چه یک استارتاپ یا یک سازمان باسابقه باشید، مدیریت دانش همیشه بخش مهمی از داستان موفقیت شما خواهد بود. باوجود درک اهمیت آن، بسیاری از سازمانها در مدیریت داراییهای دانشی خود شکست میخورند که به مانعی در عملکرد مناسب فرآیندهای داخلی تبدیل میشود. این درنهایت بر کارایی، عملکرد تیم و در نتیجه رشد کسبوکار تأثیر میگذارد.
برای مطالعهی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
پیادهسازی استراتژی مدیریت دانش میتواند راهحل مناسبی برای این مشکل باشد. یک استراتژی متفکرانه به متمرکز شدن اطلاعات کسبوکار، کاهش سیلوهای سازمانی و همچنین ترویج فرهنگ همکاری کمک میکند.
استراتژی مدیریت دانش چیست؟
استراتژی مدیریت دانش یک برنامه کاملاً تعریفشده است که کمک میکند اطلاعات و دانش مهم شرکت جمعآوری، ذخیره، مدیریت و به اشتراک گذاشته شود. با داشتن یک استراتژی قدرتمند، میتوان دانش کسبوکار را مدون کرد تا کارمندان بتوانند در صورت نیاز، به آن دسترسی داشته باشند.
وقتی استراتژی مدیریت دانش با اهداف بلندمدت سازمان هماهنگ باشد، به دستیابی به مزیتهایی مانند ارتباطات و همکاری ساده و همچنین بهرهوری بهبودیافته کمک میکند.
مزایای ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش
برای درک بهتر اینکه چرا استراتژیهای مدیریت دانش برای سازمان حیاتی هستند، برخی از مزایای آن برای هر کسبوکار شرح دادهشده است:
- بهبود تصمیمگیری: یک استراتژی قدرتمند مدیریت دانش، تمام مواردی را که در فرآیند کشف محتوا وجود دارد، حذف میکند. با دسترسی سریع به اطلاعات حیاتی کسبوکار، کارکنان در موقعیت بهتری قرار میگیرند تا تصمیمات درست را در زمان مناسب بگیرند. چه کارمندان روی یک پروژه کار کنند، چه در حال آماده کردن یک ارائه، یا در میانه یک جلسه مشتری، تصمیمگیری آگاهانه بهطور طبیعی زمانی حاصل میشود که بینش کسبوکاری مفیدی در اختیار داشته باشند.
- افزایش سرعت ورود کارکنان: کل فرآیند معرفی یک فرد جدید به شرکت بسیار طولانی است. اغلب، استخدامهای جدید زمان زیادی طول میکشد تا جای خود را در یک محیط جدید پیدا کنند و قوانین جدید را درک کنند و درعینحال بر عملکرد خود تمرکز کنند.
استراتژی مدیریت دانش مناسب میتواند به فرآیند آنبوردینگ آنها کمک کند و سرعت عمل آنها در یادگیری فرایند کاری را تضمین میکند. میتوان استخدامهای جدید را به خطمشیها و دستورالعملهای شرکت متصل کرد و آموزشهای دانش مناسب در مورد محصول، مشتری و موارد دیگر همگی در یک پکیج مشخص ارائه داد. هنگامیکه کارمندان جدید یک منبع دانشی واحد داشته باشند که شامل تمام جزئیات ضروری مربوط به شرکت، مشتریان و فرآیندهای کسبوکار باشد، از همان روز اول در مورد آنچه که قرار است درست انجام دهند، شفافیت کامل خواهند داشت.
- ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مشتریان: یکی از چیزهایی که میتواند سازمان را موفق کند ارائه خدمات مناسب به مشتری است. اگر افرادی سازمان به آنها خدمات میدهد ناراضی باشند، هیچ راهی وجود ندارد که بتوان در درازمدت یک تجارت سودآور را اداره کرد.
یک نرمافزار مبتنی بر دانش در حال اجرا میتواند مشکلات خدمات مشتری را در چند ثانیه برطرف کند. از طرفی، مشتریان را قادر میسازد تا مشکلات خود را حل کنند و از سوی دیگر، به کارکنان پشتیبانی امکان پاسخ سریعتر به درخواستها و به حداقل رساندن زمان پاسخ را میدهد. این به تقویت تلاشهای خدمات مشتری کمک میکند و تجربه مشتری را چندین درجه بالاتر میبرد.
