طراحی و راهاندازی کرد و از این طریق میزان تماس را به 6 بار در روز کاهش داد!
بدیهی است که هر شرایطی تمهیدات خود را میطلبد و باید هوشمندانه دراینباره تصمیم گرفت. هر اقدام هوشمندانهای در شرایط بحرانی کنونی به اهمیت مدیریت پیادهسازی مدیریت دانش پی خواهد برد و نقشی که در جهت افزایش دانش کارکنان و سهولت دسترسی آن اه به اطلاعات ایفا میکند را درک خواهد کرد.
به این ترتیب میتوان بر روی شرایط اثر گذاشت. دورکاری نباید با دوربودن و دسترسی نداشتن یکی شود. کار کردن از راه دور باید بتواند بهعنوان یک روش کاری جدید، امکانات جدیدی نیز با خود به همراه بیاورد.
انتخاب مناسبترین راهکار مدیریت دانش در شرایط فعلی
مدیریت دانش دارای تکنیکها و ابزارهای متعددی، مشتمل بر بیش از 40 مورد است. در شرایط فعلی باید از تکنیکهایی هره برد که بیشترین اثربخشی را برای سازمان به همراه دارند. به احتمال زیاد در شرایط کنونی، بهترین راهکارها، بهرهگیری از تکنیک انجمنهای خبرگی و شبکه اجتماعی سازمانی خواهند بود. همچنین تیمهای مدیریت دانش ازطریق سفیران دانش سازمان، باید چرایی و چگونگی بهرهگیری از این منابع دانشی را به کلیه کارکنان بیاموزند و یا یادآوری کنند.
مثالهایی از چگونگی بهرهگیری از منابع دانشی
- به کارکنان یادآوری کنید که قبل از ارسال ایمیل یا تماس با همکاران، پاسخ سوال خود را در گروههای مجازی و یا در شبکه اجتماعی سازمانی جستجو کرده باشند و چنانچه پاسخی مناسب در دسترس نبود، سؤال خود را در سامانههای نرمافزاری مرتبط جستجو کنند تا دیگران از این پرسش و پاسخ مطلع شوند و موضوع مطرحشده، مورداستفاده مجدد قرار بگیرد.
- بایدها و نبایدهای استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی را برای کارکنان تشریح کنید. این شبکهها در هر سازمان، هدفِ مختص به خود را دارند و کارکنان باید بدانند که در چه زمان و کجا از آن بهره ببرند و همچنین تفاوت آن با سایر ابزارها مانند ابزارهای مدیریت پروژه، گروههای تعاملی و ویکیها را بدانند.
- به کارشناسان سازمان اطلاع دهید که ممکن است در این برهه، هجمه بالایی از سؤالات را تجربه کنند. برای آنان توضیح دهید که پاسخگویی به سؤالات در شبکههای اجتماعی و گروههای تعاملی، در دسترس بودن در این شبکهها و اطمینان از اینکه محتوای آنها بهراحتی در دسترس و بهروز است، از هر زمان دیگری اهمیت بیشتری دارد. ( همچنین باید تأکید کنید که مدیریت دانش به طور کامل از آنان پشتیبانی خواهد کرد.)
- دوباره به کارکنان بیاموزید که چگونه جستجو کنند. اغلب کارکنان گمان میکنند چون میتوانند از Google استفاده کنند، نحوه استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی را هم میدانند، درصورتیکه تفاوتهای زیادی بین این دو ابزار وجود دارد. تکنیکهای جستجوی مؤثر را به آنان یادآوری کنید و در صورت امکان، این آموزش را در قالبهای مختلف ارائه دهید (بهعنوانمثال، ازطریق وبینار یا هر ابزار دیگری).
نقش تیم مدیریت دانش در حل مسائل جدید سازمانها
بهطورکلی تیمهای مدیریت دانش باید گوشبهزنگ باشند تا برای مسائل جدیدی که در سازمان پیش میآید، ابزارهای مدیریت دانش مناسب را انتخاب و اجرا کنند. به عنوان مثال اگر میشنوید که یک تیم به ناگهان مورد حمله ایمیل قرار گرفته است، به آنها یادآوری کنید که میتوانند بدون منفجر کردن صندوقهای ایمیلهای یکدیگر، از شبکه اجتماعی سازمانی برای همکاری استفاده کنند!
شبکههای خود را فرا بخوانید
اکنون زمان آن رسیده است تا شبکههای داخلی و خارجی خود را فرا بخوانید. اعضای تیم مدیریت دانش، سفیران دانش یا نمایندگان مدیریت دانش واحدهای سازمان، دانشکاران برتر، مدیران حامی و متولیان مدیریت دانش سایر سازمانها، میتوانند راهنماییهای ارزشمندی را در این زمینه ارائه دهند. اکنون بیش از هر زمان دیگری، تیمهای مدیریت دانش برای دریافت تجارب و نقطهنظراتی مرتبط با نیازهای دانش خاص این شرایط، به شبکههای داخلی و خارجی خود نیاز دارند. همچنین تعداد قابلتوجهی از سازمانها وجود دارند که قبلاً بهصورت دورکاری فعالیتهایت میکرند و ارتباط با آنها و بهرهگیری از تجارب مثبت و منفیشان میتواند نگرش خوبی را درمورد چگونگی همکاری موثر کارکنان ازطریق ابزارهای مجازی به تیمهای مدیریت دانش منتقل کند.
بهارت خوش که فکر دیگرانی
ویروس کرونا مهمان ناخواندهای است که با آمدن خود بحرانی را رقم زده است. حال فکر کردن به چراها، دردی دوا نمیکند و باید به چگونگیها پرداخت. بنابراین به کلیه متولیان مدیریت دانش در سازمانها و همه کسانی که به طریقی بهصورت مستقیم یا غیرمستقیم با مسئولیتهای مدیریت دانش در سازمان خود مرتبط هستند، پیشنهاد میکنیم که این موارد را به صورت عملیاتی بهکار بگیرند. همچنین امروز روزی است که کلیه سازمانهایی که تجارب موفقی در عبور از بحرانهای مشابه دارند، آن را در طَبَق اخلاص به سازمانهای دیگر عرضه کنند که طریقت به جز خدمت خلق نیست! به قول فریدون مشیری:
سحر دیدم درخت ارغوانی
کشیده سر به بام خسته جانی
به گوش ارغوان، آهسته گفتم
بهارت خوش که فکر دیگرانی
مطمئنا در کنار هم و با یاری هم از این بحران نیز عبور میکنیم. درانتها لازم میدانم از خانم Mercy Harper که این مطلب اقتباسی از مقاله ایشان بود، تشکر کنم.
منبع:
How KM Can Help Organizations Cope with Covid-19 Disruption / Mercy Harper/ Mar 12, 2020
پانوشت:
[1] The United States Army Corps of Engineers Southwestern Division