تغییرات سریع در دنیای تجارب علاوه بر نیاز فوری به تیمهای آموزش و مدیریت دانش ضرورت استراتژی عملیاتی در پیادهسازی مدیریت دانش بیش از پیش احساس میشود. گذار از یک موضع واکنشی به یک موضع پیشگیرانه کار کوچکی نیست. راز پنهان این گذار، همسویی عملیاتی با سایر بخشهاست. در ادامه دلیل حیاتی بودن و مزایای این روش توضیح داده شده است.
استراتژی عملیاتی در پیادهسازی مدیریت دانش
تیمهای TKM که در حالت واکنشی عمل میکنند، معمولا شبیه به آتشنشانها در صورت بروز مشکلات فوری، مداخله کرده و رسیدگی میکنند. این مساله باعث میشود میزان تمرکز بر برنامهریزی استراتژی و یا ایجاد یک محتوای با کیفیت بالا کاهش یابد.
قدرت استراتژی عملیاتی در پیادهسازی مدیریت دانش
همسویی عملیاتی، صرفا به روزماندن نیست و مسالهای فراتر از آن است، این مساله مربوط به استراتژی و آمادگی برای آینده است. با درک چالشهای جاری و لحظهای توسط تیمهای TKM در بخشهای مختلف، امکان ایجاد ماژولهای آموزشی و منابع دانشی مناسب، در زمان مناسب و مورد نیاز فراهم میشود.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
مزایای استراتژی عملیاتی در پیادهسازی مدیریت دانش
- ارتباط و سودمندی پیشرفته: تیمهایی که با TKM همسو میشوند امکان تولید مواد آموزشی و دانشی دارند که به صورت مستقیم با چالشهای واقعی کارمندان مرتبط است و برای آنها قابل استفاده خواهد بود.
- استراتژی پیشگیرانه: آگاهی عملیاتی به تیمهای TKM امکان آمادگی قبل از اتفاقات و چالشها را میدهد، بار تولید محتوای واکنشی را کاهش داده و امکان برنامهریزی جامعتر را فراهم میکند.
- تقویت روابط بینبخشی: تیمهای TKM پاسخگو و آگاه هستند و اکثرا به عنوان شرکایی قابل اعتماد تلقی میشوند که تسهیل همکاریها و توسعه خرید و تامین با هدف ابتکارات بیشتر را در پی خواهد داشت.
- بهینهسازی منابع: دانش پیشرفته امکانی ایجاد میکند تا تخصیص هوشمندانهتر منابع انسانی و مادی، کاهش اتلاف و بهبود کارایی، آسانتر انجام شود.
- کیفیت بیش از کمیت: تیمهای TKM با داشتن زمان و دیدگاه مناسبتر میتوانند تمرکز خود را بر تولید محتوای با کیفیت بالا و تاثیرگذار بر روی مواردی که عجولانه تهیه شدهاند و زمان کمتری برای آنها صرف شده است، بگذارند.
- مشارکتهای استراتژیک: تیمهای TKM فعالانه میتوانند بر تصمیمگیری سازمانی تأثیر بگذارند و بهعنوان یک دارایی ارزشمند در جهتدادن به اهداف شرکت، عمل کنند.
نحوه دستیابی به تراز عملیاتی
هماهنگی عملیاتی مستلزم تعهد مداوم و کانالهای ارتباطی متعدد است. در اینجا چند مرحله عملی وجود دارد:
نکات کاربردی برای بهبود تراز عملیاتی
- ارتباط منظم: از جلسات برنامهریزی شده تا پیامهای غیررسمی در فضای مجازی، مسیرهای باز و مناسب برای ارتباط بوده که بسیار مهم هستند.
- ردیابی و نظارت: بهتر است از صفحات گسترده، ابزارهای مدیریت پروژه یا نرم افزارهای تخصصی برای پیگیری پیشرفتها و پیش بینی نیازها استفاده شود.
- شناسایی زودهنگام شکافها: مشارکت فعالانه و شناسایی نیازهای آموزشی و دانش، قبل از تبدیل شدن آنها به مسائل بزرگتر یکی از مهمترین نکات است. این نیازها همان شکافهای دانشی محسوب میشوند که باید پوشش داده شوند.
برای آشنایی با نرمافزار مدیریت دانش دانا کلیک فرمایید.
راهحلهایی اضافه بر موارد بالا برای حفظ تراز و همسویی
- تعامل بین بخشی: شرکت فعالانه در جلسات بین واحدی، انتشار و مطالعه خبرنامهها، یا دنبال کردن پرسنل مربوط در رسانههای اجتماعی برای بدست آوردن بینش و دیدگاه مناسب و مؤثر میتواند در حفظ این همسویی کمک کند.
- بازخورد کارکنان: استفاده از نظرسنجیها، مصاحبهها و گفتگوهای مستقیم برای جمعآوری دادههای خط مقدم و قسمتهای کلیدی نیز مسیر مناسبی است.
- تجزیه و تحلیل دادهها: در نهایت کمک گرفتن از ابزارهای تجزیه و تحلیل با هدف شناسایی روندها و در نتیجه برای تقویت استراتژی های کسب و کار در اینده از گامهای مهم حفظ همسویی هستند.
نتیجه
همسویی عملیاتی صرفاً یک ضرورت اجرایی برای تیمهای TKM نیست بلکه یک ضرورت استراتژیک است که مزایای متعددی را ارائه میدهد، از افزایش ارتباط و کیفیت خروجی گرفته تا بهینهسازی منابع و تقویت روابط بینبخشی. با انتقال از یک مدل عملیاتی واکنشی به یک مدل عملیاتی پیشگیرانه از طریق همسویی، تیمهای TKM میتوانند نقشهای خود را ارتقا دهند و کمکهای معناداری در موفقیت بلندمدت سازمان خود داشته باشند. در محیط تجاری پرشتاب امروزی، ارتباط عملیاتی فقط یک امر خوب نیست، بلکه ضروری است.
https://www.linkedin.com/pulse/strategic-imperative-operational-alignment-training-knowledge-dudley/