- افزایش بهرهوری کارکنان: سطح بهرهوری پایین به اندازه تیم ارتباطی ندارد. سازمانی با ده کارمند مولد سریعتر از شرکتی با تیمی متشکل از 25 کارمند اما با نرخ بهرهوری کمتر به هدف خود میرسد. محیطی که در آن تیمها به تمام اطلاعات لازم دسترسی دارند، میتواند یک تقویتکننده بزرگ بهرهوری باشد. اینجاست که یک سیستم مدیریت دانش به تصویر کشیده میشود. این کار کارمندان را از زیادهروی در رفتوآمدهای خستهکننده و یک حلقه بیپایان ایمیل برای دریافت اطلاعات موردنیازشان نجات میدهد. با کاهش زمان صرف شده برای چنین وظایفی، کارمندان میتوانند بر روی کاری که واقعاً مهم است متمرکز بمانند.
انواع استراتژیهای مدیریت دانش
با اطلاع از مزایای استراتژی مدیریت دانش، زمان شناخت استراتژیهای مختلف برای انتخاب رسیده است.
- انگیزه دادن به کارکنان برای انجام اقدامات دلخواه: آیا کارکنان از محیط کار راضی هستند؟ آیا برای حفظ روحیه آنها پاداش و مزایایی ارائه میشود؟ آیا همه در محل کار احساس اعتبار و نزدیک شدن میکنند؟ پرسیدن این سؤالات میتواند تفاوت بزرگی برای هر عضو تیم ایجاد کند. هیچ کس نمیتواند اقدام اضافی انجام دهد مگر اینکه مزایایی برای او وجود داشته باشد. به همین دلیل است که یکی از بهترین استراتژیهای فرآیند مدیریت دانش، ایجاد انگیزه در کارکنان است. ارائه پاداشهایی مانند افزایش حقوق، ترفیع و رتبهبندی عملکرد میتواند کارکنان را به مشارکت فعال در فرآیند به اشتراکگذاری دانش سوق دهد.
- تشویق تیمها به همکاری: همکاری بهترین راه برای ارتقای اشتراک دانش در بین تیمها با یک پلتفرم اشتراک دانش است. هنگامیکه کارمندان با مهارتهای مختلف باهم کار میکنند، نتایج شگفت انگیز خواهد بود. آنها میتوانند بینشها و مهارتهای منحصربهفرد خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند که نوآوری و خلاقیت بیشتری را در محل کار به ارمغان میآورد.
استقرار ابزارهایی مانند MS Teams، Slack و Google Meet، برقراری ارتباط در پروژهها و همکاری یکپارچه را برای کارمندان آسان میکند، حتی زمانی که از راه دور کار میکنند. در طول این مکالمات، آنها میتوانند ایدهها را مورد بحث قرار دهند، نظرات خود را مطرح کنند و سپس در مورد آنچه که برای شرکت بهترین است، تصمیمگیری کنند
- تجزیهوتحلیل دانش کسب و ثبتشده: مهم نیست که پایگاه دانش در طول سالها چقدر اطلاعات جمعآوری کرده است، اگر دقت و ارتباط نداشته باشد، ارزش کمی دارد. ارزیابی کیفیت محتوای تجربیات قبل از انتشار میتواند به سازمان در شناسایی شکافها، خطاها و نادرستیها کمک کند تا بتواند بهموقع آنها را برطرف کند. تصحیح و تجزیهوتحلیل محتوا همچنین تضمین میکند که همهچیزهایی را که تیم ارائه میدهد منتشر نمیکند. فقط اطلاعات لازم در پایگاه دانش فعال میشود.
ابزارهای مدیریت دانش مدرن یک سیستم بررسی و تأیید گردش کار داخلی را ارائه میکنند که به سازمان امکان میدهد تجربیات را درست از زمان ایجاد تا انتشار و تمام چرخههای بررسی که در طول مسیر طی میکنند، ردیابی کند. این را میتوان با اختصاص یک وضعیت مرتبط به مقالات انجام داد، مانند – پیشنویس، در حال انجام، آماده برای بررسی، یا یک وضعیت سفارشی که وضعیت فعلی یک مقاله را تعریف میکند.
- تبدیل دانش به محتوای ساختاریافته: ایجاد محتوا یک چیز است، اما دانستن نحوه ارائه آن به کارکنان یک هنر کاملاً متفاوت است. مهم است که محتوا علاوه بر تحقیق مناسب، ارائه خوبی داشته باشد. هنگامیکه اطلاعات پراکنده بر روی یک پلتفرم متمرکز آورده میشود و ساختار مناسبی به آن داده میشود، پیمایش، خواندن و مصرف آن آسانتر است. ساختار شامل ایجاد فهرستی از مطالب با تمام موضوعات به وضوح فهرست شده و یک صفحه اصلی است که نگاهی اجمالی به محتوای پایگاه دانش میدهد.
همچنین تجارب ثبتشده در نرمافزار مدیریت دانش باید دارای پاراگرافهای کوتاه و نکات مهم باشد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات بهراحتی قابلپیگیری است. علاوهبراین، میتوان تجربیات مرتبط را به هم پیوند داد تا به کارمندان کمک کند تا تنها با چند کلیک به صفحه موردنظر تغییر کنند.
چگونگی ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش قدرتمند
در اینجا نحوه ایجاد یک استراتژی برای سازمان ارائهشده است.
- تعیین اهداف: آیا سازمان در جهت بهبود ارتباطات داخلی کار میکند؟ آیا سازمان قصد دارد خدمات مشتری خود را ارتقا دهد؟ آیا سازمان نگران تغییر فرهنگ کار و به دنبال راهحل است؟
اولین گام برای پیادهسازی مدیریت دانش، مشخص کردن واضح اهدافی است که سازمان قصد دارد در پایان به آنها برسد. داشتن شفافیت در مورد اهداف تجاری خود، کمک میکند تا زمینههایی را شناسایی کند که به عنوان مانعی در راه رسیدن به نقاط عطف بزرگتر عمل میکنند. با آگاهی از اهداف خود، میتواند یک استراتژی مدیریت دانش ایجاد کند که این شکافها را هدف قرار میدهد و به سازمان اجازه دستیابی به اهداف کوتاهمدت و بلندمدت میدهد. همچنین بهتر است چگونگی تأثیر مثبت استراتژی مدیریت دانش بر نحوه کار کارکنان و عملکرد بخشها خواهد داشت را تحلیل کند، با شناسایی حوزههایی که اجرای استراتژی مدیریت دانش بیشترین سود را به آنها رسانده، گامهای بعدی را بر این اساس بردارد.
- ارزیابی وضعیت فعلی مدیریت دانش: ارزیابی وضعیت فعلی مدیریت دانش کمک میکند تا هرگونه شکاف یا مانع در برنامه شناسایی شود. سپس میتوان روی همان بخش کارکرد و موانعی را که در راه دستیابی به اهداف پیش میآید کنار گذاشت.
ممیزی دقیق دانش، چگونگی استفاده از اطلاعات در بخشها را نشان میدهد و همچنین نمونه کارهای تیمها را در صورت وجود بررسی میکند. این مسئله توجه را به نحوه به اشتراکگذاری دانش با تیمها، ابزارهای مورداستفاده و ناکارآمدیهای موجود در فرآیندهای فعلی جلب میکند. ممیزی دانش راه را برای تغییرات لازم هموار میکند و میتواند به شکل مناسبی به برنامهها و استراتژیهای مدیریت دانش کمک کند.
- ایجاد یک تیم قوی: افراد حاضر در تیم باید اهمیت مدیریت و اشتراک دانش را درک کنند. داشتن بهترین افراد در تیم راهبری مدیریت دانش، ایدهها و ابعاد جدیدی را به برنامه فعلی میآورد. آنها تجربیات و بینشهای منحصربهفرد خود را ارائه میدهند که به شکلگیری پورتال مدیریت دانش سازمان کمک میکند. درست از ایجاد و ویرایش محتوا تا بررسی، مدیریت و درنهایت انتشار آن، این تیم مسئولیت تکتک مراحل را بر عهده خواهد گرفت.
احتمالاً زمانی که تیم باهم کار میکنند، سردرگمی ایجاد میشود، به همین دلیل است که استقرار یک ابزار مدیریت دانش ضروری است. بهترین ابزارهای موجود در بازار این امکان را میدهند که نقشها و مجوزهای هر یک از اعضا مشخص شود، بنابراین تیم میتواند زیر یک سقف واحد با وضوح کامل کار کند.
- تهیه یک نقشه راه مشخص: ترسیم نقشه راه به هر فردی که درگیر نظام مدیریت دانش است، تصویر واضحی از نحوه حرکت همهچیز در این فرآیند میدهد. این نقشه راه باید شامل همهچیز از مراحل مختلف مدیریت دانش، نقاط عطف در مراحل مختلف و اهداف نهایی باشد. نقشه راه باید به سادهترین شکل ممکن تهیه و توضیح داده شود تا تیم بتواند آن را در یک حرکت درک کند.
سازمان باید تصمیم بگیرد که چگونه اهداف مدیریت دانش خود را با تیم در میان بگذارد، چه زمانبندی باید برای این فرآیند تعیین شود و نقاط عطفی که باید انجام شوند. همچنین ضروری است که به نقشه راهی که تهیه کرده بازگردد. با گذشت زمان، احتمالات زیادی وجود دارد که ممکن است ابعاد جدیدی را که در ابتدا متوجه آن نبوده است را کشف کند.
- تعریف دستورالعملهای محتوا: هرکسی که برای ایجاد محتوا برای سیستم مدیریت دانش تلاش میکند، باید دستورالعملهای محتوا را رعایت کند تا یک مرکز اطلاعاتی با ساختار مناسب تولید کند. کار بدون چارچوب محتوایی واضح میتواند ناهماهنگی را در سیستم مدیریت دانش ایجاد کند. وقتی تیم از قالب مشابهی در مقالات پیروی میکند، پلتفرم مدیریت دانش یکنواختتر به نظر میرسد تا یک مرکز درهمریخته از قطعات مختلف محتوایی که در کنار هم قرارگرفتهاند. بهعنوان بخشی از دستورالعملهای محتوا، میتوان ساختاری که باید دنبال شود، طول ایدهآل هر مقاله، سر صفحهها و پاورقیها و تمام عناصر طراحی که میتوانند بر ارائه کلی تأثیر بگذارند را تعریف کرد.
- انتخاب نرمافزار مدیریت دانش مناسب: برای اینکه استراتژی مدیریت دانش نتایج مطلوب را به همراه داشته باشد و پشتیبانی دانشمحور را فعال کند، باید توسط یک ابزار قوی و غنی از ویژگیها پشتیبانی شود. دستیابی به نرمافزار مدیریت دانش مناسب بسیار چالشبرانگیز است؛ بنابراین، چگونه ابزار مدیریت دانش مناسب را انتخاب کنیم؟
هر سازمان برای شروع، باید بداند چه اولویتی دارد. ابتدا شناخت الزامات سپس لیست کردن چند ابزار قابلدسترس را باید انجام داد.
ویژگیهای کلیدی نرمافزار مدیریت دانش شامل موارد زیر است:
- سهولت استفاده – آیا میتوان آن را تنظیم کرد و از ابزار بدون هیچگونه مهارت کد نویسی استفاده کرد
- کنترلهای دسترسی کاربر – آیا میتوان نقشها و مجوزهایی را برای نوشتن مشارکتی به کاربران اختصاص داد؟
- تألیف محتوا – آیا این ابزار دارای سیستم تألیف محتوا داخلی با امکانات لازم است؟
- گزارشهای داخلی – آیا این ابزار گزارشهای داخلی را برای ارزیابی عملکرد محتوا ارائه میدهد؟
- ادغامهای خارجی – آیا نرمافزار به خوبی با ابزارهای دیگر سازمان ادغام میشود؟
اطمینان از چنین ویژگیهای مدیریت دانش قبل از استفاده از یک نرمافزار ضروری است.
تقویت تلاشهای مدیریت دانش با استراتژی مناسب
اگر سازمان چگونگی ذخیرهسازی، مدیریت و به اشتراکگذاری دانش را نداند، فراوانی اطلاعات پراکنده میتواند به منجر به هدر رفت آن شود. با ایجاد یک استراتژی قوی، میتوان تلاشهای مدیریت دانش را افزایش داد و از مزایای بلندمدت در قالب بهبود بهرهوری تیم و کارایی کار بهرهمند شد.
ارائه استراتژیهایی که برای اهداف سازمان مناسب هستند میتواند کمی مشکل باشد. بااینحال، با چند مرحله ساده، مانند موارد ذکرشده در بالا، میتوان یک استراتژی قدرتمند را در عرض چند دقیقه آماده کرد.
برای شروع، باید اهداف خود را روشن کنید و وضعیت فعلی مدیریت دانش در سازمان خود را بهدقت ارزیابی کنید. در مرحله بعد، یک تیم قوی بسازید و یک نقشه راه کاملاً تعریفشده ایجاد کنید که میتواند شما را در مسیر درست در طول فرآیند راهنمایی کند. درنهایت، شما همچنین به پشتیبانی از یک ابزار مدیریت دانش قوی نیاز دارید تا کارها را آنطور که میخواهید انجام دهید.